?證照使用登記管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司證照的管理，規(guī)范證照的使用登記流程，保障公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各類(lèi)證照的申請(qǐng)、保管、使用、歸還及注銷(xiāo)等全過(guò)程管理，包括但不限于營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書(shū)、許可證、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、法定代表人身份證明書(shū)、授權(quán)委托書(shū)等。（三）定義1.證照：指公司依法取得的，用于證明公司經(jīng)營(yíng)資格、資質(zhì)、權(quán)利能力和行為能力等的各類(lèi)證書(shū)、文件及印章。2.使用部門(mén)：指因工作需要使用證照的公司內(nèi)部各部門(mén)。3.使用人：指具體負(fù)責(zé)使用證照辦理相關(guān)業(yè)務(wù)的公司員工。二、證照的申請(qǐng)與審批（一）證照申請(qǐng)1.各部門(mén)因業(yè)務(wù)需要申請(qǐng)新的證照或辦理證照變更、延期等手續(xù)時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《證照申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明申請(qǐng)事項(xiàng)、申請(qǐng)?jiān)?、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等內(nèi)容，并提交相關(guān)證明材料。2.申請(qǐng)材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，符合法律法規(guī)及相關(guān)部門(mén)的要求。（二）審批流程1.《證照申請(qǐng)表》經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至行政部門(mén)。2.行政部門(mén)對(duì)申請(qǐng)材料進(jìn)行初審，審核內(nèi)容包括申請(qǐng)事項(xiàng)的必要性、申請(qǐng)材料的完整性等。初審?fù)ㄟ^(guò)后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.公司分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行審批，審批通過(guò)后，行政部門(mén)負(fù)責(zé)按照規(guī)定程序辦理相關(guān)證照。三、證照的保管（一）保管部門(mén)公司證照統(tǒng)一由行政部門(mén)負(fù)責(zé)保管。（二）保管方式1.設(shè)立專(zhuān)門(mén)的證照保管檔案柜，配備必要的安全設(shè)施，如防火、防潮、防盜等設(shè)備，確保證照的安全存放。2.證照應(yīng)分類(lèi)存放，并建立電子和紙質(zhì)檔案，詳細(xì)記錄證照的名稱(chēng)、編號(hào)、頒發(fā)機(jī)關(guān)、頒發(fā)日期、有效期、年檢情況等信息。3.對(duì)于重要證照的原件，應(yīng)采取雙人保管或保險(xiǎn)箱保管等方式，確保安全。（三）保管人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)證照的日常保管工作，定期檢查證照的存放情況，確保證照完好無(wú)損。2.嚴(yán)格遵守證照保管制度，不得擅自將證照轉(zhuǎn)借他人或帶出公司。3.及時(shí)更新證照檔案信息，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。四、證照的使用（一）使用范圍公司證照僅限在公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、業(yè)務(wù)辦理等相關(guān)工作中使用，不得用于與公司業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)的事項(xiàng)。（二）使用流程1.使用部門(mén)填寫(xiě)《證照使用申請(qǐng)表》，注明使用證照的名稱(chēng)、用途、使用時(shí)間、使用地點(diǎn)等內(nèi)容，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.將《證照使用申請(qǐng)表》提交至行政部門(mén)，行政部門(mén)對(duì)申請(qǐng)事項(xiàng)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，行政部門(mén)安排專(zhuān)人陪同使用人前往相關(guān)部門(mén)辦理業(yè)務(wù)，并負(fù)責(zé)證照的現(xiàn)場(chǎng)使用和監(jiān)督。4.使用過(guò)程中，使用人應(yīng)妥善保管證照，不得擅自涂改、損毀、丟失證照。如有遺失，應(yīng)立即向行政部門(mén)報(bào)告，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。5.使用完畢后，使用人應(yīng)及時(shí)將證照歸還行政部門(mén)，并在《證照使用登記表》上簽字確認(rèn)。（三）特殊情況使用1.因特殊情況無(wú)法由行政部門(mén)專(zhuān)人陪同使用證照時(shí)，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，使用人可自行前往相關(guān)部門(mén)辦理業(yè)務(wù)，但必須嚴(yán)格遵守以下規(guī)定：提前與行政部門(mén)溝通，了解證照使用的注意事項(xiàng)和要求。