機關(guān)單位文書管理制度一、總則（一）目的為加強機關(guān)單位文書管理，提高文書處理效率和質(zhì)量，確保文書工作的規(guī)范化、制度化、科學化，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于機關(guān)單位內(nèi)部各部門在公務(wù)活動中形成、處理和管理的各類文書。（三）基本原則1.準確規(guī)范原則：文書的格式、內(nèi)容、語言表達等應(yīng)符合國家法律法規(guī)、政策要求及相關(guān)標準規(guī)范。2.及時高效原則：文書的起草、審核、傳遞、辦理等環(huán)節(jié)應(yīng)注重時效性，確保各項工作及時推進。3.安全保密原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，加強文書的保密管理，防止文書信息泄露。4.精簡實用原則：精簡文書數(shù)量，提高文書質(zhì)量，注重文書的實用性和可操作性。二、文書種類及定義（一）通用公文1.決議：適用于會議討論通過的重大決策事項。2.決定：適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關(guān)單位和人員、變更或者撤銷下級機關(guān)不適當?shù)臎Q定事項。3.命令（令）：適用于公布行政法規(guī)和規(guī)章、宣布施行重大強制性措施、批準授予和晉升銜級、嘉獎有關(guān)單位和人員。4.公報：適用于公布重要決定或者重大事項。5.公告：適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。6.通告：適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當遵守或者周知的事項。7.意見：適用于對重要問題提出見解和處理辦法。8.通知：適用于發(fā)布、傳達要求下級機關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。9.通報：適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。10.報告：適用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況，回復上級機關(guān)的詢問。11.請示：適用于向上級機關(guān)請求指示、批準。12.批復：適用于答復下級機關(guān)請示事項。13.議案：適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或者人民代表大會常務(wù)委員會提請審議事項。14.函：適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。15.紀要：適用于記載會議主要情況和議定事項。（二）專用文書1.計劃：對一定時期內(nèi)的工作、學習、生產(chǎn)等任務(wù)預先作出安排和打算。2.總結(jié)：對過去一段時間內(nèi)的工作、學習、生產(chǎn)等情況進行全面回顧、分析和評價。3.調(diào)查報告：對某一問題或事件進行深入調(diào)查研究后寫成的書面報告。4.講話稿：領(lǐng)導或有關(guān)人員在會議、活動等場合發(fā)表講話的文稿。5.合同：平等主體的自然人、法人、其他組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。6.章程：組織、社團經(jīng)特定的程序制定的關(guān)于組織規(guī)程和辦事規(guī)則的規(guī)范性文書。（三）事務(wù)文書1.簡報：機關(guān)單位內(nèi)部編發(fā)的反映情況、交流信息、指導工作的簡要報道。2.信息：機關(guān)單位在工作中收集、整理、分析的各類有價值的情況和資料。3.大事記：記載機關(guān)單位重要工作、重大事件的編年體資料。4.倡議書：倡導開展某項活動或某種行為的書面倡議。5.賀信（電）：對機關(guān)單位、團體或個人取得的成就、喜事等表示祝賀的信件或電報。6.感謝信：對給予幫助、支持的單位或個人表示感謝的信件。三、文書起草（一）起草要求1.主題明確：文書應(yīng)圍繞一個中心主題展開，觀點清晰，內(nèi)容集中。2.內(nèi)容準確：所涉及的事實、數(shù)據(jù)、政策等應(yīng)準確無誤，經(jīng)得起推敲。3.結(jié)構(gòu)合理：文書的篇章結(jié)構(gòu)應(yīng)嚴謹，層次分明，邏輯連貫。4.語言規(guī)范：使用規(guī)范的現(xiàn)代漢語，文字表達簡潔明了，避免歧義。（二）起草流程1.明確任務(wù)：根據(jù)工作需要和領(lǐng)導要求，確定文書的主題、內(nèi)容、格式等基本要素。