房產(chǎn)銷售檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司房產(chǎn)銷售檔案管理，確保銷售檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，為公司銷售業(yè)務(wù)提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有房產(chǎn)銷售業(yè)務(wù)相關(guān)檔案的管理，包括但不限于客戶信息檔案、銷售合同檔案、房源信息檔案、營銷活動檔案等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一原則：房產(chǎn)銷售檔案由公司指定部門集中管理，確保檔案的完整性和一致性。2.真實準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映銷售業(yè)務(wù)實際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.安全保密原則：嚴格保護檔案信息安全，防止檔案泄露、丟失或損壞。4.便于查詢原則：檔案整理應(yīng)科學(xué)合理，便于快速查詢和使用。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立專門的檔案管理部門，負責(zé)房產(chǎn)銷售檔案的收集、整理、歸檔、保管和查閱等工作。檔案管理部門應(yīng)配備專業(yè)的檔案管理人員，確保檔案管理工作的規(guī)范化和專業(yè)化。（二）銷售部門銷售部門負責(zé)本部門房產(chǎn)銷售業(yè)務(wù)相關(guān)檔案的形成、收集和初步整理，并及時移交檔案管理部門。銷售部門應(yīng)指定專人負責(zé)檔案管理工作，確保檔案資料的及時、準(zhǔn)確和完整。（三）其他相關(guān)部門1.法務(wù)部門：負責(zé)審核銷售合同等法律文件，確保合同的合法性和有效性，并將相關(guān)審核意見反饋給檔案管理部門。2.財務(wù)部門：負責(zé)提供銷售業(yè)務(wù)相關(guān)財務(wù)數(shù)據(jù)和憑證，協(xié)助檔案管理部門進行檔案整理和歸檔。3.客服部門：負責(zé)提供客戶反饋信息和售后服務(wù)記錄，作為房產(chǎn)銷售檔案的補充資料。三、檔案分類及內(nèi)容（一）客戶信息檔案1.客戶基本資料：包括客戶姓名、性別、年齡、聯(lián)系方式、身份證號碼、家庭住址等。2.購房需求：記錄客戶對房屋戶型、面積、朝向、樓層、裝修標(biāo)準(zhǔn)等方面的需求。3.購房預(yù)算：明確客戶能夠承受的購房價格范圍及付款方式。4.購房決策過程：跟蹤客戶從接觸到最終決策的全過程，包括客戶對不同房源的看法、比較及決策時間等。5.客戶跟進記錄：詳細記錄銷售人員與客戶的溝通情況，包括溝通時間、溝通內(nèi)容、客戶反饋等。（二）銷售合同檔案1.商品房買賣合同：包括合同文本、補充協(xié)議、附件等，應(yīng)確保合同內(nèi)容完整、條款清晰、雙方簽字蓋章齊全。2.合同變更記錄：如有合同變更情況，應(yīng)保存變更協(xié)議及相關(guān)審批文件。3.合同履行情況記錄：記錄合同的執(zhí)行進度，如房款支付情況、房屋交付情況等。（三）房源信息檔案1.房源基本信息：包括房屋地址、樓盤名稱、棟號、房號、戶型、面積、朝向、樓層、裝修情況、價格等。2.房源銷售狀態(tài)：實時更新房源的銷售情況，如已售、在售、待售等。3.房源圖片及視頻資料：提供房屋的外觀、內(nèi)部結(jié)構(gòu)、裝修細節(jié)等圖片和視頻，以便客戶了解房源情況。4.房源配套設(shè)施信息：記錄房屋周邊的交通、教育、醫(yī)療、商業(yè)等配套設(shè)施情況。（四）營銷活動檔案1.活動策劃方案：包括活動主題、目的、時間、地點、參與人員、活動內(nèi)容及預(yù)算等。2.活動執(zhí)行記錄：記錄活動的實際執(zhí)行情況，如活動現(xiàn)場布置、人員安排、活動流程、客戶參與情況等。3.活動效果評估：對活動的效果進行評估，包括客戶關(guān)注度、參與度、銷售業(yè)績提升情況等，并總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)。（五）其他檔案1.市場調(diào)研資料：收集整理與房產(chǎn)市場相關(guān)的調(diào)研數(shù)據(jù)、分析報告等，為公司銷售策略制定提供參考。2.銷售業(yè)績報表：定期統(tǒng)計銷售人員的銷售業(yè)績，包括銷售額、銷售面積、銷售套數(shù)等，并進行分析比較。3.培訓(xùn)資料：保存房產(chǎn)銷售相關(guān)的培訓(xùn)教材、課件、培訓(xùn)記錄等，為銷售人員提供學(xué)習(xí)和提升的資源。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.銷售部門應(yīng)在業(yè)務(wù)發(fā)生后及時收集相關(guān)檔案資料，確保資料的及時性和完整性。2.對于客戶提供的資料，應(yīng)要求客戶簽字確認，并確保資料的真實性和有效性。3.檔案資料應(yīng)使用原件，如因特殊原因需要使用復(fù)印件的，應(yīng)在復(fù)印件上注明“與原件核對無誤”字樣，并由提供復(fù)印件的人員簽字確認。（二）整理方法1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)對收集到的檔案資料進行分類整理，確保檔案資料的系統(tǒng)性和規(guī)范性。2.對于每份檔案資料，應(yīng)編制唯一的檔案編號，并建立檔案目錄，注明檔案編號、檔案名稱、檔案內(nèi)容、歸檔時間等信息。