文件資料保存管理制度總則目的為加強公司文件資料的管理，確保文件資料的完整性、準確性和安全性，提高工作效率，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門及全體員工在工作中形成的各類文件資料的保存管理。職責分工1.行政部門負責制定和完善文件資料保存管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。負責公司各類文件資料的集中統(tǒng)一管理，包括文件的收集、整理、歸檔、存儲和檢索等工作。定期對公司文件資料的保存情況進行檢查和評估，確保文件資料的質(zhì)量和安全。2.各部門負責本部門文件資料的收集、整理和初步審核，并及時移交行政部門歸檔。配合行政部門做好文件資料的管理工作，提供必要的協(xié)助和支持。負責本部門文件資料的日常查閱和使用，并確保文件資料的安全和完整。3.員工個人負責妥善保管個人在工作中形成的文件資料，并按照公司規(guī)定及時移交歸檔。嚴格遵守公司文件資料保存管理制度，不得擅自銷毀、涂改或轉(zhuǎn)借文件資料。文件資料的分類與編號文件資料的分類1.行政文件：包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、通知、通報、報告、請示、批復(fù)等。2.人事文件：包括員工檔案、勞動合同、考勤記錄、培訓資料、績效考核文件等。3.財務(wù)文件：包括財務(wù)報表、會計憑證、審計報告、稅務(wù)文件等。4.業(yè)務(wù)文件：包括市場調(diào)研報告、銷售合同、采購訂單、項目文檔、技術(shù)資料等。5.其他文件：包括公司榮譽證書、資質(zhì)證書、會議紀要、活動記錄等。文件資料的編號1.編號原則：文件資料編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性和可擴展性的原則。2.編號方法：采用“年份+部門代碼+類別代碼+順序號”的方式進行編號。年份：取文件資料形成年份的后兩位數(shù)字，如“23”表示2023年。部門代碼：按照公司各部門的名稱縮寫進行編碼，如行政部為“XZ”，財務(wù)部為“CW”等。類別代碼：根據(jù)文件資料的分類，分別用一位數(shù)字表示，如行政文件為“1”，人事文件為“2”等。順序號：按照文件資料形成的先后順序，從“001”開始依次編號。3.示例：23XZ1001，表示2023年行政部形成的第1份行政文件。文件資料的收集與整理文件資料的收集1.收集范圍：各部門應(yīng)及時收集本部門在工作中形成的各類文件資料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、照片、音像資料等。2.收集時間：文件資料形成后，應(yīng)在一個工作日內(nèi)移交本部門文件管理人員進行初步整理。3.收集要求：文件資料應(yīng)完整、準確、清晰，簽字蓋章齊全，符合檔案管理的要求。文件資料的整理1.整理原則：遵循文件資料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件資料之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用。2.整理方法分類：按照文件資料的分類標準，將收集到的文件資料進行分類。編號：對每一份文件資料進行編號，確保編號的唯一性。編目：編制文件資料目錄，包括文件編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息。裝訂：對紙質(zhì)文件資料進行裝訂，確保整齊、牢固。裝盒：將整理好的文件資料裝入檔案盒，并在檔案盒上標明文件資料的類別、編號、年度等信息。文件資料的歸檔與存儲文件資料的歸檔1.歸檔時間：各部門文件管理人員應(yīng)在每月末將整理好的文件資料移交行政部門歸檔。2.歸檔要求齊全完整：歸檔的文件資料應(yīng)齊全完整，不得遺漏重要文件。準確無誤：文件資料的編號、編目、裝訂等應(yīng)準確無誤。規(guī)范整齊：歸檔的文件資料應(yīng)規(guī)范整齊，符合檔案管理的要求。文件資料的存儲1.存儲方式：公司文件資料采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進行存儲。紙質(zhì)檔案：存放在專門的檔案庫房，按照類別、年度、保管期限等進行分類存放，并建立檔案索引，便于查找和利用。電子檔案：存儲在公司的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，按照文件資料的類別、年度、保管期限等進行分類存儲，并建立電子檔案目錄，便于檢索和查詢。2.存儲環(huán)境檔案庫房：應(yīng)保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。