EXCEL常用操作培訓(xùn)演講人:目錄CONTENTS零一、

課程目de零二、

常用命令及使用方法零三、

常用函數(shù)及使用方法零四、Excel常用技巧零五、

圖表de應(yīng)用零六、數(shù)據(jù)透視表de應(yīng)用課程目de讓同事們掌握EXCEL在日常工作中de經(jīng)常用到de一些功能及技巧,提高Excel實(shí)際操作能力de同時(shí)提高工作效率.課程目deExcel是MicrosoftOffice中de電子表格程序.功能:分析數(shù)據(jù)、透視數(shù)據(jù)、跟蹤數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)計(jì)算,以此作出明智de業(yè)務(wù)決策.簡(jiǎn)而言之:Excel是用來(lái)更方便處理數(shù)據(jù)de辦公軟件.什么是EXCEL?Excel函數(shù)即是預(yù)先定義,執(zhí)行計(jì)算、分析等處理數(shù)據(jù)任務(wù)de特殊公式.公式是以“=”號(hào)為引導(dǎo),通過(guò)運(yùn)算符按照一定de順序組合進(jìn)行數(shù)據(jù)運(yùn)算處理de等式.什么是函數(shù)?什么是公式?請(qǐng)輸入相關(guān)聯(lián)de因素與內(nèi)容,分析并闡述標(biāo)題內(nèi)容.請(qǐng)輸入相關(guān)聯(lián)de因素與內(nèi)容,分析并闡述標(biāo)題內(nèi)容.請(qǐng)輸入相關(guān)聯(lián)de因素與內(nèi)容,分析并闡述標(biāo)題內(nèi)容.標(biāo)題四常用命令及使用方法菜單欄中常用命令五六七八五.一、函數(shù)庫(kù)

公式六.一、排序和篩選

六.二、數(shù)據(jù)工具六.三、分級(jí)顯示數(shù)據(jù)七.一、批注審閱八.一、顯示

八.二、窗口

八.三、宏視圖一.一、菜單設(shè)置文件二.一、粘貼二.二、字體二.三、對(duì)齊方式

二.四、單元格開(kāi)始三.一、表格三.四、文本

三.二、插圖三.五、符號(hào)

三.三、圖表插入四.一、頁(yè)面設(shè)置

頁(yè)面布局一二三四常用函數(shù)及使用方法零一常用函數(shù)零二使用方法常用函數(shù)-一返回?cái)?shù)據(jù)集中de最大數(shù)值.MAXLEN或LENBMINMID或MIDBLEFT或LEFTBRIGHT或RIGHTB常用函數(shù)返回給定參數(shù)表中de最小值.根據(jù)指定de字符數(shù)返回文本串中de第一個(gè)或前幾個(gè)字符.LEN返回文本串de字符數(shù).LENB返回文本串中所有字符de字節(jié)數(shù).根據(jù)指定de字符數(shù)返回文本串中de第一個(gè)或前幾個(gè)字符.MID返回文本串中從指定位置開(kāi)始de特定數(shù)目de字符,該數(shù)目由用戶(hù)指定.常用函數(shù)-二將數(shù)值轉(zhuǎn)換為按指定數(shù)字格式表示de文本.TEXTSUMIFIFLOOKUPCOUNTIFVLOOKUP常用函數(shù)是條件函數(shù),最多可套嵌七層.統(tǒng)計(jì)某一區(qū)域中符合條件de單元格數(shù)目.對(duì)某一區(qū)域中符合條件de單元格數(shù)量求和.匹配VLOOKUP（查找值,區(qū)域,列序號(hào),邏輯值）返回向量(單行區(qū)域或單列區(qū)域)或數(shù)組中de數(shù)值.使用方法-一Lookup查找de數(shù)值必須按升序排列,否則不能返回正確de結(jié)果,參數(shù)中de文本不區(qū)分大小寫(xiě).Lookup查找使用方法-二使用方法-三高級(jí)查找引用:Index&Match&OffsetExcel常用技巧ANJI單元格內(nèi)容de分列一、工具菜單（數(shù)據(jù)-分列…）；

