小超市供貨商管理制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范小超市與供貨商之間的合作關(guān)系，確保商品供應(yīng)的穩(wěn)定、質(zhì)量可靠、價(jià)格合理，維護(hù)超市的正常運(yùn)營(yíng)秩序，保障消費(fèi)者權(quán)益，實(shí)現(xiàn)超市與供貨商的互利共贏。2.適用范圍本制度適用于本小超市所有供貨商，包括但不限于食品供應(yīng)商、日用品供應(yīng)商、文具供應(yīng)商等。3.基本原則公平公正原則：在合作過(guò)程中，對(duì)所有供貨商一視同仁，遵循公平競(jìng)爭(zhēng)的市場(chǎng)規(guī)則，不偏袒任何一方。誠(chéng)實(shí)守信原則：雙方應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，履行合同約定，確保信息真實(shí)、交易透明。合作共贏原則：通過(guò)建立良好的合作關(guān)系，共同開拓市場(chǎng)，提高銷售業(yè)績(jī)，實(shí)現(xiàn)雙方的長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展。二、供貨商選擇與準(zhǔn)入1.供貨商篩選標(biāo)準(zhǔn)資質(zhì)要求：具有合法有效的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證等相關(guān)證件，具備獨(dú)立法人資格。經(jīng)營(yíng)狀況：經(jīng)營(yíng)狀況良好，無(wú)重大違法違規(guī)記錄，財(cái)務(wù)狀況穩(wěn)定，具備持續(xù)供貨能力。產(chǎn)品質(zhì)量：所供產(chǎn)品符合國(guó)家相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)規(guī)范，具備良好的品質(zhì)口碑。價(jià)格合理：提供的產(chǎn)品價(jià)格具有市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，在同類產(chǎn)品中處于合理水平。服務(wù)水平：具備良好的售后服務(wù)體系，能夠及時(shí)響應(yīng)超市的需求，處理退換貨等問(wèn)題。2.供貨商準(zhǔn)入流程提交申請(qǐng)：供貨商向超市采購(gòu)部門提交合作申請(qǐng)，填寫《供貨商合作申請(qǐng)表》，并附上相關(guān)資質(zhì)證明文件。初步審核：采購(gòu)部門對(duì)申請(qǐng)資料進(jìn)行初步審核，核實(shí)供貨商的基本信息和資質(zhì)條件，篩選出符合基本要求的供貨商。實(shí)地考察：對(duì)于初步審核通過(guò)的供貨商，采購(gòu)部門組織相關(guān)人員進(jìn)行實(shí)地考察，了解其生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況、產(chǎn)品質(zhì)量控制、倉(cāng)儲(chǔ)物流等情況。樣品檢測(cè)：要求供貨商提供所供產(chǎn)品的樣品，由超市質(zhì)量檢測(cè)部門進(jìn)行檢測(cè)，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合要求。合同洽談：與通過(guò)考察和檢測(cè)的供貨商進(jìn)行合同洽談，明確雙方的權(quán)利義務(wù)、合作方式、價(jià)格條款、交貨期、售后服務(wù)等內(nèi)容。審批簽約：合同草案經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)超市管理層審批。審批通過(guò)后，雙方簽訂正式合作合同。三、商品采購(gòu)管理1.采購(gòu)計(jì)劃制定銷售數(shù)據(jù)分析：采購(gòu)部門定期收集超市的銷售數(shù)據(jù)，分析各類商品的銷售趨勢(shì)、庫(kù)存水平，結(jié)合市場(chǎng)需求預(yù)測(cè)，制定合理的采購(gòu)計(jì)劃。商品分類采購(gòu)計(jì)劃：根據(jù)商品的類別、品牌、規(guī)格等因素，分別制定采購(gòu)計(jì)劃，確保各類商品的供應(yīng)平衡。緊急采購(gòu)計(jì)劃：對(duì)于突發(fā)的市場(chǎng)需求變化或臨時(shí)性缺貨情況，及時(shí)制定緊急采購(gòu)計(jì)劃，確保商品的及時(shí)供應(yīng)。2.采購(gòu)訂單下達(dá)訂單生成：采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃，向供貨商下達(dá)采購(gòu)訂單。采購(gòu)訂單應(yīng)明確商品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、交貨地點(diǎn)等詳細(xì)信息。訂單審核：采購(gòu)訂單下達(dá)前，應(yīng)進(jìn)行審核，確保訂單信息準(zhǔn)確無(wú)誤。審核內(nèi)容包括商品信息、價(jià)格條款、交貨期等。訂單發(fā)送：審核通過(guò)后，將采購(gòu)訂單及時(shí)發(fā)送給供貨商，并要求供貨商確認(rèn)收到訂單。