公司行政內(nèi)控管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司行政內(nèi)部控制，規(guī)范行政工作流程，提高行政工作效率，防范行政風(fēng)險(xiǎn)，確保公司各項(xiàng)行政工作有序、高效運(yùn)行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)的行政部門，涵蓋行政事務(wù)管理、辦公用品管理、車輛管理、檔案管理、會(huì)議管理、印章管理等各項(xiàng)行政工作。（三）基本原則1.合法性原則：行政工作應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。2.全面性原則：涵蓋行政工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，確保無(wú)遺漏。3.制衡性原則：各項(xiàng)行政工作流程應(yīng)相互制約、相互監(jiān)督，避免權(quán)力過(guò)度集中。4.適應(yīng)性原則：根據(jù)公司發(fā)展戰(zhàn)略和實(shí)際情況，適時(shí)調(diào)整和完善制度。5.成本效益原則：在保證行政工作質(zhì)量的前提下，合理控制成本，提高效益。二、行政事務(wù)管理（一）辦公環(huán)境管理1.辦公區(qū)域應(yīng)保持整潔、衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒。2.員工應(yīng)愛護(hù)辦公設(shè)施和設(shè)備，如有損壞及時(shí)報(bào)修。3.嚴(yán)禁在辦公區(qū)域內(nèi)吸煙、大聲喧嘩、亂扔垃圾等行為。（二）辦公用品管理1.采購(gòu)根據(jù)各部門需求，制定辦公用品采購(gòu)計(jì)劃。選擇合格的供應(yīng)商，進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)，確保采購(gòu)物品的質(zhì)量和價(jià)格合理。采購(gòu)訂單需經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。2.入庫(kù)辦公用品到貨后，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)通知倉(cāng)庫(kù)管理人員進(jìn)行驗(yàn)收。倉(cāng)庫(kù)管理人員按照采購(gòu)訂單核對(duì)物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等，無(wú)誤后辦理入庫(kù)手續(xù)，并填寫入庫(kù)單。3.發(fā)放各部門根據(jù)實(shí)際需求填寫辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后到倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)取。倉(cāng)庫(kù)管理人員按照審批后的申請(qǐng)表發(fā)放辦公用品，并在領(lǐng)用表上簽字確認(rèn)。對(duì)于限量發(fā)放的辦公用品，應(yīng)嚴(yán)格控制發(fā)放數(shù)量。4.盤點(diǎn)定期對(duì)辦公用品進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)結(jié)果如有差異，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。（三）通訊設(shè)備管理1.公司為員工配備必要的通訊設(shè)備，如手機(jī)、固定電話等。2.員工應(yīng)妥善保管通訊設(shè)備，如有丟失、損壞應(yīng)及時(shí)報(bào)告并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.通訊費(fèi)用按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行報(bào)銷，嚴(yán)禁利用通訊設(shè)備從事與工作無(wú)關(guān)的活動(dòng)。（四）郵件及快遞管理1.公司設(shè)立專門的郵件收發(fā)崗位，負(fù)責(zé)公司郵件、快遞的收發(fā)、登記和保管。2.收到郵件和快遞后，應(yīng)及時(shí)通知收件人領(lǐng)取，并做好登記工作。3.重要郵件和快遞應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)交給相關(guān)部門或人員，不得延誤。4.員工個(gè)人的郵件和快遞應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)自行領(lǐng)取，不得長(zhǎng)期占用公司資源。三、車輛管理（一）車輛配置根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，合理配置車輛，包括轎車、商務(wù)車、貨車等。（二）車輛調(diào)度1.建立車輛調(diào)度管理制度，明確車輛調(diào)度流程。2.各部門因工作需要使用車輛時(shí)，應(yīng)提前填寫用車申請(qǐng)表，注明用車時(shí)間、地點(diǎn)、事由等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交給車輛管理部門。3.車輛管理部門根據(jù)車輛使用情況和駕駛員工作安排，合理調(diào)度車輛，并及時(shí)通知駕駛員。4.駕駛員接到調(diào)度通知后，應(yīng)按時(shí)到達(dá)指定地點(diǎn)出車，確保行車安全。（三）車輛使用1.駕駛員應(yīng)嚴(yán)格遵守交通法規(guī)，確保行車安全。2.車輛使用過(guò)程中，應(yīng)保持車輛整潔，定期進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)。3.嚴(yán)禁駕駛員酒后駕車、疲勞駕車、超速行駛等違規(guī)行為。4.車輛使用完畢后，駕駛員應(yīng)及時(shí)將車輛返回公司，并做好車輛交接工作。（四）車輛維修與保養(yǎng)1.建立車輛維修與保養(yǎng)檔案，記錄車輛的維修和保養(yǎng)情況。2.車輛出現(xiàn)故障或需要保養(yǎng)時(shí)，駕駛員應(yīng)及時(shí)報(bào)告車輛管理部門。3.車輛管理部門根據(jù)車輛實(shí)際情況，安排車輛到指定的維修廠進(jìn)行維修和保養(yǎng)。4.維修費(fèi)用報(bào)銷需提供維修清單、發(fā)票等相關(guān)憑證，經(jīng)車輛管理部門審核、領(lǐng)導(dǎo)審批后辦理報(bào)銷手續(xù)。（五）車輛費(fèi)用管理1.車輛費(fèi)用包括燃油費(fèi)、過(guò)路費(fèi)、停車費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)、維修保養(yǎng)費(fèi)等。