組織部合同管理制度一、總則（一）目的為加強組織部合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風險，維護組織部合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于組織部對外簽訂的各類合同，包括但不限于采購合同、服務合同、租賃合同、合作協(xié)議等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行等應符合國家法律法規(guī)及相關政策要求。2.平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎上簽訂合同，任何一方不得將自己的意志強加給對方。3.公平公正原則：合同條款應公平合理，不得損害國家利益、集體利益和第三方合法權益。4.誠實守信原則：合同雙方應誠實守信，全面履行合同約定的義務。二、合同管理職責分工（一）合同管理部門組織部設立專門的合同管理部門，負責合同的統(tǒng)一歸口管理。其主要職責包括：1.制定和完善合同管理制度，并組織實施。2.參與合同的起草、審核、簽訂、履行、變更、終止等全過程管理。3.建立合同臺賬，對合同進行分類、編號、登記、歸檔等管理。4.定期對合同履行情況進行檢查和分析，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中存在的問題。5.負責合同糾紛的處理和協(xié)調工作。（二）業(yè)務部門業(yè)務部門負責合同的具體承辦工作，包括：1.根據(jù)工作需要提出簽訂合同的申請，并提供相關資料。2.負責合同的起草工作，確保合同條款符合業(yè)務實際需求和法律法規(guī)要求。3.配合合同管理部門對合同進行審核，并根據(jù)審核意見對合同進行修改完善。4.負責合同的簽訂、履行、變更、終止等具體工作，并及時向合同管理部門反饋合同履行情況。5.參與合同糾紛的處理和協(xié)調工作。（三）法務部門法務部門負責對合同進行法律審核，其主要職責包括：1.對合同條款的合法性、合規(guī)性進行審查，提出法律意見和建議。2.協(xié)助合同管理部門處理合同糾紛，提供法律支持和服務。3.開展法律培訓和宣傳工作，提高合同管理人員和業(yè)務人員的法律意識和風險防范能力。（四）財務部門財務部門負責對合同涉及的資金往來進行審核和監(jiān)督，其主要職責包括：1.對合同中的付款方式、付款期限、付款金額等財務條款進行審核，確保財務安排合理、可行。2.負責合同款項的收付工作，嚴格按照合同約定進行操作。3.定期與業(yè)務部門核對合同款項的收付情況，及時發(fā)現(xiàn)和解決財務問題。4.參與合同糾紛的處理，提供財務方面的支持和建議。三、合同簽訂管理（一）合同簽訂流程1.業(yè)務部門根據(jù)工作需要提出簽訂合同的申請，填寫《合同簽訂申請表》，詳細說明合同的名稱、標的、數(shù)量、質量、價款、履行期限、履行地點、違約責任等主要條款，并附上相關資料。2.合同管理部門對業(yè)務部門提交的《合同簽訂申請表》及相關資料進行初審，審核通過后交法務部門進行法律審核。3.法務部門對合同條款的合法性、合規(guī)性進行審查，提出法律意見和建議。如合同條款存在法律風險或問題，應及時與業(yè)務部門溝通協(xié)商，提出修改意見。4.業(yè)務部門根據(jù)法務部門的法律意見對合同進行修改完善后，交合同管理部門進行審核。合同管理部門主要審核合同條款是否符合業(yè)務實際需求、是否與公司相關制度規(guī)定相符、是否存在重大風險等。5.合同管理部門審核通過后，報組織部領導審批。組織部領導根據(jù)合同的重要性、風險程度等因素進行審批，審批通過后方可簽訂合同。6.合同簽訂前，業(yè)務部門應確保合同對方主體資格合法有效，具備相應的履約能力。合同簽訂時，應由雙方法定代表人或授權代表簽字，并加蓋單位公章或合同專用章。（二）合同文本管理1.合同文本原則上由業(yè)務部門負責起草。合同文本應使用規(guī)范的語言文字，條款應明確、具體、完整，避免模糊不清或歧義。2.合同文本應包括首部、正文、尾部等部分。首部應寫明合同雙方的名稱、地址、聯(lián)系方式等基本信息；正文應詳細約定雙方的權利義務、合同標的、數(shù)量、質量、價款、履行期限、履行地點、違約責任等條款；尾部應寫明合同的生效日期、有效期、爭議解決方式等，并由雙方法定代表人或授權代表簽字、蓋章。3.合同管理部門應建立合同文本模板庫，對常用的合同文本進行統(tǒng)一規(guī)范和管理。業(yè)務部門在起草合同文本時，應優(yōu)先使用模板庫中的文本模板，并根據(jù)實際情況進行適當修改和調整。4.合同簽訂后，業(yè)務部門應及時將合同文本原件交合同管理部門進行歸檔保存。合同管理部門應按照檔案管理的有關規(guī)定，對合同進行分類、編號、登記、歸檔等管理，確保合同檔案的完整、安全和有效利用。（三）授權委托管理1.簽訂合同需要授權委托的，業(yè)務部門應填寫《授權委托書》，明確授權范圍、授權期限、被授權人等內容，并報組織部領導審批。2.組織部領導審批通過后，業(yè)務部門應將《授權委托書》原件交合同管理部門備案。合同管理部門應建立授權委托臺賬，對授權委托事項進行登記和管理。3.被授權人應在授權范圍內簽訂合同，不得超越授權范圍行事。授權期限屆滿或授權事項完成后，業(yè)務部門應及時收回《授權委托書》，并交合同管理部門注銷備案。四、合同履行管理（一）履行通知1.