常用行政流程管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司行政流程，提高行政工作效率，確保各項工作有序開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工。（三）基本原則1.合法性原則：行政流程應(yīng)符合國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。2.合理性原則：流程設(shè)計應(yīng)科學(xué)合理，便于操作和執(zhí)行。3.高效性原則：以提高工作效率為核心，減少不必要的環(huán)節(jié)和延誤。4.透明性原則：流程公開透明，確保員工知曉并理解各環(huán)節(jié)要求。二、行政流程分類及概述（一）文件管理流程1.文件起草：由相關(guān)部門或人員根據(jù)工作需要起草文件，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、清晰、簡潔。2.文件審核：起草完成的文件需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，重點(diǎn)審核文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性、合規(guī)性及與公司政策的一致性。3.文件批準(zhǔn)：審核通過的文件提交公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，重大文件需經(jīng)公司管理層集體討論決定。4.文件編號與登記：批準(zhǔn)后的文件進(jìn)行編號，并在文件管理系統(tǒng)中進(jìn)行登記，記錄文件的名稱、編號、起草部門、批準(zhǔn)人、發(fā)布日期等信息。5.文件印發(fā)：根據(jù)文件的性質(zhì)和發(fā)放范圍，通過內(nèi)部辦公系統(tǒng)、電子郵件、紙質(zhì)印發(fā)等方式進(jìn)行發(fā)放，并確保文件傳達(dá)至相關(guān)人員。6.文件歸檔：文件執(zhí)行完畢后，按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔保存，以便日后查閱和參考。（二）會議管理流程1.會議籌備確定會議主題和議程：根據(jù)工作需要，由發(fā)起部門確定會議主題和議程，并提前通知參會人員。安排會議時間和地點(diǎn)：選擇合適的時間和地點(diǎn)召開會議，確保參會人員能夠按時參加。準(zhǔn)備會議資料：如會議文件、報告、演示文稿等，提前發(fā)送給參會人員，以便其提前了解會議內(nèi)容。2.會議通知：通過內(nèi)部辦公系統(tǒng)、電子郵件、短信等方式向參會人員發(fā)送會議通知，明確會議的時間、地點(diǎn)、主題、議程、參會要求等信息。3.會議組織簽到入場：會議開始前，安排專人負(fù)責(zé)簽到，確保參會人員按時入場。會議主持：由指定人員擔(dān)任會議主持，按照議程組織會議，引導(dǎo)參會人員發(fā)言和討論。會議記錄：安排專人負(fù)責(zé)會議記錄，記錄會議的主要內(nèi)容、討論結(jié)果、決議事項等，確保記錄準(zhǔn)確、完整。4.會議決議跟蹤：會議結(jié)束后，由會議組織部門負(fù)責(zé)對會議決議事項進(jìn)行跟蹤落實(shí)，定期向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報決議執(zhí)行情況。5.會議紀(jì)要：會議結(jié)束后，及時整理會議紀(jì)要，經(jīng)會議主持人審核后，發(fā)送給參會人員及相關(guān)部門，并在公司內(nèi)部進(jìn)行存檔。（三）辦公用品管理流程1.需求申請：各部門根據(jù)工作需要，定期填寫辦公用品需求申請表，注明所需辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，并提交至行政部門。2.需求審核：行政部門對各部門提交的需求申請表進(jìn)行審核，根據(jù)庫存情況和實(shí)際需求，合理確定辦公用品的采購數(shù)量。3.采購執(zhí)行：行政部門根據(jù)審核后的需求申請表，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購，確保采購的辦公用品質(zhì)量合格、價格合理。4.驗收入庫：辦公用品采購到貨后，行政部門組織相關(guān)人員進(jìn)行驗收，核對辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等信息，確保與采購訂單一致。驗收合格后，辦理入庫手續(xù)，并在庫存管理系統(tǒng)中進(jìn)行記錄。5.領(lǐng)用發(fā)放：各部門根據(jù)工作需要，到行政部門領(lǐng)用辦公用品，領(lǐng)用人需在辦公用品領(lǐng)用登記表上簽字確認(rèn)。行政部門定期對辦公用品的領(lǐng)用情況進(jìn)行統(tǒng)計和分析，以便合理控制庫存。6.庫存盤點(diǎn)：行政部門定期對辦公用品庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)庫存短缺或損壞等情況，及時查明原因并進(jìn)行處理。（四）固定資產(chǎn)管理流程1.資產(chǎn)購置需求申請：各部門根據(jù)工作需要，填寫固定資產(chǎn)購置申請表，注明資產(chǎn)名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預(yù)算等信息，并提交至行政部門。