化工公司票證管理制度一、總則（一）目的為加強公司票證管理，規(guī)范票證的開具、使用、保管及核銷等流程，確保公司財務(wù)數(shù)據(jù)的準確性、完整性和安全性，防范財務(wù)風(fēng)險，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及票證管理的部門和人員，包括但不限于采購部門、銷售部門、倉庫管理部門、財務(wù)部門等。（三）基本原則1.合法性原則：票證的管理和使用必須嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)稅收政策的規(guī)定。2.準確性原則：票證的開具內(nèi)容應(yīng)真實、準確、完整，與實際業(yè)務(wù)相符。3.安全性原則：加強票證的保管，確保票證的安全，防止丟失、被盜、損毀等情況發(fā)生。4.及時性原則：票證的開具、使用、核銷等環(huán)節(jié)應(yīng)及時處理，不得拖延。二、票證種類及管理職責(zé)（一）票證種類1.發(fā)票：包括增值稅專用發(fā)票、增值稅普通發(fā)票、機動車銷售統(tǒng)一發(fā)票等。2.收據(jù)：用于收取非經(jīng)營性款項，如押金、定金等。3.出入庫單：記錄公司物資的出入庫情況。4.提貨單：用于客戶提貨的憑證。5.其他票證：根據(jù)公司業(yè)務(wù)需要使用的其他各類票證。（二）管理職責(zé)1.財務(wù)部門負責(zé)制定和完善票證管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。負責(zé)票證的統(tǒng)一購買、印制、保管、發(fā)放、回收和核銷工作。定期對票證的使用情況進行檢查和統(tǒng)計分析，確保票證使用的合規(guī)性和準確性。協(xié)助相關(guān)部門處理票證使用過程中的問題和糾紛。2.采購部門負責(zé)采購業(yè)務(wù)中發(fā)票的取得、審核和傳遞工作。按照合同約定及時向供應(yīng)商索取發(fā)票，并確保發(fā)票內(nèi)容與采購業(yè)務(wù)相符。對取得的發(fā)票進行初步審核，發(fā)現(xiàn)問題及時與供應(yīng)商溝通解決。3.銷售部門負責(zé)銷售業(yè)務(wù)中發(fā)票的開具工作，確保發(fā)票開具的準確性和及時性。根據(jù)客戶要求，按照規(guī)定的格式和內(nèi)容開具發(fā)票，并做好發(fā)票的交付工作。對開具的發(fā)票進行登記和管理，定期與財務(wù)部門核對發(fā)票開具情況。4.倉庫管理部門負責(zé)出入庫單的填寫、審核和傳遞工作。如實記錄物資的出入庫情況，確保出入庫單信息的準確無誤。定期將出入庫單與財務(wù)部門進行核對，保證賬實相符。5.其他部門按照本制度的規(guī)定，正確使用和保管本部門涉及的票證。配合財務(wù)部門做好票證的相關(guān)管理工作。三、票證的購買與印制（一）發(fā)票購買1.財務(wù)部門指定專人負責(zé)發(fā)票的購買工作。2.購票人員應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)需要，提前向稅務(wù)機關(guān)申請購買發(fā)票，并填寫相關(guān)購票申請表。3.購票時，應(yīng)攜帶稅務(wù)登記證副本、購票員身份證明、發(fā)票專用章等資料，按照稅務(wù)機關(guān)的要求辦理購票手續(xù)。4.購買發(fā)票后，應(yīng)及時將發(fā)票交財務(wù)部門保管，并辦理交接手續(xù)。（二）收據(jù)及其他票證印制1.公司因業(yè)務(wù)需要印制收據(jù)及其他票證時，由使用部門提出申請，填寫《票證印制申請表》，注明印制的票證名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息。2.申請部門負責(zé)人審核簽字后，報財務(wù)部門審批。財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)實際需求，對申請進行審核，確保印制數(shù)量合理。3.經(jīng)財務(wù)部門審批同意后，由財務(wù)部門統(tǒng)一安排印制。