企業(yè)文控管理制度一、總則（一）目的為加強公司文件與資料的控制管理，確保文件的編制、審批、發(fā)布、使用、更改、作廢、回收及保管等環(huán)節(jié)得到有效控制，保證公司文件的完整性、準確性和有效性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各類文件與資料的管理，包括但不限于管理制度、作業(yè)指導(dǎo)書、技術(shù)文件、合同協(xié)議、會議紀要、來往信函等。（三）職責(zé)分工1.文控中心負責(zé)公司文件與資料的統(tǒng)一歸口管理，制定文控管理制度并監(jiān)督執(zhí)行。負責(zé)文件的編號、登記、發(fā)放、回收、歸檔、保管等工作。定期對文件進行清理、核對，確保文件的完整性和準確性。2.各部門負責(zé)本部門文件的起草、審核、修訂及提交文控中心歸檔。負責(zé)本部門文件的使用、保管，并按規(guī)定及時向文控中心辦理文件的借閱、歸還等手續(xù)。配合文控中心做好文件的清理、核對工作，對不再使用的文件及時退回文控中心。二、文件分類與編號（一）文件分類1.管理制度類：包括公司各項規(guī)章制度、管理辦法等。2.作業(yè)指導(dǎo)書類：指導(dǎo)具體工作操作流程的文件。3.技術(shù)文件類：涉及產(chǎn)品設(shè)計、工藝、質(zhì)量等方面的技術(shù)資料。4.合同協(xié)議類：公司對外簽訂的各類合同、協(xié)議等。5.會議紀要類：公司各類會議形成的紀要文件。6.來往信函類：公司與外部單位或個人的往來信件、傳真等。（二）文件編號1.編號規(guī)則管理制度類：[公司簡稱]GL[年份][序號]作業(yè)指導(dǎo)書類：[公司簡稱]ZY[年份][序號]技術(shù)文件類：[公司簡稱]JS[年份][序號]合同協(xié)議類：[公司簡稱]HT[年份][序號]會議紀要類：[公司簡稱]JY[年份][序號]來往信函類：[公司簡稱]XL[年份][序號]2.示例公司2023年第5號管理制度編號為：[公司簡稱]GL202305某部門2023年第3份作業(yè)指導(dǎo)書編號為：[公司簡稱]ZY202303三、文件編制與審批（一）文件編制1.文件起草部門應(yīng)根據(jù)工作需要和實際情況，組織相關(guān)人員進行文件的起草工作。起草人員應(yīng)確保文件內(nèi)容準確、完整、清晰，符合公司的方針政策和相關(guān)法律法規(guī)要求。2.文件內(nèi)容應(yīng)包括標題、目的、適用范圍、職責(zé)、工作程序、相關(guān)文件及記錄等要素。對于復(fù)雜的文件，可根據(jù)需要增加附件、流程圖等內(nèi)容。（二）文件審批1.一般文件由起草部門負責(zé)人審核后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.重要文件、涉及多個部門的文件或?qū)居兄卮笥绊懙奈募?，需?jīng)起草部門負責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，報總經(jīng)理審批。3.文件審批人應(yīng)認真審查文件內(nèi)容，簽署明確的審批意見。如文件存在問題，應(yīng)及時返回起草部門修改完善后重新審批。四、文件發(fā)布（一）發(fā)布流程1.文件經(jīng)審批通過后，由文控中心進行編號、登記，并根據(jù)文件的發(fā)放范圍進行發(fā)放。2.文控中心應(yīng)將文件的電子版本存儲在公司指定的文件服務(wù)器上，并設(shè)置相應(yīng)的訪問權(quán)限，確保文件的安全和可查閱性。3.對于紙質(zhì)文件，文控中心應(yīng)按照規(guī)定的格式進行打印、裝訂，并加蓋公司公章或文件專用章后發(fā)放給相關(guān)部門。（二）發(fā)放范圍文件的發(fā)放范圍應(yīng)根據(jù)文件的性質(zhì)和使用要求確定，確保需要使用文件的部門和人員能夠及時獲取。一般情況下，文件發(fā)放范圍包括：1.相關(guān)部門負責(zé)人及工作人員。2.需要知曉文件內(nèi)容的其他部門人員。3.根據(jù)工作需要，經(jīng)批準可查閱文件的外部單位或個人。（三）發(fā)放記錄文控中心應(yīng)建立文件發(fā)放記錄，詳細記錄文件的編號、名稱、發(fā)放部門、發(fā)放日期、領(lǐng)取人等信息。發(fā)放記錄應(yīng)妥善保存，以便查詢和追溯。五、文件使用與保管（一）文件使用1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)文件的領(lǐng)取、保管和使用，確保文件的安全和完整。2.使用人員應(yīng)按照文件規(guī)定的要求進行操作，不得擅自更改文件內(nèi)容。如需對文件進行修改或補充，應(yīng)按照文件審批程序進行審批后，由文控中心進行統(tǒng)一修改和發(fā)放。3.文件使用過程中，如發(fā)現(xiàn)文件存在問題或不明確之處，應(yīng)及時向文控中心或文件起草部門咨詢。