個體檔案管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司個體檔案管理工作，確保員工個人信息的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在人力資源管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工的個體檔案管理。（三）管理原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映員工的實際情況。2.完整性原則：全面收集員工各類相關(guān)信息，確保檔案資料完整無缺。3.保密性原則：嚴(yán)格保護員工檔案信息，防止信息泄露。4.動態(tài)管理原則：根據(jù)員工的工作變動、績效考核等情況及時更新檔案內(nèi)容。二、檔案內(nèi)容（一）個人基本信息1.姓名、性別、出生日期、民族、籍貫。2.身份證號碼、婚姻狀況、聯(lián)系方式。3.學(xué)歷、學(xué)位、畢業(yè)院校、專業(yè)、畢業(yè)時間。（二）入職信息1.入職申請表，包括求職意向、工作經(jīng)歷、教育背景等。2.勞動合同、試用期協(xié)議。3.入職體檢報告。（三）工作經(jīng)歷1.歷任工作單位名稱、職位、工作時間。2.工作職責(zé)、工作成果、業(yè)績表現(xiàn)。（四）培訓(xùn)與發(fā)展1.參加的內(nèi)部培訓(xùn)課程、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)效果評估。2.外部培訓(xùn)記錄，包括培訓(xùn)機構(gòu)、培訓(xùn)課程、培訓(xùn)證書等。3.職業(yè)發(fā)展規(guī)劃、晉升記錄。（五）績效考核1.月度、季度、年度績效考核結(jié)果。2.績效評估面談記錄。（六）薪酬福利1.工資調(diào)整記錄、獎金發(fā)放記錄。2.社保、公積金繳納情況。3.福利享受記錄，如年假、病假、婚假等。（七）獎懲情況1.獲得的公司內(nèi)部獎勵，如優(yōu)秀員工、創(chuàng)新獎等。2.受到的紀(jì)律處分，如警告、記過、辭退等。（八）職業(yè)資格證書1.專業(yè)技術(shù)資格證書，如工程師、會計師等。2.職業(yè)技能證書，如計算機等級證書、語言能力證書等。（九）其他信息1.員工個人的獲獎情況、榮譽稱號。2.員工參與的項目記錄、發(fā)表的論文等。三、檔案建立與收集（一）新員工檔案建立1.新員工入職時，人力資源部門負(fù)責(zé)發(fā)放《員工檔案信息表》，要求員工如實填寫個人基本信息、教育背景、工作經(jīng)歷等內(nèi)容。2.員工應(yīng)在入職后[X]個工作日內(nèi)將填寫完整的《員工檔案信息表》及相關(guān)證明材料提交至人力資源部門。3.人力資源部門對新員工提交的材料進行審核，確保信息真實、準(zhǔn)確、完整。審核通過后，為新員工建立個人檔案，并將相關(guān)材料整理歸檔。（二）檔案資料收集1.人力資源部門定期收集員工的各類檔案資料，如績效考核結(jié)果、培訓(xùn)記錄、獎懲通知等。2.各部門應(yīng)及時將涉及本部門員工的相關(guān)資料提交至人力資源部門，確保檔案信息的及時性和完整性。3.員工個人如有新的學(xué)歷證書、職業(yè)資格證書等，應(yīng)在取得證書后的[X]個工作日內(nèi)提交至人力資源部門，以便更新檔案內(nèi)容。四、檔案整理與分類（一）整理原則1.按照檔案內(nèi)容的類別進行分類整理，確保同一類別的資料集中存放。2.對每份檔案資料進行編號，以便于查找和管理。3.檔案資料應(yīng)保持整齊、清潔，避免折疊、損壞。（二）分類方法1.個人基本信息類：按照上述檔案內(nèi)容中的個人基本信息部分進行分類存放。2.入職信息類：將入職申請表、勞動合同、入職體檢報告等資料歸為一類。3.工作經(jīng)歷類：按照歷任工作單位的順序，將相關(guān)工作經(jīng)歷資料整理在一起。4.培訓(xùn)與發(fā)展類：分別存放內(nèi)部培訓(xùn)記錄、外部培訓(xùn)記錄、職業(yè)發(fā)展規(guī)劃等資料。5.績效考核類：按照考核周期，將月度、季度、年度績效考核結(jié)果及相關(guān)面談記錄分類歸檔。6.薪酬福利類：集中存放工資調(diào)整記錄、獎金發(fā)放記錄、社保公積金繳納情況等資料。7.獎懲情況類：將獲得的獎勵和受到的處分分別整理，注明獎勵或處分的時間、原因及相關(guān)文件。8.職業(yè)資格證書類：按照證書類型和取得時間順序排列存放。9.其他信息類：將員工個人的獲獎情況、項目記錄、論文發(fā)表等資料歸為一類。五、檔案保管與借閱（一）保管要求1.公司設(shè)立專門的檔案保管室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備等，確保檔案的安全存放。2.檔案保管室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案的完整性和安全性。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)措施。（二）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱檔案的，必須填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱原因、借閱檔案內(nèi)容、借閱時間等信息。2.《檔案借閱申請表》需經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意，并報人力資源部門負(fù)責(zé)人審批。3.檔案管理人員根據(jù)審批后的《檔案借閱申請表》辦理檔案借閱手續(xù)，借閱人應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還檔案。4.借閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)與借閱人當(dāng)面清點檔案數(shù)量和內(nèi)容，并在《檔案借閱登記表》上簽字確認(rèn)。5.借閱人不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得轉(zhuǎn)借他人。如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并在復(fù)印件上注明用途。6.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱時間，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。7.檔案歸還時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案是否完好無損，如有損壞或丟失，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。六、檔案更新與維護（一）定期更新1.人力資源部門每年定期對員工檔案進行全面檢查和更新，確保檔案信息與員工實際情況相符。2.在員工工作崗位變動、績效考核結(jié)果發(fā)布、薪酬調(diào)整等情況發(fā)生后，應(yīng)及時更新檔案內(nèi)容。（二）動態(tài)維護1.檔案管理人員應(yīng)密切關(guān)注員工的各類信息變化，及時收集相關(guān)資料并更新檔案。2.對于員工提交的新的學(xué)歷證書、職業(yè)資格證書等重要資料，應(yīng)及時進行審核和歸檔。3.定期清理檔案中的過期或無用資料，確保檔案的有效性和簡潔性。七、檔案保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露員工檔案信息。2.非檔案管理人員未經(jīng)授權(quán)不得進入檔案保管室。3.在檔案整理、借閱、傳遞等過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，防止信息泄露。（二）安全防范1.檔案保管室應(yīng)安裝防盜、防火、防潮、防蟲等設(shè)施，確保檔案的安全。2.定期對檔案保管設(shè)備進行檢查和維護，確保設(shè)備正常運行。3.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，如發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)等突發(fā)事件，應(yīng)及時采取措施保護檔案安全，并及時向上級報告。八、檔案銷毀（一）銷毀條件1.檔案資料超過保存期限且已無保存價值的。2.因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、機構(gòu)撤銷等原因?qū)е孪嚓P(guān)檔案不再需要的。（二）銷毀程序1.檔案管理人員提出檔案銷毀申請，填寫《檔案銷毀申請表》，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀申請表》需經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人審核，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，由檔案管理人員會同相關(guān)部門人員共同對擬銷毀的檔案進行清點和核對，確保銷毀檔案的準(zhǔn)確性。4.銷毀檔案時，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M行，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復(fù)。5