禮品驗(yàn)收及管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司禮品驗(yàn)收流程，加強(qiáng)禮品管理，確保禮品的質(zhì)量、數(shù)量及合規(guī)性，特制定本制度。本制度旨在保障公司利益，維護(hù)公司形象，促進(jìn)公司業(yè)務(wù)的順利開展，同時(shí)確保禮品的使用符合公司規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)要求。（二）適用范圍本制度適用于公司因業(yè)務(wù)往來、商務(wù)活動(dòng)、員工福利等各種原因所接收或采購的各類禮品。包括但不限于實(shí)物禮品、禮券、禮品卡、電子禮品等。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：禮品的驗(yàn)收及管理必須符合國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范以及公司內(nèi)部規(guī)定。2.真實(shí)性原則：確保禮品的來源真實(shí)可靠，不存在虛假、欺詐等情況。3.準(zhǔn)確性原則：準(zhǔn)確記錄禮品的相關(guān)信息，包括名稱、數(shù)量、規(guī)格、價(jià)值等，保證賬物相符。4.保密性原則：涉及禮品的相關(guān)信息，如贈(zèng)送方、禮品用途等應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、禮品驗(yàn)收流程（一）驗(yàn)收準(zhǔn)備1.成立驗(yàn)收小組由行政部門牽頭，財(cái)務(wù)部門、采購部門等相關(guān)人員組成驗(yàn)收小組。明確小組成員的職責(zé)分工，確保驗(yàn)收工作的順利進(jìn)行。2.收集驗(yàn)收資料在禮品到達(dá)前，采購部門應(yīng)及時(shí)提供禮品的采購合同、發(fā)票、送貨清單等相關(guān)資料給驗(yàn)收小組。對于特殊定制的禮品，還需提供設(shè)計(jì)方案、規(guī)格要求等詳細(xì)資料。（二）初步檢查1.外觀檢查禮品送達(dá)時(shí)，驗(yàn)收小組應(yīng)首先對禮品的外觀進(jìn)行檢查。查看禮品包裝是否完好，有無破損、變形、污漬等情況。檢查禮品的標(biāo)識、品牌、型號等是否與采購合同一致。2.數(shù)量核對根據(jù)送貨清單，仔細(xì)核對禮品的數(shù)量。對于按件計(jì)數(shù)的禮品，逐一清點(diǎn)數(shù)量；對于按重量、體積等計(jì)量的禮品，應(yīng)進(jìn)行稱重、測量等操作，確保數(shù)量準(zhǔn)確無誤。（三）質(zhì)量檢驗(yàn)1.功能測試對于具有特定功能的禮品，如電子產(chǎn)品、機(jī)械設(shè)備等，應(yīng)進(jìn)行功能測試。按照產(chǎn)品說明書或相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，檢查禮品是否能正常運(yùn)行，各項(xiàng)功能是否達(dá)標(biāo)。2.質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)檢查對照采購合同中的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，檢查禮品的材質(zhì)、工藝、質(zhì)量等級等是否符合要求。對于有質(zhì)量認(rèn)證要求的禮品，查看是否具備相應(yīng)的認(rèn)證文件。（四）價(jià)值評估1.市場調(diào)研財(cái)務(wù)部門或采購部門通過市場調(diào)研等方式，了解同類禮品在當(dāng)前市場上的價(jià)格范圍。參考市場行情，評估禮品的合理價(jià)值。2.價(jià)值確認(rèn)根據(jù)市場調(diào)研結(jié)果，結(jié)合禮品的實(shí)際情況，對禮品的價(jià)值進(jìn)行確認(rèn)。對于價(jià)值較高的禮品，必要時(shí)可聘請專業(yè)的評估機(jī)構(gòu)進(jìn)行評估。（五）驗(yàn)收記錄1.填寫驗(yàn)收報(bào)告驗(yàn)收小組在完成驗(yàn)收工作后，應(yīng)及時(shí)填寫禮品驗(yàn)收報(bào)告。