（二）文件保管1.各部門應(yīng)設(shè)置專門的文件保管場所，配備必要的文件保管設(shè)備，如文件柜、文件夾等，確保文件的妥善保管。2.文件應(yīng)分類存放，標識清晰，便于查找和使用。對于重要文件和機密文件，應(yīng)采取加密存儲、專人保管等措施，防止文件泄露。3.各部門應(yīng)定期對文件進行清理和盤點，確保文件的完整性和準確性。如發(fā)現(xiàn)文件丟失、損壞或過期等情況，應(yīng)及時向文控中心報告，并采取相應(yīng)的措施進行處理。六、文件更改與作廢（一）文件更改1.文件在使用過程中，如因法律法規(guī)、公司政策、業(yè)務(wù)需求等原因需要進行更改，由文件起草部門提出更改申請，并填寫《文件更改申請表》。2.《文件更改申請表》應(yīng)詳細說明更改的原因、內(nèi)容、更改后的生效日期等信息，并經(jīng)原審批人審批。3.文控中心根據(jù)審批后的《文件更改申請表》對文件進行更改，并重新編號、登記、發(fā)放。同時，應(yīng)收回原文件，并在原文件上加蓋“作廢”章，防止誤用。（二）文件作廢1.文件因不再使用、已被新文件替代、法律法規(guī)變更等原因需要作廢時，由文件起草部門填寫《文件作廢申請表》，經(jīng)原審批人審批后交文控中心。2.文控中心對作廢文件進行登記，并在文件上加蓋“作廢”章。對于紙質(zhì)作廢文件，應(yīng)進行粉碎或銷毀處理；對于電子作廢文件，應(yīng)進行刪除或加密存儲，防止信息泄露。3.如需保留作廢文件作為參考或備查，應(yīng)在文件上加蓋“保留”章，并注明保留期限。保留期限屆滿后，按照作廢文件的處理方式進行處理。七、文件借閱與歸還（一）文件借閱1.因工作需要借閱公司文件的部門或人員，應(yīng)填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件的名稱、編號、借閱原因、借閱期限等信息，并經(jīng)部門負責(zé)人審批。2.文控中心根據(jù)審批后的《文件借閱申請表》進行文件借閱登記，并將文件發(fā)放給借閱人。借閱人應(yīng)在借閱期限內(nèi)歸還文件，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的文件，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自復(fù)印、傳播文件內(nèi)容。如因保管不善造成文件丟失、損壞，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（二）文件歸還1.借閱人應(yīng)在借閱期限屆滿前將文件歸還文控中心。文控中心在收到歸還的文件后，應(yīng)進行認真核對，檢查文件是否完好無損。2.如發(fā)現(xiàn)文件存在問題，文控中心應(yīng)及時與借閱人溝通，并要求借閱人進行處理。如因借閱人原因造成文件丟失、損壞，借閱人應(yīng)按照公司規(guī)定進行賠償。3.文件歸還后，文控中心應(yīng)在《文件借閱申請表》上注明歸還日期，并將申請表存檔保管。八、文件保密管理（一）保密范圍公司文件中的機密文件、涉及商業(yè)秘密的文件、技術(shù)資料等屬于保密范圍，應(yīng)嚴格按照公司保密制度進行管理。（二）保密措施1.對保密文件應(yīng)進行加密存儲，并設(shè)置不同級別的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問。2.接觸保密文件的人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.在文件的傳遞、使用過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，如密封包裝、專人傳遞等，防止文件泄露。4.加強對保密文件的保管場所的安全管理，設(shè)置門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，確保文件的安全。（三）保密監(jiān)督與檢查1.公司保密管理部門應(yīng)定期對保密文件的管理情況進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.對于違反保密制度的行為，公司將按照相關(guān)規(guī)定進行嚴肅處理，追究相關(guān)人員的責(zé)任。九、文件備份與恢復(fù)（一）文件備份1.文控中心應(yīng)定期對公司重要文件進行備份，備份方式可采用磁帶備份、光盤備份、硬盤備份等多種方式。2.備份文件應(yīng)存儲在安全可靠的場所，并定期進行檢查和測試，確保備份文件的完整性和可用性。3.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的時間間隔進行備份，如每周備份一次、每月備份一次等。對于紙質(zhì)文件，可根據(jù)實際情況進行定期掃描備份。（二）文件恢復(fù)1.在文件發(fā)生丟失、損壞或因其他原因需要恢復(fù)時，文控中心應(yīng)