大型檔案存放管理制度一、總則（一）目的為了加強公司大型檔案的規(guī)范化管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各類大型檔案的收集、整理、存放、保管、查閱、借閱、銷毀等管理活動。（三）定義1.大型檔案：指公司在經(jīng)營管理、項目建設(shè)、科研開發(fā)等活動中形成的，具有長期保存價值和重要利用價值的各類文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等，包括但不限于合同協(xié)議、項目文檔、財務(wù)報表、技術(shù)資料、人事檔案等。2.檔案管理人員：指負責(zé)公司大型檔案管理工作的專職或兼職人員。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負責(zé)制定和完善公司大型檔案管理制度，并組織實施。2.負責(zé)公司大型檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、存放、保管、查閱、借閱、銷毀等工作。3.定期對公司大型檔案進行清查、盤點，確保檔案的完整、安全。4.開展檔案信息化建設(shè)，推進檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。5.對各部門的檔案管理工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。（二）各部門職責(zé)1.負責(zé)本部門形成檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，并按規(guī)定時間移交公司檔案管理部門。2.明確本部門檔案管理責(zé)任人，負責(zé)本部門檔案的日常管理和安全保管，確保檔案的完整、安全。3.配合公司檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.根據(jù)公司檔案管理要求，做好本部門檔案管理的信息化建設(shè)工作，及時將檔案信息錄入檔案管理系統(tǒng)。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認真貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和公司檔案管理制度，嚴格遵守檔案管理工作紀律。2.負責(zé)檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、編目等工作，確保檔案整理規(guī)范、質(zhì)量合格。3.做好檔案的存放、保管工作，定期對檔案進行檢查、清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并向上級報告。4.負責(zé)檔案的查閱、借閱登記和服務(wù)工作，按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)，及時提供檔案利用服務(wù)。5.做好檔案的統(tǒng)計工作，定期對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計分析，并向上級報告。6.參與檔案信息化建設(shè)，負責(zé)檔案數(shù)據(jù)的錄入、維護和管理，確保檔案信息安全。7.對已到保管期限的檔案進行鑒定，提出銷毀意見，按照規(guī)定程序辦理檔案銷毀手續(xù)。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.公司在經(jīng)營管理活動中形成的各類文件、資料，如公司章程、董事會決議、股東會決議、管理制度、工作計劃、工作總結(jié)、統(tǒng)計報表等。2.公司簽訂的各類合同協(xié)議，包括買賣合同、租賃合同、借款合同、技術(shù)合同、服務(wù)合同等。3.公司項目建設(shè)過程中形成的文件、資料，如項目可行性研究報告、項目立項批復(fù)、項目設(shè)計文件、項目施工圖紙、項目竣工驗收報告等。4.公司科研開發(fā)活動中形成的文件、資料，如科研項目申請書、科研項目立項批復(fù)、科研項目研究報告、科研成果鑒定證書、專利證書等。5.公司財務(wù)活動中形成的文件、資料，如財務(wù)預(yù)算、財務(wù)決算、會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報表等。6.公司人事管理活動中形成的文件、資料，如員工招聘檔案、員工培訓(xùn)檔案、員工考核檔案、員工薪酬檔案、員工獎懲檔案、員工離職檔案等。7.其他具有保存價值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)檔案的收集工作，按照檔案收集范圍及時收集本部門形成的各類文件、資料，并進行初步整理。2.檔案收集應(yīng)做到及時、完整、準確，不得遺漏、丟失重要文件、資料。3.對于外來文件、資料，如上級主管部門的文件、合作單位的文件等，應(yīng)及時簽收、登記，并按照規(guī)定進行處理。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同保存價值，便于保管和利用。3.便于檔案的整理、編目、查閱和統(tǒng)計。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容等因素進行分類，可分為綜合類、合同類、項目類、科研類、財務(wù)類、人事類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，以便于查閱和統(tǒng)計。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案編號、題名、保管期限等信息。四、檔案存放與保管（一）存放地點1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放大型檔案。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥、吸塵器等。（二）存放方式1.檔案應(yīng)按照分類、編號順序存放，便于查找和管理。2.不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放，便于區(qū)分和管理。3.電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進行備份，確保電子檔案的安全。