擔(dān)保公司檔案管理制度總則一、目的為加強(qiáng)擔(dān)保公司檔案管理工作，規(guī)范檔案的收集、整理、保管、利用和銷毀等環(huán)節(jié)，提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于擔(dān)保公司總部及各分支機(jī)構(gòu)的檔案管理工作。三、管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理：公司檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，總部檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)公司檔案工作的總體規(guī)劃、制度制定、業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查等工作，各分支機(jī)構(gòu)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)本機(jī)構(gòu)檔案的具體管理工作。2.集中管理、分散利用：公司檔案實(shí)行集中管理、分散利用的原則，公司總部設(shè)立檔案管理部門(mén)，負(fù)責(zé)公司各類檔案的集中管理和統(tǒng)一利用，各分支機(jī)構(gòu)設(shè)立檔案管理崗位，負(fù)責(zé)本機(jī)構(gòu)檔案的日常管理和利用工作。3.安全保密、便于利用：公司檔案管理工作應(yīng)遵循安全保密、便于利用的原則，采取有效措施，確保檔案的安全、完整和保密，同時(shí)要方便檔案的利用和查詢，為公司的經(jīng)營(yíng)管理和決策提供及時(shí)、準(zhǔn)確的信息支持。四、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)1.公司總部設(shè)立檔案管理部門(mén)，負(fù)責(zé)公司檔案工作的總體規(guī)劃、制度制定、業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查等工作。檔案管理部門(mén)的主要職責(zé)包括：（1）制定公司檔案管理制度和工作規(guī)范，并監(jiān)督執(zhí)行；（2）負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、保管、利用和銷毀等工作；（3）組織開(kāi)展檔案管理培訓(xùn)和宣傳工作，提高員工的檔案意識(shí)和管理水平；（4）負(fù)責(zé)公司檔案信息化建設(shè)工作，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化和規(guī)范化。2.各分支機(jī)構(gòu)設(shè)立檔案管理崗位，負(fù)責(zé)本機(jī)構(gòu)檔案的日常管理和利用工作。檔案管理崗位的主要職責(zé)包括：（1）按照公司檔案管理制度的要求，做好本機(jī)構(gòu)檔案的收集、整理、保管、利用和銷毀等工作；（2）定期向公司總部檔案管理部門(mén)移交本機(jī)構(gòu)的檔案資料；（3）負(fù)責(zé)本機(jī)構(gòu)檔案的統(tǒng)計(jì)和歸檔工作，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性；（4）配合公司總部檔案管理部門(mén)開(kāi)展檔案管理培訓(xùn)和宣傳工作，提高員工的檔案意識(shí)和管理水平。五、檔案的分類與編號(hào)1.檔案的分類公司檔案按照檔案的性質(zhì)和內(nèi)容，分為以下幾類：（1）行政管理類：包括公司的各種規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、請(qǐng)示報(bào)告、批復(fù)等文件；（2）人事管理類：包括公司的員工檔案、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄、考核記錄、獎(jiǎng)懲記錄等文件；（3）業(yè)務(wù)管理類：包括公司的擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案、風(fēng)險(xiǎn)管理檔案、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案等文件；（4）其他類：包括公司的榮譽(yù)證書(shū)、資質(zhì)證書(shū)、合同文本、照片、錄像等文件。2.檔案的編號(hào)公司檔案的編號(hào)采用分類編號(hào)法，即按照檔案的分類和歸檔順序進(jìn)行編號(hào)。具體編號(hào)規(guī)則如下：（1）行政管理類檔案：編號(hào)為“AD年份順序號(hào)”，其中“AD”表示行政管理類，“年份”表示檔案形成的年份，“順序號(hào)”表示檔案在該年度的歸檔順序號(hào)；（2）人事管理類檔案：編號(hào)為“HR年份順序號(hào)”，其中“HR”表示人事管理類，“年份”表示檔案形成的年份，“順序號(hào)”表示檔案在該年度的歸檔順序號(hào)；（3）業(yè)務(wù)管理類檔案：編號(hào)為“BM年份順序號(hào)”，其中“BM”表示業(yè)務(wù)管理類，“年份”表示檔案形成的年份，“順序號(hào)”表示檔案在該年度的歸檔順序號(hào)；（4）其他類檔案：編號(hào)為“QT年份順序號(hào)”，其中“QT”表示其他類，“年份”表示檔案形成的年份，“順序號(hào)”表示檔案在該年度的歸檔順序號(hào)。六、檔案的收集1.檔案的收集范圍公司各類檔案的收集范圍包括：（1）公司的各種規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、請(qǐng)示報(bào)告、批復(fù)等文件；（2）公司的員工檔案、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄、考核記錄、獎(jiǎng)懲記錄等文件；（3）公司的擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案、風(fēng)險(xiǎn)管理檔案、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案等文件；（4）公司的榮譽(yù)證書(shū)、資質(zhì)證書(shū)、合同文本、照片、錄像等文件。2.檔案的收集時(shí)間公司各類檔案的收集時(shí)間應(yīng)按照檔案的形成時(shí)間及時(shí)進(jìn)行收集，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。