材料設(shè)備供應(yīng)管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司材料設(shè)備供應(yīng)管理，規(guī)范采購流程，確保材料設(shè)備的及時(shí)供應(yīng)、質(zhì)量可靠、成本合理，滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的正常開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有材料設(shè)備的采購、供應(yīng)、庫存管理等相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.按需采購原則：根據(jù)公司生產(chǎn)計(jì)劃、項(xiàng)目需求等實(shí)際情況，合理確定材料設(shè)備的采購數(shù)量和規(guī)格，避免盲目采購。2.質(zhì)量第一原則：嚴(yán)格把控材料設(shè)備的質(zhì)量，優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商，確保所采購的材料設(shè)備符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求。3.成本控制原則：在保證質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略、談判技巧等，降低采購成本，提高資金使用效率。4.公開公正原則：采購過程應(yīng)遵循公開、公平、公正的原則，確保所有供應(yīng)商都有平等的機(jī)會(huì)參與競爭，防止不正當(dāng)交易。5.及時(shí)供應(yīng)原則：確保材料設(shè)備按時(shí)、按量供應(yīng)到指定地點(diǎn)，避免因供應(yīng)不及時(shí)影響公司生產(chǎn)經(jīng)營進(jìn)度。二、職責(zé)分工（一）采購部門1.負(fù)責(zé)制定采購計(jì)劃，根據(jù)公司需求選擇合適的供應(yīng)商，進(jìn)行采購談判，簽訂采購合同。2.跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題，確保材料設(shè)備按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。3.建立供應(yīng)商檔案，對供應(yīng)商進(jìn)行評估和管理，定期開展供應(yīng)商績效評價(jià)。（二）需求部門1.提出準(zhǔn)確、詳細(xì)的材料設(shè)備需求計(jì)劃，包括規(guī)格、數(shù)量、交貨時(shí)間等，并對需求的合理性負(fù)責(zé)。2.參與供應(yīng)商的選擇和評估工作，提供技術(shù)支持和質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。3.負(fù)責(zé)對采購回來的材料設(shè)備進(jìn)行驗(yàn)收，如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題或數(shù)量不符，及時(shí)與采購部門溝通并處理。（三）倉庫管理部門1.負(fù)責(zé)材料設(shè)備的入庫、存儲(chǔ)、保管和發(fā)放工作，確保庫存物資的安全、完整。2.建立庫存臺(tái)賬，定期盤點(diǎn)庫存，及時(shí)掌握庫存動(dòng)態(tài)，為采購決策提供依據(jù)。3.對庫存積壓物資進(jìn)行清理和處理，提出合理的庫存控制建議。（四）質(zhì)量控制部門1.制定材料設(shè)備的質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收流程，對采購的材料設(shè)備進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)和監(jiān)督。2.參與供應(yīng)商的質(zhì)量評估工作，對不合格材料設(shè)備提出處理意見，防止不合格產(chǎn)品流入公司。（五）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核采購合同，確保合同條款符合公司財(cái)務(wù)規(guī)定。2.辦理采購款項(xiàng)的支付手續(xù)，對采購成本進(jìn)行核算和分析，控制采購費(fèi)用支出。3.協(xié)助采購部門進(jìn)行供應(yīng)商付款信用管理。三、采購流程（一）需求計(jì)劃提報(bào)1.各需求部門應(yīng)根據(jù)公司生產(chǎn)計(jì)劃、項(xiàng)目進(jìn)度等，提前制定材料設(shè)備需求計(jì)劃。需求計(jì)劃應(yīng)明確材料設(shè)備的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)交貨時(shí)間等詳細(xì)信息。2.需求計(jì)劃需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購部門。如遇緊急需求，需求部門應(yīng)及時(shí)與采購部門溝通，說明情況并提供相關(guān)支持文件。（二）采購計(jì)劃制定1.采購部門收到需求計(jì)劃后，結(jié)合庫存情況進(jìn)行綜合分析，制定采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)包括采購物資的詳細(xì)清單、采購時(shí)間安排、預(yù)算金額等。2.對于金額較大、采購周期較長或技術(shù)復(fù)雜的材料設(shè)備，采購部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行專題討論，評估采購風(fēng)險(xiǎn)，制定相應(yīng)的采購策略。（三）供應(yīng)商選擇與評估1.采購部門根據(jù)采購計(jì)劃，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，收集其營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、業(yè)績情況等相關(guān)資料，建立供應(yīng)商信息庫。3.采購部門組織相關(guān)人員對符合條件的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察或樣品評審，評估其生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制水平、售后服務(wù)能力、價(jià)格水平等方面的情況。