火鍋內(nèi)部文件管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司文件管理，確保文件的準(zhǔn)確性、完整性和規(guī)范性，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有文件的管理，包括但不限于行政文件、業(yè)務(wù)文件、人事文件、財(cái)務(wù)文件等。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則：公司文件由行政部門(mén)統(tǒng)一歸口管理，確保文件管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.分級(jí)負(fù)責(zé)原則：各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)文件的起草、審核、歸檔和保管，行政部門(mén)負(fù)責(zé)監(jiān)督和指導(dǎo)。3.及時(shí)有效原則：文件的起草、審核、審批、發(fā)布等環(huán)節(jié)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行，確保文件的時(shí)效性和有效性。4.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密制度，確保文件的安全和保密。二、文件分類與編號(hào)（一）文件分類1.行政文件：包括公司決議、決定、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等。2.業(yè)務(wù)文件：包括火鍋經(jīng)營(yíng)相關(guān)的各類文件，如采購(gòu)合同、銷售合同、菜品研發(fā)文件、營(yíng)銷策劃文件等。3.人事文件：包括員工招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬、福利、考勤等方面的文件。4.財(cái)務(wù)文件：包括財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。5.其他文件：不屬于以上分類的其他文件。（二）文件編號(hào)1.文件編號(hào)由部門(mén)代碼、年份、序號(hào)組成。2.部門(mén)代碼：按照公司部門(mén)設(shè)置，由兩位字母表示，如行政部為“XG”，業(yè)務(wù)部為“YW”等。3.年份：用四位數(shù)字表示，如“2023”。4.序號(hào)：用三位數(shù)字表示，從“001”開(kāi)始依次編號(hào)。5.示例：行政部2023年第1號(hào)文件編號(hào)為“XG2023001”。三、文件起草與審核（一）起草1.文件起草由相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)，起草人應(yīng)根據(jù)工作需要和實(shí)際情況，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、清晰。2.起草文件應(yīng)使用規(guī)范的格式和語(yǔ)言，標(biāo)題應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，正文應(yīng)邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，層次分明。3.文件內(nèi)容涉及多個(gè)部門(mén)的，應(yīng)由牽頭部門(mén)會(huì)同相關(guān)部門(mén)共同起草。（二）審核1.文件起草完成后，應(yīng)提交部門(mén)負(fù)責(zé)人審核。部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真審核文件內(nèi)容，確保文件符合公司政策和相關(guān)規(guī)定，格式規(guī)范，語(yǔ)言準(zhǔn)確。2.對(duì)于重要文件或涉及多個(gè)部門(mén)的文件，應(yīng)提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)從公司整體利益出發(fā)，對(duì)文件進(jìn)行全面審核，提出修改意見(jiàn)。3.文件審核通過(guò)后，起草人應(yīng)根據(jù)審核意見(jiàn)進(jìn)行修改完善，確保文件最終稿符合要求。四、文件審批與發(fā)布（一）審批1.文件審核通過(guò)后，應(yīng)提交公司總經(jīng)理審批?？偨?jīng)理應(yīng)根據(jù)公司實(shí)際情況和工作需要，對(duì)文件進(jìn)行最終審批。2.對(duì)于涉及公司重大決策、重要事項(xiàng)的文件，應(yīng)提交公司董事會(huì)審批。（二）發(fā)布1.文件審批通過(guò)后，由行政部門(mén)負(fù)責(zé)發(fā)布。發(fā)布方式包括公司內(nèi)部網(wǎng)站、公告欄、郵件等。2.對(duì)于需要傳達(dá)給全體員工的文件，應(yīng)通過(guò)公司內(nèi)部網(wǎng)站或公告欄發(fā)布；對(duì)于需要特定部門(mén)或人員知曉的文件，應(yīng)通過(guò)郵件等方式發(fā)送。3.文件發(fā)布后，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)將文件存檔，并通知相關(guān)部門(mén)和人員查閱。五、文件存檔與保管（一）存檔1.文件發(fā)布后，相關(guān)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將文件紙質(zhì)版和電子版提交行政部門(mén)存檔。2.行政部門(mén)應(yīng)按照文件分類和編號(hào)，對(duì)文件進(jìn)行整理、裝訂，建立文件檔案。3.