物業(yè)團(tuán)隊(duì)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)物業(yè)團(tuán)隊(duì)檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于物業(yè)團(tuán)隊(duì)全體員工及與物業(yè)團(tuán)隊(duì)相關(guān)的各類檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則：物業(yè)團(tuán)隊(duì)檔案由專門的檔案管理部門或指定專人集中統(tǒng)一管理。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映物業(yè)團(tuán)隊(duì)的工作活動(dòng)和歷史面貌。3.完整安全原則：確保檔案的齊全完整，同時(shí)保障檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和使用，提高檔案的利用價(jià)值。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善物業(yè)團(tuán)隊(duì)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)收集、整理、分類、編目、裝訂、保管物業(yè)團(tuán)隊(duì)各類檔案。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.對檔案的安全保管情況進(jìn)行定期檢查，確保檔案的安全。5.按照規(guī)定向有關(guān)部門和人員提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤工作。6.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行處理。7.組織開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門形成檔案的收集、整理和初步分類工作，并定期移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等利用工作，提供必要的協(xié)助。3.負(fù)責(zé)本部門檔案的安全保管，防止檔案的損壞、丟失。4.對本部門檔案的形成、積累和整理情況進(jìn)行自查，確保檔案工作符合要求。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真學(xué)習(xí)和執(zhí)行檔案管理的法律法規(guī)和規(guī)章制度，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括收集、整理、分類、編目、裝訂、保管等。3.做好檔案的查閱、借閱登記工作，及時(shí)跟蹤檔案的使用情況，確保檔案按時(shí)歸還。4.定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并處理。5.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。6.積極參加檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.物業(yè)團(tuán)隊(duì)行政管理檔案，包括各類文件、通知、報(bào)告、會議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)等。2.人力資源檔案，包括員工招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬、福利、勞動(dòng)合同等相關(guān)資料。3.財(cái)務(wù)管理檔案，包括財(cái)務(wù)報(bào)表、預(yù)算、收支憑證、審計(jì)報(bào)告等。4.客戶服務(wù)檔案，包括業(yè)主信息、投訴處理記錄、維修記錄、物業(yè)服務(wù)合同等。5.工程管理檔案，包括工程圖紙、施工方案、竣工驗(yàn)收報(bào)告、設(shè)備維護(hù)記錄等。6.安全管理檔案，包括安全檢查記錄、事故處理報(bào)告、應(yīng)急預(yù)案等。7.環(huán)境管理檔案，包括環(huán)境衛(wèi)生檢查記錄、綠化養(yǎng)護(hù)記錄等。8.其他與物業(yè)團(tuán)隊(duì)工作相關(guān)的檔案資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽署完備。3.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲要求進(jìn)行收集，并確保其可讀性和可利用性。（三）整理方法1.檔案管理人員對收集到的檔案材料進(jìn)行分類整理，按照檔案的形成時(shí)間、來源、內(nèi)容等進(jìn)行分類。2.對每份檔案材料進(jìn)行編號，編制檔案目錄，注明檔案的名稱、編號、日期、來源等信息。3.按照分類和編號順序，將檔案材料裝訂成冊，或裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、編號等信息。4.對于電子檔案，應(yīng)建立相應(yīng)的電子目錄，并按照一定的存儲結(jié)構(gòu)進(jìn)行存儲，確保電子檔案的有序管理。四、檔案的分類與編號（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.行政管理類：主要包括物業(yè)團(tuán)隊(duì)的行政文件、會議紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)等。2.人力資源類：涵蓋員工招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬、福利、勞動(dòng)合同等方面的檔案。3.財(cái)務(wù)管理類：包含財(cái)務(wù)報(bào)表、預(yù)算、收支憑證、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)相關(guān)資料。4.客戶服務(wù)類：涉及業(yè)主信息、投訴處理、維修記錄、物業(yè)服務(wù)合同等客戶服務(wù)檔案。5.工程管理類：包括工程圖紙、施工方案、竣工驗(yàn)收報(bào)告、設(shè)備維護(hù)記錄等工程管理檔案。6.安全管理類：主要有安全檢查記錄、事故處理報(bào)告、應(yīng)急預(yù)案等安全管理檔案。7.環(huán)境管理類：涵蓋環(huán)境衛(wèi)生檢查記錄、綠化養(yǎng)護(hù)記錄等環(huán)境管理檔案。8.其他類：不屬于上述分類的其他檔案資料。（二）編號規(guī)則1.