涉案物品倉儲管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司涉案物品的倉儲管理，確保涉案物品的安全、完整，規(guī)范涉案物品的出入庫流程，提高涉案物品倉儲管理的效率和規(guī)范性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉案物品的倉儲管理活動，包括但不限于因案件調(diào)查、訴訟等涉及的各類物證、書證、視聽資料等。（三）基本原則1.安全第一原則：確保涉案物品在倉儲過程中的安全，防止丟失、損壞、變質(zhì)等情況發(fā)生。2.分類管理原則：根據(jù)涉案物品的性質(zhì)、種類、保管要求等進(jìn)行分類存放，便于管理和查找。3.規(guī)范操作原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行涉案物品的出入庫、保管、盤點等操作。4.責(zé)任追究原則：對在涉案物品倉儲管理過程中出現(xiàn)的違規(guī)行為，追究相關(guān)人員的責(zé)任。二、涉案物品倉儲管理職責(zé)分工（一）倉儲部門1.負(fù)責(zé)提供涉案物品的存儲場所，確保存儲環(huán)境符合相關(guān)要求。2.按照規(guī)定對涉案物品進(jìn)行分類存放、標(biāo)識管理，并建立詳細(xì)的涉案物品臺賬。3.負(fù)責(zé)涉案物品的出入庫管理，嚴(yán)格執(zhí)行出入庫手續(xù)，確保賬物相符。4.定期對涉案物品進(jìn)行盤點，核實庫存數(shù)量和狀態(tài)，發(fā)現(xiàn)問題及時報告。5.做好涉案物品倉儲場所的安全防范工作，配備必要的安全設(shè)施和設(shè)備。（二）案件承辦部門1.負(fù)責(zé)涉案物品的收集、整理和移交工作，確保移交的涉案物品符合相關(guān)要求。2.向倉儲部門提供涉案物品的詳細(xì)信息，包括名稱、數(shù)量、規(guī)格、來源、用途等。3.在案件辦理過程中，如需調(diào)用涉案物品，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）法務(wù)部門1.負(fù)責(zé)對涉案物品倉儲管理制度的合法性進(jìn)行審查和監(jiān)督。2.協(xié)助案件承辦部門處理涉案物品相關(guān)的法律事務(wù)，提供法律意見和建議。（四）公司管理層1.負(fù)責(zé)涉案物品倉儲管理制度的審批和監(jiān)督執(zhí)行。2.協(xié)調(diào)解決涉案物品倉儲管理過程中出現(xiàn)的重大問題。三、涉案物品入庫管理（一）入庫申請案件承辦部門在涉案物品收集整理完畢后，如需將涉案物品存入公司倉儲部門，應(yīng)填寫《涉案物品入庫申請表》，詳細(xì)注明涉案物品的名稱、數(shù)量、規(guī)格、來源、用途、預(yù)計保管期限等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交給倉儲部門。（二）入庫驗收1.倉儲部門收到《涉案物品入庫申請表》后，應(yīng)安排專人對涉案物品進(jìn)行驗收。驗收內(nèi)容包括涉案物品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、包裝等是否與申請表一致，以及涉案物品是否存在損壞、變質(zhì)等情況。2.對于貴重物品、易損物品、有特殊保管要求的物品，倉儲部門應(yīng)會同案件承辦部門進(jìn)行重點驗收。驗收合格后，雙方在《涉案物品入庫驗收單》上簽字確認(rèn)。（三）入庫登記1.倉儲部門根據(jù)驗收結(jié)果，對涉案物品進(jìn)行入庫登記。在涉案物品臺賬中詳細(xì)記錄涉案物品的入庫日期、名稱、數(shù)量、規(guī)格、來源、用途、保管期限、存放位置等信息。2.對于每件涉案物品，應(yīng)粘貼或懸掛唯一的標(biāo)識牌，注明涉案物品的名稱、編號、來源等信息，以便于識別和管理。（四）入庫存儲1.倉儲部門按照分類管理原則，將涉案物品存放在指定的存儲區(qū)域。