報(bào)告內(nèi)容包括禮品名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商、驗(yàn)收日期、驗(yàn)收情況（外觀、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)值等）、驗(yàn)收結(jié)論等。2.簽字確認(rèn)驗(yàn)收小組成員應(yīng)在驗(yàn)收報(bào)告上簽字確認(rèn)，確保驗(yàn)收結(jié)果的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。驗(yàn)收報(bào)告一式多份，分別由行政部門、財(cái)務(wù)部門、采購部門等留存歸檔。三、禮品入庫管理（一）入庫流程1.辦理入庫手續(xù)驗(yàn)收合格的禮品，由采購部門填寫入庫單。入庫單應(yīng)注明禮品名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商、入庫日期等信息。將入庫單連同禮品一起送交倉庫管理人員。2.倉庫接收倉庫管理人員根據(jù)入庫單對禮品進(jìn)行核對、清點(diǎn)。確認(rèn)無誤后，將禮品存放至指定的倉庫區(qū)域，并在入庫單上簽字確認(rèn)。將入庫單的一聯(lián)返還給采購部門，一聯(lián)留存?zhèn)}庫，一聯(lián)送交財(cái)務(wù)部門。（二）庫存管理1.分類存放倉庫管理人員應(yīng)按照禮品的類別、規(guī)格、用途等進(jìn)行分類存放。建立清晰的庫存標(biāo)識，便于查找和管理。2.定期盤點(diǎn)倉庫應(yīng)定期對禮品進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬物相符。每月至少進(jìn)行一次小盤點(diǎn)，每季度進(jìn)行一次大盤點(diǎn)。盤點(diǎn)結(jié)果應(yīng)形成盤點(diǎn)報(bào)告，如有差異，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。四、禮品發(fā)放管理（一）發(fā)放原則1.按需發(fā)放：根據(jù)公司業(yè)務(wù)需要、員工福利政策等，合理確定禮品的發(fā)放對象和數(shù)量。2.公平公正：確保禮品發(fā)放過程公平、公正，避免出現(xiàn)偏袒、不公等情況。3.合規(guī)合法：禮品發(fā)放應(yīng)符合國家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定。（二）發(fā)放流程1.制定發(fā)放計(jì)劃行政部門根據(jù)公司實(shí)際情況，制定禮品發(fā)放計(jì)劃。發(fā)放計(jì)劃應(yīng)明確發(fā)放對象、禮品名稱、規(guī)格、數(shù)量、發(fā)放時(shí)間等。2.審批發(fā)放計(jì)劃發(fā)放計(jì)劃報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司政策和實(shí)際情況進(jìn)行審核，如有必要，提出修改意見。3.領(lǐng)取禮品發(fā)放對象憑有效證件到指定地點(diǎn)領(lǐng)取禮品。領(lǐng)取時(shí)，應(yīng)在禮品發(fā)放登記表上簽字確認(rèn)。對于批量發(fā)放的禮品，可由部門統(tǒng)一領(lǐng)取后再分發(fā)到個(gè)人。（三）特殊情況處理1.員工離職員工離職時(shí)，尚未領(lǐng)取的禮品應(yīng)按照公司規(guī)定進(jìn)行處理。如離職員工符合禮品發(fā)放條件，可在離職手續(xù)辦理完畢后領(lǐng)??；如不符合條件，禮品應(yīng)收回。2.禮品變更在禮品發(fā)放前，如因特殊原因需要變更禮品的種類、規(guī)格、數(shù)量等，應(yīng)重新報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批，并及時(shí)通知發(fā)放對象。五、禮品使用管理（一）使用原則1.合理使用：禮品應(yīng)根據(jù)其性質(zhì)和用途，合理安排使用，確保發(fā)揮最大價(jià)值。2.節(jié)約高效：在禮品使用過程中，應(yīng)注重節(jié)約，避免浪費(fèi)，提高使用效率。3.符合規(guī)定：禮品的使用應(yīng)符合公司規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)要求。（二）使用范圍1.業(yè)務(wù)往來：用于與客戶、合作伙伴等的商務(wù)交往，增進(jìn)合作關(guān)系。2.