2025年檔案保存委托協(xié)議書樣本甲方（委托方）：____地址：____聯(lián)系電話：____法定代表（或負(fù)責(zé)人）：____乙方（受托方）：____地址：____聯(lián)系電話：____法定代表（或負(fù)責(zé)人）：____鑒于甲方業(yè)務(wù)需要，需確保其檔案資料完整、安全保存。為此，甲方特委托乙方承擔(dān)檔案資料保存工作。為確保雙方合法權(quán)益，經(jīng)甲乙雙方友好協(xié)商，特訂立本協(xié)議書。一、委托事項(xiàng)1.1甲方委托乙方保存以下檔案資料：（1）甲方公司內(nèi)部文件、資料、記錄、報(bào)表等；（2）甲方客戶資料、合同、協(xié)議等；（3）甲方財(cái)務(wù)報(bào)表、會計(jì)憑證、賬簿等；（4）甲方涉及的法律文件、訴訟材料等；（5）甲方認(rèn)為需要保存的其他檔案資料。1.2乙方需依據(jù)甲方提供的檔案資料清單，迅速接收、整理歸檔，并確保妥善保存。二、委托期限2.1本協(xié)議自雙方簽字（或蓋章）之日起生效，有效期為____年，自協(xié)議生效之日起計(jì)算。2.2在委托期限內(nèi)，如甲方需要延長委托期限，應(yīng)提前一個月通知乙方，雙方協(xié)商一致后，可簽訂補(bǔ)充協(xié)議。三、雙方權(quán)利與義務(wù)3.1甲方權(quán)利與義務(wù)：（1）甲方有權(quán)要求乙方嚴(yán)格按照協(xié)議約定履行檔案保存的相關(guān)義務(wù)；（2）甲方有權(quán)對乙方保存的檔案資料進(jìn)行查閱、復(fù)制、調(diào)取等；（3）甲方應(yīng)按照約定支付檔案保存費(fèi)用；（4）甲方應(yīng)提供真實(shí)、準(zhǔn)確且完整的檔案資料，并承諾所提交資料的真實(shí)性、合法性無誤；（5）甲方應(yīng)協(xié)助乙方完成檔案資料的整理、歸檔工作。3.2乙方權(quán)利與義務(wù)：（1）乙方有權(quán)按照約定收取檔案保存費(fèi)用；（2）乙方應(yīng)按照甲方要求，妥善保存檔案資料，確保資料安全；（3）乙方應(yīng)保證檔案資料的保密性，不得泄露甲方商業(yè)秘密；（4）乙方應(yīng)定期對檔案資料進(jìn)行系統(tǒng)化整理與歸檔，以確保資料的完整性和可追溯性；（5）乙方應(yīng)協(xié)助甲方完成檔案資料的查閱、復(fù)制、調(diào)取等工作。四、檔案保存費(fèi)用4.1甲方應(yīng)按照以下標(biāo)準(zhǔn)支付檔案保存費(fèi)用：（1）檔案資料整理、歸檔費(fèi)用：人民幣____元/件；（2）檔案資料保存費(fèi)用：人民幣____元/年；（3）其他相關(guān)費(fèi)用：根據(jù)實(shí)際發(fā)生計(jì)算。4.2乙方應(yīng)在確認(rèn)收到甲方支付的檔案保存費(fèi)用后，及時向甲方開具合法有效的正規(guī)發(fā)票。五、違約責(zé)任5.1任何一方違反本協(xié)議的約定，導(dǎo)致協(xié)議無法履行或造成對方損失的，應(yīng)承擔(dān)違約責(zé)任，向?qū)Ψ街Ц顿r償金。5.2若乙方未能按照協(xié)議約定妥善保管檔案資料，導(dǎo)致資料發(fā)生丟失、損毀或泄露等情況，乙方將依法承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。六、爭議解決6.1雙方在履行本協(xié)議過程中發(fā)生的爭議，應(yīng)首先通過友好協(xié)商解決；協(xié)商不成的，任何一方均有權(quán)向合同簽訂地人民法院提起訴訟。