應(yīng)急管理檔案管理規(guī)定

第一章

總則

第一條

為加強(qiáng)應(yīng)急管理檔案工作，推進(jìn)應(yīng)急管理檔案科學(xué)、規(guī)范管理，有效保護(hù)和利用檔案，更好地服務(wù)新時代應(yīng)急管理事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》以及應(yīng)急管理有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合工作實際，制定本規(guī)定。第二條

應(yīng)急管理檔案是指應(yīng)急管理系統(tǒng)各單位在履行職責(zé)、從事公務(wù)活動中直接形成的，對國家、社會和本單位具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。第三條

應(yīng)急管理檔案工作是應(yīng)急管理工作的重要組成部分，是服務(wù)應(yīng)急管理治理體系和治理能力現(xiàn)代化、保護(hù)單位和個人合法權(quán)益、維護(hù)歷史真實面貌的一項重要的基礎(chǔ)性、支撐性工作。第四條

應(yīng)急管理部，國家消防救援局、國家礦山安全監(jiān)察局、中國地震局及其系統(tǒng)各單位，地方應(yīng)急管理部門，國家安全生產(chǎn)應(yīng)急救援中心，應(yīng)急管理部所屬事業(yè)單位（以下統(tǒng)稱各單位）應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案工作，將檔案工作納入本單位發(fā)展規(guī)劃、年度工作計劃，將檔案工作經(jīng)費列入年度財政預(yù)算，確保檔案工作與整體工作同步協(xié)調(diào)發(fā)展。第五條

應(yīng)急管理檔案工作遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則。各單位的全部檔案，應(yīng)當(dāng)由本單位檔案工作機(jī)構(gòu)或檔案工作負(fù)責(zé)部門（以下統(tǒng)稱檔案機(jī)構(gòu)）集中、統(tǒng)一管理，維護(hù)檔案完整與安全，便于檢索、開發(fā)和利用。

第二章

檔案機(jī)構(gòu)、職責(zé)和人員第六條

應(yīng)急管理部依法制定應(yīng)急管理檔案工作規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。應(yīng)急管理部辦公廳在職責(zé)范圍內(nèi)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)應(yīng)急管理系統(tǒng)檔案工作，并負(fù)責(zé)指導(dǎo)、督促應(yīng)急管理部檔案館相關(guān)工作。應(yīng)急管理部檔案館負(fù)責(zé)履行應(yīng)急管理部機(jī)關(guān)檔案管理職能，監(jiān)督、指導(dǎo)部所屬單位檔案工作，并在職責(zé)范圍內(nèi)指導(dǎo)應(yīng)急管理系統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)工作，開展檔案信息化建設(shè)，承擔(dān)應(yīng)急管理系統(tǒng)重要檔案及數(shù)據(jù)、資料接收工作。國家消防救援局、國家礦山安全監(jiān)察局、中國地震局設(shè)立檔案工作機(jī)構(gòu)或指定檔案工作負(fù)責(zé)部門，負(fù)責(zé)本單位檔案工作，對系統(tǒng)各單位檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)，將本單位和本系統(tǒng)檔案管理的基本制度報應(yīng)急管理部和國家檔案局備案。地方應(yīng)急管理部門檔案工作實行屬地管理，并接受上級應(yīng)急管理部門相應(yīng)職責(zé)范圍內(nèi)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，按照有關(guān)規(guī)定匯交重要檔案數(shù)據(jù)。第七條

各單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案工作的組織協(xié)調(diào)，建立由分管檔案工作的單位負(fù)責(zé)人、辦公室（或承擔(dān)該項職能的綜合機(jī)構(gòu)）及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成的檔案工作協(xié)調(diào)機(jī)制，或?qū)n案工作納入相關(guān)工作協(xié)調(diào)機(jī)制，協(xié)調(diào)處理檔案鑒定、解密、劃控、信息化建設(shè)、安全，以及重大建設(shè)項目、災(zāi)害事故應(yīng)對和重大活動文件材料歸檔等檔案工作中的重要事項。分管檔案工作負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)定期聽取檔案機(jī)構(gòu)工作匯報，及時研究并協(xié)調(diào)解決檔案工作中的問題。第八條