3.檔案資料應(yīng)按照時間順序或重要程度進行排列，便于查閱和管理。五、檔案歸檔與保管（一）歸檔流程1.銷售部門整理好的檔案資料應(yīng)定期移交檔案管理部門，移交時應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。2.檔案管理部門收到檔案資料后，應(yīng)進行認真核對，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與銷售部門溝通解決。3.核對無誤后，檔案管理部門將檔案資料按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進行歸檔，并更新檔案目錄。（二）保管方式1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案應(yīng)按照類別和時間順序進行存放，便于查找和管理。對于重要的檔案資料，應(yīng)進行備份，并分別存儲在不同的介質(zhì)和地點。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。（三）保管期限1.客戶信息檔案、銷售合同檔案等重要檔案的保管期限為自業(yè)務(wù)結(jié)束之日起[X]年。2.房源信息檔案、營銷活動檔案等一般檔案的保管期限為自業(yè)務(wù)結(jié)束之日起[X]年。3.其他檔案的保管期限根據(jù)實際情況確定，但不得少于[X]年。（四）檔案銷毀1.超過保管期限的檔案，由檔案管理部門提出銷毀申請，填寫檔案銷毀清單，注明檔案名稱、檔案編號、保管期限、銷毀原因等信息。2.檔案銷毀申請經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由檔案管理部門組織實施銷毀。銷毀過程應(yīng)進行記錄，包括銷毀時間、銷毀地點、銷毀方式等，并由監(jiān)銷人員簽字確認。3.嚴禁擅自銷毀檔案資料，如有違反規(guī)定的行為，將追究相關(guān)人員的責(zé)任。六、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱房產(chǎn)銷售檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，方可到檔案管理部門查閱。2.涉及公司機密或重要客戶信息的檔案，查閱申請人還需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意。3.檔案管理部門應(yīng)建立檔案查閱登記制度，記錄查閱申請人的姓名、部門、查閱時間、查閱內(nèi)容等信息，查閱完畢后應(yīng)及時歸還檔案。（二）借閱規(guī)定1.因特殊情況需要借閱房產(chǎn)銷售檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間、預(yù)計歸還時間等信息，并經(jīng)所在部門負責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改、損壞或丟失檔案。如因保管不善造成檔案丟失或損壞的，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理部門應(yīng)進行認真核對，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與借閱人員溝通解決。七、檔案信息化管理（一）建立檔案信息系統(tǒng)公司應(yīng)建立房產(chǎn)銷售檔案信息系統(tǒng)，將各類檔案資料進行電子化管理，實現(xiàn)檔案信息的快速查詢、統(tǒng)計分析和共享。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理要求，將紙質(zhì)檔案資料準(zhǔn)確錄入檔案信息系統(tǒng)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.定期對檔案信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行維護和更新，確保數(shù)據(jù)的及時性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)錯誤或缺失，應(yīng)及時進行修正和補充。（三）信息安全管理1.加強檔案信息系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保只有授權(quán)人員能夠訪問和操作檔案信息。2.定期對檔案信息系統(tǒng)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)和地點，并定期進行檢查和恢復(fù)測試。3.嚴格遵守國家有關(guān)信息安全的法律法規(guī)，加強對檔案信息系統(tǒng)的安全審計和監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。八、檔案管理監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對房產(chǎn)銷售檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱等環(huán)節(jié)。2.監(jiān)督檢查可采取現(xiàn)場檢查、資料查閱、人員訪談等方式進行，對發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）考核評價1.建立房產(chǎn)銷售檔案管理工作考核評價機制，對檔案管理部門和相關(guān)責(zé)任人員的工作進行考核評價。2.考核評價指標(biāo)包括檔案管理工作的規(guī)范性、檔案