物業(yè)檔案規(guī)范管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)物業(yè)檔案的規(guī)范化管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在物業(yè)管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在物業(yè)管理活動(dòng)中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：物業(yè)檔案由公司指定的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映物業(yè)管理活動(dòng)的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.分類科學(xué)原則：按照檔案的來源、內(nèi)容、形式等進(jìn)行科學(xué)分類，便于查找和利用。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善物業(yè)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司各類物業(yè)檔案，包括紙質(zhì)檔案和電子檔案。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、整理、裝訂、上架等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。4.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，確保檔案的時(shí)效性和安全性。6.負(fù)責(zé)檔案庫房的管理，保證檔案存放環(huán)境符合要求。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高員工的檔案管理意識(shí)和技能。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在物業(yè)管理活動(dòng)中形成檔案的收集、整理、立卷，并定期移交檔案管理部門。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案的及時(shí)、準(zhǔn)確歸檔。3.配合檔案管理部門做好檔案的查詢、借閱等工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂、上架等。3.建立檔案臺(tái)賬，記錄檔案的收進(jìn)、移出、借閱等情況。4.協(xié)助檔案利用者查找、調(diào)閱檔案，提供必要的服務(wù)。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.物業(yè)項(xiàng)目規(guī)劃、設(shè)計(jì)、建設(shè)等前期資料，包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、規(guī)劃圖紙、施工圖紙、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。2.物業(yè)項(xiàng)目接管驗(yàn)收資料，包括物業(yè)共用部位、共用設(shè)施設(shè)備的驗(yàn)收記錄、交接清單等。3.物業(yè)服務(wù)合同、協(xié)議，包括與業(yè)主簽訂的物業(yè)服務(wù)合同、與供應(yīng)商簽訂的服務(wù)協(xié)議等。4.業(yè)主及物業(yè)使用人檔案，包括業(yè)主基本信息、房屋產(chǎn)權(quán)證明、聯(lián)系方式等。5.物業(yè)維修、養(yǎng)護(hù)、更新改造資料，包括維修計(jì)劃、維修記錄、更換部件清單等。6.物業(yè)安全管理資料，包括安全管理制度、巡邏記錄、門禁系統(tǒng)記錄等。7.物業(yè)環(huán)境衛(wèi)生管理資料，包括清潔標(biāo)準(zhǔn)、衛(wèi)生檢查記錄、垃圾清運(yùn)記錄等。8.物業(yè)綠化管理資料，包括綠化養(yǎng)護(hù)計(jì)劃、植物生長記錄等。9.物業(yè)收費(fèi)資料，包括收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、收費(fèi)記錄、欠費(fèi)清單等。10.其他與物業(yè)管理相關(guān)的資料，如會(huì)議紀(jì)要、投訴處理記錄、榮譽(yù)證書等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案的及時(shí)、完整收集。2.檔案收集應(yīng)遵循真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性的原則，不得擅自涂改、偽造檔案內(nèi)容。3.對(duì)于重要檔案，應(yīng)及時(shí)收集并移交檔案管理部門，不得積壓。（三）整理方法1.分類：按照檔案的性質(zhì)、內(nèi)容、來源等進(jìn)行分類，可分為綜合管理類、客戶服務(wù)類、工程管理類、安全管理類、環(huán)境衛(wèi)生管理類、綠化管理類、財(cái)務(wù)管理類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.裝訂：將零散的檔案資料進(jìn)行整理、排序，采用線裝或膠裝等方式進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息，便于查詢和利用。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.各部門應(yīng)在檔案形成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，將整理好的檔案移交檔案管理部門。2.對(duì)于重大事件或緊急項(xiàng)目形成的檔案，應(yīng)在事件結(jié)束或項(xiàng)目完成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。（二）歸檔流程1.各部門檔案管理人員將整理好的檔案填寫《檔案移交清單》，一式兩份，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核，核對(duì)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，審核無誤后接收檔案，并在《檔案移交清單》上簽字蓋章。3.檔案管理部門按照檔案分類編號(hào)規(guī)則對(duì)檔案進(jìn)行編號(hào)、上架，并建立檔案臺(tái)賬。（三）保管期限1.物業(yè)檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案包括物業(yè)項(xiàng)目規(guī)劃、設(shè)計(jì)、建設(shè)等前期資料，物業(yè)服務(wù)合同，業(yè)主及物業(yè)使用人檔案等。3.長期保管的檔案包括物業(yè)維修、養(yǎng)護(hù)、更新改造資料，物業(yè)安全管理資料，物業(yè)環(huán)境衛(wèi)生管理資料，物業(yè)綠化管理資料等，保管期限為[X]年。4.短期保管的檔案包括物業(yè)收費(fèi)資料，其他與物業(yè)管理相關(guān)的資料等，保管期限為[X]年。（四）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，濕度控制在[X]%[X]%之間。3.檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，便于查找和利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的安全和完整。5.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。五、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、安全的原則，確保檔案的正常使用。2.檔案利用應(yīng)優(yōu)先滿足公司內(nèi)部管理和業(yè)務(wù)工作的需要。（二）利用方式1.查閱：檔案利用者可到檔案管理部門查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的幫助和服務(wù)。2.借閱：檔案利用者因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。3.復(fù)制：檔案利用者因工作需要確需復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，注明復(fù)制檔案的名稱、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理復(fù)制手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行復(fù)制，并對(duì)復(fù)制件進(jìn)行核對(duì)和登記。（三）借閱期限1.檔案借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.對(duì)于重要檔案或保密檔案，借閱期限應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況確定，但最長不超過[X]個(gè)工作日。（四）借閱要求1.檔案借閱者應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、丟失、損壞檔案。2.檔案借閱者應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.檔案借閱者歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量、完整性和準(zhǔn)確性，如有問題應(yīng)及時(shí)查明原因并處理。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則。2.檔案鑒定應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素進(jìn)行綜合判斷。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。2.檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性：檢查檔案是否齊全，有無缺頁、漏項(xiàng)等情況。2.檔案的準(zhǔn)確性：核對(duì)檔案內(nèi)容是否真實(shí)、準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)是否一致。3.檔案的時(shí)效性：判斷檔案是否仍具有現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值，是否已過保管期限。4.檔案的保密性：審查檔案是否涉及公司機(jī)密，是否需要繼續(xù)保密。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定后，提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施檔案銷毀工作。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.檔案銷毀過程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作的徹底性和安全性。5.檔案銷毀后，應(yīng)在《檔案銷毀申請(qǐng)表》上注明銷毀日期、方式、監(jiān)督人等信息，并將《檔案銷毀申請(qǐng)表》歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的物業(yè)檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索、利用等功能。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，方便檔案的查詢和利用，降低檔案管理成本。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、錄入，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合公司物業(yè)管理需求的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的分類、編號(hào)、整理、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能。3.數(shù)據(jù)安全管理：采取有效的數(shù)據(jù)安全措施，如數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理系