使用規(guī)范與管理制度?一、總則（一）目的為了規(guī)范公司各類資源的使用行為，提高資源使用效率，保障公司各項工作的順利開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工以及公司所涉及的各類資產(chǎn)、信息、辦公場地等資源的使用管理。（三）基本原則1.合法性原則：資源使用必須符合國家法律法規(guī)及相關政策要求。2.合理性原則：以滿足工作實際需求為前提，合理配置和使用資源，避免浪費。3.節(jié)約高效原則：倡導節(jié)約意識，提高資源使用效率，實現(xiàn)資源價值最大化。4.責任明確原則：明確資源使用過程中各環(huán)節(jié)的責任主體，確保責任落實到人。二、資產(chǎn)使用規(guī)范與管理（一）固定資產(chǎn)1.定義與分類固定資產(chǎn)是指公司為生產(chǎn)商品、提供勞務、出租或經(jīng)營管理而持有的，使用壽命超過一個會計年度的有形資產(chǎn)。主要包括房屋及建筑物、辦公設備、電子設備、運輸工具等。2.購置與驗收各部門根據(jù)工作需要提出固定資產(chǎn)購置申請，填寫《固定資產(chǎn)購置申請表》，詳細說明購置資產(chǎn)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門負責人審核、分管領導審批后提交至行政部門。行政部門負責統(tǒng)一采購固定資產(chǎn)，采購過程應遵循公司采購相關規(guī)定，選擇合格供應商，確保資產(chǎn)質(zhì)量和性價比。固定資產(chǎn)到貨后，行政部門會同使用部門依據(jù)采購合同及相關憑證進行驗收，檢查資產(chǎn)的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等是否與合同一致，驗收合格后填寫《固定資產(chǎn)驗收單》。3.登記與入賬行政部門根據(jù)驗收結果及時對固定資產(chǎn)進行登記，建立固定資產(chǎn)臺賬，詳細記錄資產(chǎn)的名稱、規(guī)格、型號、購置日期、使用部門、存放地點等信息。財務部門依據(jù)驗收單和發(fā)票進行賬務處理，將固定資產(chǎn)入賬。4.使用與保管使用部門負責固定資產(chǎn)的日常使用和保管，指定專人負責，確保資產(chǎn)安全、完整。使用人員應嚴格按照操作規(guī)程使用固定資產(chǎn)，不得擅自拆卸、改裝、轉(zhuǎn)借他人。如發(fā)現(xiàn)資產(chǎn)損壞或故障，應及時報告行政部門進行維修。行政部門定期對固定資產(chǎn)進行清查盤點，每年至少一次，確保賬實相符。如發(fā)現(xiàn)盤盈、盤虧等情況，應及時查明原因，按照規(guī)定進行處理。5.折舊與處置固定資產(chǎn)按照公司財務制度規(guī)定計提折舊，折舊方法一經(jīng)確定，不得隨意變更。固定資產(chǎn)因磨損、技術進步等原因需要報廢、出售、轉(zhuǎn)讓時，由使用部門提出申請，填寫《固定資產(chǎn)處置申請表》，詳細說明處置原因、資產(chǎn)狀況等信息，并經(jīng)部門負責人審核、財務部門審核、分管領導審批后提交至行政部門。行政部門負責組織對擬處置的固定資產(chǎn)進行評估，確定合理的處置價格，并按照公司規(guī)定的程序進行處置。處置收入應及時上繳公司財務部門。（二）低值易耗品1.定義與分類低值易耗品是指單位價值較低、使用期限較短，不能作為固定資產(chǎn)核算的各種用具物品，如辦公用品、勞保用品、工具等。2.購置與發(fā)放各部門根據(jù)工作需要定期編制低值易耗品購置計劃，填寫《低值易耗品購置申請表》，經(jīng)部門負責人審核后提交至行政部門。行政部門匯總各部門購置計劃，統(tǒng)一采購低值易耗品。采購過程應遵循公司采購相關規(guī)定，選擇合格供應商，確保物品質(zhì)量。低值易耗品到貨后，行政部門進行驗收，驗收合格后辦理入庫手續(xù)，并根據(jù)各部門實際需求進行發(fā)放，填寫《低值易耗品發(fā)放登記表》。3.使用與管理使用部門負責低值易耗品的日常使用管理，應合理使用，避免浪費。對于一次性消耗的低值易耗品，使用后應及時更換；對于可重復使用的低值易耗品，使用部門應妥善保管，定期維護。行政部門定期對低值易耗品的庫存進行盤點，確保賬實相符。如發(fā)現(xiàn)盤盈、盤虧等情況，應及時查明原因，按照規(guī)定進行處理。三、信息資源使用規(guī)范與管理（一）公司文件與資料1.