泥頭車公司檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)泥頭車公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于泥頭車公司各部門及全體員工。（三）檔案定義本制度所稱檔案是指公司在各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的對(duì)公司具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的實(shí)際情況。3.完整性原則：全面收集公司在各個(gè)方面形成的檔案，保證檔案的齊全。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合管理部1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中管理公司各類檔案，進(jìn)行檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作。4.組織檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。（二）各部門1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和移交工作。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的日常工作，并接受綜合管理部的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。3.嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理制度，確保本部門檔案的安全和完整。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類1.行政管理類：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議文件，公司規(guī)章制度，行政公文，人事檔案，教育培訓(xùn)檔案，資質(zhì)證書檔案等。2.業(yè)務(wù)經(jīng)營類：包括市場調(diào)研、招投標(biāo)文件，合同協(xié)議，運(yùn)輸業(yè)務(wù)記錄，客戶資料檔案等。3.財(cái)務(wù)管理類：包括財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告，會(huì)計(jì)憑證，財(cái)務(wù)報(bào)表，審計(jì)報(bào)告等。4.車輛管理類：包括車輛購置、保險(xiǎn)、維修、報(bào)廢等相關(guān)文件，車輛運(yùn)行記錄，駕駛員檔案等。5.安全管理類：包括安全管理制度，安全檢查記錄，事故處理檔案等。6.其他類：不屬于上述分類的其他檔案。（二）編號(hào)規(guī)則檔案編號(hào)采用“分類代碼+年度+順序號(hào)”的方式。1.分類代碼：按照檔案分類設(shè)置相應(yīng)代碼，如行政管理類為“XZ”，業(yè)務(wù)經(jīng)營類為“JY”等。2.年度：以公元紀(jì)年，取四位數(shù)字表示，如“2023”。3.順序號(hào)：按照檔案形成的先后順序，從“001”開始依次編號(hào)。例如，行政管理類2023年第1份檔案編號(hào)為：XZ2023001。四、檔案的收集與整理（一）收集1.各部門應(yīng)在工作活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)將形成的檔案材料收集齊全，并移交本部門兼職檔案員。2.兼職檔案員應(yīng)定期對(duì)收集的檔案材料進(jìn)行整理，確保檔案的完整。3.綜合管理部應(yīng)定期對(duì)各部門檔案收集情況進(jìn)行檢查和督促，對(duì)重要檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行收集。（二）整理1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.歸檔文件應(yīng)齊全完整，已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易退變的文件應(yīng)予復(fù)制。3.歸檔文件應(yīng)按照分類方案和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào)，編制歸檔文件目錄。4.歸檔文件應(yīng)采用裝訂或裝盒等方式進(jìn)行保管，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于翻閱。五、檔案的鑒定與保管期限（一）鑒定1.綜合管理部應(yīng)定期對(duì)已歸檔的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。2.鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由綜合管理部負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員參加。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的價(jià)值和歷史意義，結(jié)合公司實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。（二）保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年以下。六、檔案的保管（一）保管場所1.綜合管理部應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)順序排列存放，便于查找和利用。2.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。4.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。5.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案丟失、損壞和泄密。七、檔案的利用（一）利用范圍公司員工因工作需要，可查閱、借閱本部門及相關(guān)部門的檔案。外部單位因工作需要查閱公司檔案的，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）查閱程序1.查閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、目的等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)綜合管理部審批。2.綜合管理部根據(jù)審批意見，安排檔案管理人員提供檔案，并在《檔案查閱登記表》上記錄查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱檔案應(yīng)在檔案管理人員指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并登記復(fù)印內(nèi)容。（三）借閱程序1.借閱檔案應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、內(nèi)容、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)綜合管理部審批。2.綜合管理部根據(jù)審批意見，辦理檔案借閱手續(xù)，向借閱人發(fā)放《檔案借閱證》，并在《檔案借閱登記表》上記錄借閱時(shí)間、借閱人、借閱內(nèi)容、借閱期限等信息。3.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損等。如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，歸還時(shí)檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案數(shù)量和完整性，無誤后辦理歸還手續(xù)，收回《檔案借閱證》。八、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)1.綜合管理部應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。2.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，如實(shí)反映公司檔案管理工作的基本情況。（二）移交1.公司因機(jī)構(gòu)調(diào)整、重組等原因，需要進(jìn)行檔案移交的，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和公司檔案管理制度辦理檔案移交手續(xù)。2.檔案移交應(yīng)編制檔案移交清冊，詳細(xì)記錄移交檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息，并經(jīng)雙方簽字確認(rèn)。3.接收單位應(yīng)按照檔案管理制度對(duì)接收的檔案進(jìn)行妥善保管和利用。九、檔案的保密與銷毀（一）保密1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，保守公司檔案秘密。2.對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專人保管等措施，防止泄密。3.未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，任何人不得擅自對(duì)外提供、公布公司檔案信息。（二）銷毀1.對(duì)已超過保管期限或失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)編制檔案銷毀清冊，詳細(xì)記錄銷毀檔案