報(bào)紙信件收發(fā)管理制度總則一、目的為規(guī)范公司報(bào)紙信件的收發(fā)管理工作，確保公司信息的及時(shí)傳遞和妥善保管，提高工作效率，特制定本管理制度。二、適用范圍本制度適用于公司全體員工，包括總部及各分支機(jī)構(gòu)。三、管理職責(zé)1.人事行政部負(fù)責(zé)公司報(bào)紙信件的統(tǒng)一收發(fā)、登記、保管和分發(fā)工作。制定報(bào)紙信件收發(fā)的工作流程和標(biāo)準(zhǔn)，監(jiān)督執(zhí)行情況。負(fù)責(zé)與郵政部門(mén)等相關(guān)單位的溝通協(xié)調(diào)，確保郵件的正常投遞和接收。對(duì)報(bào)紙信件收發(fā)工作進(jìn)行定期檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題。2.各部門(mén)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)的報(bào)紙信件領(lǐng)取和保管工作，確保郵件的及時(shí)領(lǐng)取和使用。嚴(yán)格遵守公司的報(bào)紙信件收發(fā)管理制度，不得私自截留、挪用或損壞郵件。如發(fā)現(xiàn)郵件有異常情況（如丟失、損壞等），應(yīng)及時(shí)向人事行政部報(bào)告。四、工作流程1.郵件接收人事行政部指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)每天到公司郵件收發(fā)室領(lǐng)取公司的報(bào)紙信件，并進(jìn)行登記。登記內(nèi)容包括郵件的收件人、收件部門(mén)、郵件類(lèi)型、郵件數(shù)量、收件日期等。對(duì)于重要郵件（如機(jī)密文件、合同等），應(yīng)在登記時(shí)注明“重要”字樣，并及時(shí)通知收件人領(lǐng)取。如發(fā)現(xiàn)郵件有破損、缺失等情況，應(yīng)立即與郵政部門(mén)等相關(guān)單位聯(lián)系，要求其進(jìn)行處理。2.郵件分發(fā)人事行政部根據(jù)郵件的收件人信息，將郵件分發(fā)到各部門(mén)指定的專(zhuān)人手中。分發(fā)時(shí)應(yīng)填寫(xiě)《郵件分發(fā)登記表》，注明郵件的收件人、收件部門(mén)、郵件類(lèi)型、郵件數(shù)量等信息。各部門(mén)指定的專(zhuān)人應(yīng)在收到郵件后及時(shí)簽字確認(rèn)，并將郵件妥善保管。如發(fā)現(xiàn)郵件有異常情況，應(yīng)及時(shí)向人事行政部報(bào)告。3.報(bào)紙分發(fā)人事行政部每天將公司的報(bào)紙分發(fā)到各部門(mén)指定的報(bào)紙架上，并進(jìn)行登記。登記內(nèi)容包括報(bào)紙的名稱(chēng)、日期、份數(shù)等。各部門(mén)員工可在報(bào)紙架上領(lǐng)取報(bào)紙，并自行保管。如發(fā)現(xiàn)報(bào)紙有缺失等情況，應(yīng)及時(shí)向人事行政部報(bào)告。4.郵件領(lǐng)取各部門(mén)指定的專(zhuān)人應(yīng)定期到人事行政部領(lǐng)取本部門(mén)的郵件。領(lǐng)取時(shí)應(yīng)填寫(xiě)《郵件領(lǐng)取登記表》，注明領(lǐng)取日期、領(lǐng)取人、領(lǐng)取部門(mén)、郵件類(lèi)型、郵件數(shù)量等信息。如因工作需要，其他員工需要領(lǐng)取郵件，應(yīng)向本部門(mén)指定的專(zhuān)人申請(qǐng)，并填寫(xiě)《郵件領(lǐng)取申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由指定的專(zhuān)人到人事行政部領(lǐng)取。5.郵件保管各部門(mén)指定的專(zhuān)人應(yīng)將領(lǐng)取的郵件妥善保管，不得隨意放置或丟失。對(duì)于重要郵件，應(yīng)存放在保險(xiǎn)柜等安全場(chǎng)所。各部門(mén)應(yīng)定期對(duì)本部門(mén)的郵件進(jìn)行清理和整理，將過(guò)期或無(wú)用的郵件及時(shí)銷(xiāo)毀或歸檔。