2.燃油費(fèi)實(shí)行定額管理，根據(jù)車輛型號(hào)和使用情況確定每月燃油定額，駕駛員憑加油發(fā)票報(bào)銷。3.過(guò)路費(fèi)、停車費(fèi)等實(shí)報(bào)實(shí)銷，報(bào)銷時(shí)需提供相應(yīng)的票據(jù)。4.保險(xiǎn)費(fèi)按照公司規(guī)定統(tǒng)一繳納，維修保養(yǎng)費(fèi)按照審批后的報(bào)銷憑證進(jìn)行報(bào)銷。四、檔案管理（一）檔案分類公司檔案分為行政檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等類別。（二）檔案收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案形成后，應(yīng)及時(shí)整理并移交檔案管理部門。3.檔案管理部門對(duì)接收的檔案進(jìn)行審核，不符合要求的檔案應(yīng)退回原部門補(bǔ)充完善。（三）檔案整理與歸檔1.檔案管理部門按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案進(jìn)行整理，編制檔案目錄。2.將整理好的檔案進(jìn)行裝訂、編號(hào)，存入檔案柜或檔案庫(kù)房。3.建立電子檔案庫(kù)，對(duì)重要檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，便于查詢和利用。（四）檔案借閱1.因工作需要借閱檔案時(shí)，借閱人應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱時(shí)間、用途等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交給檔案管理部門。2.檔案管理部門根據(jù)審批后的申請(qǐng)表辦理借閱手續(xù)，借閱人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還檔案。3.借閱檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案借閱制度，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印檔案。4.歸還檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行檢查，如有損壞或丟失，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（五）檔案保管與保密1.檔案管理部門應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)施，確保檔案的安全。2.對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，采取加密存儲(chǔ)、限制訪問(wèn)等措施。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清理，對(duì)過(guò)期或無(wú)用的檔案進(jìn)行銷毀處理，銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄。五、會(huì)議管理（一）會(huì)議分類公司會(huì)議分為股東大會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)、部門例會(huì)、專題會(huì)議等。（二）會(huì)議組織1.會(huì)議主辦部門負(fù)責(zé)會(huì)議的組織工作，包括會(huì)議通知、議程安排、資料準(zhǔn)備、場(chǎng)地布置等。2.會(huì)議通知應(yīng)提前發(fā)送給參會(huì)人員，明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、主題、議程等信息。3.準(zhǔn)備會(huì)議資料，如會(huì)議報(bào)告、文件、圖表等，確保資料準(zhǔn)確、完整。4.根據(jù)會(huì)議規(guī)模和需求，合理安排會(huì)議場(chǎng)地，確保會(huì)議環(huán)境舒適、安靜。（三）會(huì)議記錄1.設(shè)立專門的會(huì)議記錄人員，負(fù)責(zé)會(huì)議記錄工作。2.會(huì)議記錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整地記錄會(huì)議內(nèi)容，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議議程、討論內(nèi)容、決議事項(xiàng)等。3.會(huì)議記錄應(yīng)及時(shí)整理，形成會(huì)議紀(jì)要，經(jīng)會(huì)議主持人審核后發(fā)送給參會(huì)人員和相關(guān)部門。（四）會(huì)議決議執(zhí)行1.會(huì)議決議形成后，相關(guān)部門應(yīng)按照決議要求認(rèn)真組織實(shí)施。2.建立會(huì)議決議跟蹤機(jī)制，定期對(duì)決議執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和督促。3.對(duì)于執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)反饋給會(huì)議主辦部門，由會(huì)議主辦部門協(xié)調(diào)解決。六、印章管理（一）印章種類公司印章包括公章、法人章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、部門章等。（二）印章保管1.設(shè)立印章保管崗位，明確印章保管人員的職責(zé)。2.公章、法人章等重要印章應(yīng)由專人保管，不得隨意交他人代管。3.印章保管人員應(yīng)妥善保管印章，確保印章安全，防止印章被盜用、丟失或損壞。（三）印章使用1.印章使用應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，填寫印章使用申請(qǐng)表，注明使用印章的名稱、用途、使用時(shí)間、使用部門等信息，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可使用印章。2.印章使用時(shí)，應(yīng)在印章使用登記表上進(jìn)行登記，登記內(nèi)容包括印章名稱、使用日期、使用部門、使用人、批準(zhǔn)人等。3.嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋印章。（四）印章交接1.印章保管人員因工作變動(dòng)等原因需要交接印章時(shí)，應(yīng)辦理印章交接手續(xù)。2.交接雙方應(yīng)在印章交接清單上簽字確認(rèn)，注明交接印章的名稱、數(shù)量、交接時(shí)間等信息。3.交接手續(xù)完成后，原印章保管人員應(yīng)將印章及相