文件分類與編號公司文件分為行政文件、業(yè)務文件、財務文件等類別。行政部門負責對文件進行統(tǒng)一編號管理，確保文件編號的唯一性和系統(tǒng)性。2.文件起草與審核文件起草由相關部門或人員負責，應確保文件內(nèi)容準確、清晰、完整，符合公司政策和法律法規(guī)要求。文件起草完成后，需經(jīng)部門負責人審核，重要文件還需經(jīng)分管領導審核、總經(jīng)理審批。審核重點包括文件內(nèi)容的準確性、合理性、可行性等。3.文件印發(fā)與存檔經(jīng)審批后的文件由行政部門負責印發(fā)，印發(fā)過程應嚴格按照規(guī)定的格式和份數(shù)進行，確保文件質(zhì)量。文件印發(fā)后，行政部門應及時將文件原件及相關附件進行存檔，建立文件檔案，以便查閱和管理。4.文件查閱與借閱公司員工因工作需要查閱文件檔案，應填寫《文件查閱申請表》，經(jīng)部門負責人批準后到行政部門查閱。如需借閱文件，借閱人應填寫《文件借閱登記表》，注明借閱期限、歸還日期等信息，并經(jīng)部門負責人審核、行政部門批準后方可借閱。借閱期限一般不得超過[x]個工作日，借閱人應按時歸還文件，如遇特殊情況需要延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應妥善保管借閱的文件，不得擅自復印、轉(zhuǎn)借、涂改、遺失，如因保管不善造成文件損壞或丟失，應承擔相應責任。（二）電子信息資源1.辦公軟件使用公司統(tǒng)一配備辦公軟件，員工應按照公司規(guī)定安裝和使用正版辦公軟件，不得私自安裝未經(jīng)授權的軟件。員工應熟練掌握辦公軟件的基本操作技能，提高工作效率。在使用過程中，應注意保護公司信息安全，不得利用辦公軟件進行違規(guī)操作或泄露公司機密。2.網(wǎng)絡使用公司網(wǎng)絡僅供員工工作使用，嚴禁利用公司網(wǎng)絡從事與工作無關的活動，如瀏覽非法網(wǎng)站、下載盜版軟件、玩游戲等。員工應妥善保管個人賬號和密碼，不得將賬號轉(zhuǎn)借他人使用。如發(fā)現(xiàn)賬號異常，應及時通知行政部門進行處理。行政部門負責公司網(wǎng)絡的日常維護和管理，確保網(wǎng)絡安全穩(wěn)定運行。如遇網(wǎng)絡故障或安全問題，應及時采取措施進行修復和防范。3.數(shù)據(jù)安全與保密員工應增強數(shù)據(jù)安全意識，妥善保管個人電腦中的公司數(shù)據(jù)，定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。涉及公司機密的數(shù)據(jù)應嚴格按照公司保密制度進行管理，未經(jīng)授權不得擅自傳播、共享或泄露。公司定期對電子信息資源進行安全檢查和評估，采取必要的安全防護措施，如安裝殺毒軟件、防火墻等，防止數(shù)據(jù)被惡意攻擊和竊取。四、辦公場地使用規(guī)范與管理（一）辦公區(qū)域分配1.行政部門根據(jù)公司組織架構和工作需要，合理分配辦公場地，明確各部門的辦公區(qū)域。2.各部門應按照行政部門指定的區(qū)域使用辦公場地，不得擅自占用其他部門的辦公空間。（二）辦公環(huán)境維護1.員工應保持辦公區(qū)域的整潔衛(wèi)生，每日下班前清理桌面、地面，將垃圾放入指定垃圾桶內(nèi)。2.愛護辦公區(qū)域內(nèi)的公共設施，如桌椅、門窗、燈具等，如有損壞應及時報告行政部門進行維修。3.保持辦公區(qū)域的安靜，不得在辦公區(qū)域內(nèi)大聲喧嘩、播放音樂等，以免影響他人工作。（三）會議室使用1.各部門如需使用會議室，應提前填寫《會議室使用申請表》，注明使用時間、會議主題、參會人數(shù)等信息，并經(jīng)部門負責人審核后提交至行政部門。2.行政部門根據(jù)會議室的使用情況進行統(tǒng)籌安排，優(yōu)先保障重要會議和緊急會議的使用需求。3.使用部門應在會議結束后及時清理會議室，保持會議室整潔衛(wèi)生。如發(fā)現(xiàn)會議室設施損壞或丟失，應及時報告行政部門并承擔相應責任。五、費用使用規(guī)范與管理（一）費用預算管理1.各部門應根據(jù)年度工作計劃和工作實際需求，編制本部門年度費用預算，包括辦公用品費、差旅費、業(yè)務招待費、會議費等各項費用。2.費用預算應詳細列出各項費用的預算金額、預算依據(jù)和使用計劃，并經(jīng)部門負責人審核、財務部門審核、分管領導審批后提交至公司預算管理部門。3.公司預算管理部門匯總各部門預算，編制公司年度費用預算方案，經(jīng)公司管理層審議通過后下達執(zhí)行。