飯店物資采購管理制度?總則1.目的本制度旨在規(guī)范飯店物資采購行為，確保采購工作的高效、有序進行，保障飯店運營的物資供應(yīng)，提高資金使用效益，降低采購成本，保證物資質(zhì)量，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于飯店內(nèi)所有物資的采購活動，包括但不限于食品、飲料、日用品、辦公用品、設(shè)備及耗材等。3.基本原則按需采購原則：根據(jù)飯店實際運營需求，合理安排物資采購計劃，避免盲目采購和浪費。質(zhì)量第一原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、符合飯店使用標(biāo)準(zhǔn)的物資，確保所采購物資能滿足飯店運營和賓客需求。價格合理原則：在保證物資質(zhì)量的前提下，通過合理的采購渠道和談判技巧，爭取最優(yōu)惠的采購價格，降低采購成本。廉潔自律原則：采購人員應(yīng)嚴(yán)格遵守職業(yè)道德，廉潔奉公，杜絕不正當(dāng)交易行為，確保采購過程公正、透明。采購組織與職責(zé)1.采購決策機構(gòu)飯店設(shè)立采購決策小組，由總經(jīng)理擔(dān)任組長，財務(wù)總監(jiān)、行政總廚、采購部經(jīng)理等相關(guān)人員為成員。采購決策小組負責(zé)審議和批準(zhǔn)重大采購項目、采購預(yù)算、采購政策及采購合同等重要事項。2.采購部門職責(zé)采購計劃制定：根據(jù)飯店各部門需求預(yù)測和實際經(jīng)營情況，定期編制物資采購計劃，明確采購物資的種類、數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量要求、采購時間等內(nèi)容，并提交采購決策小組審批。供應(yīng)商開發(fā)與管理：負責(zé)尋找、篩選、評估和建立合格供應(yīng)商體系，與優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商保持良好合作關(guān)系，定期對供應(yīng)商進行考核評價，確保供應(yīng)商提供的物資符合要求且價格合理。采購實施：依據(jù)批準(zhǔn)的采購計劃，按照規(guī)定的采購流程，組織實施物資采購工作。負責(zé)與供應(yīng)商洽談采購合同條款，簽訂采購合同，并跟進合同執(zhí)行情況，確保物資按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。采購成本控制：通過市場調(diào)研、供應(yīng)商談判、招標(biāo)采購等方式，努力降低采購成本。分析采購價格變動趨勢，合理安排采購時機，優(yōu)化采購批量，提高采購資金使用效益。物資驗收與入庫：協(xié)助相關(guān)部門做好采購物資的驗收工作，確保物資數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量合格。對于驗收合格的物資，及時辦理入庫手續(xù)，并將相關(guān)信息錄入庫存管理系統(tǒng)。采購文檔管理：負責(zé)整理、歸檔采購過程中產(chǎn)生的各類文件資料，包括采購申請、采購合同、報價單、驗收報告等，以便日后查閱和審計。3.需求部門職責(zé)需求申報：各部門應(yīng)根據(jù)本部門實際運營需求，提前向采購部提交物資采購申請，詳細說明采購物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)計使用時間等信息，并確保申請內(nèi)容真實、準(zhǔn)確。需求確認：配合采購部進行市場調(diào)研和供應(yīng)商選擇工作，參與采購合同的評審，對采購物資的質(zhì)量、規(guī)格、價格等方面提出意見和建議，確保所采購物資符合本部門實際需求。驗收與使用：負責(zé)本部門采購物資的驗收工作，對驗收合格的物資及時辦理領(lǐng)用手續(xù)，并合理使用物資。如發(fā)現(xiàn)物資質(zhì)量問題或與采購合同不符，應(yīng)及時反饋給采購部，以便采取相應(yīng)措施。采購流程1.采購申請各部門根據(jù)物資庫存情況和實際經(jīng)營需要，填寫《物資采購申請表》，詳細注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、需求日期、用途等信息?！段镔Y采購申請表》經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字后，提交至采購部。對于金額較大或特殊的采購項目，需經(jīng)采購決策小組審批通過后，采購部方可受理。2.采購審批采購部收到采購申請后，對申請內(nèi)容進行初步審核，核實物資需求的合理性、必要性以及庫存情況等。對于常規(guī)采購項目，采購部經(jīng)理根據(jù)采購申請安排采購任務(wù)；對于重大采購項目，采購部經(jīng)理將采購申請?zhí)峤徊少彌Q策小組審議。采購決策小組根據(jù)飯店實際情況和預(yù)算安排，對采購申請進行審批，并形成審批意見。3.