案例｜靚桐醫(yī)藥×日事清：目標(biāo)-項目-流程串聯(lián)，破解醫(yī)藥連鎖多門店協(xié)同難題案例｜醫(yī)藥｜連鎖｜靚桐醫(yī)藥｜流程在云南省，一家專注于醫(yī)療醫(yī)藥連鎖行業(yè)的企業(yè)正穩(wěn)健發(fā)展。靚桐醫(yī)藥，專門經(jīng)營零售連鎖和批發(fā)業(yè)務(wù)，在昆明、玉溪、大理這三大區(qū)域，它已經(jīng)擁有超過70余家連鎖藥房，3家中醫(yī)診所，總員工數(shù)已超過400人。陳靜韜，是靚桐醫(yī)藥的總經(jīng)理，持續(xù)推進(jìn)企業(yè)的技術(shù)創(chuàng)新和管理升級。當(dāng)談及公司的經(jīng)營模式，陳總特別強(qiáng)調(diào)：“我們并不參與藥品和其他產(chǎn)品的生產(chǎn)，我們的主要業(yè)務(wù)是選品和售賣。每一個進(jìn)入我們連鎖店的商品，都是經(jīng)過嚴(yán)格篩選，確保質(zhì)量和安全性。”初識日事清：靚桐醫(yī)藥x日事清痛點的涌現(xiàn)靚桐醫(yī)藥的信息部在為靚桐醫(yī)藥的項目管理找解決方案。最近的工作壓力不小，門店連鎖業(yè)務(wù)不斷擴(kuò)展，管理和協(xié)同的難度逐漸增大。靚桐醫(yī)藥的總經(jīng)理陳總迅速地感受到了這家連鎖醫(yī)藥企業(yè)的一系列信息管理難題。頭疼的首要問題就是靚桐醫(yī)藥70多家門店的管理。每家門店，似乎都有自己的信息和運作方式。這對陳總來說，他必須找到一個方法，確?？焖贁U(kuò)張的同時，內(nèi)部管理能夠跟上步伐。陳總清楚地知道，僅僅增加人手，或者采取簡單的管理措施，都不足以解決這些問題。靚桐醫(yī)藥亟需一個全面、靈活且強(qiáng)大的信息化工具，來重新梳理和整合所有門店的信息流程。他思索著：全國70多家門店，上百人的團(tuán)隊，如何發(fā)揮總部的指揮棒作用，如何讓門店管理的工作更有序，更高效？如何確保業(yè)務(wù)的高效和標(biāo)準(zhǔn)化，在總部和門店間實現(xiàn)信息資源的無縫對接？如何找到一個統(tǒng)一、合適的工具來協(xié)助他們？初識日事清在陳總的建議下，靚桐醫(yī)藥的信息部開始考察市面上多種軟件解決方案。他們思考琢磨過是否需要定制軟件。信息部門也考察過看過市面上一些項目管理軟件，覺得太簡單了，似乎無法滿足靚桐醫(yī)藥的復(fù)雜的業(yè)務(wù)流程需求。而一些低代碼定制軟件？信息部門的同事對定制的價錢、靈活性等弊端也進(jìn)行了綜合的權(quán)衡。然后，一天，信息部夏經(jīng)理在平臺的精品推薦中，偶然發(fā)現(xiàn)了日事清。他花了些時間了解，覺得日事清可能正是他們需要的，不僅有目標(biāo)、項目、流程、知識等齊全的功能，還特別適合連鎖團(tuán)隊。他立刻聯(lián)系了日事清的團(tuán)隊，希望能得到一次遠(yuǎn)程演示，深入了解這個產(chǎn)品。他特別強(qiáng)調(diào)，希望在演示中看到日事清是如何處理目標(biāo)和項目的串聯(lián)，以及如何做流程管理。經(jīng)過一段時間的了解、測試、方案演示搭建，他發(fā)現(xiàn)日事清有可能成為這個關(guān)鍵的解決方案。落地挑戰(zhàn)與解決方案購買軟件只是信息化的第一步，而如何落地部署，才是數(shù)字化轉(zhuǎn)型的成敗關(guān)鍵。對靚桐醫(yī)藥的信息部來說，在公司內(nèi)部署日事清這一管理工具，不僅是一個軟件部署的過程，更是對整個企業(yè)工作流程和管理模式的一次升級和改造。從7月初開始，靚桐醫(yī)藥的信息部負(fù)責(zé)人就與日事清的用戶經(jīng)理緊密合作，開始調(diào)整公司的組織架構(gòu)和權(quán)限。經(jīng)過數(shù)次溝通和調(diào)整，與各部門、與日事清的對接人、與老板進(jìn)行深入溝通。