4.根據(jù)評估結(jié)果，選擇若干家合格的供應(yīng)商作為候選對象，并建立供應(yīng)商檔案。供應(yīng)商檔案應(yīng)包括供應(yīng)商基本信息、評估記錄、合作歷史、交易情況等內(nèi)容。（四）采購談判與合同簽訂1.采購部門與選定的供應(yīng)商進(jìn)行采購談判，就采購物資的價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款進(jìn)行協(xié)商，爭取最有利的采購條件。2.談判過程中，采購人員應(yīng)做好記錄，明確雙方達(dá)成的共識(shí)和分歧。對于重要條款，應(yīng)經(jīng)雙方簽字確認(rèn)。3.根據(jù)談判結(jié)果，起草采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保合同條款合法、合規(guī)、完整、清晰。4.采購合同經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后，提交至財(cái)務(wù)部門審核，再報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，由采購部門與供應(yīng)商簽訂正式合同。（五）采購訂單下達(dá)1.采購部門根據(jù)采購合同，向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單。采購訂單應(yīng)明確采購物資的詳細(xì)規(guī)格、數(shù)量、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量要求等信息。2.采購訂單下達(dá)后，采購人員應(yīng)及時(shí)跟蹤訂單執(zhí)行情況，與供應(yīng)商保持密切溝通，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量生產(chǎn)和交付貨物。（六）到貨驗(yàn)收1.材料設(shè)備到貨前，采購部門應(yīng)提前通知需求部門和倉庫管理部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。2.倉庫管理部門會(huì)同需求部門按照合同要求和質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)對到貨的材料設(shè)備進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、外觀質(zhì)量、技術(shù)資料等。3.對于重要的材料設(shè)備或技術(shù)復(fù)雜的物資，質(zhì)量控制部門應(yīng)參與驗(yàn)收工作，進(jìn)行專業(yè)的質(zhì)量檢驗(yàn)和測試。4.如發(fā)現(xiàn)到貨的材料設(shè)備存在質(zhì)量問題或數(shù)量不符，驗(yàn)收人員應(yīng)及時(shí)填寫《驗(yàn)收不合格報(bào)告》，注明問題詳情，并通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商解決。（七）入庫與付款1.驗(yàn)收合格的材料設(shè)備由倉庫管理部門辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單，注明物資名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。入庫單一式多聯(lián)，分別交采購部門、財(cái)務(wù)部門、需求部門等留存。2.采購部門根據(jù)入庫單和采購合同，整理相關(guān)憑證，提交至財(cái)務(wù)部門辦理付款手續(xù)。財(cái)務(wù)部門審核無誤后，按照合同約定的付款方式和時(shí)間支付貨款。3.對于存在質(zhì)量問題或數(shù)量不符的材料設(shè)備，在未解決之前，財(cái)務(wù)部門暫不支付相應(yīng)款項(xiàng)，待問題解決后再行處理。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商準(zhǔn)入1.新供應(yīng)商申請合作時(shí)，應(yīng)向采購部門提交《供應(yīng)商準(zhǔn)入申請表》，并提供營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、業(yè)績證明等相關(guān)資料。2.采購部門對新供應(yīng)商的資料進(jìn)行初審，符合基本條件的供應(yīng)商進(jìn)入實(shí)地考察或樣品評審環(huán)節(jié)。3.實(shí)地考察或樣品評審?fù)ㄟ^的供應(yīng)商，經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，納入公司合格供應(yīng)商名錄。（二）供應(yīng)商評估1.采購部門定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估，評估周期一般為每年一次。評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格水平、售后服務(wù)、合作配合度等方面。2.評估方式可采用問卷調(diào)查、實(shí)地考察、數(shù)據(jù)分析、客戶反饋等多種形式。采購人員應(yīng)收集相關(guān)評估信息，填寫《供應(yīng)商績效評估表》。3.根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)和更多的合作機(jī)會(huì)；對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，發(fā)出書面警告，要求其限期整改；對于整改后仍不符合要求的供應(yīng)商，取消其合格供應(yīng)商資格。（三）供應(yīng)商淘汰1.當(dāng)供應(yīng)商出現(xiàn)以下情況之一時(shí)，采購部門應(yīng)及時(shí)提出淘汰建議：連續(xù)兩次評估不合格；提供的產(chǎn)品出現(xiàn)嚴(yán)重質(zhì)量問題，給公司造成重大損失；交貨期經(jīng)常延誤，嚴(yán)重影響公司生產(chǎn)經(jīng)營進(jìn)度；違反合同約定，存在嚴(yán)重的商業(yè)欺詐行為；其他不符合公司合作要求的情況。2.