煤炭公司存貨管理制度總則1.目的為了加強(qiáng)本煤炭公司存貨管理，規(guī)范存貨采購、驗(yàn)收、存儲、發(fā)出、盤點(diǎn)等環(huán)節(jié)的操作流程，保障存貨安全，提高存貨運(yùn)營效率，降低存貨成本，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分公司、子公司的存貨管理活動。存貨包括原材料、輔助材料、燃料、低值易耗品、在產(chǎn)品、產(chǎn)成品等各類物資。3.基本原則合法性原則：存貨管理活動必須符合國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。準(zhǔn)確性原則：確保存貨數(shù)量、價(jià)值記錄準(zhǔn)確無誤，賬實(shí)相符。安全性原則：采取有效措施保障存貨安全，防止存貨被盜、毀損、變質(zhì)等情況發(fā)生。效益性原則：在保證存貨滿足生產(chǎn)經(jīng)營需要的前提下，合理控制存貨水平，降低存貨成本，提高存貨運(yùn)營效益。職責(zé)分工1.采購部門根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃，編制存貨采購計(jì)劃，選擇合格供應(yīng)商，簽訂采購合同。負(fù)責(zé)采購訂單的下達(dá)、跟蹤與執(zhí)行，確保按時、按質(zhì)、按量采購所需存貨。協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題，如與供應(yīng)商的溝通、交貨期的變更等。2.倉儲部門負(fù)責(zé)存貨的驗(yàn)收入庫、存儲保管、發(fā)出配送等工作。建立健全存貨保管賬冊，定期對存貨進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。加強(qiáng)存貨倉庫的安全管理，做好防火、防盜、防潮、防蟲等工作，保障存貨安全。對存貨的存儲狀況進(jìn)行監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)并報(bào)告存貨的異常情況，如積壓、毀損等。3.生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃，合理安排存貨的領(lǐng)用，提高存貨使用效率。負(fù)責(zé)在產(chǎn)品的生產(chǎn)過程管理，控制生產(chǎn)成本，確保產(chǎn)品質(zhì)量。定期對生產(chǎn)過程中的存貨消耗情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為存貨采購和成本控制提供依據(jù)。4.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)制定存貨核算方法，準(zhǔn)確記錄存貨的收發(fā)存情況，進(jìn)行存貨賬務(wù)處理。定期與倉儲部門核對存貨賬目，確保賬賬相符。參與存貨采購合同的審核，對采購價(jià)格、付款方式等進(jìn)行把關(guān)。對存貨進(jìn)行成本核算與分析，為公司決策提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持。5.質(zhì)量管理部門負(fù)責(zé)對采購的存貨進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，確保存貨質(zhì)量符合公司要求。對生產(chǎn)過程中的產(chǎn)品質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)控，防止不合格產(chǎn)品流入下一環(huán)節(jié)。參與存貨盤點(diǎn)工作，對存貨質(zhì)量狀況進(jìn)行評估。6.審計(jì)部門定期對存貨管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查存貨管理制度的執(zhí)行情況。對存貨采購、驗(yàn)收、存儲、發(fā)出等環(huán)節(jié)進(jìn)行審計(jì)，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。對存貨盤點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行審計(jì)，核實(shí)盤點(diǎn)數(shù)據(jù)的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。存貨采購管理1.采購計(jì)劃編制采購部門應(yīng)根據(jù)公司年度生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃、銷售預(yù)測、庫存狀況等因素，結(jié)合市場供應(yīng)情況，編制年度存貨采購計(jì)劃。年度采購計(jì)劃應(yīng)明確各類存貨的采購數(shù)量、采購時間、采購預(yù)算等內(nèi)容。在年度采購計(jì)劃的基礎(chǔ)上，采購部門應(yīng)根據(jù)月度生產(chǎn)經(jīng)營任務(wù)和實(shí)際庫存情況，編制月度采購計(jì)劃，并將采購計(jì)劃報(bào)相關(guān)部門審核。審核通過后的采購計(jì)劃作為采購工作的依據(jù)。2.供應(yīng)商選擇與管理采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商評估與選擇機(jī)制，對潛在供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面進(jìn)行綜合評估，選擇合格的供應(yīng)商。與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物資的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核評價(jià)，根據(jù)考核結(jié)果調(diào)整供應(yīng)商合作關(guān)系，對于不合格供應(yīng)商及時淘汰。3.采購訂單下達(dá)采購部門根據(jù)審核后的采購計(jì)劃，向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單。采購訂單應(yīng)明確采購物資的詳細(xì)信息、交貨時間、交貨地點(diǎn)、運(yùn)輸方式等內(nèi)容。在采購訂單下達(dá)后，采購部門應(yīng)及時跟蹤訂單執(zhí)行情況，與供應(yīng)商保持溝通，確保訂單按時、按質(zhì)、按量執(zhí)行。如遇訂單變更或供應(yīng)商交貨問題，應(yīng)及時協(xié)調(diào)解決。