公司緊急采購管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司緊急采購行為，確保緊急情況下物資和服務的及時供應，滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營的緊急需求，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在緊急情況下所需物資和服務的采購活動。（三）基本原則1.及時性原則：以最快的速度完成緊急采購，確保需求得到及時滿足。2.合理性原則：在保證質量和滿足需求的前提下，合理控制采購成本。3.合規(guī)性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及公司相關規(guī)定進行采購操作。二、緊急采購的定義與范圍（一）定義緊急采購是指因不可抗力、突發(fā)事件、生產(chǎn)急需等特殊原因，無法按照正常采購流程進行的采購活動。（二）范圍1.因自然災害、公共衛(wèi)生事件等不可抗力導致公司生產(chǎn)經(jīng)營所需物資短缺。2.因設備突發(fā)故障，急需采購維修零部件以恢復生產(chǎn)。3.因客戶緊急訂單需求，需立即采購原材料或零部件進行生產(chǎn)。4.其他經(jīng)公司管理層認定的緊急情況。三、緊急采購的流程（一）需求部門提出申請1.當出現(xiàn)緊急需求時，需求部門應立即填寫《緊急采購申請表》，詳細說明緊急采購的原因、所需物資或服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預計到貨時間等信息。2.申請表需由部門負責人簽字確認，并加蓋部門公章。（二）審批1.《緊急采購申請表》提交至采購部門后，采購部門負責人應在[X]小時內(nèi)進行初步審核，判斷需求的緊急程度和合理性。2.對于金額較?。ň唧w金額標準由公司根據(jù)實際情況確定，如[X]元以下）的緊急采購申請，采購部門負責人審核通過后可直接安排采購；對于金額較大的申請，需報公司分管領導審批，分管領導應在[X]小時內(nèi)完成審批。3.如遇特別重大的緊急采購事項，還需報公司總經(jīng)理批準。（三）采購實施1.經(jīng)審批通過的緊急采購申請，采購部門應立即采取行動進行采購。2.優(yōu)先從公司現(xiàn)有合格供應商中選擇能夠滿足緊急需求的供應商進行采購；若現(xiàn)有供應商無法滿足，可通過市場搜索等方式尋找新的供應商，但需對新供應商進行必要的資質審查和信用評估。3.采購人員應與供應商充分溝通，確保供應商能夠理解緊急采購的要求，并盡快安排生產(chǎn)和發(fā)貨。4.在采購過程中，采購人員應及時跟蹤采購進度，與供應商保持密切聯(lián)系，如有問題及時協(xié)調(diào)解決，確保物資或服務按時、按質、按量供應。（四）驗收1.物資或服務到貨前，需求部門應做好驗收準備工作，包括安排驗收人員、準備驗收工具和場地等。2.物資到貨后，需求部門應按照合同要求或相關標準及時組織驗收。驗收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、質量、性能等方面。3.驗收合格后，驗收人員應在《緊急采購驗收單》上簽字確認；如驗收不合格，應及時與供應商溝通協(xié)商解決，如要求供應商換貨、補貨或退貨等，并做好記錄。（五）付款1.采購部門應在收到供應商發(fā)票及相關驗收合格證明后，及時辦理付款手續(xù)。2.付款流程按照公司財務管理制度執(zhí)行，確保付款的準確性和及時性。四、緊急采購的預算管理（一）預算編制1.公司應在年度預算中預留一定比例的緊急采購專項預算，用于應對可能出現(xiàn)的緊急采購需求。2.緊急采購專項預算的編制應根據(jù)公司歷史緊急采購數(shù)據(jù)、行業(yè)特點、市場變化等因素進行合理估算。（二）預算執(zhí)行1.緊急采購發(fā)生后，采購部門應及時統(tǒng)計相關費用，并在月度財務報表中單獨列示緊急采購支出情況。2.財務部門應加強對緊急采購預算執(zhí)行情況的監(jiān)控，確保預算支出控制在合理范圍內(nèi)。如發(fā)現(xiàn)預算超支情況，應及時分析原因，并采取相應措施進行調(diào)整。（三）預算調(diào)整1.如因實際緊急采購需求超出預算范圍，采購部門應及時提出預算調(diào)整申請，說明調(diào)整的原因、金額及調(diào)整后的預算安排。2.