公司的電子文件管理制度公司的電子文件管理制度「篇一」一、電子文檔是具有重要憑證性、依據(jù)性和參考利用價值的磁帶、磁盤、光盤等載體，并作為檔案向檔案部門移交保存的電子文件檔案。二、本單位應(yīng)明確電子的文檔管理的分管領(lǐng)導(dǎo)和部門職責(zé)，責(zé)任到人；加強(qiáng)對電子文檔的承辦、運(yùn)轉(zhuǎn)、移交、整理、監(jiān)督、指導(dǎo)、保管、開發(fā)、利用工作，更好為部門各項(xiàng)工作服務(wù)。三、本單位在對電子文件計(jì)算機(jī)邏輯歸檔的同時，應(yīng)搞好相應(yīng)的紙質(zhì)檔案的物理歸檔。四、本單位向檔案館移交的電子文件一式三套，一套封存保管，一套查閱利用，一套異地保存；接收入庫的電子文件，每兩年抽檢一次，抽檢率不低于40%，發(fā)現(xiàn)問題及時補(bǔ)救，確保電子文檔的絕對安全。五、加強(qiáng)電子文檔的保管、保密防范措施，銷毀歸檔的電子文檔，需經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，有關(guān)業(yè)務(wù)部門和檔案部門審核，編制銷毀清冊，確保載體與信息徹底銷毀。公司的電子文件管理制度「篇二」電子文件的歸檔是將應(yīng)歸檔的經(jīng)過整理的電子文件，確定檔案屬性后，從計(jì)算機(jī)或網(wǎng)絡(luò)的存貯器上拷貝或刻錄到可移動的磁、光介質(zhì)上以便長期保存的工作過程。不同環(huán)境條件產(chǎn)生的電子文件其歸檔的方法是不同的，如果是網(wǎng)絡(luò)，可按要求轉(zhuǎn)到檔案數(shù)據(jù)庫或記有歸檔的標(biāo)識。如果是載體傳遞歸檔就要做一些輔助和認(rèn)證工作，要與紙標(biāo)識件結(jié)合歸檔。歸檔工作的主要內(nèi)容有：1、確定電子文件的歸檔范圍。這是歸檔的首要任務(wù)，也是保證電子檔案質(zhì)量的關(guān)鍵。按國家檔案局的規(guī)定，電子文件歸檔范圍與紙質(zhì)文件歸檔范圍相同。目前，鶴山市檔案局制訂的《電子文件管理辦法》規(guī)定：機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、團(tuán)體在工作制訂成的，有保存價值的電子文件都要整理歸檔，列出了文字類、圖表類、聲像類等電子文件的收集內(nèi)容和質(zhì)量要求，確保電子檔案的齊全與完整，為電子檔案管理提供了最可靠的基礎(chǔ)保證。2、規(guī)定歸檔時間。電子文件的歸檔一般在年度或任務(wù)完成后，或一個階段之后的一段時間內(nèi)進(jìn)行歸檔(稱階段歸檔)，可視其具體情況而定。目前，鶴山市規(guī)定科技檔案要在工程竣工驗(yàn)收后一個月內(nèi)歸檔，其它門類檔案一年歸檔一次，電子文件的歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔同期進(jìn)行。公司的電子文件管理制度「篇三」為了更好地規(guī)范各類文件的起草、收發(fā)、報(bào)送、保管等環(huán)節(jié)，特制定本制度。一、上級來文和外單位來文。辦公室人員對上級來文和外單位來文首先要在收文登記簿上詳細(xì)登記，來文單位、日期、份數(shù)、密級、字號等要登錄清楚，其次填寫好文件閱辦卡并粘貼于原文上面，并送總經(jīng)理批示，總經(jīng)理批示后送有關(guān)人員傳閱，總經(jīng)理有批辦意見的，辦公室應(yīng)提醒有關(guān)人員批示閱辦結(jié)果，并將閱辦結(jié)果送總經(jīng)理閱。所有傳閱人閱畢交辦公室應(yīng)及時將文件收回，分類別分單位存入檔案袋。二、本單位各類文件包括簡報(bào)的起草均有辦公室人員負(fù)責(zé)起草，部門專業(yè)文件由各部門專業(yè)人員保起草，凡以文件或紀(jì)要簡報(bào)名義上報(bào)或下發(fā)的文件均由辦公室填寫發(fā)文卡，由簽發(fā)人即總經(jīng)理簽發(fā)后，并詳細(xì)填寫發(fā)文登記簿方可復(fù)印并存檔，沒有總經(jīng)理簽發(fā)的文件不能發(fā)出和存檔。三、上報(bào)和發(fā)往其他單位的文件應(yīng)填寫文件送達(dá)登記簿，由接收文件人簽字后方可，否則，不能擅自將文件交予他人，而不辦理簽收手續(xù)。