文件制度檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司文件制度檔案的規(guī)范化管理，確保文件制度檔案的完整性、準確性和安全性，提高公司管理效率和決策科學性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在文件制度檔案的形成、收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用和銷毀等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司文件制度檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負責歸口管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則：文件制度檔案應如實反映公司各項工作的實際情況，內容準確無誤，不得虛假或篡改。3.及時歸檔原則：各部門和員工應及時將辦理完畢的文件制度材料整理歸檔，不得積壓或拖延。4.安全保密原則：嚴格遵守國家有關檔案安全保密的法律法規(guī)，確保文件制度檔案的安全，防止檔案信息泄露。二、文件制度檔案的分類與編號（一）分類1.行政文件：包括公司發(fā)布的各類行政公文、通知、通報、報告、請示等。2.人事文件：涉及員工招聘、培訓、考核、薪酬、福利、晉升、調動、離職等人事管理方面的文件。3.財務文件：財務預算、決算、報表、審計報告、合同等與財務相關的文件。4.業(yè)務文件：公司各業(yè)務部門在業(yè)務開展過程中形成的文件，如市場調研報告、銷售合同、采購訂單、生產計劃等。5.制度文件：公司制定的各項規(guī)章制度、流程規(guī)范、崗位職責等。6.其他文件：不屬于以上分類的其他文件，如會議紀要、活動記錄、榮譽證書等。（二）編號1.編號規(guī)則采用年度+類別代碼+順序號的編號方式。年度：用四位數(shù)字表示，如“2023”。類別代碼：根據文件制度檔案的分類，分別用一位大寫字母表示，如“A”代表行政文件，“H”代表人事文件，“F”代表財務文件，“Y”代表業(yè)務文件，“Z”代表制度文件，“Q”代表其他文件。順序號：用三位數(shù)字表示，從“001”開始依次編號。2.示例2023年第5號行政文件的編號為：2023A0052023年第10號人事文件的編號為：2023H010三、文件制度檔案的形成與收集（一）文件制度的起草與審核1.各部門根據工作需要起草文件制度，文件內容應符合國家法律法規(guī)和公司實際情況，語言規(guī)范、邏輯清晰、條款明確。2.起草完成后，由起草部門負責人進行初審，確保文件內容的準確性和完整性。初審通過后，將文件提交給相關職能部門進行審核，審核部門應從專業(yè)角度對文件進行審查，提出修改意見。3.文件制度經審核修改后，由起草部門負責人簽字確認，報公司領導審批。公司領導根據文件的重要性和涉及范圍進行審批，審批通過后方可發(fā)布實施。（二）文件的收集1.各部門應指定專人負責文件的收集工作，確保本部門產生的各類文件及時、完整地收集起來。2.文件收集范圍包括紙質文件、電子文件、圖表、數(shù)據等各種形式的資料。收集過程中要注意文件的真實性和完整性，對于重要文件應保留原始版本。3.員工在工作中形成的文件，應及時交予部門文件收集責任人，不得私自留存或銷毀。對于跨部門的文件，由主辦部門負責收集，并及時分發(fā)給相關部門。四、文件制度檔案的整理與歸檔（一）整理1.收集到的文件應按照分類要求進行整理，同一類別的文件應集中在一起。2.對于紙質文件，應去除金屬物、裝訂不牢固的紙張等，保持文件的整潔。按照文件的形成時間順序或重要程度進行排列，對于有附件的文件，應將附件附在主件后面，并在附件上注明附件名稱和順序號。3.對于電子文件，應按照文件類別和年度建立文件夾結構，將文件存儲在相應的文件夾中。電子文件的命名應規(guī)范，按照編號規(guī)則進行命名，便于查找和管理。同時，要定期對電子文件進行備份，防止數(shù)據丟失。（二）歸檔1.整理好的文件應及時歸檔，歸檔時間一般為每年的[具體時間]。各部門應將本年度形成的文件制度檔案整理成冊，編制檔案目錄，一式兩份，一份交公司綜合管理部門歸檔，一份本部門留存?zhèn)洳椤?.檔案目錄應包括文件編號、文件名稱、文件日期、保管期限、密級等內容，確保目錄清晰、準確，便于查閱。3.公司綜合管理部門收到各部門提交的檔案后，應進行認真核對，確保檔案的完整性和準確性。核對無誤后，將檔案按照編號順序排列上架，進行統(tǒng)一保管。五、文件制度檔案的保管（一）保管場所1.公司設立專門的檔案庫房，用于存放文件制度檔案。檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應配備必要的設施設備，如檔案架、溫濕度計、滅火器、防蟲藥等，定期對設施設備進行檢查和維護，保證其正常運行。