印制單位應(yīng)選擇具有合法資質(zhì)、信譽良好的印刷企業(yè)，并簽訂印制合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。4.票證印制完成后，由財務(wù)部門負責(zé)驗收。驗收內(nèi)容包括票證的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、印刷內(nèi)容等是否符合要求。驗收合格后，辦理入庫手續(xù)，并按照規(guī)定發(fā)放給使用部門。四、票證的開具（一）發(fā)票開具1.銷售部門在開具發(fā)票前，應(yīng)確認客戶的開票信息，包括客戶名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號等，并確保信息準確無誤。2.開票人員應(yīng)根據(jù)實際銷售業(yè)務(wù)情況，按照發(fā)票管理規(guī)定的格式和內(nèi)容開具發(fā)票。發(fā)票內(nèi)容應(yīng)包括貨物或應(yīng)稅勞務(wù)、服務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額、稅率、稅額等，確保發(fā)票內(nèi)容與實際業(yè)務(wù)相符。3.開具發(fā)票時，應(yīng)使用防偽稅控系統(tǒng)或其他合規(guī)的開票軟件，確保發(fā)票開具的真實性和合法性。發(fā)票開具后，應(yīng)加蓋發(fā)票專用章。4.對于增值稅專用發(fā)票的開具，應(yīng)嚴格按照增值稅專用發(fā)票的開具規(guī)定執(zhí)行。開票人員應(yīng)在開票系統(tǒng)中進行發(fā)票號碼的錄入，并確保發(fā)票號碼與紙質(zhì)發(fā)票號碼一致。5.發(fā)票開具后，應(yīng)及時將發(fā)票交付給客戶。如因特殊原因需要郵寄發(fā)票的，應(yīng)選擇可靠的快遞公司，并妥善保管郵寄憑證。（二）收據(jù)開具1.因業(yè)務(wù)需要開具收據(jù)時，由相關(guān)部門或人員填寫《收據(jù)開具申請表》，注明收款事由、金額、交款單位等信息。2.申請表經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字后，交財務(wù)部門開具收據(jù)。3.財務(wù)人員應(yīng)按照申請表內(nèi)容開具收據(jù)，并加蓋財務(wù)專用章。收據(jù)開具后，應(yīng)將收據(jù)聯(lián)交交款單位，存根聯(lián)和記賬聯(lián)留存財務(wù)部門。4.對于收取的押金、定金等款項，在業(yè)務(wù)結(jié)束后，如押金、定金需要退還的，應(yīng)收回原開具的收據(jù)，并開具紅字收據(jù)沖減相應(yīng)的收入。（三）出入庫單開具1.倉庫管理人員在物資出入庫時，應(yīng)及時開具出入庫單。2.入庫單應(yīng)注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、供應(yīng)商名稱等信息；出庫單應(yīng)注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、領(lǐng)用部門或客戶名稱等信息。3.出入庫單應(yīng)一式多聯(lián)，分別由倉庫留存、財務(wù)記賬、采購或領(lǐng)用部門等留存。倉庫管理人員應(yīng)確保出入庫單各聯(lián)次內(nèi)容一致，并及時傳遞給相關(guān)部門。4.出入庫單應(yīng)按照順序編號，不得跳號、重號。如因特殊原因需要作廢出入庫單的，應(yīng)在各聯(lián)次上加蓋“作廢”章，并妥善保管，不得隨意銷毀。（四）提貨單開具1.銷售部門根據(jù)客戶提貨需求開具提貨單。2.提貨單應(yīng)注明客戶名稱、貨物名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、提貨地點等信息。3.提貨單開具后，應(yīng)及時通知倉庫管理人員做好發(fā)貨準備。倉庫管理人員憑提貨單發(fā)貨，并在提貨單上簽字確認。五、票證的使用（一）使用要求1.各部門應(yīng)按照規(guī)定的用途使用票證，不得擅自擴大使用范圍或轉(zhuǎn)借他人使用。