信息部嘗試梳理出最適合公司現(xiàn)階段的流程場景，同時，信息部還在公司內(nèi)主動策劃了一場關(guān)于日事清項目和流程的培訓(xùn)，希望通過培訓(xùn)讓更多的員工理解和掌握日事清的使用方法，從而更好地服務(wù)于公司的業(yè)務(wù)。在公司內(nèi)部署日事清的過程中，日事清的客戶成功經(jīng)理為他們提供了強(qiáng)大的支持。在流程搭建階段，客戶成功經(jīng)理提供了許多有價值的建議。他們針對醫(yī)療醫(yī)藥連鎖行業(yè)的特性，為公司將停留在流程圖的流程搭建落地在日事清，規(guī)劃一套最符合其業(yè)務(wù)流程的權(quán)限設(shè)置。在這一系列的部署過程中，靚桐醫(yī)藥信息部門都深深感受到了客戶成功經(jīng)理的專業(yè)和熱情。他們更有信心確保日事清在公司的成功落地，為公司的信息化管理帶來質(zhì)的飛躍。靚桐醫(yī)藥x日事清“新店開業(yè)、活動上報、藥品效期管理、藥品盤點”業(yè)務(wù)流程落地場景1：門店活動方案上報流程【涉及部門】總部——門店管理部、運營經(jīng)理、倉庫、財務(wù)、信息部門店——店長或區(qū)域主管【業(yè)務(wù)背景】為了保持市場聲量，靚桐醫(yī)藥各零售門店經(jīng)常需要頻繁地進(jìn)行各類門店促銷和活動，以吸引更多客戶和提高品牌知名度。這些活動需要由各個門店提出方案并上報給總部進(jìn)行審批。對于總部市場活動管理人員來說，這不僅意味著需要審批大量的活動方案，還要確保每家門店的活動都能夠滿足公司的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和品牌形象。但在沒有統(tǒng)一的上報和審批流程下，大量的活動方案通過微信、紙質(zhì)表格或其他零散方式上報，造成了審批效率極低。經(jīng)常出現(xiàn)重復(fù)、信息不全或者與其他門店活動沖突的情況，導(dǎo)致活動的執(zhí)行效果大打折扣?！緲I(yè)務(wù)需求】統(tǒng)一的活動上報和審批流程面對如此復(fù)雜的活動上報需求，靚桐醫(yī)藥總部意識到迫切需要一個清晰、高效的活動上報及審批工具。這個工具應(yīng)為各門店提供一個統(tǒng)一的活動上報入口，確保信息的一致性和完整性。同時，總部應(yīng)能夠迅速、透明地進(jìn)行活動審批，并給出反饋，確保每家門店的活動都能夠按照公司的要求和時間表準(zhǔn)確地進(jìn)行。流程進(jìn)度可視化：不同門店不同活動方案上報及實施過程中，每一步驟都可以被清晰地記錄和追蹤，每一環(huán)節(jié)都在管控范圍內(nèi)。【日事清落地方案】：藥店活動需求上報在靚桐醫(yī)藥公司的多步驟活動策劃中，日事清作為中樞，完美地整合了各部門間的協(xié)同工作?；顒有枨笊蠄蟪跏茧A段，店長或區(qū)域主管在日事清上提出活動概念和預(yù)期日期，作為項目的初始節(jié)點。隨后，門店管理部的負(fù)責(zé)人接手，審閱活動提議，并在同一平臺給予批準(zhǔn)或提出修改意見。一旦得到審批，運營經(jīng)理便開始在此工具上詳細(xì)規(guī)劃活動內(nèi)容。與此同時，日事清的并行流程功能使得多個部門能同時行動，高效開展各自職責(zé)。財務(wù)部門在收到提醒后，迅速處理與活動相關(guān)的款項；信息部則開始為活動提供技術(shù)支持；而美工部門則開始設(shè)計活動所需的DM單。這些都在日事清上以分支流程形式出現(xiàn)，讓每個環(huán)節(jié)都清晰可見。倉庫部門也不例外，它們收到備貨需求后，馬上進(jìn)行盤點和補(bǔ)貨。隨著活動實施日的臨近，區(qū)域主管帶領(lǐng)團(tuán)隊進(jìn)行現(xiàn)場布置，并在日事清上更新任務(wù)進(jìn)展，確保實時反饋。