2025年文件管理協(xié)議范例一、協(xié)議鑒于文件管理對于甲乙雙方合作的重要性，為確保文件的安全存儲、完整保留、準確無誤及高效利用，經(jīng)雙方友好協(xié)商，特此制定并簽署本文件管理協(xié)議（以下簡稱“本協(xié)議”）。二、協(xié)議正文第一條定義1.1“文件”指雙方在業(yè)務合作過程中產(chǎn)生或交換的各類文檔、資料、圖紙、數(shù)據(jù)等。1.2“文件管理”指對文件的收集、整理、存儲、檢索、傳遞、保管、銷毀等環(huán)節(jié)進行的一系列管理活動。1.3“文件管理人員”指負責文件管理的專門人員。第二條管理原則2.1文件管理應遵循合法性、安全性、完整性、準確性和效率原則。2.2雙方應攜手確保文件管理的順暢運行，嚴格保障文件的保密性、真實性及隨時可用的狀態(tài)。第三條文件分類與標識3.1文件應按照其內(nèi)容、性質(zhì)、重要性進行分類。3.2文件應進行統(tǒng)一編號，編號應具有唯一性。3.3文件標識應清晰、明確，包括文件名稱、版本號、編制日期、編制人等。第四條文件收集與整理4.1雙方應明確文件收集的范圍、方式和時間。4.2文件管理人員需定期整理文件，以保證文件歸檔的時效性及內(nèi)容的完整性。4.3文件需依據(jù)分類和編號進行整理，以保障檢索的便利性。第五條文件存儲與保管5.1文件應存儲在安全、可靠的存儲介質(zhì)中，如電子文件服務器、紙質(zhì)檔案柜等。5.2電子文件需實施加密存儲措施，以保障其安全性。5.3紙質(zhì)文件應存放在干燥、通風的環(huán)境中，避免潮濕、蟲蛀等影響文件保存的因素。第六條文件檢索與利用6.1文件檢索應遵循高效、準確的原則。6.2雙方需攜手構建文件檢索系統(tǒng)，以確保文件能被迅速定位。6.3文件利用應遵循保密、合理使用的原則，未經(jīng)授權不得隨意復制、傳播文件。第七條文件傳遞與交流7.1文件傳遞需采用諸如加密郵件、文件傳輸協(xié)議等安全可靠的途徑。7.2文件交流應遵循及時、準確的原則，確保信息的有效傳遞。第八條文件銷毀8.1文件銷毀應遵循合法、合規(guī)的原則。8.2文件管理人員需定期清理并銷毀過期、無用或涉密的文件。8.3文件銷毀應記錄在案，確保銷毀過程的可追溯性。第九條文件管理責任9.1雙方應明確各自的文件管理責任，確保文件管理的有效實施。9.2甲方應對乙方的文件管理活動進行監(jiān)督和指導，確保文件管理的合規(guī)性。9.3乙方需依據(jù)甲方的具體要求，協(xié)同完成文件管理相關工作。第十條違約責任10.1雙方應嚴格按照本協(xié)議的規(guī)定履行文件管理職責，如一方違反本協(xié)議，另一方有權要求違約方承擔相應的法律責任。10.2違約方須承擔因其違約行為給對方造成的全部損失及相應的賠償責任。第十一條爭議解決11.1雙方因本協(xié)議的履行發(fā)生爭議，應首先通過友好協(xié)商解決。11.2如協(xié)商不成，任何一方均可向合同簽訂地的人民法院提起訴訟。第十二條協(xié)議生效與終止12.1本協(xié)議自雙方簽字（或蓋章）之日起生效。12.2本協(xié)議的有效期為____年，自生效之日起計算。12.3在協(xié)議有效期內(nèi)，如雙方同意提前終止本協(xié)議，應書面通知對方。第十三條其他條款13.1本協(xié)議未盡事宜，雙方可根據(jù)實際情況協(xié)商補充。13.2本協(xié)議的修改、補充均需雙方書面確認，并作為本協(xié)議不可分割的一部分。三、附件附件一：文件分類及編號規(guī)則附件二：文件管理流程圖附件三：文件檢索系統(tǒng)使用手冊四、簽訂日期甲方（蓋章）：____乙方（蓋章）：____簽訂日期：____年____月____日五、備注1.本協(xié)議一式兩份，甲乙雙方各執(zhí)一份。2