3.采購(gòu)合同管理合同簽訂：采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、合作方式、價(jià)格條款、交貨期、售后服務(wù)等內(nèi)容。合同簽訂前，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的審核，確保合同條款合法合規(guī)、公平合理。合同執(zhí)行跟蹤：采購(gòu)部門負(fù)責(zé)跟蹤采購(gòu)合同的執(zhí)行情況，及時(shí)與供貨商溝通協(xié)調(diào)，確保供貨商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。合同變更與解除：如因市場(chǎng)變化、不可抗力等原因需要變更或解除采購(gòu)合同的，應(yīng)按照合同約定的程序進(jìn)行辦理，并及時(shí)通知相關(guān)部門。四、商品質(zhì)量管理1.質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)要求供貨商應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)規(guī)范組織生產(chǎn)和供應(yīng)商品，確保所供商品質(zhì)量合格。超市應(yīng)制定明確的商品質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，并在采購(gòu)合同中明確質(zhì)量要求。質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)包括商品的外觀、包裝、性能、安全指標(biāo)等方面。2.進(jìn)貨驗(yàn)收流程到貨通知：供貨商交貨前，應(yīng)提前通知超市采購(gòu)部門到貨時(shí)間、地點(diǎn)等信息。采購(gòu)部門及時(shí)通知倉(cāng)庫(kù)做好收貨準(zhǔn)備。驗(yàn)收準(zhǔn)備：倉(cāng)庫(kù)收貨人員根據(jù)采購(gòu)訂單和質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，準(zhǔn)備好驗(yàn)收工具和場(chǎng)地。數(shù)量驗(yàn)收：對(duì)到貨商品的數(shù)量進(jìn)行清點(diǎn)，確保與采購(gòu)訂單一致。如發(fā)現(xiàn)數(shù)量不符，應(yīng)及時(shí)與供貨商溝通解決。質(zhì)量驗(yàn)收：按照質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對(duì)商品的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)，包括外觀、包裝、性能等方面。對(duì)于需要進(jìn)行理化檢測(cè)的商品，應(yīng)送質(zhì)量檢測(cè)部門進(jìn)行檢測(cè)。驗(yàn)收記錄：驗(yàn)收人員應(yīng)詳細(xì)記錄驗(yàn)收情況，包括商品名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量狀況、驗(yàn)收時(shí)間等信息。驗(yàn)收合格的商品辦理入庫(kù)手續(xù)，驗(yàn)收不合格的商品填寫《不合格商品處理單》，及時(shí)通知采購(gòu)部門與供貨商協(xié)商處理。3.質(zhì)量問(wèn)題處理退貨換貨：對(duì)于驗(yàn)收不合格的商品，超市有權(quán)要求供貨商退貨或換貨。供貨商應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)辦理退貨換貨手續(xù)，并承擔(dān)相應(yīng)的運(yùn)輸費(fèi)用。質(zhì)量賠償：因商品質(zhì)量問(wèn)題給超市或消費(fèi)者造成損失的，供貨商應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。賠償方式包括但不限于退貨退款、折價(jià)賠償、承擔(dān)維修費(fèi)用等。整改措施：對(duì)于多次出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題的供貨商，超市有權(quán)要求其采取整改措施，如加強(qiáng)質(zhì)量管理、改進(jìn)生產(chǎn)工藝等。整改后仍不符合要求的，超市有權(quán)終止合作。五、價(jià)格管理1.價(jià)格確定原則市場(chǎng)導(dǎo)向原則：商品價(jià)格應(yīng)參考市場(chǎng)同類產(chǎn)品價(jià)格水平，結(jié)合超市的定位和目標(biāo)客戶群體，制定合理的價(jià)格策略。成本加成原則：在考慮市場(chǎng)價(jià)格的基礎(chǔ)上，根據(jù)商品的采購(gòu)成本、運(yùn)營(yíng)成本、利潤(rùn)目標(biāo)等因素，合理確定商品的銷售價(jià)格。動(dòng)態(tài)調(diào)整原則：根據(jù)市場(chǎng)變化、原材料價(jià)格波動(dòng)、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手價(jià)格調(diào)整等因素，及時(shí)調(diào)整商品價(jià)格，確保價(jià)格具有競(jìng)爭(zhēng)力。