（二）保管期限1.文件制度檔案的保管期限根據其重要性和參考價值分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：涉及公司重大決策、重要歷史事件、核心業(yè)務等具有長遠查考利用價值的文件。長期保管的檔案：保管期限為[具體年限]年，主要包括公司一般性業(yè)務文件、重要會議記錄、人事檔案等。短期保管的檔案：保管期限為[具體年限]年，如一般性的通知、報表、臨時性文件等。2.各部門在文件制度檔案歸檔時，應根據檔案的性質和內容確定保管期限，并在檔案目錄中注明。公司綜合管理部門應定期對檔案的保管期限進行審查，對已到保管期限的檔案進行鑒定，確定是否需要繼續(xù)保管或銷毀。（三）檔案保管要求1.檔案應分類存放，不同類別、不同保管期限的檔案應分開存放，便于查找和管理。2.檔案應排列整齊，編號清晰，不得隨意堆放或倒置。對于珍貴或易損的檔案，應采取特殊的保護措施，如使用專門的檔案盒、封裝袋等進行包裝。3.檔案庫房應保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對檔案造成損害。同時，要控制庫房的溫濕度，溫度一般保持在[具體溫度范圍]℃，濕度保持在[具體濕度范圍]%。4.建立檔案保管臺賬，詳細記錄檔案的入庫、出庫、借閱、歸還等情況，確保檔案管理的可追溯性。六、文件制度檔案的查閱與利用（一）查閱權限1.公司內部員工因工作需要查閱文件制度檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息，經所在部門負責人簽字同意后，提交公司綜合管理部門審批。2.綜合管理部門根據申請內容進行審核，對于涉及公司機密或重要信息的檔案，需經公司領導批準后方可查閱。3.外部單位或個人因工作需要查閱公司文件制度檔案，必須持有單位介紹信或相關證明文件，并經公司領導批準。查閱過程中，應安排專人陪同，確保檔案的安全和保密。（二）查閱方式1.檔案查閱應在公司綜合管理部門指定的查閱場所進行，不得將檔案帶出查閱場所。如需復印或摘錄檔案內容，應經綜合管理部門同意，并按照規(guī)定進行登記。2.查閱人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損或抽取、撤換檔案材料。查閱完畢后，應及時將檔案歸還綜合管理部門，由檔案管理人員進行核對和清點，確保檔案的完整性。（三）利用服務1.公司綜合管理部門應積極為各部門和員工提供檔案查閱和利用服務，根據查閱需求及時準確地提供檔案資料。2.對于涉及公司重大決策、項目申報、合同簽訂等重要工作的檔案利用需求，綜合管理部門應主動與相關部門溝通協(xié)調，提供必要的支持和幫助。3.鼓勵各部門和員工充分利用檔案資源，開展業(yè)務研究、經驗總結、工作創(chuàng)新等活動，提高公司的管理水平和工作效率。七、文件制度檔案的銷毀（一）銷毀范圍1.已到保管期限且確無保存價值的檔案。2.經鑒定需要銷毀的重復、多余、過期或無效的文件制度檔案。3.因保管不善導致?lián)p壞、變質或失去利用價值的檔案。（二）銷毀程序1.公司綜合管理部門定期對檔案進行清理和鑒定，確定需要銷毀的檔案清單。2.填寫《檔案銷毀申請表》，詳細列出銷毀檔案的編號、名稱、數(shù)量、保管期限等信息，經公司領導批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應采用安全可靠的方式進行，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復。銷毀過程中，應安排專人負責監(jiān)督，確保銷毀工作的徹底性和安全性。4.銷毀完畢后，在《檔案銷毀申請表》上注明銷毀日期、銷毀方式、監(jiān)銷人等信息，并由監(jiān)銷人簽字確認。同時，將銷毀情況記錄在檔案保管臺賬中。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司綜合管理部門負責對各部門文件制度檔案管理工作進行定期監(jiān)督檢查，檢查內容包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用和銷毀等環(huán)節(jié)。2.監(jiān)督檢查可采用現(xiàn)場檢查、查閱檔案資料、聽取匯報等方式進行，對于發(fā)現(xiàn)的問題應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。3.各部門應積極配合綜合管理部門的監(jiān)督檢查工作，如實提供相關檔案資料和信息，不得拒絕或隱瞞。（二）考核評價1.將文件制度檔案管理工作納入公司績效考核體系，對各部門和員工的檔案管理工作進行考核評價。2.考核指標包括檔案管理的規(guī)范性、完整性、準確性、及時性以及檔案利用效果等方面。考核結果與部門和員工的績效獎金、晉升、評優(yōu)等掛