采購實施制定采購方案：采購部根據(jù)審批通過的采購申請，制定具體的采購方案，包括選擇采購方式（如招標(biāo)采購、詢價采購、競爭性談判、單一來源采購等）、確定供應(yīng)商范圍、編制采購文件（如招標(biāo)文件、詢價單、談判文件等）等。發(fā)布采購信息：根據(jù)采購方案，采購部通過多種渠道發(fā)布采購信息，邀請潛在供應(yīng)商參與報價或投標(biāo)。對于招標(biāo)采購項目，應(yīng)在規(guī)定媒體上發(fā)布招標(biāo)公告；對于詢價采購項目，可向多家供應(yīng)商發(fā)送詢價單；對于競爭性談判和單一來源采購項目，應(yīng)邀請?zhí)囟ü?yīng)商進行談判。供應(yīng)商選擇與談判：采購部對供應(yīng)商提交的報價文件或投標(biāo)文件進行評審，按照事先確定的評審標(biāo)準(zhǔn)，選擇報價合理、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、信譽良好的供應(yīng)商作為候選對象。然后與候選供應(yīng)商進行談判，進一步明確采購合同條款，包括物資價格、交貨時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等內(nèi)容，爭取最有利的采購條件。簽訂采購合同：談判達成一致后，采購部與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保合同條款合法、合規(guī)、詳細、準(zhǔn)確，具有可操作性。采購合同簽訂后，應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，以便各部門做好后續(xù)工作準(zhǔn)備。4.物資驗收到貨通知：采購部在物資預(yù)計到貨日期前，提前通知需求部門做好驗收準(zhǔn)備工作。驗收準(zhǔn)備：需求部門指定專人負責(zé)物資驗收工作，并組織相關(guān)人員熟悉采購合同要求和物資驗收標(biāo)準(zhǔn)。同時，準(zhǔn)備好驗收所需的工具和場地?，F(xiàn)場驗收：物資到貨后，驗收人員按照采購合同和驗收標(biāo)準(zhǔn)，對物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等進行逐一核對和檢驗。對于食品、飲料等物資，還需檢查其生產(chǎn)日期、保質(zhì)期、包裝等情況。驗收過程中，如發(fā)現(xiàn)物資存在數(shù)量短缺、質(zhì)量問題或與合同不符等情況，驗收人員應(yīng)及時做好記錄，并要求供應(yīng)商當(dāng)場確認。驗收報告：驗收合格后，驗收人員填寫《物資驗收報告》，詳細記錄物資驗收情況，包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、驗收結(jié)果等內(nèi)容，并簽字確認。對于驗收不合格的物資，驗收人員應(yīng)在《物資驗收報告》中注明不合格原因，并及時通知采購部與供應(yīng)商協(xié)商解決辦法，如退貨、換貨、補貨等。5.入庫與付款入庫手續(xù)辦理：驗收合格的物資，由倉庫管理人員辦理入庫手續(xù)。倉庫管理人員根據(jù)《物資驗收報告》和實際到貨情況，核對物資數(shù)量、規(guī)格、型號等信息無誤后，將物資存入相應(yīng)倉庫，并在庫存管理系統(tǒng)中錄入入庫記錄，更新庫存信息。付款申請：采購部根據(jù)采購合同約定和驗收情況，在規(guī)定時間內(nèi)填寫《付款申請表》，附上采購合同、驗收報告、發(fā)票等相關(guān)憑證，提交至財務(wù)部門審核。付款審批：財務(wù)部門對《付款申請表》及相關(guān)憑證進行審核，核實采購業(yè)務(wù)的真實性、合法性、準(zhǔn)確性以及付款金額是否符合合同約定。審核通過后，報財務(wù)總監(jiān)審批。財務(wù)總監(jiān)根據(jù)飯店資金狀況和財務(wù)制度進行審批，確定是否同意付款以及付款金額?？铐椫Ц叮航?jīng)財務(wù)總監(jiān)審批同意后，財務(wù)部門按照合同約定的付款方式和時間，及時支付貨款給供應(yīng)商。付款完成后，財務(wù)部門應(yīng)做好付款記錄，并將相關(guān)憑證歸檔保存。采購方式選擇1.招標(biāo)采購適用于金額較大、規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、市場貨源充足且競爭充分的物資采購項目。通過公開招標(biāo)或邀請招標(biāo)的方式，吸引眾多供應(yīng)商參與投標(biāo)，以確保采購過程的公平、公正、公開，獲得最優(yōu)惠的采購價格和最佳的物資質(zhì)量。2.詢價采購適用于采購金額較小、規(guī)格型號相對簡單、市場價格比較透明的物資采購項目。采購部向多家供應(yīng)商發(fā)送詢價單，要求供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)報價，然后根據(jù)報價情況選擇價格最低且滿足要求的供應(yīng)商進行采購。3.