公司檔案公文管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案公文管理，確保檔案公文的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，提高檔案公文的利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案公文由綜合管理部門(mén)集中統(tǒng)一管理，確保檔案公文的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案公文應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)和工作情況，保證其真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案公文安全保密的規(guī)定，確保檔案公文的安全。4.便于利用原則：檔案公文管理應(yīng)便于查閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司章程、制度、會(huì)議紀(jì)要等。2.人事檔案：?jiǎn)T工個(gè)人基本信息、入職離職手續(xù)、培訓(xùn)記錄、考核評(píng)價(jià)等。3.財(cái)務(wù)檔案：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。4.業(yè)務(wù)檔案：與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的合同、協(xié)議、項(xiàng)目文檔、客戶資料等。5.其他檔案：除上述類別外的其他各類檔案。（二）檔案收集1.各部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集工作，確保檔案材料的及時(shí)、完整。2.員工在工作中形成的各類文件材料，應(yīng)及時(shí)交至本部門(mén)檔案管理人員。3.對(duì)于重要的外來(lái)文件，如政府部門(mén)文件、合作單位文件等，相關(guān)部門(mén)應(yīng)及時(shí)收集并移交綜合管理部門(mén)。（三）檔案整理1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行分類整理。2.對(duì)每份檔案材料進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫(xiě)檔案目錄清單，確保檔案材料的有序存放。3.對(duì)于破損、褪色的檔案材料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，以保證檔案的完整性。（四）檔案歸檔1.整理好的檔案應(yīng)及時(shí)歸檔，歸檔時(shí)間不得超過(guò)文件形成后的一個(gè)月。2.歸檔時(shí)，檔案管理人員應(yīng)填寫(xiě)檔案歸檔登記表，注明檔案名稱、編號(hào)、日期、來(lái)源等信息。3.檔案應(yīng)存放在專門(mén)的檔案庫(kù)房或檔案柜中，按照類別和時(shí)間順序排列，便于查找和管理。（五）檔案保管1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。2.配備必要的防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等設(shè)施，確保檔案的安全。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（六）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到綜合管理部門(mén)查閱。2.查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、銷毀檔案材料。3.查閱重要檔案或涉及機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。4.外單位人員查閱公司檔案，須持有單位介紹信，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可查閱。（七）檔案借閱1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱期限、用途等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。4.借閱期滿，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如有損壞或丟失，應(yīng)追究借閱人員的責(zé)任。（八）檔案銷毀1.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，由檔案管理人員提出銷毀意見(jiàn)，填寫(xiě)檔案銷毀申請(qǐng)表，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在監(jiān)銷人員的監(jiān)督下進(jìn)行，確保銷毀徹底。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)做好記錄，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、時(shí)間等信息。三、公文管理（一）公文種類1.公司公文主要包括：決定、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見(jiàn)、函、會(huì)議紀(jì)要等。（二）公文格式1.公文一般由發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號(hào)、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等部分組成。2.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志：由公司全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱。3.發(fā)文字號(hào)：由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號(hào)組成。聯(lián)合行文時(shí)，使用主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。4.標(biāo)題：一般由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種組成。5.主送機(jī)關(guān)：公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡(jiǎn)稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。6.正文：公文的主體，用來(lái)表述公文的內(nèi)容。7.附件說(shuō)明：公文附件的順序號(hào)和名稱。8.發(fā)文機(jī)關(guān)署名：署發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱。9.成文日期：署會(huì)議通過(guò)或者發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時(shí)，署最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。10.印章：公文中有發(fā)文機(jī)關(guān)署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章，并與署名機(jī)關(guān)相符。