行政后勤管理制度體系?一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司行政后勤管理工作，提高行政后勤服務質(zhì)量和效率，保障公司各項工作的順利開展，為公司創(chuàng)造良好的運營環(huán)境。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工以及公司行政后勤相關(guān)的各項事務。（三）基本原則1.服務至上原則以滿足公司各部門及員工的合理需求為出發(fā)點，提供優(yōu)質(zhì)、高效、周到的行政后勤服務。2.規(guī)范化原則各項行政后勤工作應遵循明確的流程和標準，確保工作的規(guī)范性和一致性。3.勤儉節(jié)約原則合理利用公司資源，降低行政后勤成本，杜絕浪費現(xiàn)象。4.安全保障原則加強安全管理，確保公司人員、財產(chǎn)和信息的安全。二、辦公環(huán)境管理（一）辦公區(qū)域規(guī)劃1.根據(jù)公司組織架構(gòu)和業(yè)務需求，合理劃分辦公區(qū)域，明確各部門的辦公位置。2.辦公區(qū)域應保持整潔、明亮、通風良好，配備必要的辦公設(shè)備和設(shè)施，如桌椅、電腦、打印機、文件柜等。（二）環(huán)境衛(wèi)生管理1.制定辦公區(qū)域衛(wèi)生管理制度，明確各部門的衛(wèi)生責任區(qū)。2.每日安排專人進行公共區(qū)域的清潔打掃，包括地面、門窗、衛(wèi)生間等，保持環(huán)境整潔。3.各部門負責本部門辦公區(qū)域的衛(wèi)生維護，定期清理文件、雜物，保持桌面、地面干凈整潔。4.禁止在辦公區(qū)域內(nèi)吸煙、隨地吐痰、亂扔垃圾等不文明行為。（三）綠化管理1.在辦公區(qū)域適當擺放綠色植物，美化辦公環(huán)境。2.安排專人負責植物的日常養(yǎng)護，定期澆水、施肥、修剪，確保植物生長良好。（四）噪音及秩序管理1.員工在辦公時應盡量減少噪音，保持安靜的工作環(huán)境，避免影響他人。2.維護辦公區(qū)域的秩序，禁止在辦公區(qū)域內(nèi)大聲喧嘩、爭吵、打鬧等行為。3.加強安全保衛(wèi)工作，防止無關(guān)人員進入辦公區(qū)域，確保公司人員和財產(chǎn)安全。三、辦公用品及設(shè)備管理（一）辦公用品管理1.辦公用品的采購根據(jù)公司實際需求，制定辦公用品采購計劃，明確采購種類、數(shù)量和時間。選擇合格的供應商進行采購，確保辦公用品的質(zhì)量和供應及時性。建立辦公用品采購審批流程，經(jīng)相關(guān)負責人審批后進行采購。2.辦公用品的發(fā)放設(shè)立辦公用品倉庫，對采購的辦公用品進行分類存放、登記造冊。根據(jù)各部門的需求，定期發(fā)放辦公用品，并做好發(fā)放記錄。員工領(lǐng)用辦公用品時，應填寫領(lǐng)用申請表，經(jīng)部門負責人簽字后到倉庫領(lǐng)取。3.辦公用品的使用員工應節(jié)約使用辦公用品，避免浪費。對于可重復使用的辦公用品，如文件夾、訂書機等，應妥善保管，以便再次使用。禁止將辦公用品挪作私用。（二）辦公設(shè)備管理1.辦公設(shè)備的購置根據(jù)公司業(yè)務發(fā)展需要，制定辦公設(shè)備購置計劃，明確設(shè)備的規(guī)格、型號、數(shù)量等。進行市場調(diào)研，選擇性價比高的辦公設(shè)備，并與供應商簽訂采購合同。辦公設(shè)備購置需經(jīng)相關(guān)負責人審批，確保購置的設(shè)備符合公司實際需求。2.辦公設(shè)備的安裝與調(diào)試設(shè)備到貨后，由專業(yè)技術(shù)人員進行安裝與調(diào)試，確保設(shè)備正常運行。對設(shè)備的使用方法和注意事項進行培訓，使員工能夠熟練操作。