四、報(bào)告、請示、匯報(bào)、制度、規(guī)定等均應(yīng)以文件形式印發(fā)，宣傳活動類一般應(yīng)以簡報(bào)形式印發(fā)，每周例會的紀(jì)要內(nèi)容均以紀(jì)要形式印發(fā)。落實(shí)公司會議精神的情況匯報(bào)應(yīng)以文件形式上報(bào)。五、凡打印的錯文件應(yīng)及時銷毀，以免機(jī)密外泄。六、借閱文件超過八小時的應(yīng)辦理借閱手續(xù)，否則不以外借。借閱文件者只限本單位人員，重要文件的借閱均由總經(jīng)理批準(zhǔn)。公司的電子文件管理制度「篇四」1、目的1.1本程序規(guī)定了公司電子文件管理辦法，1.2確保有關(guān)場所使用電子文件的版本是有效的。2、適用范圍2.1適用于質(zhì)量管理體系運(yùn)行有關(guān)的電子文件和記錄管理工作。3、職責(zé)3.1質(zhì)量管理部是電子文件控制的歸口管理部門，負(fù)責(zé)體系有關(guān)的電子文件的分類、管理和備份。3.2項(xiàng)目工程師負(fù)責(zé)相關(guān)電子文件的分類、管理和備份。4、作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)4.1電子文件分類4.1.1質(zhì)量管理體系文件。4.1.2與客戶有關(guān)的電子文件，包括客戶提供的圖紙和文件、過程記錄、有關(guān)合同的溝通記錄（會議紀(jì)要，E－Mail等）和報(bào)告等。4.2質(zhì)量管理體系文件管理4.2.1質(zhì)量管理部在本機(jī)F盤下建立“質(zhì)量管理體系文件”文件夾和子文件夾。文件夾及文件命名應(yīng)簡明扼要、并不致引起混淆4.2.2上述文件采用移動硬盤進(jìn)行備份。4.2.3當(dāng)上述文件內(nèi)容發(fā)生變更，及評審?fù)瓿珊髴?yīng)及時變更“質(zhì)量管理體系文件”,并拷貝到移動硬盤。4.3與客戶有關(guān)的文件4.3.1銷售工程師應(yīng)在本機(jī)除驅(qū)動盤以外的盤符下建立項(xiàng)目文件夾，禁止在驅(qū)動盤下建立客戶文件夾。文件夾可以用客戶名稱命名?？梢愿鶕?jù)需要建立子文件夾。文件夾及文件命名應(yīng)簡明扼要、并不致引起混淆。4.3.2銷售工程師應(yīng)對電子文檔進(jìn)行歸類、整理和存檔。對重要的項(xiàng)目文件應(yīng)備份到移動硬盤。4.3.3在合同結(jié)束后應(yīng)整理項(xiàng)目文件夾。并將項(xiàng)目有關(guān)的文件全部備份到移動硬盤。4.3.4臨時性文件在使用期過后可以刪除。4.4時間上已過期的、工作中已失效的文件可以從本機(jī)和移動硬盤永久刪除。公司的電子文件管理制度「篇五」電子文件的整理是指按照一定的原則和方法，將收集積累的電子文件分門別類進(jìn)行清理，為歸檔做好準(zhǔn)備的工作。電子文件整理包括兩個層次：1、對分類、排序的組織。就是按照電子文件的管理標(biāo)準(zhǔn)將磁性載體傳遞的零散的、雜亂的電子文件通過分類、標(biāo)引、的合，使電子文件存儲格式處于一種有序狀態(tài)。文件名稱、文件號、分類和隸屬編號等電子文件的著錄標(biāo)引應(yīng)由歸檔人員來完成。著錄標(biāo)引在整理工作中占有重要地位，其質(zhì)量好壞，將直接影響未來的電子檔案管理和利用。在整理過程中，可能會遇到文件格式重新編排和重新組合。這種格式轉(zhuǎn)換有可能損傷數(shù)據(jù)，損害作為證據(jù)的電子文件的真實(shí)性。因此保證電子文件的真實(shí)性、完整性，是歸檔人員和檔案管理部門整理電子檔案的一項(xiàng)重要內(nèi)容。2、組織建立數(shù)據(jù)庫。首先是對電子文件進(jìn)行分類和編號。一個單位的電子文件類別是多種多樣的，對這些電子文件要進(jìn)行分門別類地管理，就要進(jìn)行科學(xué)的分類。要按門類劃分要求，結(jié)合本單位的專業(yè)和電子文件內(nèi)容制定分類編號方案。分類編號就是按照分類編號方案的規(guī)定對電子文件進(jìn)行劃分，并給每份電子文件一個固定的唯一的號碼，從而使全部電子文件成為一個有機(jī)的整體。其次對電子文件的登記。電