員工福利：作為員工福利，提高員工的滿意度和歸屬感。3.公司活動(dòng)：用于公司舉辦的各類會(huì)議、慶典、培訓(xùn)等活動(dòng)。（三）使用審批1.填寫使用申請表如需使用禮品，應(yīng)填寫禮品使用申請表。申請表應(yīng)注明禮品名稱、規(guī)格、數(shù)量、使用對象、使用原因、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等。2.審批流程禮品使用申請表報(bào)部門負(fù)責(zé)人審批。部門負(fù)責(zé)人根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行審核，如涉及重要客戶或較大金額的禮品使用，還需報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）使用記錄1.記錄使用情況禮品使用部門應(yīng)建立禮品使用記錄臺賬。詳細(xì)記錄禮品的使用時(shí)間、使用對象、使用數(shù)量、使用效果等信息。2.定期匯總每月末，禮品使用部門應(yīng)將禮品使用記錄臺賬進(jìn)行匯總，并報(bào)行政部門備案。六、禮品處置管理（一）處置原則1.合規(guī)處置：禮品處置應(yīng)符合國家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定。2.價(jià)值最大化：在確保合規(guī)的前提下，盡量實(shí)現(xiàn)禮品處置價(jià)值的最大化。3.記錄完整：對禮品處置過程進(jìn)行詳細(xì)記錄，確?？勺匪?。（二）處置方式1.贈(zèng)送將禮品贈(zèng)送給符合條件的外部單位或個(gè)人，如慈善機(jī)構(gòu)、社區(qū)組織等。贈(zèng)送禮品應(yīng)填寫贈(zèng)送申請表，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，辦理相關(guān)贈(zèng)送手續(xù)，并記錄贈(zèng)送情況。2.出售對于有一定市場價(jià)值的禮品，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可進(jìn)行出售。出售禮品應(yīng)通過正規(guī)的交易渠道，確保交易的合法性和公正性。出售所得款項(xiàng)應(yīng)及時(shí)上繳公司財(cái)務(wù)。3.報(bào)廢對于無法使用、損壞或過期的禮品，應(yīng)進(jìn)行報(bào)廢處理。填寫禮品報(bào)廢申請表，說明報(bào)廢原因、禮品名稱、規(guī)格、數(shù)量等。經(jīng)相關(guān)部門審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進(jìn)行報(bào)廢處置，并記錄報(bào)廢情況。（三）處置記錄1.填寫處置報(bào)告禮品處置完成后，應(yīng)填寫禮品處置報(bào)告。報(bào)告內(nèi)容包括處置方式、處置時(shí)間、處置對象、處置金額（如有）、處置原因等。2.歸檔保存禮品處置報(bào)告一式多份，分別由行政部門、財(cái)務(wù)部門等留存歸檔，保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.定期審計(jì)財(cái)務(wù)部門定期對禮品的采購、驗(yàn)收、入庫、發(fā)放、使用、處置等環(huán)節(jié)進(jìn)行審計(jì)。檢查禮品管理是否符合公司制度和相關(guān)法律法規(guī)要求，財(cái)務(wù)核算是否準(zhǔn)確。2.日常監(jiān)督行政部門負(fù)責(zé)對禮品管理的日常工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。查看禮品驗(yàn)收報(bào)告、入庫單、發(fā)放登記表、使用記錄臺賬等是否完整、準(zhǔn)確，禮品的存放、使用是否規(guī)范。（二）違規(guī)處理1.發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為在監(jiān)督檢查過程中，如發(fā)現(xiàn)禮品管理存在違規(guī)行為，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行記錄。對違規(guī)行為進(jìn)行調(diào)查，查明原因，確定責(zé)任人員。2.違規(guī)處罰根據(jù)違規(guī)情節(jié)的輕重，對