貿(mào)易中合同管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司貿(mào)易合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，防范合同風(fēng)險，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司在貿(mào)易活動中簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、銷售合同、采購合同、租賃合同、運(yùn)輸合同、保險合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行應(yīng)遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策的規(guī)定。2.平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上協(xié)商一致，簽訂合同。3.公平公正原則：合同條款應(yīng)公平合理，不得損害雙方的合法權(quán)益。4.誠實守信原則：合同雙方應(yīng)誠實守信，全面履行合同約定的義務(wù)。二、合同管理職責(zé)（一）合同管理部門及職責(zé)1.法務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的法律審查，對合同條款的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審核，提出法律意見和建議。參與合同糾紛的處理，提供法律支持和解決方案。定期組織合同法律知識培訓(xùn)，提高公司員工的法律意識和合同管理水平。2.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的洽談、起草、簽訂等具體業(yè)務(wù)操作。對合同履行情況進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督，及時解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。負(fù)責(zé)收集、整理、保管與合同相關(guān)的文件和資料。3.財務(wù)部門負(fù)責(zé)審核合同的財務(wù)條款，對合同的付款方式、結(jié)算時間、發(fā)票開具等進(jìn)行把關(guān)。參與合同執(zhí)行情況的財務(wù)分析，協(xié)助業(yè)務(wù)部門做好應(yīng)收賬款的催收工作。負(fù)責(zé)合同款項的收付核算，確保資金安全。（二）合同管理人員職責(zé)1.熟悉國家法律法規(guī)和公司合同管理制度，掌握合同管理的流程和方法。2.負(fù)責(zé)合同的起草、審核、簽訂、登記、歸檔等工作，確保合同管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.及時跟蹤合同履行情況，協(xié)調(diào)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題，對重大問題及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報。4.參與合同糾紛的處理，提供相關(guān)資料和信息，協(xié)助制定解決方案。三、合同簽訂管理（一）合同簽訂流程1.業(yè)務(wù)洽談：業(yè)務(wù)部門與客戶進(jìn)行合同條款的洽談，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.合同起草：業(yè)務(wù)部門根據(jù)洽談結(jié)果起草合同文本，合同文本應(yīng)內(nèi)容完整、條款清晰、表述準(zhǔn)確。3.合同審核業(yè)務(wù)部門將起草好的合同文本提交給法務(wù)部門進(jìn)行法律審查，法務(wù)部門應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)完成審核，并出具審核意見。業(yè)務(wù)部門根據(jù)法務(wù)部門的審核意見對合同文本進(jìn)行修改完善，修改后的合同文本再次提交給法務(wù)部門審核，直至審核通過。合同文本審核通過后，業(yè)務(wù)部門將合同文本提交給財務(wù)部門進(jìn)行財務(wù)審核，財務(wù)部門應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)完成審核，并出具審核意見。4.合同審批：業(yè)務(wù)部門將經(jīng)過法律審查和財務(wù)審核的合同文本提交給公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批，公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)完成審批，并簽署審批意見。5.合同簽訂：合同經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與客戶簽訂合同，合同簽訂應(yīng)使用公司統(tǒng)一的合同專用章，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行蓋章。（二）合同簽訂注意事項1.合同主體應(yīng)具備合法的經(jīng)營資格和履約能力，簽訂合同前應(yīng)對對方的主體資格、經(jīng)營范圍、資信狀況等進(jìn)行調(diào)查了解。2.合同條款應(yīng)明確、具體、完整，避免使用模糊不清、容易引起歧義的語言。合同條款應(yīng)包括合同雙方的基本信息、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或者報酬、履行期限、地點和方式、違約責(zé)任、爭議解決方式等內(nèi)容。3.合同中的權(quán)利和義務(wù)應(yīng)公平合理，不得顯失公平。合同中的違約責(zé)任條款應(yīng)明確具體，具有可操作性，以保障合同的順利履行。4.合同簽訂應(yīng)使用公司統(tǒng)一的合同文本，如需使用自制合同文本，應(yīng)經(jīng)法務(wù)部門審核通過。5.合同簽訂應(yīng)加蓋公司統(tǒng)一的合同專用章，不得使用其他印章代替。合同專用章應(yīng)指定專人保管，嚴(yán)格按照規(guī)定的程序使用。四、合同履行管理（一）合同履行原則1.全面履行原則：合同雙方應(yīng)按照合同約定的標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或者報酬、履行期限、地點和方式等全面履行自己的義務(wù)。2.協(xié)作履行原則：合同雙方在履行合同過程中應(yīng)相互協(xié)作、相互配合，共同完成合同約定的義務(wù)。3.經(jīng)濟(jì)合理原則：合同雙方在履行合同過程中應(yīng)遵循經(jīng)濟(jì)合理的原則，選擇最佳的履行方式和方法，降低履行成本，提高經(jīng)濟(jì)效益。（二）合同履行跟蹤與監(jiān)督1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)建立合同履行臺賬，對合同的履行情況進(jìn)行跟蹤記錄，及時掌握合同履行進(jìn)度。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期對合同履行情況進(jìn)行檢查和分析，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施解決，并向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報。