單位材料檔案管理制度一、總則（一）目的為加強單位材料檔案的科學管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于單位內(nèi)部各部門形成的各類材料檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：單位材料檔案由專門的檔案管理部門集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：歸檔的材料必須真實、準確地反映單位各項工作的實際情況。3.完整性原則：凡屬于歸檔范圍的材料，應齊全完整地歸檔，不得遺漏。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。二、檔案管理部門及職責（一）檔案管理部門設置單位設立專門的檔案管理科室，配備專職檔案管理人員。（二）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善單位材料檔案管理制度。2.負責接收、收集、整理、分類、編目、裝訂、保管單位各類材料檔案，確保檔案的安全和完整。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.按照規(guī)定向有關部門和單位提供檔案查閱、借閱服務，做好檔案利用登記工作。5.定期對檔案進行鑒定，對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定進行銷毀處理。6.負責檔案庫房的管理，做好防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案安全。7.組織開展檔案業(yè)務培訓和宣傳工作，提高單位全體人員的檔案意識。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.單位在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、記錄等材料。2.上級機關下發(fā)的與本單位有關的文件、指示、通知等。3.本單位對外簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。4.本單位的工作計劃、總結、報告、統(tǒng)計報表等。5.本單位召開的各類會議的文件、記錄、紀要等。6.本單位干部職工的人事檔案材料，包括履歷表、考核表、獎懲材料、工資變動材料等。7.本單位的財務檔案材料，包括會計憑證、賬簿、報表等。8.本單位的基建檔案材料，包括工程項目的可行性研究報告、設計圖紙、施工記錄、竣工驗收報告等。9.其他具有保存價值的材料。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案材料的收集工作，確保材料及時、完整地收集歸檔。2.收集的檔案材料應字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對于電子文件，應按照國家有關規(guī)定進行收集和整理，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領域、內(nèi)容性質(zhì)等進行分類，一般可分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務管理類、人事管理類、財務管理類、基建管理類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，目錄應打印或手寫清晰，一式多份。4.裝訂：對紙張規(guī)格不一致、破損的檔案材料進行修整、裱糊，然后按照一定的順序進行裝訂，確保整齊、牢固。四、檔案的保管（一）檔案庫房建設1.檔案庫房應選擇在干燥、通風、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等條件較好的地方。2.庫房應配備必要的設施設備，如檔案密集架、溫濕度計、空調(diào)、滅火器、防蟲藥、防鼠板等。3.庫房應設置不同的功能區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，確保檔案管理工作的有序進行。（二）檔案保管要求1.檔案應按照分類編號順序存放，排列整齊，便于查找。2.定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全和完整。3.對電子檔案應進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點。4.嚴格控制檔案庫房的溫濕度，溫度應保持在14℃24℃之間，相對濕度應保持在45%60%之間。5.做好檔案庫房的清潔衛(wèi)生工作，定期進行消毒，防止檔案受到污染和損壞。（三）檔案保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映單位主要職能活動和基本歷史面貌的，對本單位、國家建設和歷史研究有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映單位一般工作活動，在較長時間內(nèi)對本單位工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管。長期保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映單位一般工作活動，在較短時間內(nèi)對本單位工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管。短期保管期限為5年以下。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.單位內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.查閱檔案時，檔案管理人員應在場監(jiān)督，查閱人員只能查閱與本人工作相關的檔案，不得擅自摘抄、復制、涂改、銷毀檔案材料。3.查閱檔案后，查閱人員應在《檔案查閱登記表》上簽字確認，歸還檔案時，檔案管理人員應認真核對，確保檔案完好無損。（二）借閱規(guī)定1.外單位人員因特殊需要借閱單位檔案的，應持有單位介紹信，經(jīng)單位分管領導簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案時，借閱人員應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)檔案管理部門負責人簽字批準后，方可借閱。3.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人，不得擅自復制、摘錄、涂改、銷毀檔案材料。如因保管不善造成檔案丟失、損壞的，應承擔相應的賠償責任。5.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應認真核對檔案的數(shù)量、內(nèi)容等，確認無誤后，在《檔案借閱登記表》上簽字注銷。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門應定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，是否已失去保存價值。2.鑒定工作應由檔案管理部門牽頭，組織相關部門的人員組成鑒定小組，對檔案進行逐卷審查。3.鑒定小組應根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，綜合考慮檔案的保存價值，提出鑒定意見。（二）銷毀程序1.對已失去保存價值的檔案，經(jīng)鑒定小組鑒定后，編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)單位分管領導簽字批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應指定專人負責，在指定的地點進行銷毀，銷毀過程應進行記錄，確保檔案銷毀徹底、安全。4.檔案銷毀后，應在《檔案銷毀清冊》上注明銷毀日期，并由銷毀人員和監(jiān)銷人員簽字確認。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立單位檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化建設內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對單位現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息管理系統(tǒng)建設：開發(fā)或選用適合單位檔案管理需求的信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的錄入、存儲、檢索、借閱、統(tǒng)計等功能。3.安全保障體系建設：建立檔案信息安全保障體系，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應熟練掌握檔案信息管理系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運行。2.嚴格按照檔案信息管理系統(tǒng)的操