2.價(jià)格談判與協(xié)商采購(gòu)部門在與供貨商簽訂采購(gòu)合同時(shí)，應(yīng)就商品價(jià)格進(jìn)行充分的談判和協(xié)商，爭(zhēng)取有利的價(jià)格條款。定期對(duì)商品價(jià)格進(jìn)行評(píng)估，與供貨商溝通協(xié)商價(jià)格調(diào)整事宜。對(duì)于市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)較大的商品，應(yīng)及時(shí)調(diào)整采購(gòu)價(jià)格。3.價(jià)格監(jiān)督與控制超市應(yīng)建立價(jià)格監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)商品價(jià)格進(jìn)行檢查，確保商品價(jià)格符合定價(jià)原則和合同約定。對(duì)于違反價(jià)格規(guī)定的供貨商，超市有權(quán)采取相應(yīng)的措施，如暫停合作、扣除貨款、追究違約責(zé)任等。六、交貨管理1.交貨期要求供貨商應(yīng)嚴(yán)格按照采購(gòu)合同約定的交貨期交貨，確保商品按時(shí)供應(yīng)。如因特殊原因需要延遲交貨的，應(yīng)提前通知超市采購(gòu)部門，并說(shuō)明原因和預(yù)計(jì)交貨時(shí)間。超市采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)銷售計(jì)劃和庫(kù)存情況，合理安排交貨時(shí)間，避免因交貨延遲導(dǎo)致缺貨或庫(kù)存積壓。2.交貨方式與地點(diǎn)交貨方式應(yīng)在采購(gòu)合同中明確約定，包括送貨上門、自提等方式。供貨商應(yīng)按照約定的交貨方式進(jìn)行交貨。交貨地點(diǎn)應(yīng)明確具體，一般為超市指定的倉(cāng)庫(kù)或收貨地點(diǎn)。供貨商應(yīng)確保貨物按時(shí)送達(dá)指定地點(diǎn)，并負(fù)責(zé)貨物的裝卸、搬運(yùn)等工作。3.交貨驗(yàn)收到貨通知：供貨商交貨前，應(yīng)提前通知超市采購(gòu)部門到貨時(shí)間、地點(diǎn)等信息。采購(gòu)部門及時(shí)通知倉(cāng)庫(kù)做好收貨準(zhǔn)備。驗(yàn)收準(zhǔn)備：倉(cāng)庫(kù)收貨人員根據(jù)采購(gòu)訂單和質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，準(zhǔn)備好驗(yàn)收工具和場(chǎng)地。數(shù)量驗(yàn)收：對(duì)到貨商品的數(shù)量進(jìn)行清點(diǎn)，確保與采購(gòu)訂單一致。如發(fā)現(xiàn)數(shù)量不符，應(yīng)及時(shí)與供貨商溝通解決。質(zhì)量驗(yàn)收：按照質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對(duì)商品的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)，包括外觀、包裝、性能等方面。對(duì)于需要進(jìn)行理化檢測(cè)的商品，應(yīng)送質(zhì)量檢測(cè)部門進(jìn)行檢測(cè)。驗(yàn)收記錄：驗(yàn)收人員應(yīng)詳細(xì)記錄驗(yàn)收情況，包括商品名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量狀況、驗(yàn)收時(shí)間等信息。驗(yàn)收合格的商品辦理入庫(kù)手續(xù)，驗(yàn)收不合格的商品填寫《不合格商品處理單》，及時(shí)通知采購(gòu)部門與供貨商協(xié)商處理。七、庫(kù)存管理1.庫(kù)存監(jiān)控與預(yù)警超市應(yīng)建立庫(kù)存監(jiān)控系統(tǒng)，實(shí)時(shí)掌握各類商品的庫(kù)存數(shù)量、出入庫(kù)情況、庫(kù)存周轉(zhuǎn)率等信息。設(shè)定庫(kù)存預(yù)警指標(biāo)，當(dāng)庫(kù)存數(shù)量低于或高于預(yù)警值時(shí)，及時(shí)發(fā)出預(yù)警信號(hào)，提醒采購(gòu)部門進(jìn)行采購(gòu)或調(diào)整銷售策略。2.庫(kù)存盤點(diǎn)定期進(jìn)行庫(kù)存盤點(diǎn)，確保庫(kù)存數(shù)量與系統(tǒng)記錄一致。盤點(diǎn)周期可根據(jù)實(shí)際情況確定，一般為每月或每季度進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)。盤點(diǎn)結(jié)果應(yīng)及時(shí)進(jìn)行分析和處理，對(duì)于盤盈盤虧的商品，應(yīng)查明原因，調(diào)整庫(kù)存記錄，并追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。3.庫(kù)存周轉(zhuǎn)率提升優(yōu)化商品陳列，提高商品的展示效果，促進(jìn)銷售。