2.票證的填寫應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、不得涂改、挖補。如因填寫錯誤需要作廢的，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行處理。3.使用票證時，應(yīng)確保票證的編號連續(xù)，不得跳號、重號。如發(fā)現(xiàn)票證編號不連續(xù)或其他異常情況，應(yīng)及時報告財務(wù)部門。（二）發(fā)票使用1.增值稅專用發(fā)票的使用應(yīng)嚴格按照增值稅專用發(fā)票的管理規(guī)定執(zhí)行。開票人員應(yīng)按照規(guī)定的時限、順序、欄目，全部聯(lián)次一次性如實開具，并加蓋發(fā)票專用章。2.取得的增值稅專用發(fā)票應(yīng)及時進行認證抵扣，確保公司的進項稅額得到充分抵扣。如因特殊原因無法及時認證的，應(yīng)在規(guī)定的認證期限內(nèi)進行認證。3.對于發(fā)票的丟失、被盜等情況，應(yīng)立即向稅務(wù)機關(guān)報告，并按照稅務(wù)機關(guān)的要求進行處理。同時，應(yīng)查明原因，追究相關(guān)人員的責(zé)任。（三）收據(jù)使用1.收據(jù)應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容使用，不得自行印制或使用其他不符合規(guī)定的收據(jù)。2.收取款項時，應(yīng)向交款單位開具收據(jù)，并在收據(jù)上注明收款日期、收款事由、金額等信息。3.收據(jù)的使用應(yīng)建立登記制度，財務(wù)人員應(yīng)定期對收據(jù)的使用情況進行核對，確保收據(jù)的使用規(guī)范。（四）出入庫單使用1.倉庫管理人員應(yīng)按照實際物資出入庫情況及時開具出入庫單，并確保出入庫單信息的準確無誤。2.采購部門應(yīng)根據(jù)入庫單與供應(yīng)商進行核對，如發(fā)現(xiàn)入庫數(shù)量、質(zhì)量等問題，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通解決。3.領(lǐng)用部門應(yīng)根據(jù)出庫單進行物資領(lǐng)用登記，并確保領(lǐng)用物資的用途合理合規(guī)。（五）提貨單使用1.客戶應(yīng)憑提貨單到倉庫提貨。倉庫管理人員應(yīng)認真核對提貨單信息，確認無誤后，方可發(fā)貨。2.提貨單的傳遞應(yīng)及時、準確，確?？蛻裟軌蝽樌嶝?。如因提貨單傳遞不及時或信息錯誤導(dǎo)致客戶提貨延誤的，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。六、票證的保管（一）保管要求1.財務(wù)部門應(yīng)設(shè)立專門的票證保管倉庫或?qū)９瘢糜诖娣鸥黝惼弊C。票證保管倉庫或?qū)９駪?yīng)具備安全、防火、防潮、防蟲等條件。2.票證應(yīng)分類存放，按照票證種類、編號順序進行排列，便于查找和管理。3.對于重要的票證，如增值稅專用發(fā)票等，應(yīng)實行雙人保管制度，確保票證的安全。（二）發(fā)票保管1.增值稅專用發(fā)票應(yīng)按照稅務(wù)機關(guān)的要求進行保管，實行專人專柜保管。2.發(fā)票存根聯(lián)和發(fā)票登記簿應(yīng)保存5年，保存期滿，報經(jīng)稅務(wù)機關(guān)查驗后銷毀。3.對于已開具的發(fā)票存根聯(lián)，應(yīng)按照順序裝訂成冊，并妥善保管。裝訂成冊的發(fā)票存根聯(lián)應(yīng)加封條，并由專人負責(zé)保管。（三）收據(jù)保管1.收據(jù)存根聯(lián)應(yīng)按照順序裝訂成冊，并保存一定期限，具體期限由公司根據(jù)實際情況確定。2.收據(jù)保管期滿后，應(yīng)報經(jīng)財務(wù)部門負責(zé)人批準后銷毀。銷毀時，應(yīng)建立銷毀記錄，注明銷毀的收據(jù)名稱、數(shù)量、銷毀時間等信息。（四）出入庫單保管1.出入庫單存根聯(lián)應(yīng)按照年度分類裝訂成冊，并保存一定期限，以便于查詢和核對物資出入庫情況。