體校檔案管理制度一、總則（一）目的為加強體校檔案管理，確保檔案的完整、準確、安全和有效利用，為體校的教學、訓練、管理等各項工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于體校各部門及全體教職員工、學生。（三）檔案定義本制度所指檔案是體校在各項工作中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：體校檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，各部門應指定專人負責本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。2.真實性原則：檔案應如實反映體校各項工作的實際情況，不得篡改、偽造檔案內容。3.完整性原則：全面收集體校在各個方面形成的檔案資料，保證檔案的齊全完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密規(guī)定，對涉及國家機密、學校秘密和個人隱私的檔案進行妥善保管，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則：建立科學合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、借閱和利用，提高檔案服務效率。二、檔案管理機構及職責（一）綜合檔案室1.負責制定體校檔案管理制度和工作流程，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理體校各類檔案，包括文書檔案、教學檔案、訓練檔案、科研檔案、學生檔案、人事檔案、財務檔案等。3.負責檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計和銷毀等工作。4.建立健全檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案檢索工具，方便檔案的查閱和利用。5.對各部門檔案管理工作進行指導、監(jiān)督和檢查，開展檔案業(yè)務培訓和宣傳工作。6.開發(fā)利用檔案信息資源，為體校的教學、訓練、管理、決策等提供檔案信息服務。（二）各部門檔案管理人員1.負責本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，確保檔案資料的齊全完整。2.按照檔案管理制度的要求，定期將本部門整理好的檔案移交綜合檔案室。3.協(xié)助綜合檔案室做好檔案的查閱、借閱等利用工作，及時提供所需檔案資料。4.負責本部門檔案的安全保管，防止檔案丟失、損壞和泄密。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.文書檔案：包括上級文件、學校文件、會議文件、工作計劃與總結、請示與批復、通知、通報等。2.教學檔案：教學計劃、教學大綱、教案、教材、教學課件、學生成績冊、教學質量評估材料等。3.訓練檔案：訓練計劃、訓練方案、運動員訓練檔案、比賽成績冊、訓練總結等。4.科研檔案：科研項目申報書、研究報告、學術論文、科研成果鑒定材料等。5.學生檔案：學生入學登記表、學籍檔案、獎懲記錄、畢業(yè)鑒定等。6.人事檔案：教職工履歷表、工資檔案、考核材料、職稱評審材料、獎懲記錄等。7.財務檔案：會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。8.其他檔案：學校基本建設檔案、設備檔案、外事檔案、聲像檔案等。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案收集工作，按照檔案形成的規(guī)律和特點，及時收集本部門在工作中形成的各類檔案資料。2.收集的檔案應真實、完整、準確，字跡清晰，簽字蓋章齊全，載體應符合檔案保管要求。3.對于重要的檔案資料，應一式多份，分別保存于不同的載體上，以確保檔案的安全性和完整性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.分類科學、組卷合理、排列有序、編號規(guī)范、編目準確。（四）整理方法1.文書檔案：按照年度保管期限機構（問題）進行分類整理，采用“件”裝盒的方式進行保管。2.教學檔案：按照教學環(huán)節(jié)、課程類別等進行分類整理，建立教學檔案目錄。3.訓練檔案：按照訓練項目、訓練階段等進行分類整理，建立訓練檔案索引。4.科研檔案：按照科研項目類別、研究階段等進行分類整理，建立科研檔案數(shù)據(jù)庫。5.學生檔案：按照年級、班級等進行分類整理，建立學生檔案袋。6.人事檔案：按照干部人事檔案管理規(guī)定進行整理，建立人事檔案信息庫。7.財務檔案：按照會計年度、檔案類別等進行分類整理，裝訂成冊。8.其他檔案：根據(jù)檔案的性質和特點，采用相應的整理方法進行分類整理。四、檔案的歸檔（一）歸檔時間1.文書檔案：次年上半年完成上一年度檔案的歸檔工作。2.教學檔案：每學期結束后一個月內完成本學期教學檔案的歸檔工作。3.訓練檔案：每次比賽結束后半個月內完成比賽檔案的歸檔工作，每年年底完成本年度訓練檔案的歸檔工作。4.科研檔案：科研項目結題后一個月內完成科研檔案的歸檔工作。5.學生檔案：學生畢業(yè)時，將學生檔案移交學校綜合檔案室統(tǒng)一保管。6.人事檔案：教職工調動、離職等時，及時辦理人事檔案的移交手續(xù)。7.財務檔案：會計年度終了后，由財務部門保管一年，期滿后移交學校綜合檔案室保管。8.其他檔案：根據(jù)檔案形成的時間和特點，及時進行歸檔。（二）歸檔程序1.各部門檔案管理人員對收集整理好的檔案進行自查，確保檔案的質量符合要求。2.填寫檔案移交清單，詳細注明檔案的名稱、數(shù)量、年度、保管期限等信息。3.將檔案移交清單與檔案一并移交綜合檔案室，雙方辦理交接手續(xù)，簽字確認。五、檔案的保管（一）保管場所1.綜合檔案室應具備專門的檔案庫房，庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.