3.財務(wù)部門應(yīng)按照合同約定及時辦理款項收付手續(xù)，對合同款項的收付情況進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督，確保資金安全。4.法務(wù)部門應(yīng)定期對合同履行情況進(jìn)行法律審查，發(fā)現(xiàn)問題及時提出法律意見和建議，防范合同法律風(fēng)險。（三）合同變更與解除1.合同變更合同履行過程中，如需變更合同條款，業(yè)務(wù)部門應(yīng)與對方協(xié)商一致，并簽訂書面的合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應(yīng)經(jīng)法務(wù)部門審核通過，并按照合同簽訂的審批程序進(jìn)行審批。合同變更后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時通知相關(guān)部門，并對合同履行臺賬進(jìn)行更新。2.合同解除合同履行過程中，如需解除合同，業(yè)務(wù)部門應(yīng)與對方協(xié)商一致，并簽訂書面的合同解除協(xié)議。合同解除協(xié)議應(yīng)經(jīng)法務(wù)部門審核通過，并按照合同簽訂的審批程序進(jìn)行審批。合同解除后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時通知相關(guān)部門，并對合同履行臺賬進(jìn)行清理。五、合同檔案管理（一）合同檔案的收集與整理1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)在合同簽訂后[X]個工作日內(nèi)，將合同文本及相關(guān)資料提交給合同管理人員進(jìn)行歸檔。2.合同管理人員應(yīng)按照合同類別、簽訂時間等進(jìn)行分類整理，建立合同檔案目錄，確保合同檔案的完整性和規(guī)范性。3.合同檔案應(yīng)包括合同文本、合同審批表、法律審查意見、財務(wù)審核意見、合同變更協(xié)議、合同解除協(xié)議、往來函件、履行記錄等相關(guān)資料。（二）合同檔案的保管與查閱1.合同檔案應(yīng)指定專人保管，保管人員應(yīng)妥善保管合同檔案，防止合同檔案丟失、損壞或泄露。2.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱合同檔案應(yīng)在指定地點進(jìn)行，不得擅自將合同檔案帶出公司。3.外部單位因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱合同檔案應(yīng)在公司指定人員的陪同下進(jìn)行，查閱內(nèi)容應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的范圍進(jìn)行，不得擅自摘抄、復(fù)制或傳播合同檔案內(nèi)容。（三）合同檔案的銷毀1.合同檔案保管期限屆滿后，由合同管理人員提出銷毀申請，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。2.合同檔案銷毀應(yīng)編制銷毀清單，注明合同檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等內(nèi)容，銷毀清單應(yīng)經(jīng)相關(guān)人員簽字確認(rèn)。3.合同檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保合同檔案內(nèi)容無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)有專人監(jiān)督，銷毀完畢后，監(jiān)督人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認(rèn)。六、合同風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.法務(wù)部門應(yīng)定期對公司合同進(jìn)行風(fēng)險識別和評估，分析合同可能存在的風(fēng)險因素，如法律風(fēng)險、信用風(fēng)險、市場風(fēng)險等。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)結(jié)合合同履行情況，對合同風(fēng)險進(jìn)行實時監(jiān)控和評估，及時發(fā)現(xiàn)合同履行過程中出現(xiàn)的風(fēng)險問題，并向法務(wù)部門反饋。3.公司應(yīng)建立合同風(fēng)險評估指標(biāo)體系，對合同風(fēng)險進(jìn)行量化評估，根據(jù)評估結(jié)果制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.法律風(fēng)險應(yīng)對：法務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)合同的法律審查，確保合同條款的合法性、合規(guī)性，防范法律風(fēng)險。對于重大合同或法律風(fēng)險較高的合同，應(yīng)組織專業(yè)法律人員進(jìn)行論證，制定詳細(xì)的法律風(fēng)險應(yīng)對方案。2.信用風(fēng)險應(yīng)對：業(yè)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對客戶的信用調(diào)查和評估，建立客戶信用檔案，對信用狀況不佳的客戶應(yīng)謹(jǐn)慎簽訂合同或采取相應(yīng)的風(fēng)險防范措施，如要求提供擔(dān)保、增加預(yù)付款比例等。財務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對應(yīng)收賬款的管理，及時催收賬款，防范信用風(fēng)險。3.市場風(fēng)險應(yīng)對：業(yè)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)市場調(diào)研和分析，及時掌握市場動態(tài)和價格變化，合理制定合同價格和履行期限，防范市場風(fēng)險。對于市場風(fēng)險較高的合同，應(yīng)采取套期保值等風(fēng)險管理工具進(jìn)行風(fēng)險對沖。七、合同糾紛處理（一）糾紛預(yù)防1.加強(qiáng)合同管理，嚴(yán)格按照合同簽訂流程和審批程序簽訂合同，確保合同條款合法、合規(guī)、明確、具體。2.加強(qiáng)合同履行跟蹤與監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題，避免糾紛的發(fā)生。3.加強(qiáng)員工培訓(xùn)，提高員工的法律意識和合同管理水平，增強(qiáng)員工防范合同糾紛的能力。（二）糾紛處理流程1.合同糾紛發(fā)生后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時收集相關(guān)證據(jù)資料，分析糾紛原因，制定糾紛解決方案，并向法務(wù)部門報告。2.法務(wù)部門應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)部門提供的證據(jù)資料和糾紛情況，進(jìn)行法律分析和研究，提出法律意見和建議，協(xié)助業(yè)務(wù)部門制定糾紛解決方案。3.業(yè)務(wù)部門應(yīng)與對方進(jìn)行溝通協(xié)商，爭取