4.采購驗(yàn)收存貨到貨后，采購部門應(yīng)及時通知倉儲部門、質(zhì)量管理部門等相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)根據(jù)采購合同、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等要求，對存貨的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進(jìn)行檢驗(yàn)。對于驗(yàn)收合格的存貨，倉儲部門應(yīng)辦理入庫手續(xù)；對于驗(yàn)收不合格的存貨，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。存貨驗(yàn)收入庫管理1.入庫準(zhǔn)備倉儲部門在收到采購部門的到貨通知后，應(yīng)根據(jù)存貨的性質(zhì)、數(shù)量等情況，做好入庫前的準(zhǔn)備工作，如安排倉庫倉位、準(zhǔn)備驗(yàn)收工具等。2.驗(yàn)收流程驗(yàn)收人員首先核對采購訂單、送貨單等憑證與到貨存貨的一致性，包括物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。對存貨的外觀、包裝等進(jìn)行檢查，查看是否有損壞、變形等情況。按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對存貨進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，可采用抽檢、全檢等方式，確保存貨質(zhì)量符合要求。對驗(yàn)收合格的存貨，驗(yàn)收人員應(yīng)在驗(yàn)收單上簽字確認(rèn)，并注明驗(yàn)收情況。3.入庫手續(xù)辦理倉儲部門根據(jù)驗(yàn)收單辦理存貨入庫手續(xù)，填寫入庫單，詳細(xì)記錄存貨的入庫日期、物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。將入庫單的相關(guān)聯(lián)次分別傳遞給采購部門、財(cái)務(wù)部門等，作為采購結(jié)算、賬務(wù)處理的依據(jù)。將存貨按照規(guī)定的倉位進(jìn)行存放，并做好標(biāo)識，便于識別和管理。存貨存儲保管管理1.倉庫規(guī)劃與布局倉儲部門應(yīng)根據(jù)公司存貨的特點(diǎn)和管理要求，對倉庫進(jìn)行合理規(guī)劃與布局，劃分不同的存儲區(qū)域，如原材料區(qū)、在產(chǎn)品區(qū)、產(chǎn)成品區(qū)、低值易耗品區(qū)等。明確各存儲區(qū)域的功能和存放要求，設(shè)置明顯的標(biāo)識牌，便于存貨的分類存放和查找。2.存貨存放管理存貨應(yīng)按照類別、規(guī)格、批次等進(jìn)行分類存放，遵循先進(jìn)先出的原則，確保存貨在有效期內(nèi)或質(zhì)量保證期內(nèi)得到合理使用。對于易燃、易爆、有毒等危險(xiǎn)存貨，應(yīng)設(shè)置專門的存儲區(qū)域，并采取相應(yīng)的安全防護(hù)措施，如防火、防爆、防毒等。定期對存貨進(jìn)行整理和盤點(diǎn)，及時清理積壓、變質(zhì)、損壞等存貨，確保倉庫整潔有序。3.倉庫安全管理建立健全倉庫安全管理制度，加強(qiáng)倉庫安全保衛(wèi)工作，設(shè)置必要的安全設(shè)施，如消防器材、防盜設(shè)備、監(jiān)控系統(tǒng)等。倉庫管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守安全操作規(guī)程，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入倉庫。對倉庫內(nèi)的電器設(shè)備、機(jī)械設(shè)備等定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。制定倉庫應(yīng)急預(yù)案，如火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件的應(yīng)對措施，定期組織演練，提高應(yīng)急處理能力。存貨發(fā)出管理1.領(lǐng)用審批生產(chǎn)部門、其他部門因生產(chǎn)經(jīng)營需要領(lǐng)用存貨時，應(yīng)填寫存貨領(lǐng)用申請表，注明領(lǐng)用物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批。對于貴重存貨、限量存貨的領(lǐng)用，還需經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.發(fā)出流程倉儲部門根據(jù)經(jīng)審批的存貨領(lǐng)用申請表，辦理存貨發(fā)出手續(xù)，填寫出庫單，注明領(lǐng)用日期、物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用部門等信息。按照規(guī)定的發(fā)貨方式進(jìn)行發(fā)貨，如自提、送貨等。對于自提方式，通知領(lǐng)用部門及時提貨；對于送貨方式，安排專人負(fù)責(zé)送貨，并與領(lǐng)用部門辦理交接手續(xù)。將出庫單的相關(guān)聯(lián)次分別傳遞給領(lǐng)用部門、財(cái)務(wù)部門等，作為領(lǐng)用記錄、賬務(wù)處理的依據(jù)。3.發(fā)出記錄與跟蹤倉儲部門應(yīng)建立存貨發(fā)出臺賬，詳細(xì)記錄存貨的發(fā)出日期、物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用部門等信息，定期對發(fā)出情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。對發(fā)出的存貨進(jìn)行跟蹤，了解其使用情況，如發(fā)現(xiàn)異常情況及時與領(lǐng)用部門溝通，查明原因并采取相應(yīng)措施。存貨盤點(diǎn)管理1.盤點(diǎn)計(jì)劃制定財(cái)務(wù)部門應(yīng)會同倉儲部門、審計(jì)部門等制定年度存貨盤點(diǎn)計(jì)劃，明確盤點(diǎn)范圍、盤點(diǎn)時間、盤點(diǎn)方法、人員分工等內(nèi)容。盤點(diǎn)計(jì)劃應(yīng)根據(jù)公司實(shí)際情況和管理要求進(jìn)行合理安排，確保盤點(diǎn)工作有序進(jìn)行。2.