預算調(diào)整申請經(jīng)采購部門負責人、財務部門負責人審核后，報公司分管領導審批；重大預算調(diào)整事項需報公司總經(jīng)理批準。五、緊急采購的供應商管理（一）供應商選擇1.對于緊急采購的供應商選擇，應優(yōu)先考慮公司現(xiàn)有合格供應商中具備快速響應能力、產(chǎn)品質量可靠、價格合理的供應商。2.在選擇新供應商時，采購部門應進行嚴格的資質審查，包括供應商的營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質量認證、信譽狀況等方面的調(diào)查。3.可通過查閱供應商過往業(yè)績、客戶評價、實地考察等方式，對新供應商進行全面評估，確保其能夠滿足公司緊急采購的要求。（二）供應商評估與考核1.采購部門應建立緊急采購供應商評估與考核機制，定期對供應商在緊急采購過程中的表現(xiàn)進行評估。2.評估指標包括交貨及時性、產(chǎn)品質量、售后服務等方面。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商，可給予適當?shù)莫剟睿缭黾佑唵畏蓊~、優(yōu)先合作等；對于表現(xiàn)不佳的供應商，應及時進行溝通整改，如仍無改善，可考慮淘汰。（三）供應商合作關系維護1.采購部門應與緊急采購供應商保持密切的溝通與合作，建立良好的合作關系。及時向供應商反饋公司的需求變化和采購政策調(diào)整，確保供應商能夠及時了解公司情況。2.對于長期合作的緊急采購供應商，可通過簽訂框架協(xié)議等方式，明確雙方的權利和義務，保障合作的穩(wěn)定性和可持續(xù)性。六、緊急采購的風險管理（一）風險識別1.采購部門應識別緊急采購過程中可能存在的風險，如供應商違約風險、質量風險、價格波動風險、法律合規(guī)風險等。2.針對不同的風險因素，應制定相應的風險應對措施。（二）風險應對1.供應商違約風險：在選擇供應商時，應要求供應商提供一定的履約保證金或簽訂詳細的違約責任條款；加強對供應商的跟蹤和監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)并解決潛在的違約問題。2.質量風險：嚴格按照驗收標準進行驗收，加強對物資質量的檢驗；要求供應商提供質量保證承諾，如出現(xiàn)質量問題，應及時要求供應商承擔相應責任。3.價格波動風險：對于價格波動較大的物資，可與供應商協(xié)商采用固定價格、套期保值等方式鎖定價格；關注市場價格動態(tài)，及時調(diào)整采購策略。4.法律合規(guī)風險：采購人員應熟悉國家法律法規(guī)及公司相關規(guī)定，確保采購活動合法合規(guī)；加強對采購合同的審核，避免出現(xiàn)法律糾紛。（三）風險監(jiān)控與預警1.建立緊急采購風險監(jiān)控機制，定期對采購過程中的風險進行評估和監(jiān)控。2.設定風險預警指標，如供應商交貨延遲天數(shù)、物資質量不合格率、采購成本超支比例等，當指標達到預警值時，及時發(fā)出預警信號，提醒相關部門采取措施進行應對。七、緊急采購的信息管理（一）信息收集1.采購部門應收集與緊急采購相關的各類信息，包括需求部門的申請信息、供應商信息、采購合同信息、驗收信息、付款信息等。2.信息收集應確保及時、準確、完整，為后續(xù)的分析和決策提供可靠依據(jù)。（二）信息整理與分析1.對收集到的緊急采購信息進行整理和分類，建立緊急采購信息檔案。2.定期對緊急采購信息進行分析，總結采購過程中的經(jīng)驗教訓，如采購效率、成本控制、供應商表現(xiàn)等方面的情況，為優(yōu)化緊急采購流程和管理提供參考。（三）信息共享1.建立緊急采購信息共享平臺，實現(xiàn)采購部門、需求部門、財務部門等相關部門之間的信息共享。2.各部門可通過信息共享平臺及時獲取緊急采購的相關信息，提高工作協(xié)同效率，確保緊急采購工作的順利進行。八、監(jiān)督與審計（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應定期對緊急采購活動進行監(jiān)督檢查，重點檢查采購流程的合規(guī)性、采購成本的合理性、采購質量的保障性等方面。2.對于發(fā)現(xiàn)的問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）外部審計1.必要時，公司可委托外部審計機構對緊急采購活動進行審計，以確保采購活動的合法性、公正性和透明度。2.外部審計報告應作為公司改進緊急采購管理的重要參考依據(jù)。九、附則（