建筑項目文檔管理制度一、總則（一）目的為加強公司建筑項目文檔管理，確保項目文檔的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，提高項目管理效率，保障項目順利進行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有建筑項目的文檔管理工作，包括項目前期策劃、設(shè)計、施工、竣工驗收等各個階段所產(chǎn)生的各類文檔。（三）基本原則1.集中管理原則：項目文檔由公司指定的文檔管理部門或?qū)Ｈ思薪y(tǒng)一管理，確保文檔的完整性和可追溯性。2.分類歸檔原則：按照文檔的性質(zhì)、來源、時間等因素進行分類，便于查找和使用。3.及時歸檔原則：項目文檔應(yīng)隨項目進展及時形成并歸檔，確保文檔的時效性。4.保密性原則：對于涉及公司機密、商業(yè)秘密和項目敏感信息的文檔，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、文檔管理職責(zé)（一）文檔管理部門職責(zé)1.制定和完善公司建筑項目文檔管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.負(fù)責(zé)項目文檔的收集、整理、分類、歸檔、保管和查閱服務(wù)等工作。3.定期對項目文檔進行檢查和清理，確保文檔的質(zhì)量和安全性。4.組織開展項目文檔管理培訓(xùn)，提高項目團隊成員的文檔管理意識和能力。5.參與項目文檔的審核和驗收工作，確保文檔符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求。（二）項目團隊成員職責(zé)1.負(fù)責(zé)各自工作范圍內(nèi)項目文檔的及時形成、整理和提交。2.按照文檔管理部門的要求，對文檔進行規(guī)范編制和分類標(biāo)識。3.配合文檔管理部門做好項目文檔的收集、歸檔和查閱等工作。4.對涉及個人工作的文檔的準(zhǔn)確性和完整性負(fù)責(zé)。（三）項目經(jīng)理職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)項目文檔管理工作的組織和協(xié)調(diào)，確保項目文檔管理工作與項目整體進度相匹配。2.審核項目文檔管理計劃和方案，提出指導(dǎo)意見和改進建議。3.監(jiān)督項目團隊成員對文檔管理規(guī)定的執(zhí)行情況，及時糾正違規(guī)行為。4.負(fù)責(zé)項目文檔的最終審核和簽字確認(rèn)，確保文檔符合項目要求和公司規(guī)定。三、文檔分類與編號（一）文檔分類1.項目前期文檔：包括項目立項批復(fù)、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、項目規(guī)劃設(shè)計文件等。2.設(shè)計文檔：包括初步設(shè)計文件、施工圖設(shè)計文件、設(shè)計變更文件等。3.施工文檔：包括施工組織設(shè)計、施工方案、技術(shù)交底、工程進度計劃、工程質(zhì)量檢驗記錄、工程安全管理文件、工程物資資料、工程變更簽證、工程計量與支付文件等。4.竣工驗收文檔：包括工程竣工驗收報告、工程質(zhì)量保修書、工程竣工結(jié)算文件等。5.項目管理文檔：包括項目策劃書、項目管理目標(biāo)責(zé)任書、項目進度報告、項目質(zhì)量報告、項目安全報告、項目成本報告、項目風(fēng)險管理文件、項目溝通管理文件等。6.其他文檔：包括與項目相關(guān)的合同文件、會議紀(jì)要、來往信函、影像資料等。（二）文檔編號1.文檔編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性和可擴展性的原則。2.編號格式為：項目名稱代碼+文檔類別代碼+年份+順序號。3.項目名稱代碼：采用項目名稱的首字母縮寫，由文檔管理部門統(tǒng)一規(guī)定。4.文檔類別代碼：根據(jù)文檔分類設(shè)置相應(yīng)的代碼，如“QP”表示項目前期文檔，“SJ”表示設(shè)計文檔，“SG”表示施工文檔，“JY”表示竣工驗收文檔，“GL”表示項目管理文檔，“QT”表示其他文檔。5.年份：采用公元紀(jì)年，取年份的后兩位數(shù)字。6.順序號：按照文檔形成的先后順序依次編號，從001開始。例如：某項目的施工組織設(shè)計文件編號為：XM01SG23001，表示該項目名稱代碼為XM01，文檔類別為施工文檔，形成年份為2023年，順序號為001。四、文檔收集與整理（一）收集要求1.項目團隊成員應(yīng)在工作過程中及時收集各自工作范圍內(nèi)產(chǎn)生的文檔，并確保文檔的真實性、完整性和準(zhǔn)確性。2.對于外部單位提供的與項目相關(guān)的文檔，如設(shè)計單位的設(shè)計文件、供應(yīng)商的產(chǎn)品資料等，項目團隊成員應(yīng)負(fù)責(zé)及時收集，并移交文檔管理部門。3.項目文檔應(yīng)采用紙質(zhì)文檔和電子文檔兩種形式同時保存，確保文檔的一致性和可查閱性。（二）整理要求1.文檔管理部門收到項目文檔后，應(yīng)及時進行整理。整理工作包括對文檔進行分類、編號、裝訂、編目等。2.紙質(zhì)文檔應(yīng)按照A4紙規(guī)格進行打印或復(fù)印，左側(cè)裝訂，頁面整潔，字跡清晰。3.電子文檔應(yīng)按照統(tǒng)一的命名規(guī)則進行命名，并存儲在指定的文件夾中。命名規(guī)則為：項目名稱+文檔類別+年份+順序號+文檔名稱。4.文檔編目應(yīng)包括文檔編號、文檔名稱、文檔類別、文檔來源、形成日期、保管期限等信息，并填寫《項目文檔目錄清單》。五、文檔歸檔與保管（一）歸檔要求1.項目文檔應(yīng)在形成后及時歸檔，歸檔時間不得超過規(guī)定的期限。一般情況下，項目前期文檔應(yīng)在項目立項后一個月內(nèi)歸檔，設(shè)計文檔應(yīng)在設(shè)計完成后半個月內(nèi)歸檔，施工文檔應(yīng)隨工程進度及時歸檔，竣工驗收文檔應(yīng)在工程竣工驗收后一個月內(nèi)歸檔，項目管理文檔應(yīng)定期歸檔。2.歸檔的文檔應(yīng)齊全完整，符合整理要求，并經(jīng)項目團隊成員和項目經(jīng)理簽字確認(rèn)。3.文檔管理部門應(yīng)建立《項目文檔歸檔清單》，記錄文檔的歸檔情況，包括文檔編號、文檔名稱、歸檔日期、歸檔人等信息。（二）保管要求1.