3.辦公設(shè)備的日常維護建立辦公設(shè)備維護檔案，記錄設(shè)備的型號、購置時間、維修情況等。定期對辦公設(shè)備進行檢查、保養(yǎng)和維修，及時發(fā)現(xiàn)并解決設(shè)備故障，延長設(shè)備使用壽命。對于一些常見的設(shè)備故障，員工可自行解決的，應提供相應的技術(shù)支持和指導。4.辦公設(shè)備的報廢處理辦公設(shè)備達到報廢年限或因損壞無法修復時，由使用部門提出報廢申請。經(jīng)相關(guān)部門鑒定后，填寫報廢申請表，報公司領(lǐng)導審批。報廢設(shè)備經(jīng)批準后，由行政后勤部門統(tǒng)一處理，處理過程中應做好記錄。四、車輛管理（一）車輛配置與調(diào)度1.根據(jù)公司業(yè)務需求，合理配置車輛，確保車輛能夠滿足公司日常辦公和業(yè)務出行的需要。2.建立車輛調(diào)度管理制度，根據(jù)用車申請情況，合理安排車輛調(diào)度，提高車輛使用效率。3.優(yōu)先保障公司重要公務、緊急業(yè)務用車，兼顧其他一般性用車需求。（二）車輛使用與維護1.員工因公務需要用車時，應提前填寫用車申請表，注明用車時間、地點、事由等，經(jīng)部門負責人審批后交行政后勤部門安排車輛。2.駕駛員接到派車任務后，應按時到達指定地點出車，確保行車安全、準時。3.駕駛員應定期對車輛進行檢查、保養(yǎng)和維護，確保車輛性能良好，發(fā)現(xiàn)問題及時維修。4.車輛維修需填寫維修申請表，經(jīng)行政后勤部門負責人審批后到指定維修廠進行維修。維修費用應及時結(jié)算，并做好記錄。（三）車輛安全管理1.駕駛員應嚴格遵守交通法規(guī)，安全駕駛，文明行車，確保行車安全。2.定期組織駕駛員進行安全培訓和教育，提高駕駛員的安全意識和駕駛技能。3.車輛應配備必要的安全設(shè)備，如滅火器、急救箱等，并定期進行檢查和維護，確保設(shè)備完好有效。4.駕駛員每日出車前應對車輛進行安全檢查，確保車輛制動、轉(zhuǎn)向、燈光等系統(tǒng)正常，嚴禁車輛帶故障行駛。（四）車輛費用管理1.車輛的燃油費、過路費、停車費等費用實報實銷，駕駛員應妥善保存相關(guān)票據(jù)，并及時交行政后勤部門審核報銷。2.車輛的保險費、年檢費等由行政后勤部門統(tǒng)一辦理，費用由公司承擔。3.加強車輛費用的預算管理，合理控制車輛使用成本。五、會議管理（一）會議分類與組織1.公司會議分為定期會議和臨時會議。定期會議包括周會、月會、季度會、年會等；臨時會議根據(jù)工作需要隨時召開。2.行政后勤部門負責會議的組織工作，包括會議通知的發(fā)送、會議場地的安排、會議資料的準備等。3.會議通知應明確會議的時間、地點、主題、參會人員等信息，并提前發(fā)送給參會人員。（二）會議準備1.根據(jù)會議主題和參會人員的需求，準備會議資料，如會議議程、報告、文件等。2.布置會議場地，確保會議設(shè)施齊全、正常運行，如投影儀、音響設(shè)備、麥克風等。3.安排專人負責會議簽到、會議記錄等工作。（三）會議進行1.會議主持人應提前到達會議場地，做好會議開場準備。2.參會人員應按時參加會議，遵守會議紀律，將手機調(diào)至靜音或關(guān)機狀態(tài)，不得隨意走動、交頭接耳。3.會議記錄人員應認真記錄會議內(nèi)容，包括會議討論的要點、決議、工作安排等，確保記錄準確、完整。（四）會議紀要與跟進1.會議結(jié)束后，及時整理會議紀要，經(jīng)會議主持人審核后發(fā)送給參會人員和相關(guān)部門。2.對會議決議的執(zhí)行情況進行跟進，確保各項工作按計劃落實到位。對于執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，及時協(xié)調(diào)解決，并向相關(guān)領(lǐng)導匯報。