競爭性談判適用于招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒有合格標(biāo)的，以及重新招標(biāo)未能成立的物資采購項目；技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細規(guī)格或者具體要求的物資采購項目；采用招標(biāo)所需時間不能滿足飯店緊急需要的物資采購項目；不能事先計算出價格總額的物資采購項目等。采購部與不少于三家的供應(yīng)商進行談判，通過談判確定成交供應(yīng)商。4.單一來源采購適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購的物資；發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的物資；必須保證原有采購項目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的物資采購項目等。在符合規(guī)定的情況下，經(jīng)采購決策小組批準(zhǔn)后，可與單一供應(yīng)商進行采購談判并簽訂合同。供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商開發(fā)信息收集：采購部通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦、參加展會、與同行交流等方式，建立供應(yīng)商信息庫。初步篩選：根據(jù)飯店物資采購需求和供應(yīng)商基本條件要求，對收集到的供應(yīng)商信息進行初步篩選，剔除不符合要求的供應(yīng)商，保留潛在供應(yīng)商名單。實地考察：對初步篩選合格的潛在供應(yīng)商進行實地考察，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系、生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、售后服務(wù)能力、信譽等方面情況。實地考察結(jié)束后，采購部撰寫考察報告，對供應(yīng)商進行綜合評價，并提出是否納入合格供應(yīng)商體系的建議。供應(yīng)商準(zhǔn)入：對于通過實地考察且綜合評價合格的供應(yīng)商，采購部將其納入合格供應(yīng)商名單，并報采購決策小組批準(zhǔn)。采購部與新準(zhǔn)入供應(yīng)商簽訂《供應(yīng)商合作協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)、合作期限、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價格條款、付款方式、售后服務(wù)等內(nèi)容，建立正式的合作關(guān)系。2.供應(yīng)商考核考核指標(biāo)設(shè)定：采購部制定供應(yīng)商考核指標(biāo)體系，包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)、合作配合度等方面指標(biāo)。根據(jù)不同物資采購特點和重要性，確定各項考核指標(biāo)的權(quán)重。定期考核：采購部定期（每季度或每半年）對供應(yīng)商進行考核評價?？己朔绞桨〝?shù)據(jù)統(tǒng)計分析、實地檢查、問卷調(diào)查、客戶反饋收集等。采購部根據(jù)考核指標(biāo)完成情況，對供應(yīng)商進行評分，并填寫《供應(yīng)商考核評價表》。動態(tài)管理：根據(jù)供應(yīng)商考核結(jié)果，對供應(yīng)商進行動態(tài)管理。對于考核成績優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予適當(dāng)獎勵，如增加采購份額、優(yōu)先合作機會等；對于考核成績不合格的供應(yīng)商，發(fā)出書面整改通知，要求其限期整改。如供應(yīng)商在規(guī)定期限內(nèi)整改仍未達到要求，采購部將考慮暫停或終止與其合作關(guān)系。3.供應(yīng)商淘汰淘汰情形：若供應(yīng)商出現(xiàn)以下情形之一，采購部應(yīng)及時將其從合格供應(yīng)商名單中淘汰：提供的物資質(zhì)量連續(xù)多次不符合要求；交貨期經(jīng)常延誤，嚴(yán)重影響飯店正常運營；價格明顯高于市場同類產(chǎn)品且無合理理由；售后服務(wù)不到位，對飯店造成較大損失；存在商業(yè)賄賂等不正當(dāng)交易行為；其他嚴(yán)重違反《供應(yīng)商合作協(xié)議》約定的情形。淘汰程序：采購部提出供應(yīng)商淘汰建議，提交采購決策小組審議批準(zhǔn)。采購部向被淘汰供應(yīng)商發(fā)出書面通知，告知其淘汰原因和終止合作關(guān)系的決定。同時，采購部做好與被淘汰供應(yīng)商的交接工作，包括清理往來賬目、處理未履行完的合同事項等。采購成本控制1.成本預(yù)算編制采購部根據(jù)飯店年度經(jīng)營計劃和物資采購需求預(yù)測，結(jié)合市場價格走勢，編制年度采購成本預(yù)算。采購成本預(yù)算應(yīng)明確各類物資的采購數(shù)量、采購價格、采購總成本等指標(biāo)，并分解到各個季度和月份，作為采購成本控制的依據(jù)。