各單位檔案機(jī)構(gòu)的基本任務(wù)是：（一）貫徹執(zhí)行有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)、方針政策和規(guī)章制度，落實各項工作部署；（二）建立健全本單位檔案工作制度、發(fā)展規(guī)劃或工作計劃，制定檔案管理應(yīng)急預(yù)案，開展應(yīng)急演練；（三）對各種文件材料的收集、整理和歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，負(fù)責(zé)檔案保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等工作，按照有關(guān)規(guī)定移交檔案及數(shù)據(jù)。協(xié)助做好政府信息公開工作；（四）負(fù)責(zé)檔案信息化工作并統(tǒng)籌本單位和所屬單位檔案信息一體化工作。建設(shè)電子檔案管理系統(tǒng)，依法對電子文件、電子檔案實行規(guī)范管理。開展傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化；（五）監(jiān)督、指導(dǎo)所屬單位的檔案工作，組織檔案業(yè)務(wù)交流和培訓(xùn)，開展檔案宣傳教育活動等；（六）圍繞安全生產(chǎn)、防災(zāi)減災(zāi)救災(zāi)、應(yīng)急救援等需要，開展檔案信息開發(fā)工作。第九條

各單位應(yīng)當(dāng)建立以檔案機(jī)構(gòu)為中心，由相關(guān)人員組成的檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)。檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)配備與工作量相匹配的檔案工作人員，具體承擔(dān)本單位檔案業(yè)務(wù)工作，并保持檔案工作人員隊伍穩(wěn)定；內(nèi)設(shè)職能機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)指定人員，承擔(dān)本機(jī)構(gòu)文件材料的收集、整理和歸檔工作。第十條

檔案工作人員應(yīng)當(dāng)為正式在編人員，且政治可靠、遵紀(jì)守法、忠于職守，具備檔案管理、信息管理等相關(guān)知識背景或業(yè)務(wù)技能。第十一條

各單位應(yīng)當(dāng)將檔案基礎(chǔ)知識培訓(xùn)納入新錄用人員入職培訓(xùn)，納入業(yè)務(wù)人員綜合能力培訓(xùn)，強(qiáng)化歸檔責(zé)任意識。檔案工作人員應(yīng)當(dāng)定期參加培訓(xùn)，及時掌握新規(guī)范、新標(biāo)準(zhǔn)、新技術(shù)、新要求，提升檔案業(yè)務(wù)管理能力。第十二條

各單位應(yīng)當(dāng)把檔案干部培訓(xùn)、交流、使用列入干部培養(yǎng)和選拔任用統(tǒng)一規(guī)劃，統(tǒng)籌安排，為檔案干部學(xué)習(xí)培訓(xùn)、掛職鍛煉、交流任職等創(chuàng)造條件，不斷提高檔案干部隊伍素質(zhì)。第十三條

檔案工作人員離崗離職時，應(yīng)當(dāng)辦好交接手續(xù)；涉密檔案工作人員離崗離職應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)保密法律法規(guī)執(zhí)行。第十四條

各單位應(yīng)當(dāng)為檔案工作人員配備勞動保護(hù)用品，避免檔案管理過程中受到有毒有害物質(zhì)損害。

第三章

文件材料收集、整理與歸檔

第十五條

各單位應(yīng)當(dāng)按照《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》和國家檔案局關(guān)于全面推行機(jī)關(guān)檔案分類方案、文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表三合一制度（以下統(tǒng)稱三合一制度）的要求，編制本單位的三合一制度，報經(jīng)檔案主管部門審查同意后執(zhí)行。國家消防救援局、國家礦山安全監(jiān)察局、中國地震局編制本單位、本系統(tǒng)的三合一制度，報國家檔案局審查同意后執(zhí)行。應(yīng)急管理部所屬事業(yè)單位三合一制度，報應(yīng)急管理部審查同意后執(zhí)行。各單位內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)或工作職能發(fā)生變化時，應(yīng)當(dāng)及時修訂三合一制度，經(jīng)重新審查同意后執(zhí)行。第十六條