二、LEFT、RIGHT函數(shù),例如aaa-一一一B一=left（A一,三）C一=RIGHT(A一,三).常用單位快捷鍵及鎖定符一、“m二”、“m三”、“°C”快速輸入:ALT+一七八、一七九、一八六

二、“$”

鎖定符小數(shù)點(diǎn)后取舍一、四舍五入:ROUND(目標(biāo)單元格,零)二、入:ROUNDUP向上de整數(shù),例:三.三五=四三、舍:ROUNDDOWN向下de整數(shù),

例:三.六五=三四、TRUNC:數(shù)字截尾取整函數(shù),

例:三.六=三三.一=三五、INT:取整函數(shù)多個(gè)單元格de選擇一、連續(xù):選中一個(gè)單元格,按住Shift鍵,用鼠標(biāo)單擊

其他單元格（或按住Shift+Ctrl+上下左右鍵）.

二、不連續(xù):選中一個(gè)單元格,按住Ctrl鍵,用鼠標(biāo)單

擊其他單元格.單元格內(nèi)容de合并一、連字符“&”合并；二、利用CONCATENATE函數(shù),

=CONCATENATE(B二,C二)）.快速輸入de技巧Ctrl+A；Ctrl+B；Ctrl+F；Ctrl+X；Ctrl+C；Ctrl+V；Ctrl+Z；Ctrl+D；Ctrl+S；Ctrl+R；Ctrl+單元格；shift；大量de數(shù)據(jù)輸入是一件比較繁瑣de工作,除了提高輸入de速度外,還可以使用Excel提供de幾種用于輔助輸入de方法:Excel常用技巧單元格錯(cuò)誤信息函數(shù)處理:錯(cuò)誤信息注釋#DIV/零在公式中出現(xiàn)了除以零de錯(cuò)誤.#N/A在公式中引用de一些數(shù)據(jù)不可用.#NAME?公式中de文字,系統(tǒng)不能識(shí)別.#NULL!指定de相交并沒(méi)有發(fā)生.#NUM!參數(shù)輸入值不正確.#REF!單元格引用無(wú)效.#VALUE!提供de參數(shù)沒(méi)有使用系統(tǒng)期望de數(shù)值類(lèi)型.圖表de應(yīng)用目標(biāo)正確選用相應(yīng)圖表數(shù)據(jù)透視表de應(yīng)用何時(shí)應(yīng)該使用數(shù)據(jù)透視表:

有大量交易數(shù)據(jù),已很難通過(guò)有意義de方式分析和匯總需要找出數(shù)據(jù)內(nèi)部de關(guān)系并分組需要找出數(shù)據(jù)中某一字段de一系列特定值需要利用各種時(shí)間周期找出數(shù)據(jù)趨勢(shì)預(yù)期要頻繁地查詢(xún)數(shù)據(jù)分析de變化需要?jiǎng)?chuàng)建常常包含新增加部分?jǐn)?shù)據(jù)de分類(lèi)匯總需要將數(shù)據(jù)組織成易于制成圖表de格式數(shù)據(jù)透視表de應(yīng)用為數(shù)據(jù)透視表準(zhǔn)備數(shù)據(jù):消除數(shù)據(jù)源中de空白和空單元格避免在分節(jié)標(biāo)題中存儲(chǔ)數(shù)據(jù)確保數(shù)據(jù)以表格形式布局排版與配色示例有效de數(shù)據(jù)源設(shè)計(jì)要點(diǎn):數(shù)據(jù)源de第一行由字段標(biāo)簽或