一切結(jié)束后，運營經(jīng)理會進(jìn)行活動的復(fù)盤會議，總結(jié)經(jīng)驗和提出改進(jìn)意見，而這一切，都會記錄在日事清上?！救帐虑鍍r值】靚桐醫(yī)藥的門店活動上報流程通過日事清得到了極大的優(yōu)化和提速。日事清不僅確保了每一個步驟都有明確的責(zé)任人和時間表，而且優(yōu)化了跨部門的溝通與合作，其并行流程特點為公司節(jié)省了寶貴時間，確保各部門能夠同步前進(jìn)，共同為活動的成功做出貢獻(xiàn)。場景2：效期出庫和商品盤點流程【涉及部門】總部：質(zhì)量管理部、信息部、采購部、財務(wù)部門店：店長【業(yè)務(wù)背景】靚桐醫(yī)藥在確保藥品質(zhì)量的同時，也對其存儲與銷售的有效期格外重視。然而，隨著連鎖店數(shù)量的增加，效期出庫和藥品盤點的管理變得愈加復(fù)雜。盡管公司已經(jīng)采用了ERP系統(tǒng)進(jìn)行日常的庫存管理，但每次定期盤點時，仍然面臨一些問題。多數(shù)門店不能按時完成盤點任務(wù)，經(jīng)常需要來自總部的逐一確認(rèn)和指導(dǎo)。這不僅增加了總部的工作量，也意味著在盤點流程中容易出現(xiàn)疏忽和錯誤。如果疏忽導(dǎo)致近效期或過期藥品貨架仍在售，將對公司品牌形象和客戶信任都是嚴(yán)重打擊?！緲I(yè)務(wù)需求】優(yōu)化的商品盤點方案靚桐醫(yī)藥信息部門已經(jīng)認(rèn)識到，僅僅依賴ERP系統(tǒng)進(jìn)行庫存盤點已經(jīng)不能滿足現(xiàn)有的業(yè)務(wù)需求。他們需要一個更先進(jìn)、更自動化的盤點工具或方案，能夠確保各門店及時、準(zhǔn)確地完成效期出庫和盤點工作。該方案還應(yīng)該減少人為錯誤，提供實時反饋，并簡化總部的審核流程，使得盤點工作更加高效和精確?？偨?jīng)理深知在醫(yī)藥連鎖公司中，藥品盤點的準(zhǔn)確性和效率至關(guān)重要。他決定在復(fù)盤流程中引入日事清這一工具，用以記錄、追蹤和管理整個效期出庫和商品盤點流程?！救帐虑褰鉀Q方案】商品盤點任務(wù)在靚桐醫(yī)藥公司中，效期出庫管理流程通過日事清得到了極大的優(yōu)化和提速。每月20-25號，總部門店管理部負(fù)責(zé)人會利用日事清，為三十多個店鋪發(fā)布效期處理任務(wù)。得益于日事清強(qiáng)大的自動化提醒功能，各店鋪都能及時接收和確認(rèn)任務(wù)。接下來的25-30號，質(zhì)量管理部能夠輕松地通過日事清實時查看哪些店已經(jīng)完成出庫，而尚未完成的店鋪則會受到日事清的自動催促，確保流程不被延誤。到了次月1日，信息部團(tuán)隊便開始匯總和整合由日事清收集的各店出庫數(shù)據(jù)，制成門店效期出庫表。該表格會在日事清上直接傳遞給采購部，實現(xiàn)信息快速、無誤地傳遞。采購部在收到表格后，會標(biāo)注哪些藥品適合換貨或退款，并通過日事清直接通知財務(wù)部。這里，日事清扮演的是一個高效的中樞平臺，使得財務(wù)與采購兩部門之間的溝通更加流暢，從而加快了數(shù)據(jù)審核與扣款流程。核對完畢后，各店的清單及明細(xì)會通過日事清發(fā)送給相應(yīng)店長。店長們可以在日事清上直接進(jìn)行確認(rèn)或在發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)問題時給出反饋。這一機(jī)制保證了整個出庫管理流程的透明性和效率，確保了各環(huán)節(jié)之間無縫銜接。【日事清價值】效期出庫管理流程通過日事清得到了極大的優(yōu)化和提速，還確保了總部和70多家門店之間的緊密協(xié)作，使效期處理變得高效、透明。通過日事清的記錄和追蹤功能，靚桐醫(yī)藥確保了效期出庫和盤點工作流程的順利進(jìn)行。