在使用過(guò)程中，不得將證照交予他人使用或用于其他未經(jīng)批準(zhǔn)的用途。使用完畢后，及時(shí)將證照歸還行政部門(mén)，并提交相關(guān)業(yè)務(wù)辦理結(jié)果的證明材料。2.如需外借證照原件，必須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，并簽訂《證照外借承諾書(shū)》，明確外借期限、使用要求、歸還時(shí)間等內(nèi)容。外借期間，借用人應(yīng)承擔(dān)證照保管的全部責(zé)任，如因保管不善導(dǎo)致證照遺失、損壞等，借用人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任和經(jīng)濟(jì)損失。五、證照的登記（一）登記內(nèi)容建立《證照使用登記表》，詳細(xì)記錄證照的使用情況，包括使用日期、使用部門(mén)、使用人、使用事由、歸還日期等信息。（二）登記要求1.每次證照使用時(shí)，使用人應(yīng)在《證照使用登記表》上如實(shí)填寫(xiě)相關(guān)信息，確保登記內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。2.行政部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)《證照使用登記表》進(jìn)行審核和歸檔，定期對(duì)證照使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。六、證照的年檢與換證（一）年檢與換證計(jì)劃行政部門(mén)應(yīng)根據(jù)各類(lèi)證照的有效期和年檢要求，提前制定年檢與換證計(jì)劃，并通知相關(guān)部門(mén)。（二）年檢與換證辦理1.各部門(mén)應(yīng)按照行政部門(mén)的通知要求，及時(shí)準(zhǔn)備年檢與換證所需的材料，并提交至行政部門(mén)。2.行政部門(mén)負(fù)責(zé)組織辦理年檢與換證手續(xù)，確保按時(shí)完成相關(guān)工作，避免因逾期未辦理導(dǎo)致證照失效。（三）結(jié)果跟蹤行政部門(mén)應(yīng)跟蹤年檢與換證的辦理結(jié)果，及時(shí)更新證照檔案信息，并將相關(guān)情況通知各部門(mén)。七、證照的遺失與補(bǔ)辦（一）遺失報(bào)告證照使用人發(fā)現(xiàn)證照遺失后，應(yīng)立即向行政部門(mén)報(bào)告，并提交書(shū)面遺失報(bào)告，說(shuō)明遺失的時(shí)間、地點(diǎn)、證照名稱(chēng)等信息。（二）掛失聲明行政部門(mén)接到遺失報(bào)告后，應(yīng)及時(shí)在相關(guān)媒體上發(fā)布掛失聲明，聲明證照作廢，以防止證照被他人冒用。（三）補(bǔ)辦手續(xù)1.根據(jù)遺失證照的類(lèi)型和相關(guān)部門(mén)的要求，行政部門(mén)負(fù)責(zé)準(zhǔn)備補(bǔ)辦所需的材料，并辦理補(bǔ)辦手續(xù)。2.補(bǔ)辦過(guò)程中，行政部門(mén)應(yīng)積極與相關(guān)部門(mén)溝通協(xié)調(diào)，確保補(bǔ)辦工作順利進(jìn)行。（四）責(zé)任追究對(duì)于因保管不善或使用不當(dāng)導(dǎo)致證照遺失的責(zé)任人，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，如警告、罰款等；如因遺失證照給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)全部賠償責(zé)任。八、證照的注銷(xiāo)（一）注銷(xiāo)情形1.證照有效期屆滿(mǎn)未辦理延期手續(xù)，且不再需要使用的。2.公司經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)發(fā)生變更，原證照不再適用的。3.因其他原因需要注銷(xiāo)證照的。（二）注銷(xiāo)流程1.相關(guān)部門(mén)填寫(xiě)《證照注銷(xiāo)申請(qǐng)表》，說(shuō)明注銷(xiāo)原因，并提交相關(guān)證明材料。2.《證照注銷(xiāo)申請(qǐng)表》經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至行政部門(mén)。3.行政部門(mén)對(duì)申請(qǐng)材料進(jìn)行審核，審核通過(guò)后報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，行政部門(mén)負(fù)責(zé)按照規(guī)定程序辦理證照注銷(xiāo)手續(xù)，并將注銷(xiāo)情況記錄在證照檔案中。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.行政部門(mén)定期對(duì)證照的保管、使用情況進(jìn)行檢查，確保制度執(zhí)行到位。2.公司審計(jì)部門(mén)不定期對(duì)證照管理情況進(jìn)行審計(jì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。（二）違規(guī)處理對(duì)于違反本制度規(guī)定的部門(mén)和個(gè)人，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等；如因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，違規(guī)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)全部賠償責(zé)任。構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。十、附則（一）解釋權(quán)本