者各列信息de標(biāo)題組成數(shù)據(jù)源中de每一列表示

惟一一類(lèi)數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)源中de每一行表示各

列中de單獨(dú)一項(xiàng)EXCEL常用操作培訓(xùn)EXCEL常用函數(shù)培訓(xùn)學(xué)習(xí)內(nèi)容一EXCEL快捷鍵操作二數(shù)學(xué)與統(tǒng)計(jì)函數(shù)三邏輯函數(shù)四文本函數(shù)五查找與引用函數(shù)六數(shù)據(jù)分類(lèi)與匯總七數(shù)據(jù)透視表EXCEL

快捷鍵操作

一EXCEL快捷鍵操作

打開(kāi)工作簿Ctrl+O保存工作簿Ctrl+S增加一個(gè)新de工作薄Ctrl+N關(guān)閉當(dāng)前工作薄Ctrl+W恢復(fù)選定工作簿窗口de大小Ctrl+F五最大化選定工作簿窗口Ctrl+F一零最小化選定工作簿窗口Ctrl+F九切換到上一個(gè)工作簿窗口Ctrl+F六切換到下一個(gè)工作簿窗口Ctrl+Shift+F六一EXCEL快捷鍵操作

相對(duì)引用與絕對(duì)引用轉(zhuǎn)換F四重新計(jì)算工作簿de所有工作表F九輸入當(dāng)前日期Ctrl+；輸入當(dāng)前時(shí)間Ctrl+Shift+:向下填充輸入Ctrl+D向右填充輸入Ctrl+R打開(kāi)“單元格格式”對(duì)話(huà)框Ctrl+一

撤銷(xiāo)上步操作Ctrl+Z恢復(fù)上步操作Ctrl+Y重復(fù)上步操作F四剪切Ctrl+X復(fù)制Ctrl+C粘貼Ctrl+V查找Ctrl+F替換Ctrl+H定位Ctrl+G插入批注Shift+F二打開(kāi)“插入函數(shù)”對(duì)話(huà)框Shift+F三定義名稱(chēng)Ctrl+F三一EXCEL快捷鍵操作數(shù)學(xué)與統(tǒng)計(jì)函數(shù)二數(shù)學(xué)與統(tǒng)計(jì)函數(shù)二.一ROUND函數(shù)——將數(shù)字四舍五入用途:按指定位數(shù)四舍五入某個(gè)數(shù)字.語(yǔ)法:ROUND(number,num_digits)參數(shù)意義:Number是需要四舍五入de數(shù)字；Num_digits為指定de位數(shù),Number按此位數(shù)進(jìn)行處理.注意:（一）在單元格格式中可以設(shè)置小數(shù)位數(shù),但數(shù)字本身并沒(méi)有真正de四舍五入,只是以二位（如設(shè)置為二）de形式顯示數(shù)據(jù),如果財(cái)務(wù)中采用這種方式進(jìn)行計(jì)算,經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)幾分錢(qián)de誤差de.（二）如果num_digits大于零,則四舍五入到指定de小數(shù)位；實(shí)例:如果A一=六五.二五,則公式“=ROUND(A一,一)”返回六五.三如果num_digits等于零,則四舍五入到最接近de整數(shù)；實(shí)例:如果A一=六五.二五,則公式“=ROUND(A一,零)”返回六五如果num_digits小于零,則在小數(shù)點(diǎn)左側(cè)按指定位數(shù)四舍五入.實(shí)例:如果A一=六五.二五,則公式“=ROUND(A一,-一)”返回七零；二數(shù)學(xué)與統(tǒng)計(jì)函數(shù)二.二RANK函數(shù)——統(tǒng)計(jì)排名用途:返回一個(gè)數(shù)字在數(shù)字列表中de排位.數(shù)字de排位是其大小與列表中其他值de比值（如果列表已排過(guò)序,則數(shù)字de排位就是它當(dāng)前de位置）.語(yǔ)法:RANK(number,ref,order)參數(shù)意義:Number為需要找到排位de數(shù)字；Ref為數(shù)字列表數(shù)組或?qū)?shù)字列表de引用；Order為一數(shù)字,指明排位de方式.（如果order為零或省略,則按照降序排列.如果order不為零則按升序排列de列表.注意:相同數(shù)值用RANK函數(shù)計(jì)算得到de序數(shù)（名次）相同,但會(huì)導(dǎo)致后續(xù)數(shù)字de序數(shù)空缺.

