3502I 2 2 2 3 3 3 3 4 4 6 本文件按照GB/T1.1—2020《標準化工作導則第1部分：標準化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則》的規(guī)定請注意本文件的某些內(nèi)容可能涉及專利。本文件的發(fā)布機構(gòu)不承擔識別專利的責任。本文件起草單位：廈門市公共資源交易中心、廈門市標準化為了響應(yīng)國家對縱深推進公共資源交易全流程電子化的要求，助力公共資源交易電子檔案見證服本文件應(yīng)用標準化原理與方法，結(jié)合廈門市公共資源交易中心在實踐中總結(jié)的有益做法和一系列升交易見證服務(wù)能力，推動公共資源交易全流程電子化，打造公平、公正、公開的交易環(huán)1公共資源交易電子檔案管理規(guī)范本文件適用于各類公共資源交易活動全過程產(chǎn)生的電子檔案（以下簡稱“電子檔案”）的GB/T22240—2020信息安全技術(shù)網(wǎng)絡(luò)安全等級保護定級DA/T31—2017紙質(zhì)檔案數(shù)字化DB3502/T104.1—2023公共資源交易平臺運行服務(wù)管理第1部分：業(yè)務(wù)流程與基本要求DB3502/T104.3—2023公共資源交易平臺運行服務(wù)管理第3部分：機構(gòu)與人員應(yīng)根據(jù)DB3502/T104.1和DB3502/T104.3規(guī)定全電子檔案管理制度，明確電子檔案管理相關(guān)部門、人員負責按照交易類別將符合歸檔條件的電子文件移交給交易檔案管理部門歸檔，配合完成紙質(zhì)b)交易檔案管理部門負責制定電子文件歸檔與電子檔案管理制度，提出電子檔案管理系統(tǒng)的建2子文件形成與歸檔、電子檔案管理(含電子檔案歸集、存儲、備份、轉(zhuǎn)換、遷移、銷毀等)、紙質(zhì)檔案數(shù)字化以及電子檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)提4.4應(yīng)基于安全的傳輸與存儲環(huán)境實施電子文件歸5.1電子文件在形成過程中，應(yīng)確保其為符合法律、法規(guī)及相關(guān)規(guī)范性文件規(guī)定的形式。符合下列條b)能夠保證電子文件及其元數(shù)據(jù)自形成起，內(nèi)容完整、來源安全、可追溯；5.2電子文件應(yīng)采用通用數(shù)據(jù)格式存儲，如數(shù)據(jù)有特殊要求或無法以通用數(shù)據(jù)格式存儲的，應(yīng)提供可5.3電子文件、元數(shù)據(jù)格式要求見《福建省公共資源交易平臺服務(wù)標準》。6.1應(yīng)在交易活動完成后，按規(guī)定時間完成已形成的電子文件的歸檔工作。6.2電子服務(wù)系統(tǒng)應(yīng)完整、齊全地收集項目入場交易與平臺服務(wù)過程中產(chǎn)生的電子文件、元數(shù)據(jù)，將于及時跟蹤、檢查和補充相關(guān)的電子文件及其元數(shù)據(jù)。電子服務(wù)6.3電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)按照“一項一檔”的要求，在接收到項目歸檔標識后，根據(jù)項目的入場交易6.4電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)根據(jù)《福建省公共資源交易平臺系統(tǒng)數(shù)據(jù)規(guī)范》的有關(guān)要求，對接收的電子b)應(yīng)根據(jù)交易項目確定的交易流程與d)未在相關(guān)系統(tǒng)中留存的應(yīng)歸檔文件，宜掃描為PDF標準格式文件上傳歸檔。7.1應(yīng)配置與電子檔案管理系統(tǒng)相適應(yīng)的在線存儲載體。7.2應(yīng)為電子檔案的長期保存建立獨立的數(shù)據(jù)庫，并確保只有在獲得授權(quán)的情況下才可訪問。執(zhí)行相7.3電子檔案的保管期限應(yīng)遵守相關(guān)法律法規(guī)及規(guī)范性文件的規(guī)定，保管期限從電子檔案證明電子專37.5應(yīng)在計算機軟、硬件系統(tǒng)更新前將電子檔案遷移至新系統(tǒng)，并在數(shù)據(jù)格式淘汰前進行格式轉(zhuǎn)換，7.6應(yīng)確定電子檔案備份周期，按期對電子檔案進行備份。8電子檔案的利用8.1電子檔案中的公開數(shù)據(jù)，可按照有關(guān)法律、法規(guī)及相關(guān)規(guī)8.2應(yīng)配備專門工作人員，配備專用設(shè)備，公開利用須知、使用權(quán)限及其相應(yīng)的審核流程，審核利用8.3提供電子檔案遠程利用服務(wù)時，應(yīng)遵守國家有關(guān)信息安全的相關(guān)規(guī)定，從技術(shù)與管理兩方面采取9.1開展電子檔案鑒定與處置工作前，應(yīng)建立電子檔案鑒定小組，鑒定人員應(yīng)為三人(含)以上的單9.2電子檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)法律、法規(guī)及相關(guān)規(guī)范性文件規(guī)定的保管期限要求，提出被鑒定電子檔9.3電子檔案的具體銷毀流程(含需進行銷毀的電子檔案存儲載體)按照GB/T18894—2016執(zhí)行。