各單位文件承辦機(jī)構(gòu)按照三合一制度及時收集形成的文件材料，向本單位檔案機(jī)構(gòu)歸檔。兩個以上機(jī)構(gòu)聯(lián)合承辦的，由主辦機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)歸檔。在開展災(zāi)害事故應(yīng)對工作，以及普查、督查、檢查、整治等專項工作和舉辦重大活動時，各單位主辦機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集、整理和歸檔工作。第十七條

歸檔文件材料應(yīng)當(dāng)全面、系統(tǒng)地反映中國共產(chǎn)黨領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)急管理各項工作，包括紙質(zhì)、電子、實物等載體形式。下列文件材料應(yīng)當(dāng)納入收集范圍：（一）日常公務(wù)活動中形成的反映本單位主要職能活動，對應(yīng)急管理事業(yè)發(fā)展和歷史研究具有利用價值的文件材料；（二）應(yīng)對災(zāi)害事故，開展普查、督查、檢查、整治等專項工作，舉辦重要會議、重大活動，參與國際救援，承擔(dān)重大建設(shè)項目、科研課題，引進(jìn)重要先進(jìn)技術(shù)設(shè)備等形成的文件材料，以及各業(yè)務(wù)領(lǐng)域形成的具有憑證、查考作用的專業(yè)文件材料；（三）應(yīng)急管理工作中形成的維護(hù)國家、單位和個人權(quán)益等方面具有憑證、查考作用的文件材料；（四）英模集體和個人或受縣級（含）以上表彰、獎勵的先進(jìn)集體、勞動模范、先進(jìn)工作者、中國消防忠誠衛(wèi)士以及應(yīng)急救援中犧牲的烈士、119消防獎等相關(guān)文件材料；（五）貫徹執(zhí)行的上級、同級機(jī)關(guān)的文件材料；下級機(jī)關(guān)報送的重要文件材料；（六）其他對應(yīng)急管理工作具有查考價值的文件材料。第十八條

歸檔文件材料應(yīng)當(dāng)為原件，做到真實、準(zhǔn)確、組件齊全、內(nèi)容完整。電子文件應(yīng)當(dāng)連同元數(shù)據(jù)一并收集，符合《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》、《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》（DA/T46）、《照片類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》（DA/T54）、

。符合國家有關(guān)電子檔案單套管理規(guī)定的電子文件，可以僅以電子形式進(jìn)行歸檔。第十九條

各單位應(yīng)當(dāng)按照檔案分類方案，對歸檔文件進(jìn)行科學(xué)系統(tǒng)地分類、整理、排列、編目。檔案門類包括：（一）文書、科技（科研、基建、設(shè)備）、人事、會計檔案；（二）履行應(yīng)急管理行業(yè)特有職責(zé)形成的專業(yè)檔案；（三）照片、錄音、錄像等音像檔案；（四）業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、公務(wù)電子郵件、網(wǎng)頁信息、社交媒體檔案；（五）印章、題詞、獎牌、獎杯、獎?wù)?、證書、錦旗、公務(wù)禮品等實物檔案；（六）其他檔案。前款（一）（二）（三）項包含傳統(tǒng)載體檔案和電子檔案兩種形式。第二十條

檔案整理應(yīng)當(dāng)遵循文件材料形成規(guī)律，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。一般以“件”或“卷”為整理單位，逐件或逐卷編制檔號。整理方法分別按照《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22）、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822）、《會計檔案案卷格式》

40）、《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894）、《政務(wù)服務(wù)事項電子文件歸檔規(guī)范》（DA/T85）、《政府網(wǎng)站網(wǎng)頁歸檔指南》（DA/T80）等執(zhí)行。第二十一條