2.收集資料：廣泛收集與文書主題相關(guān)的政策法規(guī)、工作情況、數(shù)據(jù)資料等，為起草工作提供依據(jù)。3.擬定提綱：根據(jù)文書的主題和內(nèi)容要求，擬定詳細的提綱，明確各部分的主要內(nèi)容和邏輯關(guān)系。4.撰寫初稿：按照提綱進行初稿撰寫，注重內(nèi)容的完整性和準確性，語言表達應(yīng)符合公文規(guī)范。5.審核修改：初稿完成后，起草人應(yīng)進行自我審核，檢查內(nèi)容、格式、語言等方面是否存在問題，及時進行修改完善。四、文書審核（一）審核原則1.合法性審核：審核文書是否符合國家法律法規(guī)、政策要求及相關(guān)規(guī)定。2.真實性審核：審核文書所涉及的內(nèi)容是否真實可靠，數(shù)據(jù)是否準確無誤。3.完整性審核：審核文書的內(nèi)容是否完整，格式是否規(guī)范，附件是否齊全。4.準確性審核：審核文書的語言表達是否準確、簡潔、明了，避免歧義。（二）審核流程1.初審：起草人完成初稿后，應(yīng)先由本部門負責人進行初審，重點審核內(nèi)容的準確性、完整性和格式的規(guī)范性，提出修改意見。2.復審：初審通過后的文書，由辦公室負責人進行復審，對文書的合法性、邏輯性、語言表達等方面進行全面審核，進一步提出修改意見。3.終審：復審后的文書，報機關(guān)單位主要領(lǐng)導進行終審。主要領(lǐng)導對文書的整體質(zhì)量進行把關(guān)，作出最終的審核決定。（三）審核意見處理1.起草人應(yīng)根據(jù)審核意見，認真進行修改完善，確保文書質(zhì)量。2.修改后的文書應(yīng)再次提交審核，直至審核通過。3.對于審核未通過的文書，起草人應(yīng)說明原因，并按照審核意見進行重新起草或進一步修改。五、文書簽發(fā)（一）簽發(fā)權(quán)限1.以機關(guān)單位名義制發(fā)的公文，由機關(guān)單位主要領(lǐng)導簽發(fā)。2.以機關(guān)單位內(nèi)設(shè)部門名義制發(fā)的公文，由部門負責人簽發(fā)；重要公文由機關(guān)單位分管領(lǐng)導簽發(fā)。（二）簽發(fā)流程1.文書審核通過后，起草人應(yīng)將文書送呈相應(yīng)的簽發(fā)領(lǐng)導。2.簽發(fā)領(lǐng)導應(yīng)認真審閱文書內(nèi)容，確認無誤后簽署姓名和日期。3.對于需要會簽的文書，應(yīng)按照會簽程序依次送相關(guān)領(lǐng)導會簽，最后由主要領(lǐng)導簽發(fā)。六、文書印發(fā)（一）印發(fā)準備1.確定印發(fā)范圍：根據(jù)文書的內(nèi)容和工作需要，明確文書的印發(fā)范圍，包括主送單位、抄送單位等。2.排版校對：對審核簽發(fā)后的文書進行排版，確保格式規(guī)范、美觀。同時，進行認真校對，避免出現(xiàn)錯別字、漏字等錯誤。3.編號登記：對印發(fā)的文書進行編號登記，建立文書印發(fā)臺賬，記錄文書的名稱、文號、印發(fā)時間、印發(fā)范圍等信息。（二）印發(fā)方式1.紙質(zhì)印發(fā)：對于需要紙質(zhì)存檔和傳達的文書，采用印刷的方式進行印發(fā)。2.電子印發(fā)：對于一些時效性較強、不需要紙質(zhì)存檔的文書，可以通過電子公文系統(tǒng)進行印發(fā)，發(fā)送至相關(guān)單位和人員。（三）印發(fā)份數(shù)控制根據(jù)文書的印發(fā)范圍和工作需要，合理控制印發(fā)份數(shù)，避免浪費。對于一些重要文書，應(yīng)適當增加備份份數(shù)，以備查閱和使用。七、文書傳遞（一）傳遞方式1.專人送達：對于一些緊急、重要的文書，可安排專人直接送達收件單位或個人。2.機要交換：通過機要交換渠道傳遞文書，確保文書傳遞的安全性和及時性。3.郵政快遞：對于一般性文書，可采用郵政快遞的方式進行傳遞，確保文書能夠準確、及時送達。4.電子傳輸：利用電子公文系統(tǒng)、電子郵件等方式進行文書的電子傳輸，提高傳遞效率。（二）傳遞要求1.確保安全：在文書傳遞過程中，要采取必要的安全措施，防止文書丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。2.及時準確：按照規(guī)定的傳遞方式和時間要求，及時、準確地將文書傳遞至收件單位或個人。3.做好記錄：對文書的傳遞情況進行詳細記錄，包括傳遞時間、傳遞方式、收件人等信息，以備查詢。八、文書辦理（一）收文辦理1.簽收登記：對收到的文書進行簽收，注明簽收日期、文號、來文單位等信息，并進行詳細登記。2.初審：對收文進行初步審核，檢查文書的完整性、規(guī)范性，確定是否需要辦理及辦理方式。3.