雙人收發(fā)雙人管理制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司文件、資料、物品等的收發(fā)流程，確保收發(fā)工作的準(zhǔn)確性、及時(shí)性和安全性，明確雙人收發(fā)雙人管理的職責(zé)與操作規(guī)范，避免因單人操作可能引發(fā)的風(fēng)險(xiǎn)，保障公司運(yùn)營(yíng)的順暢進(jìn)行。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門之間以及公司與外部單位之間文件、資料、物品等的收發(fā)管理。3.基本原則準(zhǔn)確性原則：收發(fā)信息必須準(zhǔn)確無(wú)誤，確保文件、資料、物品的內(nèi)容、數(shù)量、交接時(shí)間等關(guān)鍵信息準(zhǔn)確記錄。及時(shí)性原則：收發(fā)工作應(yīng)及時(shí)高效，避免因延誤導(dǎo)致工作受阻或產(chǎn)生不良影響。安全性原則：在收發(fā)過(guò)程中，要確保文件、資料、物品的安全，防止丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。雙人負(fù)責(zé)原則：所有收發(fā)環(huán)節(jié)均由兩人共同參與，相互監(jiān)督、相互核對(duì)，確保操作的規(guī)范性和準(zhǔn)確性。二、收發(fā)流程1.收文流程外部來(lái)文郵件接收：公司指定的郵箱由專人負(fù)責(zé)定期查看，當(dāng)收到外部來(lái)文郵件時(shí)，收件人應(yīng)立即通知另一位收發(fā)人員共同處理。兩人首先核對(duì)郵件發(fā)件人、主題、附件等信息，確認(rèn)無(wú)誤后下載郵件附件?？爝f接收：公司前臺(tái)或指定的快遞接收點(diǎn)收到快遞后，收件人應(yīng)及時(shí)通知雙人收發(fā)小組。雙人共同核對(duì)快遞單號(hào)、寄件人信息、包裹外觀等，確認(rèn)無(wú)異常后簽收快遞，并在快遞簽收登記表上詳細(xì)記錄相關(guān)信息。文件登記：將收到的外部來(lái)文進(jìn)行詳細(xì)登記，包括文件名稱、文號(hào)、來(lái)文單位、日期、份數(shù)、密級(jí)等信息。登記完成后，兩人共同核對(duì)登記內(nèi)容，確保準(zhǔn)確無(wú)誤。文件分發(fā)：根據(jù)文件內(nèi)容和涉及部門，按照公司內(nèi)部文件流轉(zhuǎn)程序，由雙人共同將文件分發(fā)給相關(guān)部門或人員，并在文件分發(fā)登記表上記錄分發(fā)情況。內(nèi)部來(lái)文部門提交：各部門如需向其他部門發(fā)送文件，應(yīng)將文件整理好后提交給雙人收發(fā)小組。提交時(shí)，提交部門人員需與收發(fā)人員共同核對(duì)文件名稱、份數(shù)、接收部門等信息，并在內(nèi)部文件提交登記表上簽字確認(rèn)。登記與分發(fā)：收發(fā)人員按照外部來(lái)文的登記與分發(fā)流程，對(duì)內(nèi)部來(lái)文進(jìn)行登記和分發(fā)，并確保文件準(zhǔn)確送達(dá)接收部門。2.發(fā)文流程文件起草：文件起草部門完成文件初稿后，提交給部門負(fù)責(zé)人審核。審核通過(guò)后，將文件電子版發(fā)送給雙人收發(fā)小組。審核與校對(duì)：雙人收發(fā)人員收到文件電子版后，首先對(duì)文件格式、排版等進(jìn)行初步檢查，確保符合公司公文規(guī)范。然后，兩人分別對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行仔細(xì)校對(duì)，重點(diǎn)檢查文字表述、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、邏輯合理性等方面。校對(duì)過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)與起草部門溝通修改。編號(hào)與登記：校對(duì)無(wú)誤后，按照公司文件編號(hào)規(guī)則為文件進(jìn)行編號(hào)，并在發(fā)文登記表上詳細(xì)登記文件名稱、文號(hào)、起草部門、日期、份數(shù)、密級(jí)、主送部門、抄送部門等信息。用印與封裝：如需用印，文件起草部門憑發(fā)文登記表到公司印章管理部門辦理用印手續(xù)。用印完成后，雙人收發(fā)人員共同將文件打印、裝訂，并按照文件發(fā)送要求進(jìn)行封裝。對(duì)于重要文件或涉密文件，應(yīng)采取加密、密封等特殊措施。