服務(wù)器和存儲設(shè)備：應(yīng)定期進行維護和保養(yǎng)，確保設(shè)備的正常運行，防止數(shù)據(jù)丟失和損壞。文件資料的查閱與借閱文件資料的查閱1.查閱范圍：公司員工因工作需要，可以查閱本部門及相關(guān)部門的文件資料。2.查閱流程填寫申請表：查閱人應(yīng)填寫《文件資料查閱申請表》，注明查閱文件資料的名稱、編號、查閱目的等信息。部門負責人審批：申請表經(jīng)查閱人所在部門負責人審批后，交行政部門辦理查閱手續(xù)。行政部門查閱：行政部門根據(jù)申請表提供的信息，在檔案庫房或電子檔案系統(tǒng)中查找相應(yīng)的文件資料，并提供給查閱人查閱。查閱登記：查閱人查閱文件資料時，應(yīng)在《文件資料查閱登記表》上進行登記，注明查閱時間、查閱人姓名、查閱文件資料的名稱和編號等信息。3.查閱要求查閱人應(yīng)在行政部門指定的地點查閱文件資料，不得擅自將文件資料帶出查閱地點。查閱人應(yīng)愛護文件資料，不得在文件資料上涂改、圈劃、批注或損壞。查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時將文件資料歸還行政部門，并在《文件資料查閱登記表》上注明歸還時間。文件資料的借閱1.借閱范圍：公司員工因工作需要，可以借閱本部門及相關(guān)部門的文件資料，但涉及公司機密的文件資料不得借閱。2.借閱流程填寫申請表：借閱人應(yīng)填寫《文件資料借閱申請表》，注明借閱文件資料的名稱、編號、借閱目的、借閱期限等信息。部門負責人審批：申請表經(jīng)借閱人所在部門負責人審批后，交行政部門辦理借閱手續(xù)。行政部門審核：行政部門對申請表進行審核，確認借閱人身份和借閱權(quán)限，并檢查文件資料的完整性和安全性。借閱登記：審核通過后，行政部門在《文件資料借閱登記表》上進行登記，注明借閱時間、借閱人姓名、借閱文件資料的名稱和編號、借閱期限等信息，并將文件資料提供給借閱人。借閱人簽字：借閱人在領(lǐng)取文件資料時，應(yīng)在《文件資料借閱登記表》上簽字確認。3.借閱要求借閱人應(yīng)妥善保管借閱的文件資料，不得擅自轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的。借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還文件資料，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人歸還文件資料時，行政部門應(yīng)檢查文件資料的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)文件資料有損壞或丟失，借閱人應(yīng)承擔相應(yīng)的賠償責任。文件資料的保密與銷毀文件資料的保密1.保密范圍：公司文件資料中涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務(wù)秘密、客戶信息等重要信息的文件資料，均屬于保密范圍。2.保密措施建立保密制度：明確保密工作的職責、范圍、措施和要求，加強對保密工作的管理。加強人員培訓：對涉及保密工作的人員進行保密知識培訓，提高保密意識和技能。設(shè)置保密標識：對保密文件資料進行標識，注明保密等級和保密期限。限制查閱權(quán)限：對保密文件資料的查閱和借閱進行嚴格限制，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能查閱和借閱。加強存儲管理：對保密文件資料的存儲進行加密處理，防止信息泄露。文件資料的銷毀1.銷毀范圍：公司文件資料中已超過保管期限、失去保存價值或因其他原因需要銷毀的文件資料，均屬于銷毀范圍。2.銷毀流程鑒定審批：行政部門定期對公司文件資料進行鑒定，確定需要銷毀的文件資料清單，并報公司領(lǐng)導審批。編制銷毀清冊：行政部門根據(jù)審批通過的銷毀清單，編制《文件資料銷毀清冊》，注明文件資料的名稱、編號、日期、來源、保管期限等信息。銷毀實施：行政部門按照《文件資料銷毀清冊》的內(nèi)容，對需要銷毀的文件資料進行銷毀。銷毀方式可以采用粉碎、焚燒、電子刪除等方式，但應(yīng)確保銷毀徹底，無法恢復(fù)。監(jiān)督記錄：在文件資料銷毀過程中，應(yīng)安排專人進行監(jiān)督，并在《文件資料銷毀記錄》上簽字確認。歸檔保存：銷毀工作完成后，行政部門應(yīng)將《文件資料銷毀清冊》和《文件資料銷毀記錄》歸檔保存，以備查閱?？己伺c獎懲考核1.行政部門定期對各部門文件資料保存管理工作進行考核，考核內(nèi)容包括文件資料的收集、整理、歸檔、存儲、查閱、借閱、保密、銷毀等方面。2.考核結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級，考核結(jié)果將作為部門和員工績效評估的重要依據(jù)。獎懲1.對在文件資料保存管理工作中表現(xiàn)突出