二.三最大值函數(shù)MAX、最小值函數(shù)MIN

語(yǔ)法:MAX（number一,number二,．．．）MIN（number一,number二,．．．）參數(shù)意義:number一,number二．．．是需要找出最大值（最小值）de一至三零個(gè)數(shù)值、數(shù)組或引用.二.四AVERAGE——平均值函數(shù)語(yǔ)法:AVERAGE（number一,number二,．．．）參數(shù)意義:number一、number二．．是需要計(jì)算平均值de一～三零個(gè)參數(shù).注意:函數(shù)中de參數(shù)可以是數(shù)字、空白單元格、邏輯值或數(shù)字de文本形式,如果參數(shù)是不能轉(zhuǎn)換為數(shù)字de內(nèi)容將導(dǎo)致錯(cuò)誤.如果參數(shù)為數(shù)組或引用,則只有數(shù)組或引用中de數(shù)字參與計(jì)算,空白單元格、邏輯值或文本則被忽略.二數(shù)學(xué)與統(tǒng)計(jì)函數(shù)

二.五LARGE函數(shù)功能:返回?cái)?shù)據(jù)集中第K個(gè)最大值.語(yǔ)法:LARGE(array,k)參數(shù):array為需要找到第k個(gè)最大值de數(shù)組或數(shù)字型數(shù)據(jù)區(qū)域.k為返回de數(shù)據(jù)在數(shù)組或數(shù)據(jù)區(qū)域里de位置(從大到小).實(shí)例:如果A一=二四,A二=五,A三=七,A四=一五,A五=零,A六=三五,A七=二,A八=五,則公式"=LARGE(A一:A八,三)"返回一五,即數(shù)組中第三個(gè)小de數(shù)字是一五（A四）.

數(shù)學(xué)與統(tǒng)計(jì)函數(shù)二.六SMALL函數(shù)

用途:返回?cái)?shù)據(jù)集中de第K個(gè)最小值.語(yǔ)法:SMALL（array,k)參數(shù):array為需要找到第k個(gè)最小值de數(shù)組或數(shù)字型數(shù)據(jù)區(qū)域.k為返回de數(shù)據(jù)在數(shù)組或數(shù)據(jù)區(qū)域里de位置(從小到大).實(shí)例:

如果A一=二四,A二=五,A三=七,A四=一五,A五=零,A六=九,A七=二,A八=五,則公式“=SMALL(A一:A八,五)”返回七,即數(shù)組中第五個(gè)小de數(shù)字是七.數(shù)學(xué)與統(tǒng)計(jì)函數(shù)邏輯函數(shù)

三.一IF函數(shù)-進(jìn)行條件檢測(cè)功能:執(zhí)行真假值判斷,根據(jù)邏輯計(jì)算de真假值,返回不同結(jié)果.可以使用函數(shù)IF對(duì)數(shù)值和公式進(jìn)行條件檢測(cè).語(yǔ)法:IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)參數(shù):Logical_test表示計(jì)算結(jié)果為T(mén)RUE或FALSEde任意值或表達(dá)式.Value_if_truelogical_test為T(mén)RUE時(shí)返回de值.

Value_if_falselogical_test為FALSE時(shí)返回de值.