文件檔案應(yīng)包括文件的原件、復(fù)印件、電子文檔等，確保文件的完整性。（二）保管1.行政部門(mén)應(yīng)設(shè)立專門(mén)的文件檔案室，配備必要的保管設(shè)備，如文件柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備等，確保文件的安全保管。2.文件檔案室應(yīng)建立嚴(yán)格的管理制度，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入，防止文件丟失、損壞或泄露。3.對(duì)于重要文件和機(jī)密文件，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專人保管等措施，確保文件的安全保密。六、文件查閱與借閱（一）查閱1.公司員工因工作需要查閱文件的，應(yīng)填寫(xiě)《文件查閱申請(qǐng)表》，注明查閱文件的名稱、編號(hào)、查閱目的等，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到行政部門(mén)查閱。2.行政部門(mén)應(yīng)根據(jù)《文件查閱申請(qǐng)表》，提供相應(yīng)的文件，并做好查閱記錄，包括查閱時(shí)間、查閱人、查閱文件名稱等。3.查閱文件應(yīng)在行政部門(mén)指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將文件帶出檔案室。如需復(fù)印文件，應(yīng)經(jīng)行政部門(mén)同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。（二）借閱1.公司員工因工作需要借閱文件的，應(yīng)填寫(xiě)《文件借閱申請(qǐng)表》，注明借閱文件的名稱、編號(hào)、借閱期限等，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，到行政部門(mén)辦理借閱手續(xù)。2.行政部門(mén)應(yīng)根據(jù)《文件借閱申請(qǐng)表》，提供相應(yīng)的文件，并收取一定的押金（如涉及重要文件或機(jī)密文件，押金可適當(dāng)提高）。3.文件借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的文件，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、涂改、銷毀文件。如發(fā)現(xiàn)文件丟失或損壞，應(yīng)及時(shí)向行政部門(mén)報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。5.借閱人歸還文件時(shí)，行政部門(mén)應(yīng)認(rèn)真檢查文件的完整性和準(zhǔn)確性，如無(wú)問(wèn)題，退還押金。七、文件修訂與廢止（一）修訂1.文件在執(zhí)行過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)內(nèi)容與公司政策、法律法規(guī)或?qū)嶋H情況不符，或存在其他問(wèn)題需要修訂的，由相關(guān)部門(mén)提出修訂申請(qǐng)。2.修訂申請(qǐng)應(yīng)包括修訂的原因、內(nèi)容、修訂后的文件草案等，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，提交行政部門(mén)。3.行政部門(mén)應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)修訂申請(qǐng)進(jìn)行審核，必要時(shí)征求其他部門(mén)的意見(jiàn)。審核通過(guò)后，按照文件起草、審核、審批、發(fā)布的程序進(jìn)行修訂。4.文件修訂后，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)更新文件檔案，并通知相關(guān)部門(mén)和人員查閱新的文件。（二）廢止1.文件因政策調(diào)整、業(yè)務(wù)變化等原因不再適用的，由相關(guān)部門(mén)提出廢止申請(qǐng)。2.廢止申請(qǐng)應(yīng)包括廢止的原因、文件名稱、編號(hào)等，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，提交行政部門(mén)。3.行政部門(mén)應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)廢止申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，報(bào)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。4.文件廢止后，行政部門(mén)應(yīng)在文件檔案中注明“廢止”字樣，并將廢止文件單獨(dú)存放，以備查閱。八、文件保密管理（一）保密范圍1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)信息、客戶信息等重要信息的文件。2.公司內(nèi)部尚未公開(kāi)的會(huì)議紀(jì)要、決策文件等。3.其他按照公司保密制度應(yīng)保密的文件。（二）保密措施1.對(duì)保密文件應(yīng)進(jìn)行標(biāo)識(shí)，注明“機(jī)密”、“秘密”等字樣。2.保密文件應(yīng)存放在專門(mén)的保密柜中，實(shí)行專人保管。3.查閱和借閱保密文件應(yīng)嚴(yán)格按照本制度規(guī)定的程序進(jìn)行審批，并在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將保密文件帶出公司或泄露給無(wú)關(guān)人員。4.對(duì)