六、檔案管理（一）檔案分類與歸檔1.公司檔案分為行政檔案、人事檔案、財務檔案、業(yè)務檔案等類別。2.各部門負責本部門檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并定期移交至行政后勤部門統(tǒng)一管理。3.檔案管理人員應按照檔案分類標準，對收集到的檔案進行分類、編號、裝訂，并建立檔案目錄。（二）檔案保管1.設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合檔案保管要求。3.定期對檔案進行檢查和盤點，確保檔案的完整性和準確性，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。（三）檔案借閱與查閱1.因工作需要查閱檔案時，應填寫檔案查閱申請表，經(jīng)部門負責人審批后到檔案管理部門查閱。2.檔案管理人員應按照審批后的查閱申請表提供檔案，并做好查閱記錄，包括查閱時間、查閱人、查閱內(nèi)容等。3.借閱檔案時，借閱人需填寫檔案借閱登記表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱時間等，經(jīng)檔案管理部門負責人審批后辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過規(guī)定時間，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞、丟失檔案。如因保管不善造成檔案損壞或丟失的，應承擔相應的責任。（四）檔案銷毀1.對于已失去保存價值的檔案，由檔案管理部門提出銷毀申請，并填寫檔案銷毀申請表。2.經(jīng)相關(guān)部門鑒定、公司領(lǐng)導審批后，按照規(guī)定的程序進行檔案銷毀。檔案銷毀過程中應安排專人監(jiān)銷，并做好銷毀記錄。七、印章管理（一）印章種類與保管1.公司印章分為公章、合同專用章、財務專用章、法人章等。2.公章由行政后勤部門指定專人保管，其他印章由相關(guān)部門指定專人保管。印章保管人員應嚴格遵守印章保管制度，確保印章安全。3.印章保管人員不得將印章轉(zhuǎn)借他人使用，不得擅自攜帶印章外出。如因工作需要攜帶印章外出，需經(jīng)公司領(lǐng)導批準，并辦理相關(guān)手續(xù)。（二）印章使用審批1.使用公司印章時，應填寫印章使用申請表，注明使用印章的名稱、事由、使用時間、使用部門等信息。2.經(jīng)相關(guān)負責人審批后，方可使用印章。審批流程應根據(jù)印章的重要性和使用范圍進行明確規(guī)定。3.印章使用申請表和審批文件應作為印章使用的依據(jù)，妥善保存。（三）印章使用登記1.印章保管人員應建立印章使用登記臺賬，對印章的使用情況進行詳細記錄，包括使用時間、使用部門、使用事由、批準人等信息。2.每次印章使用后，應及時在登記臺賬上進行登記，并要求使用人簽字確認。3.定期對印章使用登記臺賬進行核對和檢查，確保登記信息準確、完整。八、保密管理（一）保密范圍1.公司商業(yè)秘密，包括公司的技術(shù)秘密、經(jīng)營秘密、財務秘密等。2.公司尚未公開的文件、資料、信息等。3.公司員工的個人隱私信息，如身份證號碼、聯(lián)系方式等。（二）保密措施1.加強對員工的保密教育，提高員工的保密意識，簽訂保密協(xié)議，明確員工的保密義務和責任。2.對涉及公司秘密的文件、資料等進行嚴格的分類管理，標注保密等級，并采取相應的保密措施，如加密存儲、限制訪問等。3.在辦公區(qū)域設(shè)置保密區(qū)域，對涉及公司秘密的信息進行集中管理，限制無關(guān)人員進入。4.對公司的計算機系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)