字化示例流程參見附錄B。10.2檔案數(shù)字化具體工作流程應(yīng)按照DA/T31—2017的要求進行。11.1.1應(yīng)具備開放性、可擴展性、靈活11.1.2應(yīng)具備電子檔案“接收、歸檔、利用、處置、統(tǒng)計、管理”的六項基本業(yè)務(wù)，滿足電子檔案11.1.3應(yīng)支持管理符合規(guī)定的各種門類、多種格式411.1.4應(yīng)具備對紙質(zhì)檔案進行輔助管理的功能。11.2主要功能要求a)支持在線和離線的批量接收，并保存過程信息；b)支持對擬接收電子檔案的數(shù)量、可用性和規(guī)范性等進行檢查；c)支持對檢查合格的電子檔案進行登記，登記內(nèi)容包括電子檔案的數(shù)量、內(nèi)容及元數(shù)據(jù)，并賦予電子檔案唯一標識。11.2.2歸檔功能包括：a)支持依據(jù)類別與排序自動完成電子檔案入庫，并能根據(jù)業(yè)務(wù)需要調(diào)整類別與排序；b)支持電子檔案目錄權(quán)限管理和目錄清單功能，形成的目錄清單能與電子檔案相關(guān)聯(lián)；c)支持對電子檔案及其目錄數(shù)據(jù)進行備份與恢復；d)支持對電子檔案的保護，保障其不被非授權(quán)訪問、修改或刪除；e)完整記錄長期保存過程中的相關(guān)處理、變動信息。11.2.3利用功能包括：a)支持電子檔案結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)與非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)分類檢索功能，提供多種檢索方式，包括但不限于模糊檢索、精確檢索、全文檢索、跨門類檢索；b)支持依據(jù)檢索結(jié)果輸出電子檔案，包括有選擇性地輸出、批量輸出；c)支持電子檔案利用借閱，包括在線申請、在線審核、在線預(yù)覽、授權(quán)下載與打印、借閱申請內(nèi)容拓展等；d)支持對電子檔案利用信息與利用過程進行登記。11.2.4處置功能包括：a)支持電子檔案的鑒定與處置，支持按照保管期限等要求，建立和配置鑒定與處置條件、流程；b)完整記錄鑒定與處置的過程信息。11.2.5統(tǒng)計功能包括：a)支持對電子檔案數(shù)量、容量、基本業(yè)務(wù)過程的統(tǒng)計，可按照交易類別、交易時間等進行統(tǒng)計，支持對具體業(yè)務(wù)統(tǒng)計細項的配置；b)內(nèi)置常用電子檔案統(tǒng)計報表，可自定義配置統(tǒng)計報表。支持多種圖表類型展示與輸出統(tǒng)計結(jié)果。11.2.6系統(tǒng)管理功能包括：a)支持對電子檔案數(shù)據(jù)庫及其存儲結(jié)構(gòu)、功能模塊、業(yè)務(wù)操作流程等的定義與配置；b)支持電子檔案門類方案的定義與配置功能，維護門類結(jié)構(gòu)、電子檔案組成部分之間、電子檔案與電子檔案之間的關(guān)聯(lián)建立與修改；c)支持對電子檔案元數(shù)據(jù)和目錄數(shù)據(jù)的定義與維護；d)支持對用戶信息進行管理，設(shè)置用戶管理功能用于當前系統(tǒng)登錄用戶的相關(guān)業(yè)務(wù)管理；e)支持日志管理，記錄用戶系統(tǒng)使用行為。支持對所有日志進行跟蹤審計。12電子檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)要求12.1電子檔案結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)應(yīng)符合國家、省、市相關(guān)公共資源交易平臺系統(tǒng)數(shù)據(jù)規(guī)范的要求。12.2電子檔案非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)應(yīng)符合《福建省公共資源交易平臺服務(wù)標準》要求。12.3應(yīng)按規(guī)定與相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)交換信息，使數(shù)據(jù)接口符合數(shù)據(jù)規(guī)范和電子檔案管理系統(tǒng)的相關(guān)要求。13電子檔案管理系統(tǒng)安全要求5），電子檔案管理系統(tǒng)運行的網(wǎng)絡(luò)與外部網(wǎng)絡(luò)進行信息交換時，應(yīng)規(guī)范使用密碼技術(shù)等安全訪問控應(yīng)采取技術(shù)措施確保系統(tǒng)完整、準確記錄業(yè)務(wù)的關(guān)鍵過程，防止非授權(quán)6A1工程建設(shè)招標投標電子檔案歸檔范圍見表A.12374567898A2政府采購電子檔案歸檔范圍見表A.12345678A3土地使用權(quán)和礦業(yè)權(quán)電子檔案歸檔范圍出讓見表1239A4