三邏輯函數(shù)三邏輯函數(shù)功能:所有參數(shù)de邏輯值為真時(shí),返回TRUE；只要一個(gè)參數(shù)de邏輯值為假,即返回FLASE.語(yǔ)法:AND(logical一,logical二,...)參數(shù):Logical一,logical二,...表示待檢測(cè)de一到三零個(gè)條件值,各條件值可為T(mén)RUE或FALSE.三.二AND函數(shù)—判斷多個(gè)條件同時(shí)為真三.三OR函數(shù)—判斷任一參數(shù)為真功能:在其參數(shù)組中,任何一個(gè)參數(shù)邏輯值為T(mén)RUE,即返回TRUE；所有參數(shù)de邏輯值為FALSE,才返回FALSE.語(yǔ)法:OR(logical一,logical二,...)參數(shù):Logical一,logical二..為需要進(jìn)行檢驗(yàn)de一到三零個(gè)條件表達(dá)式.條件求和函數(shù)SUMIF

語(yǔ)法:SUMIF（range,criteria,sum_range）.參數(shù):range是用于條件判斷de單元格區(qū)域,criteria是由數(shù)字、邏輯表達(dá)式等組成de判定條件,為確定哪些單元格將被相加求和de條件,其形式可以為數(shù)字、表達(dá)式或文本sum_range為需要求和de單元格、區(qū)域或引用.文本函數(shù)

四.一MID、LEFT、RIGHT函數(shù)---獲取字符四.一.一MID函數(shù)功能:從文本字符串中指定de起始位置起返回指定長(zhǎng)度de字符

語(yǔ)法:Mid(text,start_num,num_chars)參數(shù):text準(zhǔn)備從中提取字符串de文本字符串start_num準(zhǔn)備提取de第一個(gè)字符de位置

num_chars指定所要提取de字符串de長(zhǎng)度四.一.二RIGHT函數(shù)功能:從一個(gè)文本字符串de最后一個(gè)字符開(kāi)始返回指定個(gè)數(shù)字符語(yǔ)法:RIGHT(text,num_chars)參數(shù):text要提取字符de字符串num_chars要提取de字符數(shù),如果忽略,為一四.一.三LEFT函數(shù)功能:從一個(gè)文本字符串de第一個(gè)字符開(kāi)始返回指定個(gè)數(shù)字符語(yǔ)法:LEFT(text,num_chars)參數(shù):text要提取字符de字符串num_chars要提取de字符數(shù),如果忽略,為一四文本函數(shù)四.二CONCATENATE函數(shù)四文本函數(shù)功能:將幾個(gè)文本字符串合并為一個(gè)文本字符串.語(yǔ)法:CONCATENATE(text一,text二,...)參數(shù):Text一,text二,...為一到三零個(gè)將要合并成單個(gè)文本項(xiàng)de文本項(xiàng).這些文本項(xiàng)可以為文本字符串、數(shù)字或?qū)蝹€(gè)單元格de引用.補(bǔ)充說(shuō)明:也可以用&（和號(hào)）運(yùn)算符代替函數(shù)CONCATENATE實(shí)現(xiàn)文本項(xiàng)de合并.四文本函數(shù)四.三LOWER/UPPER/PROPER—大小寫(xiě)轉(zhuǎn)換

四.三.一LOWER功能:將一個(gè)文本字符串中de所有大寫(xiě)字母轉(zhuǎn)換為小寫(xiě)字母.

語(yǔ)法:LOWER(text)

參數(shù):Text是要轉(zhuǎn)換為小寫(xiě)字母de文本.

四.三.二UPPER功能:將文本轉(zhuǎn)換為大寫(xiě)形式

語(yǔ)法:UPPER(text)

參數(shù):Text是要轉(zhuǎn)換為大寫(xiě)形式de文本

四.三.三PROPER

功能:將文本字符串de首字母及任何非字母字符之后de首字母轉(zhuǎn)換成大寫(xiě),將其余de字母轉(zhuǎn)換成小寫(xiě).語(yǔ)法:PROPER(text)參數(shù):Text包括在一組雙引號(hào)中de文本字符串、返回文本值de公式或是對(duì)包含文本de單元格de引用.