有特定發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志的普發(fā)性公文和電報(bào)可以不加蓋印章。11.附注：公文印發(fā)傳達(dá)范圍等需要說(shuō)明的事項(xiàng)。12.附件：公文正文的說(shuō)明、補(bǔ)充或者參考資料。13.抄送機(jī)關(guān)：除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡(jiǎn)稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。14.印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期：公文的送印機(jī)關(guān)和送印日期。（三）公文起草1.公文起草應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)和公司有關(guān)規(guī)定，內(nèi)容簡(jiǎn)潔，主題突出，觀點(diǎn)鮮明，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，表述準(zhǔn)確，文字精煉。2.起草公文前，應(yīng)深入調(diào)查研究，充分收集相關(guān)信息，進(jìn)行必要性和可行性分析。3.涉及多個(gè)部門(mén)的公文，主辦部門(mén)應(yīng)主動(dòng)與相關(guān)部門(mén)協(xié)商，取得一致意見(jiàn)后再行起草。4.公文內(nèi)容應(yīng)明確具體，數(shù)字、計(jì)量單位等應(yīng)準(zhǔn)確規(guī)范。（四）公文審核1.公文起草完成后，應(yīng)經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人審核。審核的重點(diǎn)包括：公文內(nèi)容是否符合法律法規(guī)和公司規(guī)定，是否與公司整體工作部署相銜接，格式是否規(guī)范，文字表述是否準(zhǔn)確等。2.重要公文或涉及多個(gè)部門(mén)的公文，應(yīng)經(jīng)綜合管理部門(mén)審核。綜合管理部門(mén)審核后，提出修改意見(jiàn)，退回起草部門(mén)修改完善。3.公文審核通過(guò)后，由起草部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（五）公文簽發(fā)1.公文須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公文內(nèi)容和職責(zé)分工，對(duì)公文進(jìn)行審批簽發(fā)。2.以公司名義發(fā)布的重要公文，須經(jīng)公司總經(jīng)理簽發(fā)；一般性公文，可由公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。3.聯(lián)合行文時(shí)，由各發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人共同簽發(fā)。（六）公文印發(fā)1.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后的公文，由綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)印發(fā)。2.綜合管理部門(mén)應(yīng)按照公文格式要求，對(duì)公文進(jìn)行排版、校對(duì)，確保公文質(zhì)量。3.公文印發(fā)份數(shù)應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要確定，不得隨意增加或減少。4.公文印發(fā)后，應(yīng)及時(shí)將公文分發(fā)給主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)，并做好登記。（七）公文辦理1.收文辦理簽收：對(duì)收到的公文應(yīng)當(dāng)逐件清點(diǎn)，核對(duì)無(wú)誤后簽字或者蓋章，并注明簽收時(shí)間。登記：對(duì)公文的主要信息和辦理情況應(yīng)當(dāng)詳細(xì)記載。初審：對(duì)收到的公文進(jìn)行初審，初審的重點(diǎn)是：是否應(yīng)當(dāng)由本機(jī)關(guān)辦理，是否符合行文規(guī)則，文種、格式是否符合要求，涉及其他地區(qū)或者部門(mén)職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)是否已經(jīng)協(xié)商、會(huì)簽，是否符合公文起草的其他要求。經(jīng)初審不符合規(guī)定的公文，應(yīng)當(dāng)及時(shí)退回來(lái)文單位并說(shuō)明理由。承辦：閱知性公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)公文內(nèi)容、要求和工作需要確定范圍后分送。批辦性公文應(yīng)當(dāng)提出擬辦意見(jiàn)報(bào)本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批示或者轉(zhuǎn)有關(guān)部門(mén)辦理；需要兩個(gè)以上部門(mén)辦理的，應(yīng)當(dāng)明確主辦部門(mén)。緊急公文應(yīng)當(dāng)明確辦理時(shí)限。承辦部門(mén)對(duì)交辦的公文應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理，有明確辦理時(shí)限要求的應(yīng)當(dāng)在規(guī)定時(shí)限內(nèi)辦理完畢。傳閱：根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示和工作需要將公文及時(shí)送傳閱對(duì)象閱知或者批示。辦理公文傳閱應(yīng)當(dāng)隨時(shí)掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤。催辦：及時(shí)了解掌握公文的辦理進(jìn)展情況，督促承辦部門(mén)按期辦結(jié)。緊急公文或者重要公文應(yīng)當(dāng)由專人負(fù)責(zé)催辦。答復(fù)：公文的辦理結(jié)果應(yīng)當(dāng)及時(shí)答復(fù)來(lái)文單位，并根據(jù)需要告知相關(guān)單位。2.發(fā)文辦理復(fù)核：已經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽批的公文，印發(fā)前應(yīng)當(dāng)對(duì)公文的審批手續(xù)、內(nèi)容、文種、格式等進(jìn)行復(fù)核；需作實(shí)質(zhì)性修改的，應(yīng)當(dāng)報(bào)原簽批人復(fù)審。登記：對(duì)復(fù)核后的公文，應(yīng)當(dāng)確定發(fā)文字號(hào)、分送范圍和印制份數(shù)并詳細(xì)記載。印制：公文印制必須確保質(zhì)量和時(shí)效。涉密公文應(yīng)當(dāng)在符合保密要求的場(chǎng)所印制。核發(fā)：公文印制完畢，應(yīng)當(dāng)對(duì)公文的文字、格式和印刷質(zhì)量進(jìn)行檢查后分發(fā)。（八）公文歸檔1.公文辦理完畢后，承辦部門(mén)應(yīng)及時(shí)將公文定稿、正本及相關(guān)材料整理歸檔。2.歸檔的公文應(yīng)齊全完整，符合檔案管理的要求。3.綜合管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)歸檔的公文進(jìn)行整理和保管，便于查閱和利用。（九）公文保密1.嚴(yán)格