（二）費用報銷流程1.員工發(fā)生費用支出后，應及時收集相關票據(jù)，并按照公司財務制度規(guī)定填寫《費用報銷單》，詳細注明費用發(fā)生的時間、地點、事由、金額等信息。2.《費用報銷單》經(jīng)部門負責人審核，確認費用支出的真實性、合理性和必要性后簽字。3.財務部門對報銷票據(jù)和報銷單進行審核，重點審核票據(jù)的真實性、合法性、完整性以及報銷金額是否符合公司規(guī)定。審核通過后簽字。4.報銷單經(jīng)部門負責人、財務部門審核后，提交至分管領導審批，分管領導根據(jù)審批權限進行審批簽字。5.報銷單經(jīng)各級審批通過后，由報銷人提交至財務部門辦理報銷手續(xù)，財務部門按照公司規(guī)定的支付方式進行付款。（三）費用控制與監(jiān)督1.財務部門定期對各部門費用支出情況進行統(tǒng)計和分析，及時發(fā)現(xiàn)費用支出異常情況，并向相關部門反饋。2.公司審計部門不定期對各部門費用使用情況進行審計監(jiān)督，檢查費用支出是否符合公司規(guī)定和預算要求，如發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為，將按照公司規(guī)定進行嚴肅處理。3.各部門應嚴格控制費用支出，確保各項費用在預算范圍內(nèi)使用。如因特殊情況需要超預算支出，應提前向公司預算管理部門申請追加預算，經(jīng)批準后方可支出。六、人事考核與資源使用掛鉤（一）考核指標設定1.在員工績效考核指標中，設置與資源使用相關的考核指標，如資產(chǎn)維護情況、信息安全遵守情況、辦公場地使用規(guī)范執(zhí)行情況、費用控制情況等。2.對于資產(chǎn)維護情況，考核員工是否按照規(guī)定對所使用的固定資產(chǎn)進行日常維護和保養(yǎng)，是否及時報告資產(chǎn)損壞情況并配合維修等。3.針對信息安全遵守情況，考核員工是否遵守公司網(wǎng)絡使用規(guī)定和數(shù)據(jù)安全保密制度，有無因個人原因?qū)е鹿拘畔踩鹿实取?.辦公場地使用規(guī)范執(zhí)行情況方面，考核員工是否保持辦公區(qū)域整潔衛(wèi)生，是否按照規(guī)定使用會議室等。5.費用控制情況主要考核員工是否合理使用費用，有無超預算支出情況，費用報銷是否符合公司規(guī)定等。（二）考核評分標準1.各項資源使用相關考核指標按照完成情況進行評分，分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。2.優(yōu)秀等級表示員工在資源使用方面表現(xiàn)出色，嚴格遵守相關規(guī)定，資源使用效率高，無任何違規(guī)行為和浪費現(xiàn)象。3.良好等級表示員工能夠較好地遵守資源使用規(guī)定，資源使用基本合理，偶爾存在一些小問題但能及時改正。4.合格等級表示員工基本能夠遵守資源使用規(guī)定，但存在一些明顯不足，需要進一步改進。5.不合格等級表示員工在資源使用方面存在嚴重違規(guī)行為或浪費現(xiàn)象，給公司造成較大損失或不良影響。（三）考核結果應用1.員工績效考核結果與薪酬、晉升、獎勵等直接掛鉤。對于資源使用考核指標成績優(yōu)秀的員工，在薪酬調(diào)整、晉升機會、評優(yōu)評先等方面給予優(yōu)先考慮。2.對于資源使用考核指標成績不合格的員工，公司將視情節(jié)輕重給予警告、扣減績效獎金、降職、辭退等處理措施。3.通過人事考核與資源使用掛鉤，激勵員工規(guī)范使用公司各類資源，提高資源使用效率，為公司節(jié)約成本，促進公司可持續(xù)發(fā)展。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.行政部門負責對公司資產(chǎn)、辦公場地等資源的使用情況進行日常監(jiān)督檢查，定期巡查辦公區(qū)域，檢查資產(chǎn)使用狀況、辦公環(huán)境維護等情況。2.財務部門負責對公司費用使用情況進行監(jiān)督檢查，審核報銷票據(jù)和報銷流程的合規(guī)性，定期統(tǒng)計分析費用支出情況。3.公司審計部門負責對公司資源使用情況進行定期審計和不定期抽查，重點檢查資源使用的合法性、合理性、效益性等方面，對發(fā)現(xiàn)的問題提出審計意見和建議，并督促相關部門進行整改。（二）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定使用資