公司固定資料管理制度一、總則（一）目的為加強公司固定資料的管理，確保公司固定資料的完整性、準確性和安全性，提高資料的使用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有固定資料的管理，包括但不限于文件、檔案、圖紙、證照、印章等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司固定資料實行集中統(tǒng)一管理，由專門的部門或人員負責。2.分類分級管理原則：根據(jù)固定資料的性質、用途等進行分類分級管理，便于查找和使用。3.安全保密原則：確保固定資料的安全，防止資料泄露、丟失或損壞。對涉及公司機密的資料，嚴格按照保密制度進行管理。4.高效利用原則：充分發(fā)揮固定資料的作用，提高資料的使用效率，為公司的生產(chǎn)經(jīng)營和管理決策提供支持。二、固定資料的分類與編號（一）分類1.行政文件類：包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、通知、報告、會議紀要等。2.人事檔案類：員工的個人簡歷、勞動合同、培訓記錄、考核評價等。3.財務資料類：財務報表、賬目、憑證、審計報告等。4.業(yè)務合同類：公司簽訂的各類業(yè)務合同、協(xié)議等。5.技術資料類：產(chǎn)品設計圖紙、工藝文件、技術標準、研發(fā)報告等。6.市場資料類：市場調研報告、營銷策劃方案、客戶資料等。7.證照印章類：營業(yè)執(zhí)照、資質證書、印章等。8.其他資料類：不屬于以上分類的其他固定資料。（二）編號1.各類固定資料應進行編號，以便于識別和管理。編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性的原則。2.編號方法：采用“分類代碼+順序號”的方式進行編號。分類代碼按照上述分類進行編制，順序號為每類資料的流水號。3.例如：行政文件類的編號為“XZ001”，其中“XZ”為行政文件類的分類代碼，“001”為該類文件的順序號。三、固定資料的收集與整理（一）收集1.各部門應指定專人負責本部門固定資料的收集工作，確保資料的及時、完整收集。2.對于外來文件、資料，如政府部門的文件、合作單位提供的資料等，由相關部門負責收集，并及時移交至固定資料管理部門。3.在業(yè)務活動中形成的各類資料，如會議記錄、合同文本、報告等，承辦部門應在活動結束后及時整理并移交至固定資料管理部門。（二）整理1.固定資料管理部門收到收集的資料后，應及時進行整理。整理工作包括資料的分類、編號、裝訂、編目等。2.對資料進行分類時，應按照本制度規(guī)定的分類標準進行，確保資料分類準確。3.編號應按照規(guī)定的編號方法進行，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性。4.裝訂資料時，應確保資料整齊、牢固，便于查閱和保存。5.編目工作應詳細記錄資料的名稱、編號、日期、來源、保管期限等信息，形成資料目錄。四、固定資料的歸檔與存儲（一）歸檔1.整理好的固定資料應及時歸檔，歸檔時應填寫歸檔清單，注明資料的名稱、編號、數(shù)量等信息。2.歸檔清單一式兩份，一份由固定資料管理部門留存，一份隨資料一同歸檔。3.對于重要的資料，應進行備份，備份資料應與原件分開存儲。（二）存儲1.公司應設立專門的固定資料存儲場所，確保存儲環(huán)境安全、干燥、通風。2.存儲場所應配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設施，以保護資料的安全。3.資料應按照分類、編號順序存放，便于查找和使用。對于電子資料，應進行分類存儲，并建立相應的索引目錄。4.定期對存儲的資料進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保資料的完整性和安全性。五、固定資料的借閱與使用（一）借閱1.因工作需要借閱固定資料的，應填寫借閱申請表，注明借閱資料的名稱、編號、借閱目的、借閱期限等信息。2.借閱申請表經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，交固定資料管理部門審批。3.固定資料管理部門根據(jù)審批情況，決定是否批準借閱。對于涉及公司機密的資料，應嚴格控制借閱范圍，并按照保密制度進行審批。4.借閱人應按照批準的借閱期限歸還資料，如需延期借閱，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人在借閱期間應妥善保管資料，不得轉借、涂改、損壞或丟失資料。如發(fā)現(xiàn)資料有損壞或丟失情況，應及時報告固定資料管理部門，并承擔相應的賠償責任。