具體收集時(shí)間如下：（1）行政管理類檔案：應(yīng)在文件形成后的5個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行收集；（2）人事管理類檔案：應(yīng)在員工入職后的10個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行收集，員工離職后的5個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行整理和歸檔；（3）業(yè)務(wù)管理類檔案：應(yīng)在業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后的10個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行收集；（4）其他類檔案：應(yīng)在文件形成后的5個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行收集。3.檔案的收集方式公司各類檔案的收集方式主要有以下幾種：（1）直接收集：由檔案管理部門(mén)或檔案管理崗位人員直接到相關(guān)部門(mén)或個(gè)人處收集檔案資料；（2）移交收集：由相關(guān)部門(mén)或個(gè)人將檔案資料按照規(guī)定的時(shí)間和要求移交到檔案管理部門(mén)或檔案管理崗位；（3）催交收集：對(duì)于逾期未移交的檔案資料，檔案管理部門(mén)或檔案管理崗位人員應(yīng)及時(shí)進(jìn)行催交，確保檔案資料的及時(shí)收集。七、檔案的整理1.檔案的整理原則公司檔案的整理應(yīng)遵循以下原則：（1）保持文件之間的歷史聯(lián)系：按照文件的形成時(shí)間、來(lái)源、內(nèi)容和形式等方面的聯(lián)系，將文件進(jìn)行系統(tǒng)整理，保持文件之間的歷史聯(lián)系；（2）便于保管和利用：按照檔案的保管期限和利用需求，將文件進(jìn)行分類整理，便于檔案的保管和利用；（3）統(tǒng)一規(guī)范：按照公司檔案管理制度的要求，統(tǒng)一檔案的整理標(biāo)準(zhǔn)和方法，確保檔案的整理質(zhì)量。2.檔案的整理方法公司檔案的整理方法主要有以下幾種：（1）分類整理：按照檔案的分類方法，將文件進(jìn)行分類整理，分別放入相應(yīng)的檔案盒中；（2）裝訂整理：對(duì)于需要裝訂的文件，應(yīng)按照規(guī)定的裝訂要求進(jìn)行裝訂，確保文件的整齊、美觀；（3）編號(hào)整理：按照檔案的編號(hào)方法，對(duì)整理好的檔案進(jìn)行編號(hào)，確保檔案的編號(hào)準(zhǔn)確、唯一；（4）目錄編制：對(duì)于整理好的檔案，應(yīng)編制檔案目錄，以便于檔案的檢索和利用。八、檔案的保管1.檔案的保管條件公司檔案的保管應(yīng)具備以下條件：（1）安全保密：檔案保管場(chǎng)所應(yīng)具備安全保密措施，防止檔案的丟失、損壞和泄密；（2）適宜環(huán)境：檔案保管場(chǎng)所應(yīng)具備適宜的溫度、濕度和光照等環(huán)境條件，防止檔案的變質(zhì)和損壞；（3）防火防盜：檔案保管場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防盜等安全設(shè)施，確保檔案的安全。2.檔案的保管期限公司檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種，具體保管期限根據(jù)檔案的性質(zhì)和內(nèi)容確定。（1）永久保管：凡是對(duì)公司歷史發(fā)展有重要意義和長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管；（2）長(zhǎng)期保管：凡是對(duì)公司歷史發(fā)展有重要意義和一定利用價(jià)值的檔案，應(yīng)長(zhǎng)期保管，保管期限一般為30年至50年；（3）短期保管：凡是對(duì)公司歷史發(fā)展有一定意義和較短利用價(jià)值的檔案，應(yīng)短期保管，保管期限一般為10年至30年。3.檔案的借閱與利用1.檔案的借閱（1）公司內(nèi)部員工因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱登記表》，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。（2）借閱檔案應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還，如需延期，應(yīng)辦理延期手續(xù)。（3）借閱檔案應(yīng)妥善保管，不得損壞、涂改、轉(zhuǎn)借或丟失。（4）借閱檔案的人員應(yīng)遵守公司的保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.檔案的利用（1）公司內(nèi)部員工因工作需要利用檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案利用登記表》，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可利用。（2）利用檔案應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的場(chǎng)所進(jìn)行，不得將檔案帶出檔案管理部門(mén)。（3）利用檔案應(yīng)嚴(yán)格按照檔案的利用范圍和利用要求進(jìn)行，不得擅自擴(kuò)大利用范圍或改變利用用途。（4）利用檔案的人員應(yīng)遵守公司的保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。九、檔案的鑒定與銷毀1.檔案的鑒定（1）公司檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。（2）檔案的鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人組織，相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理人員參加。（3）檔案的鑒定應(yīng)按照檔案的價(jià)值和保管期限進(jìn)行，對(duì)于失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行銷毀。2.檔案的銷毀（1）檔