盤點(diǎn)實(shí)施按照盤點(diǎn)計(jì)劃組織盤點(diǎn)人員對存貨進(jìn)行實(shí)地盤點(diǎn)，盤點(diǎn)人員應(yīng)認(rèn)真核對存貨的數(shù)量、規(guī)格、狀態(tài)等信息，如實(shí)記錄盤點(diǎn)結(jié)果。在盤點(diǎn)過程中，如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符的情況，應(yīng)及時查明原因，并進(jìn)行記錄。對于盤盈、盤虧的存貨，應(yīng)編制盤盈盤虧報(bào)告表，注明物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、盤盈盤虧原因等信息。3.盤點(diǎn)結(jié)果處理盤點(diǎn)結(jié)束后，盤點(diǎn)人員應(yīng)將盤點(diǎn)結(jié)果與存貨賬面記錄進(jìn)行核對，編制盤點(diǎn)差異匯總表。財(cái)務(wù)部門根據(jù)盤點(diǎn)差異匯總表進(jìn)行賬務(wù)調(diào)整，確保賬實(shí)相符。對于盤盈的存貨，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行賬務(wù)處理，增加存貨賬面價(jià)值；對于盤虧的存貨，應(yīng)查明原因，屬于正常損耗的，經(jīng)批準(zhǔn)后計(jì)入當(dāng)期損益；屬于責(zé)任人賠償?shù)?，?yīng)向責(zé)任人追償；屬于自然災(zāi)害等不可抗力造成的損失，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行處理。審計(jì)部門對盤點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，核實(shí)盤點(diǎn)數(shù)據(jù)的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，對盤點(diǎn)過程中發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。存貨核算與成本管理1.存貨核算方法財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)公司實(shí)際情況和會計(jì)準(zhǔn)則的要求，選擇合適的存貨核算方法，如先進(jìn)先出法、加權(quán)平均法、個別計(jì)價(jià)法等。存貨核算方法一經(jīng)確定，不得隨意變更。如需變更，應(yīng)經(jīng)公司批準(zhǔn)，并在財(cái)務(wù)報(bào)表附注中予以說明。按照選定的存貨核算方法，對存貨的采購成本、加工成本、其他成本等進(jìn)行準(zhǔn)確核算，確保存貨賬面價(jià)值的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。2.存貨成本控制采購部門應(yīng)通過合理選擇供應(yīng)商、談判采購價(jià)格、優(yōu)化采購批量等方式，降低存貨采購成本。生產(chǎn)部門應(yīng)加強(qiáng)生產(chǎn)過程管理，提高生產(chǎn)效率，降低生產(chǎn)成本，減少在產(chǎn)品和產(chǎn)成品的積壓。倉儲部門應(yīng)合理控制存貨庫存水平，減少存貨存儲成本和資金占用成本。財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對存貨成本進(jìn)行分析，找出成本控制的關(guān)鍵點(diǎn)，提出改進(jìn)措施，為公司決策提供依據(jù)。存貨信息化管理1.建立存貨管理信息系統(tǒng)公司應(yīng)建立完善的存貨管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)存貨采購、驗(yàn)收、存儲、發(fā)出、盤點(diǎn)等環(huán)節(jié)的信息化管理。存貨管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備以下功能：采購訂單管理：記錄采購訂單的下達(dá)、執(zhí)行、變更等情況。入庫管理：辦理存貨入庫手續(xù)，記錄入庫日期、物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。存儲管理：對存貨的存放位置、狀態(tài)等進(jìn)行管理。發(fā)出管理：辦理存貨發(fā)出手續(xù)，記錄發(fā)出日期、物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用部門等信息。盤點(diǎn)管理：制定盤點(diǎn)計(jì)劃，記錄盤點(diǎn)結(jié)果，生成盤點(diǎn)差異匯總表等。核算管理：按照選定的存貨核算方法進(jìn)行存貨成本核算，生成相關(guān)財(cái)務(wù)報(bào)表。數(shù)據(jù)分析：對存貨管理數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為公司決策提供支持。2.數(shù)據(jù)維護(hù)與安全管理安排專人負(fù)責(zé)存貨管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)維護(hù)工作，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性和及時性。定期對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。加強(qiáng)存貨管理信息系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的人員訪問系統(tǒng)數(shù)據(jù)。采取安全防護(hù)措施，如防火墻、加密技術(shù)等，保障系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全。監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查審計(jì)部門定期對存貨管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查存貨管理制度的執(zhí)行情況，包括采購、驗(yàn)收、存儲、發(fā)出、盤點(diǎn)等環(huán)節(jié)的操作是否規(guī)范，賬實(shí)是否相符等。財(cái)務(wù)部門、倉儲部門等應(yīng)定期對存貨管理工作進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，并將自查情況報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)。2.考核