對于不同類型的涉案物品，應(yīng)采取相應(yīng)的存儲方式和防護(hù)措施，確保涉案物品的安全。2.對于易燃、易爆、有毒、有害等危險物品，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行專門存儲，并配備必要的安全防護(hù)設(shè)備和警示標(biāo)識。四、涉案物品在庫管理（一）日常巡查1.倉儲部門應(yīng)安排專人定期對涉案物品進(jìn)行巡查，檢查涉案物品的存儲狀態(tài)、標(biāo)識情況、安全防護(hù)措施等是否正常。2.巡查人員應(yīng)填寫《涉案物品在庫巡查記錄》，詳細(xì)記錄巡查時間、巡查人員、巡查內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)的問題及處理情況等信息。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。（二）溫濕度控制對于對溫濕度有特殊要求的涉案物品，倉儲部門應(yīng)配備相應(yīng)的溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，確保存儲環(huán)境的溫濕度符合要求。定期對存儲環(huán)境的溫濕度進(jìn)行監(jiān)測，并記錄監(jiān)測數(shù)據(jù)。（三）防蟲、防霉、防火、防盜等措施1.倉儲部門應(yīng)采取有效的防蟲、防霉措施，定期對涉案物品進(jìn)行檢查，防止涉案物品受到蟲害、霉變等影響。2.加強(qiáng)倉儲場所的防火、防盜工作，配備必要的消防器材和防盜設(shè)施，確保倉儲場所的安全。嚴(yán)禁在倉儲場所內(nèi)吸煙、使用明火，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入倉儲區(qū)域。（四）涉案物品的保管期限管理1.倉儲部門應(yīng)根據(jù)涉案物品的性質(zhì)、用途等因素，確定涉案物品的保管期限。在涉案物品臺賬中明確標(biāo)注保管期限，并在保管期限屆滿前提醒案件承辦部門及時處理。2.對于因案件需要延長保管期限的涉案物品，案件承辦部門應(yīng)提前向倉儲部門提交《涉案物品保管期限延長申請表》，說明延長保管期限的原因和預(yù)計延長時間，經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)后，倉儲部門方可辦理相關(guān)手續(xù)。五、涉案物品出庫管理（一）出庫申請案件承辦部門因案件辦理需要調(diào)用涉案物品時，應(yīng)填寫《涉案物品出庫申請表》，詳細(xì)注明涉案物品的名稱、數(shù)量、用途、預(yù)計歸還日期等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交給倉儲部門。（二）出庫審批1.倉儲部門收到《涉案物品出庫申請表》后，應(yīng)進(jìn)行初審，核實涉案物品的庫存情況和相關(guān)手續(xù)是否齊全。初審?fù)ㄟ^后，提交給法務(wù)部門進(jìn)行法律審核。2.法務(wù)部門對涉案物品出庫的合法性進(jìn)行審查，如無法律問題，簽署審核意見后提交給公司管理層審批。（三）出庫發(fā)放1.經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)后，倉儲部門按照審批意見辦理涉案物品的出庫手續(xù)。在涉案物品臺賬中記錄涉案物品的出庫日期、名稱、數(shù)量、用途、領(lǐng)取人等信息，并開具《涉案物品出庫單》。2.涉案物品領(lǐng)取人憑《涉案物品出庫單》到倉儲部門領(lǐng)取涉案物品。倉儲部門應(yīng)與領(lǐng)取人共同核對涉案物品的名稱、數(shù)量、規(guī)格等信息，確認(rèn)無誤后，由領(lǐng)取人在《涉案物品出庫單》上簽字確認(rèn)。（四）歸還管理1.涉案物品使用完畢后，案件承辦部門應(yīng)及時將涉案物品歸還倉儲部門。歸還時，應(yīng)填寫《涉案物品歸還申請表》，詳細(xì)注明涉案物品的名稱、數(shù)量、歸還日期等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交給倉儲部門。