分辦傳閱：根據(jù)文書內(nèi)容和工作分工，將收文分送相關(guān)領(lǐng)導和部門閱知或辦理。對于需要傳閱的文書，應(yīng)按照規(guī)定的傳閱范圍和順序進行傳閱，并做好傳閱記錄。4.承辦：承辦部門或人員應(yīng)按照領(lǐng)導批示和工作要求，認真辦理收文事項，及時反饋辦理結(jié)果。5.催辦：辦公室對收文的辦理情況進行跟蹤催辦，確保各項工作按時完成。6.答復：承辦部門或人員應(yīng)根據(jù)來文要求，及時向來文單位進行答復，并將答復情況反饋給辦公室。7.歸檔：收文辦理完畢后，應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進行歸檔保存。（二）發(fā)文辦理1.復核：對已經(jīng)簽發(fā)的文書進行復核，重點檢查文書的內(nèi)容、格式、附件等是否與簽發(fā)稿一致。2.登記：對復核后的文書進行登記，記錄文書的文號、標題、印發(fā)時間、印發(fā)范圍等信息。3.印制：按照規(guī)定的格式和要求進行文書的印制，確保印制質(zhì)量。4.核發(fā)：對印制好的文書進行核發(fā)，檢查文書的份數(shù)、格式、內(nèi)容等是否符合要求，無誤后加蓋印章。5.分發(fā)：按照發(fā)文范圍將文書分發(fā)給相關(guān)單位和人員。（三）涉密文書辦理1.專人負責：涉密文書的起草、審核、簽發(fā)、傳遞、辦理等環(huán)節(jié)應(yīng)指定專人負責，確保涉密信息安全。2.保密措施：采取必要的保密措施，如加密存儲、專人保管、限制閱讀范圍等，防止涉密文書泄露。3.清退銷毀：涉密文書辦理完畢后，應(yīng)按照保密規(guī)定進行清退或銷毀，嚴禁隨意丟棄。九、文書歸檔（一）歸檔范圍1.機關(guān)單位在公務(wù)活動中形成的具有保存價值的各類文書，包括通用公文、專用文書、事務(wù)文書等。2.上級機關(guān)下發(fā)的與本機關(guān)工作相關(guān)的重要文件。3.本機關(guān)向上級機關(guān)報送的重要文件及相關(guān)材料。（二）歸檔要求1.齊全完整：歸檔的文書應(yīng)齊全完整，包括正文、附件、底稿、簽批意見等。2.分類準確：按照文書的種類、年度、保管期限等進行分類整理，確保歸檔文件分類準確、便于查找。3.裝訂規(guī)范：對歸檔的文書進行裝訂，確保整齊牢固，便于長期保存。4.編目清晰：編制歸檔文件目錄，準確記錄文件的編號、名稱、日期、來源等信息，便于檢索利用。（三）歸檔流程1.收集整理：各部門在文書辦理完畢后，應(yīng)及時將相關(guān)文書收集整理，移交辦公室。2.審核編目：辦公室對收集到的文書進行審核，檢查是否符合歸檔要求，并進行編目。3.裝訂裝盒：將編目后的文書進行裝訂，裝入檔案盒，并在檔案盒上標注相關(guān)信息。4.上架存儲：將裝訂好的檔案盒上架存儲，按照檔案管理規(guī)定進行妥善保管。十、文書查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.本機關(guān)工作人員因工作需要查閱文書檔案的，應(yīng)填寫《文書查閱申請表》，經(jīng)部門負責人批準后，到辦公室查閱。2.查閱文書檔案時，應(yīng)在指定地點進行，不得擅自將檔案帶出辦公室。3.查閱人員應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損、抽取、撤換等。4.查閱結(jié)束后，應(yīng)及時將檔案歸還辦公室，并辦理歸還手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.外單位人員因工作需要借閱本機關(guān)文書檔案的，應(yīng)持單位介紹信，填寫《文書借閱申請表》，經(jīng)機關(guān)單位主要領(lǐng)導批準后，方可借閱。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復制、摘錄檔案內(nèi)容。4.借閱結(jié)束后，借閱人員應(yīng)按時歸還檔案，并辦理歸還手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告辦公室，并承擔相應(yīng)的責任。十一、文書保密與銷毀（一）保密措施1.加強對文書工作人員的保密教育，提高保密意識，嚴格遵守保密制度。2.對涉密文書實行專人保管，設(shè)置專門的保密場所，配備必要的保密設(shè)備。3.嚴格控制涉密文書的知悉范圍，按照規(guī)定的程序和權(quán)限進行傳遞、使用和管理。4.對涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的文書，應(yīng)采取加密存儲、加密傳輸?shù)却胧?，確保信息安全。（二）銷毀規(guī)定1.對已失去保存價值的文書，