采購成本預(yù)算編制完成后，提交采購決策小組審批。2.價格監(jiān)控與分析采購部定期收集市場物資價格信息，關(guān)注價格變動趨勢，分析價格波動原因。通過與供應(yīng)商溝通、市場調(diào)研、行業(yè)數(shù)據(jù)對比等方式，掌握市場價格動態(tài)，為采購決策提供參考。對于價格波動較大的物資，采購部應(yīng)及時調(diào)整采購策略，合理安排采購時機，降低采購成本。3.采購談判技巧采購人員應(yīng)不斷提高采購談判技巧，與供應(yīng)商進行充分溝通和協(xié)商，爭取有利的采購價格和條款。在談判過程中，采購人員要了解供應(yīng)商的成本結(jié)構(gòu)和利潤空間，掌握市場同類產(chǎn)品價格水平，運用合理的談判策略，如對比報價、批量采購優(yōu)勢、長期合作利益等，與供應(yīng)商達成雙贏的采購協(xié)議。4.成本核算與分析財務(wù)部門定期對采購成本進行核算和分析，對比采購成本預(yù)算執(zhí)行情況，找出成本控制的薄弱環(huán)節(jié)和存在的問題。采購部與財務(wù)部門密切配合，共同分析采購成本變動原因，采取針對性措施加以改進，如優(yōu)化采購渠道、調(diào)整采購批量、加強與供應(yīng)商談判等，不斷降低采購成本。采購風(fēng)險管理1.風(fēng)險識別與評估采購部對采購過程中可能面臨的風(fēng)險進行識別和評估，包括市場風(fēng)險（如價格波動、供應(yīng)短缺等）、質(zhì)量風(fēng)險（如物資質(zhì)量不符合要求）、供應(yīng)商風(fēng)險（如供應(yīng)商違約、破產(chǎn)等）、合同風(fēng)險（如合同條款不完善、合同執(zhí)行糾紛等）、法律風(fēng)險（如違反法律法規(guī)導(dǎo)致的采購糾紛）等。采購部根據(jù)風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度，對識別出的風(fēng)險進行評估分級，確定重點風(fēng)險防控對象。2.風(fēng)險應(yīng)對措施市場風(fēng)險應(yīng)對：密切關(guān)注市場動態(tài)，加強市場調(diào)研和價格監(jiān)測，建立價格預(yù)警機制。與多家供應(yīng)商建立合作關(guān)系，分散采購渠道，降低因單一供應(yīng)商供應(yīng)中斷或價格壟斷帶來的風(fēng)險。合理安排物資庫存，根據(jù)市場需求和價格走勢，適時調(diào)整采購計劃和采購數(shù)量，避免因市場波動造成物資積壓或短缺。質(zhì)量風(fēng)險應(yīng)對：加強對供應(yīng)商的質(zhì)量管理，嚴(yán)格審核供應(yīng)商資質(zhì)和質(zhì)量保證體系。在采購合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗收條款，加強物資驗收環(huán)節(jié)管理，確保所采購物資質(zhì)量合格。對于重要物資，可要求供應(yīng)商提供樣品進行檢測，合格后方可批量采購。建立質(zhì)量反饋機制，及時處理質(zhì)量問題，如退貨、換貨、補貨等，并對供應(yīng)商進行相應(yīng)處罰。供應(yīng)商風(fēng)險應(yīng)對：對供應(yīng)商進行全面評估和動態(tài)管理，選擇信譽良好、實力雄厚、經(jīng)營穩(wěn)定的供應(yīng)商合作。在采購合同中約定違約責(zé)任和賠償條款，約束供應(yīng)商行為。加強與供應(yīng)商的溝通與合作，定期對供應(yīng)商進行考核評價，及時發(fā)現(xiàn)并解決潛在問題。建立供應(yīng)商應(yīng)急管理機制，當(dāng)供應(yīng)商出現(xiàn)突發(fā)情況可能影響物資供應(yīng)時，能夠迅速采取替代供應(yīng)商等措施，確保飯店物資供應(yīng)不受影響。合同風(fēng)險應(yīng)對：加強采購合同管理，制定規(guī)范的合同文本，明確合同雙方的權(quán)利和義務(wù)、采購物資的詳細規(guī)格、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。在簽訂合同前，組織相關(guān)部門對合同條款進行審核，確保合同合法、合規(guī)、嚴(yán)謹(jǐn)、可操作性強。合同簽訂后，嚴(yán)格按照合同約定執(zhí)行，加強對合同執(zhí)行過程的跟蹤和監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)并解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。法律風(fēng)險應(yīng)對：加強采購人員法律法規(guī)培訓(xùn)，提高法律意識，確保采購行為符合法律法規(guī)要求。在采購過程中，嚴(yán)格遵守相關(guān)法律法規(guī)，如招投標(biāo)法、合同法、反壟斷法等。對于重大采購項目，可聘請法律顧問提供專業(yè)法律意見，防范法律風(fēng)險。建立法律糾紛處理機制，當(dāng)發(fā)生法律糾紛時，及時采取有效措施應(yīng)對，維護飯店