供應(yīng)商淘汰建議經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，正式通知供應(yīng)商，并終止與其的合作關(guān)系。（四）供應(yīng)商關(guān)系維護(hù)1.采購部門應(yīng)與供應(yīng)商保持密切的溝通與合作，定期召開供應(yīng)商會(huì)議，及時(shí)傳達(dá)公司需求和要求，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營情況和問題。2.對于供應(yīng)商提出的合理建議和意見，采購部門應(yīng)認(rèn)真聽取并積極采納，共同尋求改進(jìn)合作的方式和方法。3.在供應(yīng)商遇到困難時(shí)，采購部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況給予適當(dāng)?shù)闹С趾蛶椭?，建立良好的合作伙伴關(guān)系。五、庫存管理（一）庫存規(guī)劃1.倉庫管理部門根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營特點(diǎn)和歷史數(shù)據(jù)，結(jié)合采購周期、安全庫存等因素，制定合理的庫存規(guī)劃。庫存規(guī)劃應(yīng)明確各類材料設(shè)備的最高庫存、最低庫存、安全庫存等指標(biāo)。2.庫存規(guī)劃需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，嚴(yán)格按照規(guī)劃執(zhí)行庫存管理。（二）入庫管理1.材料設(shè)備到貨后，倉庫管理人員應(yīng)根據(jù)送貨單、采購訂單、入庫單等相關(guān)憑證，對物資進(jìn)行核對驗(yàn)收。驗(yàn)收無誤后，辦理入庫手續(xù)，將物資存放到指定的倉庫區(qū)域。2.入庫物資應(yīng)按照類別、規(guī)格、型號(hào)等進(jìn)行分類存放，擺放整齊，并做好標(biāo)識(shí)。標(biāo)識(shí)應(yīng)包括物資名稱、規(guī)格、型號(hào)、批次、入庫時(shí)間等信息。3.倉庫管理人員應(yīng)及時(shí)將入庫信息錄入庫存管理系統(tǒng)，確保庫存數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。（三）存儲(chǔ)管理1.倉庫應(yīng)保持良好的通風(fēng)、防潮、防火、防盜等條件，確保庫存物資的安全。2.定期對庫存物資進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，查看物資的質(zhì)量狀況、數(shù)量是否相符等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)記錄并報(bào)告相關(guān)部門處理。3.對于易損、易變質(zhì)的材料設(shè)備，應(yīng)采取特殊的存儲(chǔ)措施，如密封保存、低溫存儲(chǔ)等，并定期檢查其質(zhì)量變化情況。（四）出庫管理1.需求部門領(lǐng)用材料設(shè)備時(shí)，應(yīng)填寫《領(lǐng)料單》，注明物資名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字審批。2.倉庫管理人員根據(jù)審批后的《領(lǐng)料單》發(fā)放物資，發(fā)放時(shí)應(yīng)核對物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等信息，確保與領(lǐng)料單一致。3.物資發(fā)放后，倉庫管理人員應(yīng)及時(shí)更新庫存管理系統(tǒng)，減少相應(yīng)的庫存數(shù)量，并將領(lǐng)料單存檔。（五）庫存盤點(diǎn)1.倉庫管理部門應(yīng)定期進(jìn)行庫存盤點(diǎn)，盤點(diǎn)周期一般為每月一次或每季度一次。盤點(diǎn)可采用實(shí)地盤點(diǎn)或賬面盤點(diǎn)的方式進(jìn)行。2.實(shí)地盤點(diǎn)時(shí)，倉庫管理人員應(yīng)逐一清點(diǎn)庫存物資的實(shí)際數(shù)量，并與庫存管理系統(tǒng)中的賬面數(shù)量進(jìn)行核對。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)查明原因，填寫《盤盈盤虧報(bào)告表》，注明差異情況及原因分析。3.對于盤盈或盤虧的物資，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。盤盈物資應(yīng)查明原因后入賬；盤虧物資如屬正常損耗，經(jīng)審批后核銷；如屬人為原因造成的損失，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。4.庫存盤點(diǎn)結(jié)束后，倉庫管理部門應(yīng)編寫庫存盤點(diǎn)報(bào)告，總結(jié)盤點(diǎn)情況，提出改進(jìn)庫存管理的建議和措施。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司內(nèi)部設(shè)立監(jiān)督小組，成員包括采購部門、財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門等相關(guān)人員。監(jiān)督小組負(fù)責(zé)對材料設(shè)備供應(yīng)管理過程進(jìn)行定期檢查和不定期抽查，確保各項(xiàng)制度和流程的執(zhí)行情況。2.監(jiān)督小組應(yīng)重點(diǎn)檢查采購計(jì)劃的執(zhí)行情況、供應(yīng)商選擇與管理、采購合同簽訂與履行、庫存管理等方面的工作，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。3.采購部門應(yīng)定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)材料設(shè)備供應(yīng)管理工作進(jìn)展情況，接受公司領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督和指導(dǎo)。（二）考核辦法1.制定材料設(shè)備供應(yīng)管理工作考核指標(biāo)體系，對采購部門、需求部門、倉庫管理部門等相關(guān)部門進(jìn)行考核?？己酥笜?biāo)包括采購任務(wù)完成率、采購成本控制、物資