文檔管理部門應(yīng)設(shè)置專門的文檔保管場所，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火防潮防蟲設(shè)施等，確保文檔的安全保管。2.文檔應(yīng)按照類別和保管期限進行分類存放，便于查找和管理。3.對于電子文檔，應(yīng)定期進行備份，并存儲在不同的介質(zhì)上，如硬盤、光盤等，以防止數(shù)據(jù)丟失。4.文檔管理部門應(yīng)建立文檔借閱登記制度，嚴(yán)格控制文檔的借閱范圍和借閱期限，確保文檔的安全。六、文檔查閱與借閱（一）查閱要求1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱項目文檔時，應(yīng)填寫《項目文檔查閱申請表》，注明查閱文檔的名稱、編號、查閱目的等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到文檔管理部門查閱。2.文檔管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請表，提供相應(yīng)的文檔，并做好查閱記錄，包括查閱日期、查閱人、查閱文檔名稱及編號等信息。3.查閱人員應(yīng)在文檔管理部門指定的場所查閱文檔，不得擅自將文檔帶出或轉(zhuǎn)借他人。查閱過程中應(yīng)愛護文檔，不得在文檔上涂改、標(biāo)記、污損等。（二）借閱要求1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱項目文檔時，應(yīng)填寫《項目文檔借閱申請表》，注明借閱文檔的名稱、編號、借閱期限等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和項目經(jīng)理簽字同意后，到文檔管理部門辦理借閱手續(xù)。2.文檔管理部門應(yīng)根據(jù)借閱申請表，提供相應(yīng)的文檔，并與借閱人簽訂《項目文檔借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的文檔，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、泄露文檔內(nèi)容。如因保管不善造成文檔丟失、損壞等情況，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。5.借閱人歸還文檔時，文檔管理部門應(yīng)進行認(rèn)真核對，確保文檔的完整性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)文檔有損壞或丟失情況，應(yīng)及時查明原因，并要求借閱人予以賠償。七、文檔保密與銷毀（一）保密要求1.對于涉及公司機密、商業(yè)秘密和項目敏感信息的文檔，文檔管理部門應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進行管理，采取必要的保密措施，防止信息泄露。2.接觸和處理涉密文檔的人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.在文檔查閱、借閱過程中，應(yīng)嚴(yán)格控制涉密文檔的接觸范圍，確保只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能接觸和處理涉密文檔。（二）銷毀要求1.對于已過保管期限或不再需要保存的項目文檔，文檔管理部門應(yīng)定期進行清理和銷毀。2.銷毀文檔前，應(yīng)填寫《項目文檔銷毀申請表》，注明銷毀文檔的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和項目經(jīng)理簽字同意后，報公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.文檔銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M行，如粉碎、焚燒等，確保文檔信息無法恢復(fù)。4.文檔管理部門應(yīng)建立《項目文檔銷毀記錄清單》，記錄文檔的銷毀情況，包括銷毀日期、銷毀方式、銷毀人等信息。八、文檔信息化管理（一）建立文檔管理系統(tǒng)公司應(yīng)建立統(tǒng)一的建筑項目文檔管理系統(tǒng)，實現(xiàn)項目文檔的電子化管理。文檔管理系統(tǒng)應(yīng)具備文檔上傳、下載、查閱、借閱、審批、分類管理、檢索查詢等功能，提高文檔管理的效率和便捷性。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.文檔管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文檔管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入和維護工作，確保文檔信息的及時、準(zhǔn)確和完整。2.項目團隊成員應(yīng)按照文檔管理部門的要求，將各自工作范圍內(nèi)產(chǎn)生的文檔及時錄入文檔管理系統(tǒng)，并確保錄入信息與紙質(zhì)文檔一致。3.文檔管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)應(yīng)定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，應(yīng)建立數(shù)據(jù)安全管理制度，采取必要的安全防護措施，確保數(shù)據(jù)的安全性。（三）系統(tǒng)使用與培訓(xùn)1.公司內(nèi)部人員應(yīng)通過文檔管理系統(tǒng)查閱、借閱項目文檔，提高工作效率。2.文檔管理部門應(yīng)定期組織項目團隊成員進行文檔管理系統(tǒng)的使用培訓(xùn)，使大家熟悉系統(tǒng)的操作流程和功能，提高系統(tǒng)的應(yīng)用水平。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.文檔管理部門應(yīng)定期對項目文檔管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括文檔的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況。2.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，文檔管理部門應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保問題得到及時解決。