6.郵件退回對(duì)于無(wú)法投遞的郵件（如收件人地址錯(cuò)誤、收件人已離職等），人事行政部應(yīng)及時(shí)與郵政部門(mén)等相關(guān)單位聯(lián)系，要求其進(jìn)行退回處理。退回的郵件應(yīng)存放在人事行政部，并在郵件上注明“退回”字樣和退回原因。如發(fā)現(xiàn)有重要郵件被退回，應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門(mén)和人員。具體規(guī)定一、報(bào)紙收發(fā)規(guī)定1.人事行政部每天負(fù)責(zé)將當(dāng)日的報(bào)紙分發(fā)給各部門(mén)指定的報(bào)紙架上，并確保報(bào)紙的種類(lèi)和數(shù)量準(zhǔn)確無(wú)誤。2.各部門(mén)員工應(yīng)在報(bào)紙架上領(lǐng)取報(bào)紙，并妥善保管。不得將報(bào)紙帶出公司或借給他人使用。3.如發(fā)現(xiàn)報(bào)紙有缺失或損壞等情況，應(yīng)及時(shí)向人事行政部報(bào)告，由人事行政部與相關(guān)單位聯(lián)系處理。4.對(duì)于過(guò)期的報(bào)紙，各部門(mén)應(yīng)及時(shí)清理并交回人事行政部，由人事行政部統(tǒng)一處理。二、信件收發(fā)規(guī)定1.公司的信件包括普通信件、掛號(hào)信件、快遞信件等。人事行政部應(yīng)根據(jù)信件的類(lèi)型和收件人信息，及時(shí)進(jìn)行收發(fā)和登記。2.對(duì)于普通信件，人事行政部應(yīng)在收到信件后當(dāng)天分發(fā)到各部門(mén)指定的專(zhuān)人手中。對(duì)于掛號(hào)信件和快遞信件，人事行政部應(yīng)在收到信件后及時(shí)通知收件人領(lǐng)取，并要求收件人在《郵件領(lǐng)取登記表》上簽字確認(rèn)。3.各部門(mén)指定的專(zhuān)人應(yīng)在收到信件后及時(shí)檢查信件的內(nèi)容和完整性，如發(fā)現(xiàn)有異常情況（如信件內(nèi)容被篡改、信件缺失等），應(yīng)及時(shí)向人事行政部報(bào)告，由人事行政部與相關(guān)單位聯(lián)系處理。4.對(duì)于需要回復(fù)的信件，各部門(mén)應(yīng)及時(shí)安排人員進(jìn)行回復(fù)，并將回復(fù)的信件交回人事行政部，由人事行政部負(fù)責(zé)寄發(fā)。5.如因工作需要，各部門(mén)需要向外發(fā)送信件，應(yīng)填寫(xiě)《郵件發(fā)送申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由人事行政部負(fù)責(zé)寄發(fā)。三、保密規(guī)定1.報(bào)紙信件中可能包含公司的商業(yè)秘密、客戶(hù)信息等敏感內(nèi)容，各部門(mén)和員工應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得將報(bào)紙信件中的內(nèi)容泄露給他人。2.對(duì)于重要的報(bào)紙信件，人事行政部應(yīng)采取加密、專(zhuān)人保管等措施，確保其安全。3.如發(fā)現(xiàn)有報(bào)紙信件被泄露或丟失等情況，應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。四、處罰規(guī)定1.對(duì)于違反本管理制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、辭退等。2.對(duì)于故意截留、挪用或損壞報(bào)紙信件的行為，公司將視情節(jié)輕重給予嚴(yán)肅處理，直至追究法律責(zé)任。3.對(duì)于因工作失誤導(dǎo)致報(bào)紙信件收發(fā)不及時(shí)或出現(xiàn)差錯(cuò)的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，并接受公司的批評(píng)教育和處罰。附