七、其他約定7.1本協(xié)議一式兩份，甲乙雙方各執(zhí)一份。7.2本協(xié)議未盡事宜，雙方可簽訂補(bǔ)充協(xié)議，補(bǔ)充協(xié)議與本協(xié)議具有同等法律效力。甲方（蓋章）：乙方（蓋章）：簽訂日期：____年____月____日（以下為正文，共計(jì)____頁）一、檔案資料清單1.1甲方公司內(nèi)部文件、資料、記錄、報(bào)表等：（1）公司組織結(jié)構(gòu)圖；（2）公司規(guī)章制度；（3）公司年度工作報(bào)告；（4）公司財(cái)務(wù)報(bào)表；（5）公司內(nèi)部通訊錄；（6）其他相關(guān)資料。1.2甲方客戶資料、合同、協(xié)議等：（1）客戶名單；（2）客戶合同；（3）客戶協(xié)議；（4）客戶反饋意見；（5）其他相關(guān)資料。1.3甲方財(cái)務(wù)報(bào)表、會計(jì)憑證、賬簿等：（1）資產(chǎn)負(fù)債表；（2）利潤表；（3）現(xiàn)金流量表；（4）會計(jì)憑證；（5）賬簿；（6）其他相關(guān)資料。1.4甲方涉及的法律文件、訴訟材料等：（1）法律文件；（2）訴訟材料；（3）判決書；（4）調(diào)解書；（5）其他相關(guān)資料。1.5甲方認(rèn)為需要保存的其他檔案資料：（1）公司重要決策文件；（2）公司重要會議記錄；（3）公司重大事項(xiàng)報(bào)告；（4）其他相關(guān)資料。二、檔案保存要求2.1乙方應(yīng)按照以下要求保存檔案資料：（1）保障檔案資料的安全、完整及保密性；（2）定期整理歸檔檔案資料，維持其有序狀態(tài)；（3）對檔案資料進(jìn)行電子化管理，便于查閱、復(fù)制；（4）定期檢查檔案資料，防止損壞或丟失；（5）按照甲方要求，及時提供檔案資料查閱、復(fù)制、調(diào)取等服務(wù)。2.2乙方應(yīng)采取以下措施確保檔案資料安全：（1）設(shè)立專門的檔案室，配備防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)施；（2）定期檢查檔案室設(shè)施，確保其正常運(yùn)行；（3）分類管理檔案資料，便于快速查找；（4）對檔案資料進(jìn)行編號，便于歸檔；（5）對檔案資料進(jìn)行電子備份，確保資料不丟失。三、檔案資料查閱、復(fù)制、調(diào)取流程3.1甲方需提前向乙方提交申請，明確查閱、復(fù)制或調(diào)取檔案資料的目的、具體范圍及預(yù)定時間。3.2乙方自收到甲方申請之日起，應(yīng)在____個工作日內(nèi)回復(fù)，并按甲方需求提供相應(yīng)的檔案服務(wù)。3.3甲方查閱、復(fù)制、調(diào)取檔案資料時，應(yīng)遵守乙方檔案管理規(guī)定，確保資料安全。3.4甲方查閱、復(fù)制、調(diào)取檔案資料過程中，如發(fā)生資料損壞、丟失等情況，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。四、檔案保存費(fèi)用支付及開具發(fā)票4.1協(xié)議生效后，甲方需在____個工作日內(nèi)，依據(jù)本協(xié)議規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，支付檔案保存費(fèi)用。4.2乙方在收到甲方支付的費(fèi)用后，應(yīng)在____個工作日內(nèi)向甲方開具正規(guī)發(fā)票。4.3甲方完成檔案保存費(fèi)用支付后，乙方須嚴(yán)格遵循本協(xié)議條款，提供相應(yīng)的服務(wù)。五、附件5.1本協(xié)議附件包括：（1）檔案資料清單；（2）檔