場景3：新開店鋪流程管理【涉及部門】總部：綜合管理部、人力資源部、財務(wù)部、信息部以及門店管理部門店：店長或區(qū)域主管【業(yè)務(wù)背景】靚桐醫(yī)藥，作為一個迅速擴(kuò)張的連鎖醫(yī)藥企業(yè)，時常面臨新店鋪的開設(shè)需求。這其中涉及了選址、裝修、培訓(xùn)、設(shè)備采購以及初期推廣等一系列復(fù)雜的步驟。對于信息部大家來說，每開一個新店，都意味著需要與多個部門和外部供應(yīng)商進(jìn)行緊密溝通。在沒有統(tǒng)一的流程管理工具下，這些溝通多是通過微信和紙質(zhì)表格完成，導(dǎo)致信息傳遞效率極低。新店鋪的開業(yè)時間經(jīng)常因為溝通不暢而被推遲。培訓(xùn)、設(shè)備采購、物資調(diào)撥等關(guān)鍵流程出現(xiàn)漏洞，這不僅直接影響了新店的初期營業(yè)效果，還大大降低了客戶體驗。此外，由于各部門的信息不同步，重復(fù)勞動和資源浪費的情況屢見不鮮。【業(yè)務(wù)需求】統(tǒng)一的新店開設(shè)流程對于靚桐醫(yī)藥的新店鋪開設(shè)流程，整個綜合管理部團(tuán)隊都強(qiáng)烈感受到需要一個高效、透明的管理工具。這個工具應(yīng)該能夠確保每一項任務(wù)都依照預(yù)設(shè)的流程進(jìn)行每一步流程，從選址到開業(yè)，都應(yīng)該有明確的負(fù)責(zé)人和時間表。每個人都能清晰地知道下一步要做什么，何時做以及如何做。此外，該系統(tǒng)需要清晰跟蹤流程的進(jìn)展，及時進(jìn)行策略調(diào)整，確保每個步驟都能按時完成，以便新店鋪能夠按計劃開業(yè)?！救帐虑迓涞胤桨浮繌淖夥亢贤炗喌降赇佋嚑I業(yè)在靚桐醫(yī)藥開新店的全套流程里，得益于日事清流程軟件，各個部門都能緊密地合作，確保從頭到尾每個步驟都過關(guān)斬將。租房合同簽訂與財務(wù)管理——首先，綜合管理部用日事清流程軟件上傳租房合同的所有細(xì)節(jié)。這樣，副總經(jīng)理和總經(jīng)理就能輕松、快速地在軟件里給出反饋，確認(rèn)所有條款，比如租金、裝修期，都符合領(lǐng)導(dǎo)的預(yù)期。而財務(wù)部在軟件里能一目了然地看到支付信息，并迅速處理。要是有關(guān)于物管費、押金的小遺漏，通過日事清的任務(wù)清單都能及時發(fā)現(xiàn)，讓團(tuán)隊不錯過任何細(xì)節(jié)。人員配置與招聘——新店選址確定后，區(qū)域主管就會在日事清里提出人員配置和招聘的要求。門店管理部部長收到信息后，簡單審核，就能讓人力資源部開始行動。所有的招聘進(jìn)度和信息，都在日事清里實時更新，這樣各部門就能輕松跟上節(jié)奏，隨時知道招聘的最新動態(tài)。店鋪裝修與設(shè)備配置——有了日事清，副總經(jīng)理上傳裝修方案、預(yù)算和貨架布局就變得超級方便?？偨?jīng)理也能直接在里面審查。綜合管理部和信息部在同一平臺同步進(jìn)行店內(nèi)的設(shè)備采購，以及各種證照的辦理。裝修的每一個進(jìn)度、設(shè)備的安裝、網(wǎng)絡(luò)的接入，日事清都會給相關(guān)流程負(fù)責(zé)人推送任務(wù)提醒。當(dāng)商品準(zhǔn)備到店時，區(qū)域主管就會收到提醒，并和采購部門一起搞定陳列工作。簡單來說，有了日事清流程軟件，靚桐醫(yī)藥各部門就像一個默契十足的團(tuán)隊，確保新店鋪的開業(yè)每個環(huán)節(jié)都井井有條，一切都在掌控之中?！救帐虑鍍r值】靚桐醫(yī)藥公司，借助日事清的流程管理功能，高效地完成了新店開業(yè)的一系列任務(wù)，從租房合同簽訂到店鋪試營業(yè)。通過日事清平臺，綜合管理部、人力資源部、財務(wù)部、信息部以及門店管理部等多個部門得以實時同步信息、迅速響應(yīng)任務(wù)，加速決策和執(zhí)行，確保流程的連貫性和透明度。這不僅提高了各部門