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查、清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并向上級報告。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫濕度應(yīng)控制在規(guī)定范圍內(nèi)。3.檔案庫房應(yīng)嚴禁煙火，不得存放易燃易爆物品。4.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守檔案管理工作紀律，不得擅自將檔案帶出庫房或泄露檔案內(nèi)容。5.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整。五、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請表，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。3.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出查閱地點。4.查閱檔案時，不得在檔案上涂改、標記、污損，不得擅自抽取、撤換檔案材料。5.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，報檔案管理部門負責(zé)人審批。2.檔案管理部門負責(zé)人應(yīng)根據(jù)借閱申請表，對借閱申請進行審批，審批通過后，辦理借閱手續(xù)。3.借閱檔案應(yīng)出具借條，注明檔案編號、題名、借閱時間等信息，并按照規(guī)定的時間歸還檔案。4.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自擴大借閱范圍，不得在檔案上涂改、標記、污損，不得擅自抽取、撤換檔案材料。5.借閱人員如因工作需要延長借閱時間，應(yīng)提前向檔案管理部門申請，經(jīng)批準后方可延長。6.借閱人員歸還檔案時，檔案管理部門應(yīng)認真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。（三）特殊情況處理1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案的查閱、借閱，應(yīng)按照公司相關(guān)保密制度的規(guī)定辦理審批手續(xù)，并采取必要的保密措施。2.外單位人員查閱、借閱公司檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準，檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)，并在查閱、借閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。3.司法機關(guān)、行政機關(guān)等依法查閱、借閱公司檔案，應(yīng)出具相關(guān)法律文書，并按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)積極配合，提供必要的協(xié)助。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定為依據(jù)，結(jié)合公司實際情況，對檔案進行科學(xué)鑒定。2.堅持全面、歷史、發(fā)展的觀點，準確判定檔案的保存價值。3.嚴格掌握鑒定標準，確保鑒定結(jié)果的準確性和客觀性。（二）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責(zé)人、各部門檔案管理責(zé)任人及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。檔案鑒定工作小組負責(zé)對公司檔案進行定期鑒定，提出檔案銷毀意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件、逐頁進行審查，分析檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，確定檔案的保存價值。2.綜合分析法：結(jié)合檔案的形成背景、利用情況、保管狀況等因素，對檔案進行綜合分析，確定檔案的保存價值。（四）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行鑒定，提出銷毀意見，并填寫《檔案銷毀申請表》。2.《檔案銷毀申請表》經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人審核、公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可進行檔案銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負責(zé)，在檔案管理部門負責(zé)人的監(jiān)督下進行。銷毀檔案時，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.檔案銷毀過程中，應(yīng)填寫《檔案銷毀登記表》，注明檔案編號、題名、銷毀時間、銷毀方式等信息，并由檔案管理部門負責(zé)人、監(jiān)銷人員簽字確認。5.檔案銷毀后，應(yīng)將《檔案銷毀申請表》、《檔案銷毀登記表》等相關(guān)資料歸檔保存，以備查考。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。2.實現(xiàn)檔案信息的共享和利用，為公司領(lǐng)導(dǎo)決策、各部門工作提供支持。3.加強檔案信息安全管理，確保檔案信息的安全和保密。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)：包括檔案收集、整理、存放、保管、查閱、借閱、銷毀等業(yè)務(wù)模塊的開發(fā)和應(yīng)用，實現(xiàn)檔案管理的信息化、自動化。2.檔案數(shù)字化加工：對公司重要檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲和檢索。3.檔案信息安全管理：建立檔案信息安全管理制度，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等技術(shù)措施，確保檔案信息的安全和保密。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的