2.倉儲部門收到《涉案物品歸還申請表》后，應(yīng)安排專人對歸還的涉案物品進(jìn)行驗收。驗收內(nèi)容包括涉案物品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、外觀等是否與借出時一致，以及涉案物品是否存在損壞、缺失等情況。3.驗收合格后，雙方在《涉案物品歸還驗收單》上簽字確認(rèn)。倉儲部門將涉案物品重新入庫，并在涉案物品臺賬中更新相關(guān)信息。六、涉案物品盤點管理（一）盤點計劃倉儲部門應(yīng)制定年度涉案物品盤點計劃，明確盤點的范圍、時間、人員、方法等內(nèi)容。盤點計劃應(yīng)報公司管理層批準(zhǔn)后實施。（二）盤點實施1.根據(jù)盤點計劃，倉儲部門組織相關(guān)人員對涉案物品進(jìn)行盤點。盤點人員應(yīng)認(rèn)真核對涉案物品的實際數(shù)量、規(guī)格、狀態(tài)等與涉案物品臺賬記錄是否一致。2.在盤點過程中，如發(fā)現(xiàn)賬物不符的情況，應(yīng)及時查明原因，并填寫《涉案物品盤點差異表》，詳細(xì)記錄差異的涉案物品名稱、數(shù)量、差異原因等信息。（三）盤點結(jié)果處理1.盤點結(jié)束后，倉儲部門應(yīng)根據(jù)盤點結(jié)果編制《涉案物品盤點報告》，總結(jié)盤點情況，分析賬物不符的原因，并提出處理建議。2.對于因保管不善等原因?qū)е律姘肝锲穪G失、損壞的，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任，并按照規(guī)定進(jìn)行賠償。對于因案件辦理需要等原因?qū)е沦~物不符的，應(yīng)及時調(diào)整涉案物品臺賬記錄。七、涉案物品檔案管理（一）檔案建立倉儲部門應(yīng)建立涉案物品檔案，對每件涉案物品的相關(guān)資料進(jìn)行歸檔管理。涉案物品檔案應(yīng)包括涉案物品入庫申請表、入庫驗收單、涉案物品臺賬、在庫巡查記錄、出庫申請表、出庫單、歸還申請表、歸還驗收單、盤點報告等資料。（二）檔案保管涉案物品檔案應(yīng)妥善保管，確保檔案資料的完整、安全。檔案保管期限應(yīng)與涉案物品的保管期限一致，保管期限屆滿后，按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行銷毀或存檔。（三）檔案查閱因案件辦理等工作需要查閱涉案物品檔案的，應(yīng)填寫《涉案物品檔案查閱申請表》，經(jīng)案件承辦部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交給倉儲部門。倉儲部門按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)，查閱人員應(yīng)在指定地點查閱檔案資料，并不得擅自復(fù)制、涂改、損毀檔案資料。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對涉案物品倉儲管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點檢查涉案物品的出入庫管理、在庫管理、盤點管理等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）外部監(jiān)督接受司法機(jī)關(guān)、監(jiān)管部門等外部機(jī)構(gòu)對公司涉案物品倉儲管理情況的監(jiān)督檢查。對于外部機(jī)構(gòu)提出的意見和建議，公司應(yīng)認(rèn)真對待，積極整改，并及時反饋整改情況。九、責(zé)任追究（一）違規(guī)行為界定在涉案物品倉儲管理過程中，如有下列行為之一的，屬于違規(guī)行為：1.未按照規(guī)定辦理涉案物品出入庫手續(xù)的；2.擅自挪用、調(diào)換、損毀涉案物品的；3.未按照規(guī)定對涉案物品進(jìn)行分類存放、標(biāo)識管理的；4.未定期對涉案物品進(jìn)行盤點，導(dǎo)致賬物不符的；5