（二）使用1.使用固定資料時，應在固定資料管理部門指定的場所進行，不得擅自將資料帶出公司或轉借他人使用。2.使用過程中應注意保護資料，不得在資料上隨意涂改、標記或損壞資料。如需對資料進行復印、掃描等操作，應經(jīng)固定資料管理部門同意。3.使用完畢后，應及時將資料歸還固定資料管理部門，并辦理歸還手續(xù)。六、固定資料的保管期限與銷毀（一）保管期限1.公司應根據(jù)固定資料的性質、重要程度等因素，確定其保管期限。保管期限分為短期、中期和長期。2.短期保管期限一般為13年，中期保管期限一般為310年，長期保管期限一般為10年以上。3.具體保管期限參照國家有關法律法規(guī)和公司實際情況確定，在資料歸檔時應明確標注保管期限。（二）銷毀1.對于已到保管期限且無繼續(xù)保存價值的固定資料，由固定資料管理部門提出銷毀申請，填寫銷毀清單，注明資料的名稱、編號、數(shù)量、保管期限等信息。2.銷毀清單經(jīng)所在部門負責人、固定資料管理部門負責人和公司分管領導簽字同意后，方可進行銷毀。3.銷毀工作應指定專人負責，采用適當?shù)姆绞竭M行銷毀，確保資料無法恢復。銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等信息。4.對于涉及公司機密的資料，應按照保密制度進行銷毀，確保機密信息不泄露。七、固定資料的保密管理（一）保密范圍1.公司固定資料中涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密、財務秘密、客戶信息等屬于保密范圍。2.具體保密內(nèi)容包括但不限于公司的產(chǎn)品配方、工藝流程、市場策略、財務數(shù)據(jù)、客戶名單等。（二）保密措施1.對涉及保密的固定資料，應進行標識，注明“機密”、“秘密”等字樣，并采取相應的保密措施。2.嚴格控制保密資料的借閱范圍，借閱人應簽訂保密協(xié)議，承諾對所借閱的資料保密。3.在使用保密資料時，應在保密場所進行，不得在公共場所談論或泄露保密資料的內(nèi)容。4.對存儲保密資料的設備和場所，應采取加密、訪問控制等安全措施，防止資料泄露。5.定期對保密資料進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保保密資料的安全。八、固定資料的信息化管理（一）信息化建設1.公司應加強固定資料的信息化建設，建立固定資料管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)資料的電子化存儲、檢索、借閱等功能。2.信息化管理系統(tǒng)應具備完善的權限管理功能，根據(jù)不同人員的職責和權限，設置相應的訪問級別，確保資料的安全性和保密性。3.定期對信息化管理系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行和數(shù)據(jù)的準確性。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.固定資料管理部門應安排專人負責將紙質資料錄入信息化管理系統(tǒng)，確保錄入數(shù)據(jù)的準確性和完整性。2.在資料發(fā)生變更時，應及時更新信息化管理系統(tǒng)中的相關數(shù)據(jù)，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實際資料一致。3.定期對信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應存儲在安全的位置，并定期進行檢查和恢復測試。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司設立固定資料管理監(jiān)督小組，由公司分管領導擔任組長，固定資料管理部門、審計部門等相關人員為成員。監(jiān)督小組負責對公司固定資料管理工作進行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.固定資料的收集、整理、歸檔、存儲等工作是否符合本制度的規(guī)定。2.固定資料的借閱與使用是否規(guī)范，是否存在超期未還、轉借、損壞等情況。3.固定資料的保密管理措施是否落實到位，是否存在資料泄露的風險。4.固定資料的信息化管理工作是否正常開展，數(shù)據(jù)是否準確、完整。（三）檢查頻率監(jiān)督小組定期對公司固定資料管理工作進行檢查，每年至少進行一次全面檢查。對于重點部門或重要資料，可根據(jù)實際情況增加檢查頻率。（四）問題整改對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改。責任部門應認