合同簽訂后，業(yè)務部門應及時將合同副本發(fā)送給合同對方，并明確告知合同的履行要求和注意事項。2.在合同履行過程中，如一方需要變更合同內容或提前終止合同，應及時書面通知對方，并說明變更或終止的原因、內容及時間等。（二）履行跟蹤1.業(yè)務部門負責合同的具體履行工作，應建立合同履行臺賬，對合同履行情況進行詳細記錄，包括合同的執(zhí)行進度、款項收付情況、質量驗收情況等。2.合同管理部門應定期對合同履行情況進行檢查和監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中存在的問題。如發(fā)現(xiàn)合同履行出現(xiàn)重大問題或風險，應及時向組織部領導報告，并采取相應的措施進行處理。（三）款項收付1.財務部門應嚴格按照合同約定的付款方式、付款期限、付款金額等進行款項收付操作。付款前，業(yè)務部門應填寫《付款申請單》，并附上相關的合同、發(fā)票、驗收報告等資料，報財務部門審核。2.財務部門審核通過后，報組織部領導審批。組織部領導審批通過后，財務部門方可辦理付款手續(xù)。收款時，財務部門應及時開具發(fā)票，并做好收款記錄。3.業(yè)務部門應及時與合同對方核對款項收付情況，如有差異應及時查明原因并進行處理。如涉及合同糾紛，應及時通知合同管理部門和法務部門，共同協(xié)商解決。（四）質量驗收1.對于涉及貨物采購、服務提供等需要進行質量驗收的合同，業(yè)務部門應按照合同約定的質量標準和驗收程序進行驗收。2.驗收合格后，業(yè)務部門應填寫《驗收報告》，并由驗收人員簽字確認。如驗收不合格，業(yè)務部門應及時與合同對方溝通協(xié)商，要求對方采取整改措施或承擔違約責任。3.合同管理部門應參與重要合同的質量驗收工作，對驗收過程和結果進行監(jiān)督和檢查。五、合同變更與終止管理（一）合同變更1.合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同內容的，合同雙方應協(xié)商一致，并簽訂書面的《合同變更協(xié)議》。2.《合同變更協(xié)議》應明確變更的內容、原因、生效日期等，并由雙方法定代表人或授權代表簽字、蓋章。3.合同變更后，業(yè)務部門應及時將《合同變更協(xié)議》副本交合同管理部門進行備案，并按照變更后的合同內容履行義務。（二）合同終止1.合同期滿或雙方協(xié)商一致同意終止合同的，合同自然終止。合同終止后，雙方應按照合同約定進行結算和清理，履行各自的義務。2.如因一方違約或不可抗力等原因導致合同提前終止的，違約方應承擔相應的違約責任。合同終止后，雙方應按照法律規(guī)定和合同約定進行善后處理，包括但不限于結算款項、返還財產(chǎn)、賠償損失等。3.合同終止后，業(yè)務部門應及時將合同終止情況書面通知合同管理部門，合同管理部門應將合同終止的相關資料進行歸檔保存。六、合同糾紛處理（一）糾紛預防1.合同管理部門應加強對合同簽訂、履行等全過程的管理，及時發(fā)現(xiàn)和解決潛在的合同糾紛隱患。2.業(yè)務部門在合同履行過程中應嚴格按照合同約定行事，加強與合同對方的溝通協(xié)調，及時解決出現(xiàn)的問題，避免糾紛的發(fā)生。3.法務部門應定期開展法律培訓和宣傳工作，提高合同管理人員和業(yè)務人員的法律意識和風險防范能力，預防合同糾紛的發(fā)生。（二）糾紛處理1.合同糾紛發(fā)生后，業(yè)務部門應及時收集相關證據(jù)材料，并向合同管理部門和法務部門報告。合同管理部門和法務部門應共同研究分析糾紛情況，制定糾紛處理方案。2.根據(jù)糾紛處理方案，業(yè)務部門應與合同對方進行協(xié)商解決。如協(xié)商不成，可根據(jù)合同約定的爭議解決方式，通過仲裁或訴訟等途徑解決糾紛。3.在糾紛處理過程中，合同管理部門、法務部門和業(yè)務部門應密切配合，及時提供相關資料和信息，共同維護組織部的合法權益。七、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，業(yè)務部門應及時將合同文本原件、相關附件、授權委托書、《合同簽訂申請表》、《付款申請單》、《驗收報告》、《合同變更協(xié)議》、《合同終止通知》等資料交合同管理部門進行歸檔保存。2.合同履行過程中形成的與合同有關的其他資料，如往來函件、會議紀要、補充協(xié)議等，業(yè)務部門也應及時整理并交合同管理部門歸檔。（二）檔案整理1.合同管理部門應按照檔案管理的有關規(guī)定，對收集到的合同檔案進行分類、編號、登記等整理工作。2.合同檔案應按照合同類別、簽訂時間、項目名稱等進行分類存放，并建立相應的索引目錄，便于查詢和利用。（三）檔案保管1.合同管理部門應設立專門的合同檔案室，配備必要的檔案保管設施，確保合同檔案的安全和完整。2.合同檔案應按照檔案保管期限的要求進行保管，一般合同檔案的保管期限為[X]年，重要合同檔案的保管期限應適當延長。3.合同檔案保管期間，應定期對檔案進行檢查和盤點，如發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況，應及時采取措施進行處理。（四）檔案查閱1.因工作需要查閱合同檔案的，查閱人員應填寫《合同檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等，并報合同管理部門負責人審批。2.合同管理部門負責人審批通過后，查閱人員應在合同檔案室進行查閱，不得將合同檔案原件帶出檔案室