2.倉庫管理人員應(yīng)定期對出入庫單進行整理和歸檔，確保出入庫單的完整性和可追溯性。（五）提貨單保管1.提貨單存根聯(lián)應(yīng)按照順序裝訂成冊，并保存一定期限，具體期限由公司根據(jù)實際情況確定。2.提貨單保管期滿后，應(yīng)報經(jīng)財務(wù)部門負責(zé)人批準后銷毀。銷毀時，應(yīng)建立銷毀記錄，注明銷毀的提貨單名稱、數(shù)量、銷毀時間等信息。七、票證的核銷（一）核銷流程1.財務(wù)部門定期對各類票證的使用情況進行核銷。核銷時，應(yīng)核對票證的開具金額、使用數(shù)量、作廢情況等與相關(guān)業(yè)務(wù)記錄是否一致。2.對于發(fā)票的核銷，應(yīng)與稅務(wù)機關(guān)的發(fā)票驗舊信息進行核對。如發(fā)現(xiàn)發(fā)票開具金額、使用數(shù)量等與驗舊信息不符的，應(yīng)及時查明原因，并進行調(diào)整。3.對于收據(jù)、出入庫單、提貨單等票證的核銷，應(yīng)與相關(guān)業(yè)務(wù)部門的記錄進行核對。如發(fā)現(xiàn)票證使用情況與業(yè)務(wù)記錄不符的，應(yīng)及時與業(yè)務(wù)部門溝通，查明原因，并進行調(diào)整。4.票證核銷完成后，財務(wù)部門應(yīng)編制票證核銷報表，反映票證的使用、作廢、結(jié)存等情況，并報財務(wù)部門負責(zé)人審核。（二）核銷期限1.發(fā)票應(yīng)按照稅務(wù)機關(guān)的規(guī)定及時進行核銷。一般情況下，增值稅專用發(fā)票應(yīng)在每月申報期內(nèi)進行核銷，增值稅普通發(fā)票應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)進行驗舊核銷。2.收據(jù)、出入庫單、提貨單等票證的核銷期限由公司根據(jù)實際情況確定，一般應(yīng)在一個會計年度內(nèi)完成核銷。（三）異常情況處理1.在票證核銷過程中，如發(fā)現(xiàn)票證丟失、被盜、開具錯誤、重復(fù)開具等異常情況，應(yīng)立即查明原因，并采取相應(yīng)的措施進行處理。2.對于發(fā)票丟失、被盜等情況，應(yīng)按照稅務(wù)機關(guān)的要求進行掛失、聲明作廢等處理，并及時向公司領(lǐng)導(dǎo)報告。3.對于開具錯誤、重復(fù)開具等情況，應(yīng)按照規(guī)定的程序開具紅字發(fā)票或作廢發(fā)票，并確保財務(wù)數(shù)據(jù)的準確性。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.財務(wù)部門應(yīng)定期對票證的管理和使用情況進行內(nèi)部檢查，檢查內(nèi)容包括票證的購買、印制、保管、開具、使用、核銷等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.內(nèi)部檢查可采用定期檢查和不定期抽查相結(jié)合的方式進行。定期檢查應(yīng)每月或每季度進行一次，不定期抽查可根據(jù)實際情況隨時進行。3.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達整改通知書，要求相關(guān)部門或人員限期整改。整改完成后，應(yīng)進行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。（二）外部監(jiān)督1.公司應(yīng)積極配合稅務(wù)機關(guān)等外部部門的監(jiān)督檢查，如實提供票證管理和使用的相關(guān)資料。2.對于外部部門檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)認真對待，及時整改，并按照要求報送整改情況報告。九、罰則（一）違規(guī)行為1.未按照本制度規(guī)定購買、印制、保管、開具、使用、核銷票證的。2.擅自轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、代開發(fā)票或其他票證的。3.偽造、變造票證或虛開發(fā)票的。4.丟失、被盜票證未及時報告或未按照規(guī)定處理的