活動費用申請管理制度一、總則（一）目的為加強公司活動費用的管理，規(guī)范活動費用的申請、審批、使用及報銷流程，確?；顒禹樌_展，提高資金使用效益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部組織的各類會議、培訓(xùn)、團建、市場推廣等活動所產(chǎn)生的費用申請與管理。（三）基本原則1.預(yù)算控制原則：活動費用應(yīng)納入年度預(yù)算管理，嚴格按照預(yù)算額度進行申請和使用，確保費用支出在預(yù)算范圍內(nèi)。2.審批規(guī)范原則：所有活動費用申請必須經(jīng)過嚴格的審批流程，明確各級審批權(quán)限，確保審批程序合法、合規(guī)、合理。3.據(jù)實報銷原則：費用報銷應(yīng)依據(jù)實際發(fā)生的金額和合法有效的票據(jù)進行，嚴禁虛報、多報。4.效益優(yōu)先原則：在保證活動質(zhì)量和效果的前提下，充分考慮成本效益，優(yōu)化費用支出，提高資金使用效率。二、活動費用預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.責任部門：各活動主辦部門負責編制本部門活動費用預(yù)算。2.編制依據(jù)：根據(jù)活動計劃、規(guī)模、內(nèi)容、預(yù)計參與人數(shù)等因素，結(jié)合歷史數(shù)據(jù)和市場行情，詳細測算各項費用支出，并形成預(yù)算明細。3.預(yù)算內(nèi)容：活動費用預(yù)算應(yīng)涵蓋場地租賃、設(shè)備租賃、餐飲、交通、物料制作、嘉賓費用、宣傳推廣等所有與活動相關(guān)的支出項目。4.編制時間：活動預(yù)算應(yīng)在活動策劃階段同步編制，于每年[具體時間]前提交至財務(wù)部門和公司管理層審核。（二）預(yù)算審核與調(diào)整1.財務(wù)審核：財務(wù)部門對各部門提交的活動預(yù)算進行審核，重點審核預(yù)算的合理性、準確性以及與公司年度預(yù)算的一致性。對于不符合預(yù)算編制原則或存在疑問的項目，財務(wù)部門有權(quán)要求主辦部門進行解釋和調(diào)整。2.管理層審批：經(jīng)財務(wù)審核后的活動預(yù)算，提交公司管理層審批。管理層根據(jù)公司戰(zhàn)略規(guī)劃、資金狀況等因素，對預(yù)算進行最終審定。3.預(yù)算調(diào)整：活動預(yù)算一經(jīng)批準，原則上不得隨意調(diào)整。如因特殊情況需要調(diào)整預(yù)算，主辦部門應(yīng)提前填寫《活動費用預(yù)算調(diào)整申請表》，詳細說明調(diào)整原因、調(diào)整金額及對整體預(yù)算的影響，并按照預(yù)算編制和審核流程重新提交審批。三、活動費用申請流程（一）申請前準備1.活動策劃：主辦部門應(yīng)制定詳細的活動策劃方案，明確活動主題、目的、時間、地點、內(nèi)容、參與人員、活動流程等基本信息。2.費用預(yù)估：根據(jù)活動策劃方案，對各項費用進行預(yù)估，并填寫《活動費用申請表》。申請表應(yīng)包括活動名稱、活動時間、活動地點、費用明細、申請金額、申請理由等內(nèi)容。3.附件準備：申請時需附上活動策劃方案、相關(guān)合同（如有）、報價單、發(fā)票樣本等證明材料，以便審批人員全面了解活動情況和費用支出依據(jù)。（二）申請?zhí)峤?.層級審批：《活動費用申請表》經(jīng)主辦部門負責人簽字確認后，按照以下審批權(quán)限依次提交審批：活動預(yù)算在[X]元以下的，由部門分管領(lǐng)導(dǎo)審批；活動預(yù)算在[X]元至[X]元之間的，由部門分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，報財務(wù)總監(jiān)審批；活動預(yù)算在[X]元以上的，由部門分管領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)總監(jiān)審核后，報總經(jīng)理審批。