審批流程：行政部門對需求申請表進(jìn)行審核后，提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，由行政部門負(fù)責(zé)組織采購。2.資產(chǎn)驗收：固定資產(chǎn)采購到貨后，行政部門組織相關(guān)人員進(jìn)行驗收，核對資產(chǎn)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量等信息，確保與采購訂單一致。驗收合格后，辦理入庫手續(xù)，并在固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)中進(jìn)行登記。3.資產(chǎn)入賬：財務(wù)部門根據(jù)驗收報告和采購發(fā)票，對固定資產(chǎn)進(jìn)行入賬處理，建立固定資產(chǎn)臺賬。4.資產(chǎn)領(lǐng)用：各部門根據(jù)工作需要，到行政部門領(lǐng)用固定資產(chǎn)，領(lǐng)用人需在固定資產(chǎn)領(lǐng)用登記表上簽字確認(rèn)。行政部門定期對固定資產(chǎn)的領(lǐng)用情況進(jìn)行統(tǒng)計和分析。5.資產(chǎn)使用與維護(hù)：各部門負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)的日常使用和維護(hù)，確保資產(chǎn)的正常運(yùn)行。如發(fā)現(xiàn)資產(chǎn)故障或損壞等情況，及時通知行政部門進(jìn)行維修。6.資產(chǎn)清查：行政部門定期對固定資產(chǎn)進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)資產(chǎn)盤盈、盤虧、報廢等情況，及時查明原因并按照公司規(guī)定進(jìn)行處理。7.資產(chǎn)處置：對于已不再使用或已報廢的固定資產(chǎn)，由行政部門提出處置申請，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處置，如出售、捐贈、報廢等，并及時在固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)中進(jìn)行核銷。（五）車輛管理流程1.車輛申請：員工因工作需要使用公司車輛，需提前填寫車輛使用申請表，注明使用時間、地點(diǎn)、事由等信息，并提交至行政部門。2.申請審批：行政部門根據(jù)車輛使用情況和申請事由，對車輛使用申請表進(jìn)行審核，審核通過后提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.車輛調(diào)度：行政部門根據(jù)審批后的車輛使用申請表，合理安排車輛，并通知駕駛員做好出車準(zhǔn)備。4.車輛使用：駕駛員按照車輛使用申請表上的時間、地點(diǎn)和要求，安全、準(zhǔn)時地將員工送達(dá)目的地。在車輛使用過程中，駕駛員需嚴(yán)格遵守交通規(guī)則，確保行車安全。5.車輛歸還：車輛使用完畢后，駕駛員需及時將車輛歸還至指定地點(diǎn)，并填寫車輛使用登記表，注明車輛行駛里程、油耗等信息。6.車輛維護(hù)與保養(yǎng)：行政部門負(fù)責(zé)定期對公司車輛進(jìn)行維護(hù)與保養(yǎng)，確保車輛性能良好。駕駛員在日常使用過程中，如發(fā)現(xiàn)車輛故障或異常情況，應(yīng)及時報告行政部門。7.車輛費(fèi)用報銷：駕駛員根據(jù)車輛使用情況，定期填寫車輛費(fèi)用報銷單，經(jīng)行政部門審核后，提交財務(wù)部門報銷。車輛費(fèi)用包括燃油費(fèi)、過路費(fèi)、停車費(fèi)、維修保養(yǎng)費(fèi)等。三、行政流程執(zhí)行與監(jiān)督（一）流程執(zhí)行要求1.員工應(yīng)嚴(yán)格按照本制度規(guī)定的行政流程辦理各項業(yè)務(wù)，確保流程的順暢執(zhí)行。2.在流程執(zhí)行過程中，如遇特殊情況需要調(diào)整或變更流程，應(yīng)及時向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報，并按照領(lǐng)導(dǎo)指示進(jìn)行處理。3.各部門之間應(yīng)加強(qiáng)溝通與協(xié)作，確保行政流程涉及的各項工作能夠有效銜接，避免出現(xiàn)推諉扯皮現(xiàn)象。（二）監(jiān)督機(jī)制1.行政部門負(fù)責(zé)對公司行政流程的執(zhí)行情況進(jìn)行定期檢查和不定期抽查，及時發(fā)現(xiàn)問題并督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。2.公司設(shè)立投訴舉報渠道，接受員工對行政流程執(zhí)行過程中存在的問題進(jìn)行投訴舉報。對于投訴舉報事項，行政部門應(yīng)及時進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，并將處理結(jié)果反饋給投訴舉報人。3.將行政流程執(zhí)行情況納入部門和員工的績效考核體系，對嚴(yán)格執(zhí)行流程、工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和員工給予表彰和獎勵；對違反流程規(guī)定、工作失誤較多的部門和員工進(jìn)行批評教育，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