發(fā)送：根據(jù)文件的緊急程度和發(fā)送方式，雙人收發(fā)人員選擇合適的途徑將文件發(fā)送給主送部門和抄送部門。發(fā)送方式包括郵件、快遞、專人送達(dá)等。發(fā)送完成后，在發(fā)文登記表上記錄發(fā)送時(shí)間、送達(dá)情況等信息。三、人員職責(zé)1.收發(fā)人員A負(fù)責(zé)日常收文的郵件查看、快遞簽收、文件登記等工作，確保收文信息準(zhǔn)確記錄。參與發(fā)文流程中的文件校對(duì)、編號(hào)、登記等環(huán)節(jié)，對(duì)文件內(nèi)容和格式進(jìn)行初步審核。協(xié)助收發(fā)人員B完成文件分發(fā)、發(fā)送等工作，確保文件及時(shí)準(zhǔn)確送達(dá)相關(guān)部門或人員。定期對(duì)收發(fā)文記錄進(jìn)行整理和歸檔，保證文件資料的完整性和可追溯性。2.收發(fā)人員B與收發(fā)人員A共同完成收文工作，對(duì)收文信息進(jìn)行復(fù)核，確保收文環(huán)節(jié)的準(zhǔn)確性。在發(fā)文流程中，負(fù)責(zé)對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)校對(duì)，重點(diǎn)檢查數(shù)據(jù)、邏輯等方面的準(zhǔn)確性。參與文件用印、封裝等環(huán)節(jié)，確保文件處理過(guò)程的規(guī)范性和安全性。協(xié)助收發(fā)人員A進(jìn)行文件分發(fā)和發(fā)送工作，與接收部門或人員進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，確保文件順利交接。負(fù)責(zé)對(duì)收發(fā)工作中出現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)反饋給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，并提出改進(jìn)建議。3.部門負(fù)責(zé)人對(duì)本部門起草的文件內(nèi)容負(fù)責(zé)，確保文件符合公司政策和業(yè)務(wù)要求。在文件起草過(guò)程中，對(duì)文件的準(zhǔn)確性、完整性進(jìn)行審核，提出修改意見(jiàn)并督促起草人員及時(shí)修改。配合雙人收發(fā)小組完成文件的審核、校對(duì)等工作，確保文件質(zhì)量。負(fù)責(zé)本部門收文的及時(shí)處理和反饋，對(duì)涉及本部門的文件進(jìn)行跟蹤和落實(shí)。4.印章管理人員嚴(yán)格按照公司印章管理制度，對(duì)發(fā)文用印進(jìn)行審核和管理，確保用印文件符合規(guī)定。在辦理用印手續(xù)時(shí)，仔細(xì)核對(duì)文件內(nèi)容、用印范圍、審批流程等信息，確保用印準(zhǔn)確無(wú)誤。對(duì)用印情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，定期與雙人收發(fā)小組核對(duì)用印文件清單，保證印章使用的安全性和可追溯性。四、培訓(xùn)與考核1.培訓(xùn)新入職的收發(fā)人員應(yīng)接受公司組織的雙人收發(fā)雙人管理制度培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括收發(fā)流程、人員職責(zé)、操作規(guī)范、文件管理知識(shí)等。定期組織收發(fā)人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，培訓(xùn)形式可以包括內(nèi)部講座、案例分析、經(jīng)驗(yàn)交流等，不斷提升收發(fā)人員的業(yè)務(wù)水平和工作能力。根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和制度更新情況，及時(shí)對(duì)收發(fā)人員進(jìn)行針對(duì)性培訓(xùn)，確保其熟悉和掌握最新的收發(fā)要求和操作流程。2.考核建立收發(fā)人員考核機(jī)制，對(duì)收發(fā)人員的工作表現(xiàn)進(jìn)行定期考核?？己藘?nèi)容包括工作準(zhǔn)確性、及時(shí)性、服務(wù)態(tài)度、團(tuán)隊(duì)協(xié)作等方面?？己朔绞讲捎米栽u(píng)、互評(píng)和上級(jí)評(píng)價(jià)相結(jié)合的方式，確保考核結(jié)果客觀公正。