文件材料經(jīng)承辦機(jī)構(gòu)整理完畢后，應(yīng)當(dāng)于次年6月底前歸檔。其中災(zāi)害事故檔案，于工作結(jié)束后1個月內(nèi)歸檔。辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)等形成的電子文件，應(yīng)當(dāng)隨辦隨歸。會計檔案在會計年度終了后，可由單位會計機(jī)構(gòu)臨時保管1年后歸檔，因工作需要確需推遲的，經(jīng)單位檔案機(jī)構(gòu)同意，由會計機(jī)構(gòu)臨時保管最長不超過3年。重大工程建設(shè)、科學(xué)研究等項目驗收時，應(yīng)當(dāng)按照《建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》（DA/T28）、《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》等對項目檔案進(jìn)行驗收，并于驗收結(jié)束后3個月內(nèi)向檔案機(jī)構(gòu)移交。歸檔時間有專門規(guī)定的，從其規(guī)定。第二十二條

歸檔時交接雙方根據(jù)歸檔文件目錄清點核對，并履行交接手續(xù)。任何部門和人員不得將應(yīng)歸檔文件材料拒絕歸檔或據(jù)為己有。

第四章

檔案管理、利用和移交

第二十三條

各單位應(yīng)當(dāng)建立并不斷完善檔案收集、整理、保管、利用、信息化等管理制度，編制符合實際的檔案管理應(yīng)急預(yù)案，與本單位總體應(yīng)急預(yù)案相銜接，并定期開展應(yīng)急演練。第二十四條

各單位應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)規(guī)定配備符合要求的檔案用房、檔案裝具和安全監(jiān)控、消防滅火、溫濕度調(diào)控、技術(shù)保護(hù)、信息處理等設(shè)施設(shè)備，為檔案安全管理工作提供必要條件。第二十五條

各單位在組織實施傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、檔案修復(fù)和信息系統(tǒng)建設(shè)、使用、維護(hù)等工作時，需要向社會購買服務(wù)的，應(yīng)當(dāng)符合《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范》（DA/T68）規(guī)定。第二十六條

各單位應(yīng)當(dāng)建立全宗卷。全宗卷包含全宗背景、檔案狀況、工作制度、管理記錄等內(nèi)容，編制要求按照《全宗卷規(guī)范》（DA/T12）執(zhí)行。第二十七條

各單位應(yīng)當(dāng)積極推進(jìn)檔案利用服務(wù)線上線下融合，做好利用目的和效果等反饋記錄。第二十八條

各單位應(yīng)當(dāng)積極推進(jìn)檔案信息開發(fā)工作，根據(jù)實際需要，采取編制大事記、年鑒、組織沿革、專題文件匯集，舉辦展覽、拍攝專題片、制作微相冊等多種形式，以及建立專題數(shù)據(jù)庫，采用數(shù)據(jù)分析、文本挖掘等技術(shù)，擴(kuò)展檔案開發(fā)的力度和深度。上級單位可以按照有關(guān)規(guī)定，利用下級單位保管的檔案資源，或組織開展檔案利用協(xié)作。第二十九條

各單位應(yīng)當(dāng)定期對已達(dá)到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定處置。鑒定和銷毀工作按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第三十條

各單位檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)對檔案的接收、移交、保管、利用等情況及時準(zhǔn)確登記和統(tǒng)計，并按照規(guī)定向上級業(yè)務(wù)主管部門和同級檔案主管部門報送檔案工作基本情況統(tǒng)計年報。第三十一條

涉密檔案的管理和利用，密級的變更和解密，涉密檔案管理系統(tǒng)、涉密計算機(jī)和涉密載體的安全保密管理等，應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)保密法律法規(guī)執(zhí)行。第三十二條

各單位應(yīng)當(dāng)按照國家規(guī)定定期向國家綜合檔案館移交檔案，并根據(jù)有關(guān)規(guī)定向應(yīng)急管理部檔案館匯交檔案目錄數(shù)據(jù)和重特大災(zāi)害事故檔案數(shù)字化復(fù)制件等重要檔案數(shù)據(jù)。單位發(fā)生變動或者撤銷、合并等情形的，檔案移交按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行。第三十三條