檔案編號采用“年份+類別代碼+順序號”的形式。2.年份采用公元紀(jì)年，取四位數(shù)字，如“2023”。3.類別代碼按照上述分類標(biāo)準(zhǔn)，分別用一位大寫字母表示，如“A”表示行政管理類，“B”表示人力資源類等。4.順序號為三位數(shù)字，從“001”開始依次編號。5.例如，一份2023年的行政管理類檔案，編號為“2023A001”。五、檔案的保管（一）保管期限1.永久保管：涉及物業(yè)團(tuán)隊(duì)重大決策、重要資產(chǎn)、權(quán)益等具有長遠(yuǎn)歷史價(jià)值和查考利用價(jià)值的檔案。2.定期保管：分為30年、10年兩種期限。對于一般性的檔案材料，根據(jù)其重要程度和利用價(jià)值確定保管期限。3.保管期限從檔案形成的次年1月1日起計(jì)算。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案：應(yīng)存放在專門的檔案庫房內(nèi)，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。檔案應(yīng)分類存放，排列有序，并建立檔案存放索引。2.電子檔案：應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，并進(jìn)行備份。備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。電子檔案應(yīng)按照一定的命名規(guī)則進(jìn)行命名，并建立電子檔案目錄，便于查詢和管理。3.磁性介質(zhì)檔案：如錄音帶、錄像帶、磁盤等，應(yīng)定期進(jìn)行檢查和復(fù)制，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對，確保檔案的數(shù)量和完整性。2.對破損或褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，以保證檔案的可讀性。3.嚴(yán)格遵守檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案庫房。4.做好檔案庫房的溫濕度記錄，根據(jù)溫濕度情況及時(shí)采取相應(yīng)的調(diào)控措施。5.定期對檔案保管情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并處理。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱程序1.內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.外部單位或人員查閱檔案，需持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)物業(yè)團(tuán)隊(duì)分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可查閱。3.檔案管理部門根據(jù)查閱申請，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。（二）借閱程序1.內(nèi)部人員借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、借閱用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.外部單位或人員借閱檔案，除按照上述查閱程序辦理審批手續(xù)外，還需繳納一定的押金。借閱期限和續(xù)借手續(xù)與內(nèi)部人員相同。4.檔案管理部門對借閱的檔案進(jìn)行登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱日期、歸還日期等信息。借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如逾期未還，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)催還。（三）查閱與借閱限制1.涉及物業(yè)團(tuán)隊(duì)機(jī)密的檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱和借閱。2.重要檔案的查閱和借閱，應(yīng)經(jīng)物業(yè)團(tuán)隊(duì)主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.查閱和借閱檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門定期對保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，組成鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員參加。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，對檔案進(jìn)行逐一審查，確定檔案的存毀。3.對仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》。（二）銷毀程序1.《檔案銷毀清冊》經(jīng)物業(yè)團(tuán)隊(duì)分管領(lǐng)導(dǎo)審核，主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，并由監(jiān)銷人員在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。3.銷毀后的檔案應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上注明銷毀日期、方式等信息，并將《檔案銷毀清冊》永久保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的物業(yè)團(tuán)隊(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，方便檔案的查閱和借閱，提升檔案的利用價(jià)值。3.確保檔案信息的安全，防止檔案信息的泄露和丟失。（二）信息化管理措施1.配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備、存儲設(shè)備和檔案管理軟件，建立檔案數(shù)據(jù)庫。2.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，將掃描后的電子檔案按照規(guī)定的格式和存儲要求進(jìn)行存儲，并與檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行關(guān)聯(lián)。