根據(jù)考核結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的收發(fā)人員給予獎(jiǎng)勵(lì)，如績(jī)效加分、榮譽(yù)證書等；對(duì)考核不達(dá)標(biāo)或違反制度規(guī)定的收發(fā)人員進(jìn)行相應(yīng)的處罰，如績(jī)效扣分、警告、辭退等。五、文件管理1.文件存儲(chǔ)設(shè)立專門的文件存儲(chǔ)區(qū)域，對(duì)收發(fā)文文件進(jìn)行分類存放。文件應(yīng)按照年度、類別、文號(hào)等進(jìn)行有序排列，便于查找和管理。對(duì)于電子文件，應(yīng)建立規(guī)范的電子文件存儲(chǔ)系統(tǒng)，按照文件類別和時(shí)間進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。涉密文件應(yīng)按照公司保密制度進(jìn)行單獨(dú)存儲(chǔ)和管理，采取加密、訪問(wèn)控制等安全措施，確保文件安全。2.文件借閱公司內(nèi)部人員因工作需要借閱文件時(shí)，應(yīng)填寫文件借閱申請(qǐng)表，注明借閱文件名稱、文號(hào)、借閱原因、借閱時(shí)間等信息。申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，提交給雙人收發(fā)小組。雙人收發(fā)人員對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，確認(rèn)無(wú)誤后辦理文件借閱手續(xù)，并在文件借閱登記表上記錄相關(guān)信息。借閱人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還文件，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。雙人收發(fā)人員在文件歸還時(shí)，要對(duì)文件進(jìn)行仔細(xì)檢查，確保文件無(wú)損壞、丟失等情況。3.文件銷毀對(duì)于已過(guò)保存期限或無(wú)需繼續(xù)保存的文件，由雙人收發(fā)小組定期進(jìn)行清理和銷毀。文件銷毀前，應(yīng)填寫文件銷毀申請(qǐng)表，注明銷毀文件名稱、文號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息。申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀操作。文件銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，確保文件徹底銷毀。銷毀完成后，在文件銷毀登記表上記錄銷毀情況，并由監(jiān)督人員簽字確認(rèn)。六、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督雙人收發(fā)小組應(yīng)定期對(duì)自身工作進(jìn)行自查，檢查收發(fā)文流程的執(zhí)行情況、文件管理的規(guī)范性等方面，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并進(jìn)行整改。公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)雙人收發(fā)雙人管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)，檢查收發(fā)工作是否符合制度要求，文件管理是否規(guī)范，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)。2.外部監(jiān)督接受上級(jí)主管部門、監(jiān)管機(jī)構(gòu)等外部單位的監(jiān)督檢查，積極配合提供相關(guān)資料和信息，對(duì)提出的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行整改落實(shí)。收集外部單位對(duì)公司收發(fā)工作的意見(jiàn)和建議，不斷改進(jìn)工作流程和方法，提高服務(wù)質(zhì)量和管理水平。七、保密規(guī)定1.收發(fā)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，對(duì)在收發(fā)過(guò)程中接觸到的文件、資料、信息等予以保密，不得泄露給無(wú)關(guān)人員。2.對(duì)于涉密文件的收發(fā)，應(yīng)按照公司保密規(guī)定進(jìn)行操作，采取加密存儲(chǔ)、專人傳遞、嚴(yán)格審批等措施，確保涉密信息的安全。3.在文件存儲(chǔ)和管理過(guò)程中，要對(duì)涉密文件進(jìn)行標(biāo)識(shí)和隔離，防止與