查找與引用函數(shù)功能:在表格數(shù)組de首列查找指定de值,并由此返回表格數(shù)組當(dāng)前行中其他列de值.VLOOKUP中deV參數(shù)表示垂直方向.語(yǔ)法:VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)參數(shù):①Lookup_value為需要在數(shù)據(jù)表首列進(jìn)行搜索de值

②Table_array為兩列或多列數(shù)據(jù).使用對(duì)區(qū)域或區(qū)域名稱(chēng)de引用.

table_array第一列中de值是由lookup_value搜索de值.這些值可以是文本、數(shù)字或邏輯值.文本不區(qū)分大小寫(xiě).③Col_index_num為table_array中待返回de匹配值de列序號(hào).

Col_index_num為一時(shí),返回table_array第一列中de數(shù)值；為二,返回table_array第二列中de數(shù)值,以此類(lèi)推.

五查找與引用函數(shù)VLOOKUP

④Range_lookup為邏輯值,指定希望VLOOKUP查找精確de匹配值還是近似匹配值:

一）如果為FALSE,VLOOKUP將只尋找精確匹配值.在此情況下,table_array第一列de值不需要排序.如果table_array第一列中有兩個(gè)或多個(gè)值與lookup_value匹配,則使用第一個(gè)找到de值.如果找不到精確匹配值,則返回錯(cuò)誤值#N/A.

二）如果為T(mén)RUE或省略,則返回精確匹配值或近似匹配值.也就是說(shuō),如果找不到精確匹配值,則返回小于lookup_valuede最大數(shù)值.table_array第一列中de值必須以升序排序；否則VLOOKUP可能無(wú)法返回正確de值.

五查找與引用函數(shù)VLOOKUP數(shù)據(jù)分類(lèi)與匯總

六數(shù)據(jù)分類(lèi)與匯總六.一概述分類(lèi)匯總是對(duì)工作表中指定de行或列中de數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總統(tǒng)計(jì).通過(guò)折疊或展開(kāi)原工作表中de行、列數(shù)據(jù)及匯總結(jié)果,從匯總和明細(xì)兩種角度顯示數(shù)據(jù),可快捷地創(chuàng)建各種匯總報(bào)告.分類(lèi)匯總de數(shù)據(jù)折疊層次可達(dá)八層.六.二功能在數(shù)據(jù)表中顯示一組或多組數(shù)據(jù)de分類(lèi)匯總數(shù)據(jù),在分組數(shù)據(jù)上完成不同de計(jì)算,如求和、統(tǒng)計(jì)個(gè)數(shù)、求平均數(shù)、求最大（最小值）等.六數(shù)據(jù)de分類(lèi)與匯總

六.三建立分類(lèi)匯總

準(zhǔn)備工作:分類(lèi)匯總表de每個(gè)數(shù)據(jù)列都有列標(biāo)題；對(duì)要進(jìn)行分類(lèi)de列排序;說(shuō)明:排序de列標(biāo)題稱(chēng)為分類(lèi)匯總關(guān)鍵字,在進(jìn)行分類(lèi)總時(shí),只能指定排序后de列標(biāo)題為匯總關(guān)鍵字.操作方法:選擇“數(shù)據(jù)”—“分類(lèi)匯總”菜單,打開(kāi)分類(lèi)匯總對(duì)話(huà)框,在對(duì)話(huà)框中完成操作.六數(shù)據(jù)de分類(lèi)與匯總匯總結(jié)果保存替換當(dāng)前分類(lèi)匯總:最后一次de匯總會(huì)取代以前de分類(lèi)匯總.每組數(shù)據(jù)分頁(yè):各種不同de分類(lèi)數(shù)據(jù)將被分頁(yè)保存.匯總結(jié)果顯示在數(shù)據(jù)下方:原數(shù)據(jù)de下方會(huì)顯示匯總計(jì)算de結(jié)果.

說(shuō)明:以上三種方式可同時(shí)選中；Excelde默認(rèn)選擇是第一和第三項(xiàng).六數(shù)據(jù)de分類(lèi)