加強(qiáng)促銷活動(dòng)，吸引顧客購(gòu)買，加快商品周轉(zhuǎn)速度。與供貨商協(xié)商優(yōu)化交貨期和補(bǔ)貨機(jī)制，減少庫(kù)存積壓。八、結(jié)算管理1.結(jié)算方式與周期結(jié)算方式應(yīng)在采購(gòu)合同中明確約定，包括現(xiàn)金結(jié)算、支票結(jié)算、銀行轉(zhuǎn)賬等方式。結(jié)算周期一般為月結(jié)或貨到付款，具體結(jié)算周期根據(jù)雙方協(xié)商確定。供貨商應(yīng)按照合同約定的結(jié)算方式和周期及時(shí)辦理結(jié)算手續(xù)。2.結(jié)算流程超市采購(gòu)部門定期收集采購(gòu)訂單、驗(yàn)收單、發(fā)票等結(jié)算憑證，核對(duì)無(wú)誤后提交給財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門根據(jù)結(jié)算憑證進(jìn)行審核，確認(rèn)無(wú)誤后辦理結(jié)算手續(xù)，支付貨款給供貨商。如在結(jié)算過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與采購(gòu)部門和供貨商溝通協(xié)調(diào)，查明原因，解決問(wèn)題。3.付款審批建立付款審批制度，明確付款審批流程和權(quán)限。付款申請(qǐng)應(yīng)經(jīng)過(guò)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、超市管理層等相關(guān)人員的審批。審批人員應(yīng)嚴(yán)格按照審批制度進(jìn)行審核，確保付款的合理性、合法性和準(zhǔn)確性。九、售后服務(wù)管理1.售后服務(wù)要求供貨商應(yīng)建立完善的售后服務(wù)體系，及時(shí)處理超市和消費(fèi)者反饋的問(wèn)題。對(duì)于商品質(zhì)量問(wèn)題、退換貨等售后服務(wù)事項(xiàng)，供貨商應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)響應(yīng)，并按照合同約定提供相應(yīng)的解決方案。2.退換貨處理超市應(yīng)制定明確的退換貨政策，并向消費(fèi)者公示。消費(fèi)者提出退換貨要求時(shí)，超市應(yīng)按照政策及時(shí)辦理。對(duì)于因商品質(zhì)量問(wèn)題導(dǎo)致的退換貨，超市有權(quán)要求供貨商承擔(dān)相應(yīng)的運(yùn)輸費(fèi)用，并按照合同約定進(jìn)行處理。供貨商應(yīng)及時(shí)接收超市退回的商品，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)辦理退款或換貨手續(xù)。3.客戶投訴處理建立客戶投訴處理機(jī)制，及時(shí)受理超市和消費(fèi)者的投訴。投訴處理人員應(yīng)認(rèn)真記錄投訴內(nèi)容，及時(shí)與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，查明原因，提出解決方案。對(duì)于投訴處理結(jié)果，應(yīng)及時(shí)反饋給投訴人，并跟蹤處理情況，確保投訴得到妥善解決。十、合作評(píng)估與考核1.評(píng)估指標(biāo)設(shè)定商品質(zhì)量：考核所供商品的合格率、退貨率等指標(biāo)。交貨期：考核按時(shí)交貨率、交貨延遲次數(shù)等指標(biāo)。價(jià)格：考核商品價(jià)格的合理性、價(jià)格調(diào)整的及時(shí)性等指標(biāo)。服務(wù)水平：考核售后服務(wù)響應(yīng)時(shí)間、處理投訴的滿意度等指標(biāo)。銷售業(yè)績(jī)：考核所供商品在超市的銷售額、銷售量等指標(biāo)。2.評(píng)估周期定期評(píng)估：一般每季度或每半年對(duì)供貨商進(jìn)行一次全面評(píng)估。不定期評(píng)估：根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)出現(xiàn)重大質(zhì)量問(wèn)題、交貨延遲等情況的供貨商進(jìn)行不定期評(píng)估。3.考核結(jié)果應(yīng)用對(duì)于評(píng)估考核結(jié)果優(yōu)秀的供貨商，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，如增加采購(gòu)量、延長(zhǎng)合作期限、提供優(yōu)惠政策等。對(duì)于評(píng)估考核結(jié)果不合格的供貨商，發(fā)出書面警告，要求其限期整改。整改后仍不符合要求的，終止合作。十一、信息溝通與協(xié)調(diào)1.建立溝通機(jī)制超市與供貨商應(yīng)建立定期的溝通會(huì)議制度，及時(shí)交流合作過(guò)程中的問(wèn)題和經(jīng)驗(yàn)，共同探討解決方案，促進(jìn)合作關(guān)系的良好發(fā)展。設(shè)立專門的溝通渠道，如電話、郵件、即時(shí)通訊工具等，方便雙方及時(shí)溝通信息。2.信息共享超市應(yīng)及時(shí)向供貨商提