應(yīng)急管理部檔案館征集應(yīng)急管理事業(yè)改革發(fā)展奮斗歷程中形成的具有歷史價值、教育意義、紀(jì)念意義的珍貴檔案資料，鼓勵單位和個人向檔案館捐獻(xiàn)檔案資料，通過口述歷史等采錄檔案資料。

第五章

檔案信息化建設(shè)

第三十四條

各單位應(yīng)當(dāng)將檔案信息化建設(shè)納入本單位信息化建設(shè)整體規(guī)劃和計劃，同步組織實施。積極推進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè)，統(tǒng)籌軟硬件建設(shè)，統(tǒng)籌傳統(tǒng)載體檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)、檔案數(shù)字化、電子文件歸檔與電子檔案管理工作。數(shù)字檔案室建設(shè)符合《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》要求，執(zhí)行統(tǒng)一的建設(shè)規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)，滿足檔案數(shù)字資源跨區(qū)域、跨系統(tǒng)共享利用需要。第三十五條

各單位應(yīng)當(dāng)建立檔案數(shù)字化常態(tài)機(jī)制，按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T31）、《錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T62）等為所管理的傳統(tǒng)載體檔案制作數(shù)字復(fù)制件。檔案數(shù)字復(fù)制件應(yīng)當(dāng)做到全文識別，便于檔案信息全文檢索。第三十六條

辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)等應(yīng)當(dāng)嵌入電子文件分類方案、歸檔范圍與保管期限表和整理要求，在電子文件形成時自動或半自動開展鑒定、整理工作，實施預(yù)歸檔，并與電子檔案管理系統(tǒng)相互銜接，保證電子文件的真實、完整、可用和安全。預(yù)歸檔功能建設(shè)可分別參照《黨政機(jī)關(guān)電子公文歸檔規(guī)范》（GB/T39362）、政務(wù)服務(wù)事項電子文件歸檔規(guī)范（DA/T85）等規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)。第三十七條

電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)當(dāng)符合《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》、《電子檔案單套管理一般要求》（DA/T92）等規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，對檔案目錄數(shù)據(jù)、數(shù)字復(fù)制件和電子檔案及其元數(shù)據(jù)進(jìn)行集中管理，滿足網(wǎng)絡(luò)共享利用、數(shù)據(jù)長期保存和移交要求。第三十八條

電子檔案應(yīng)當(dāng)來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)。電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。第三十九條

各單位應(yīng)當(dāng)建立健全電子檔案安全保障、應(yīng)急機(jī)制及備份策略，為電子檔案安全存儲配置在線存儲系統(tǒng)；及時備份數(shù)據(jù)，定期進(jìn)行檢查和遷移，妥善保管數(shù)據(jù)載體，確保數(shù)據(jù)安全和長期可用。第四十條

涉密檔案數(shù)字化、涉密電子文件歸檔與電子檔案管理應(yīng)當(dāng)遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)。

第六章

監(jiān)督檢查

第四十一條

各單位下列檔案管理情況，依法接受和配合檔案主管部門的監(jiān)督檢查，并接受上級業(yè)務(wù)主管部門的指導(dǎo)：（一）檔案工作責(zé)任制和管理制度建設(shè)、落實情況；（二）檔案基礎(chǔ)設(shè)施、設(shè)備配置和管理情況；（三）檔案工作人員配備和管理情況；（四）檔案收集、整理、保管、利用和移交等情況；（五）數(shù)字檔案室或檔案信息化建設(shè)，以及安全保障情況；（六）對所屬單位檔案工作監(jiān)督和指導(dǎo)情況。第四十二條

監(jiān)督檢查應(yīng)當(dāng)按照法定的職權(quán)和程序，在符合安全保密要求的前提下，檢查檔案庫房、設(shè)施、設(shè)備，查閱材料，詢問人員