檔案庫房應配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等設施設備，確保檔案的安全保管。（二）保管方式1.檔案應分類存放，按照檔案類別、年度、保管期限等順序排列，便于查找和管理。2.采用紙質檔案與電子檔案相結合的保管方式，對重要檔案應進行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的長期保存和有效利用。3.對實物檔案、聲像檔案等特殊載體檔案，應根據(jù)其特點采取相應的保管措施，確保檔案的完整性和可讀性。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案：凡是反映體校主要職能活動和基本歷史面貌的，對體校有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。3.長期保管的檔案：凡是反映體校一般工作活動，在較長時間內對體校工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。4.短期保管的檔案：凡是反映體校一般性工作活動，在較短時間內對體校工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年至15年。（四）檔案清查1.綜合檔案室應定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的賬實相符。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失、泄密等情況，應及時查明原因，采取相應的措施進行處理，并向上級主管部門報告。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關檔案保管期限的規(guī)定為依據(jù)，結合體校實際情況，對檔案進行科學鑒定。2.堅持全面的歷史觀點，從體校的整體利益出發(fā)，準確判定檔案的保存價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合檔案室負責人、各部門檔案管理人員及相關業(yè)務人員組成，負責對檔案的鑒定工作進行組織和指導。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進行審查，分析其內容的重要性、歷史價值和現(xiàn)實利用價值，確定檔案的保管期限。2.綜合分析法：結合體校的發(fā)展規(guī)劃、工作重點和檔案的形成背景，綜合考慮檔案的保存價值。（四）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行鑒定，提出銷毀意見，編制檔案銷毀清冊。2.檔案銷毀清冊經(jīng)體校主管領導審批后，報上級主管部門備案。3.由綜合檔案室會同有關部門共同對批準銷毀的檔案進行銷毀，并在檔案銷毀清冊上簽字確認。4.檔案銷毀過程中，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。七、檔案的查閱與借閱（一）查閱范圍1.本校教職員工因工作需要，可查閱與其工作相關的檔案資料。2.外單位因工作需要查閱本校檔案，須持有單位介紹信，并經(jīng)體校主管領導批準。3.涉及個人隱私的檔案，本人可查閱，但須辦理相關手續(xù)。（二）查閱程序1.查閱人填寫檔案查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、目的、范圍等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報綜合檔案室審批。3.綜合檔案室根據(jù)審批意見，為查閱人提供相應的檔案資料，并在查閱登記表上記錄查閱時間、查閱人、查閱內容等信息。4.查閱人應在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室，不得在檔案上涂改、圈劃、抽換、批注等。（三）借閱范圍1.本校教職員工因工作需要，可借閱與其工作相關的檔案資料，但借閱期限一般不超過兩周。2.外單位因特殊情況需要借閱本校檔案，須經(jīng)體校主管領導批準，并辦理相關借閱手續(xù)。（四）借閱程序1.借閱人填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、目的、期限等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報綜合檔案室審批。3.綜合檔案室根據(jù)審批意見，為借閱人辦理借閱手續(xù)，收取借閱押金，并在借閱登記表上記錄借閱時間、借閱人、借閱內容、預計歸還時間等信息。4.借閱人應按時歸還檔案，如需延期歸還，須提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人歸還檔案時，綜合檔案室應認真核對檔案的完整性和準確性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因，追究借閱人的責任。八、檔案的統(tǒng)計與信息化管理（一）檔案統(tǒng)計1.綜合檔案室應建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.定期編制檔案統(tǒng)計報表，向上級主管部門報送檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)，為檔案管理決策提供依據(jù)。（二）檔案信息化管理1.加強檔案信息化建設，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.對檔案進行數(shù)字化處理，掃描錄入檔案信息，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理的效率和水平。3.加強檔案信息安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、訪問控制等措施，確保檔案信息的安全可靠。九、獎勵與處罰（一）獎勵1.對在檔