2.特殊情況：對于緊急且預(yù)算金額較大的活動，如遇總經(jīng)理外出等特殊情況，可通過電話、郵件等方式向總經(jīng)理匯報，經(jīng)總經(jīng)理同意后，可先開展活動，但事后需及時補辦審批手續(xù)。（三）審批結(jié)果反饋1.審批通過：經(jīng)各級審批通過后的《活動費用申請表》，由主辦部門留存一份作為執(zhí)行依據(jù)，并交財務(wù)部門一份作為付款和報銷的參考。2.審批不通過：如審批未通過，審批人員應(yīng)在申請表上注明原因，主辦部門根據(jù)審批意見對活動方案或費用預(yù)算進行調(diào)整后，重新提交申請。四、活動費用使用管理（一）費用支付1.支付依據(jù)：財務(wù)部門根據(jù)審批通過的《活動費用申請表》及相關(guān)合同、發(fā)票等資料，按照公司財務(wù)管理制度的規(guī)定進行費用支付。2.支付方式：活動費用支付方式應(yīng)根據(jù)實際情況選擇銀行轉(zhuǎn)賬、支票、現(xiàn)金等方式。對于金額較大的費用支出，原則上應(yīng)采用銀行轉(zhuǎn)賬方式支付。3.支付時間：財務(wù)部門應(yīng)在收到完整的支付申請資料后的[X]個工作日內(nèi)完成支付手續(xù)。如遇特殊情況需要延期支付的，應(yīng)提前向主辦部門說明原因。（二）費用報銷1.報銷期限：活動結(jié)束后，主辦部門應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)完成費用報銷工作。如有特殊情況需要延期報銷的，應(yīng)提前向財務(wù)部門申請并說明原因。2.報銷憑證：費用報銷時，應(yīng)提供合法有效的發(fā)票及相關(guān)憑證，發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與活動內(nèi)容相符，且發(fā)票抬頭應(yīng)為公司全稱。對于無法取得發(fā)票的支出，應(yīng)提供其他合法有效的證明材料，并經(jīng)審批后方可報銷。3.報銷流程：報銷人員填寫《費用報銷單》，將相關(guān)發(fā)票及憑證粘貼在報銷單后，按照以下審批流程進行報銷：部門負責人審核：對費用的真實性、合理性進行審核，并簽字確認；財務(wù)審核：財務(wù)部門對報銷憑證的合法性、合規(guī)性、準確性進行審核，審核通過后簽字；分管領(lǐng)導(dǎo)審批：根據(jù)審批權(quán)限，由分管領(lǐng)導(dǎo)對報銷費用進行審批；總經(jīng)理審批（如有需要）：對于金額較大或特殊的費用報銷，需報總經(jīng)理審批；報銷支付：經(jīng)各級審批通過后，財務(wù)部門按照公司財務(wù)管理制度的規(guī)定進行報銷支付。（三）費用監(jiān)控1.定期檢查：財務(wù)部門定期對活動費用的使用情況進行檢查，重點檢查費用支出是否符合預(yù)算、審批流程是否規(guī)范、報銷憑證是否合法有效等。2.異常預(yù)警：如發(fā)現(xiàn)活動費用支出存在異常情況，如超預(yù)算、不合理支出等，財務(wù)部門應(yīng)及時向主辦部門發(fā)出預(yù)警通知，并要求主辦部門作出解釋和說明。3.整改措施：對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，主辦部門應(yīng)及時采取整改措施，調(diào)整費用支出，規(guī)范報銷流程，并將整改情況書面報告財務(wù)部門和公司管理層。五、活動費用報銷標準（一）場地租賃1.根據(jù)活動規(guī)模和場地需求，選擇合適的場地，并參考市場行情確定租賃價格。2.場地租賃費用應(yīng)包含場地租金、水電費、場地布置費等相關(guān)費用。3.報銷時需提供場地租賃合同、發(fā)票及費用明細清單。（二）設(shè)備租賃1.根據(jù)活動需要，租賃音響設(shè)備、投影儀、舞臺燈光等設(shè)備。2.設(shè)備租賃費用應(yīng)根據(jù)設(shè)備型號、租賃時長等因素確定，同時應(yīng)包含設(shè)備運輸、安裝調(diào)試、操作人員費用等。3.報銷時需提供設(shè)備租賃合同、發(fā)票及設(shè)備使用清單。（三）餐飲1.根據(jù)活動性質(zhì)和參與人數(shù)，合理安排餐飲標準。2.餐飲費用應(yīng)包含餐費、飲料費、服務(wù)費等相關(guān)費用。3.報銷時需提供餐飲發(fā)票、菜單及費用明細清單。如在酒店用餐，還需提供酒店的消費清單。（四）交通1.活動期間的交通費用應(yīng)根據(jù)實際情況進行合理安排，優(yōu)先選擇公共交通方式。2.如需租賃車輛，應(yīng)根據(jù)活動人數(shù)和行程需求選擇合適的車型，并參考市場價格確定租賃費用。租賃費用應(yīng)包含車輛租金、司機費用、燃油費、過路費等。3.報銷時需提供租車合同、發(fā)票及行程清單。如員工因活動需要乘坐公共交通工具產(chǎn)生的費用，可憑有效票據(jù)按照公司相關(guān)規(guī)定進行報銷。（五）物料制作1.根據(jù)活動宣傳和現(xiàn)場布置需要，制作宣傳冊、海報、橫幅、禮品等物料。2.物料制作費用應(yīng)根據(jù)物料種類、數(shù)量、制作工藝等因素確定，并簽訂制作合同。3.報銷時需提供制作合同、發(fā)票及物料清單。（六）嘉賓費用1.如活動邀請嘉賓出席，應(yīng)根據(jù)嘉賓的知名度、影響力等因素確定嘉賓費用標準。2.嘉賓費用應(yīng)包含出場費、住宿費、餐飲費、交通費等相關(guān)費用。3.報銷時需提供嘉賓邀請函、嘉賓費用明細清單及發(fā)票。（七）宣傳推廣1.根據(jù)活動目標和受眾群體，制定合理的宣傳推廣方案，選擇合適的宣傳渠道進行推廣。2.宣傳推廣費用應(yīng)包含廣告投放費、媒體合作費、活動宣傳物料制作費等相關(guān)費用。3.報銷時需提供宣傳推廣合同、發(fā)票及宣傳效果評估報告。六、活動費用的審計與監(jiān)督（一）內(nèi)部審計1.公司內(nèi)部審計部門定期對活動費用進行審計，檢查活動費用的申請、審批、使用及報銷等環(huán)節(jié)是否符合本制度規(guī)定。2.審計人員應(yīng)查閱相關(guān)文件、憑證、報表等資料，對活動費用的真實性、合法性、合理性進行審查，并形成審計報告。3.對于審計中發(fā)現(xiàn)的問題，審計部門應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保問題得到有效解決。（二）外部監(jiān)督1.接受公司監(jiān)事會、股東等相關(guān)方的監(jiān)督，定期向其匯報活動費用的管理情況。2.如遇政府部門、審計機構(gòu)等外部檢查，應(yīng)積極配合，如實提供活動費用相關(guān)資料，接受外部監(jiān)督檢查。七、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)審批擅自開展活動或超預(yù)算使用活動費用的；2.虛報、多報活動費用，提供虛假發(fā)票或報銷憑證的；3.違反活動費用申請、審批、使用及報銷流程，擅自簡化或省略相關(guān)環(huán)節(jié)的；4.其他違反本制度規(guī)定的行為。（二）處理措施1.對于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理，包括但不限于責令改正、追回違規(guī)款項、警告