公司培訓檔案管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司培訓檔案管理工作，確保培訓檔案的完整性、準確性和安全性，為公司培訓工作的持續(xù)改進和員工職業(yè)發(fā)展提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部組織的各類培訓活動所產(chǎn)生的檔案資料管理，包括但不限于新員工培訓、崗位技能培訓、管理培訓、外部培訓等。（三）基本原則1.真實性原則：培訓檔案應如實反映培訓活動的全過程，確保檔案內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：涵蓋培訓活動各個環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的資料，保證檔案資料的全面性。3.保密性原則：對涉及公司機密和員工個人隱私的培訓檔案信息予以嚴格保密。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的格式和標準進行檔案的整理、歸檔和保管，便于查詢和使用。二、培訓檔案管理職責（一）人力資源部門1.負責制定和完善培訓檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.統(tǒng)籌規(guī)劃公司培訓檔案管理工作，指導各部門做好培訓檔案的收集、整理和歸檔工作。3.集中保管公司重要培訓檔案，建立電子和紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)庫，確保檔案的安全和有效利用。4.定期對培訓檔案進行清理和評估，根據(jù)公司發(fā)展和培訓需求，提出檔案留存或銷毀的建議。（二）培訓部門1.負責本部門組織開展的各類培訓活動檔案的直接管理，包括培訓計劃、培訓教材、培訓記錄、考核資料等。2.協(xié)助人力資源部門進行公司整體培訓檔案的整理和歸檔工作，提供相關(guān)培訓資料和信息。3.根據(jù)培訓檔案分析培訓效果，為培訓課程的優(yōu)化和后續(xù)培訓計劃的制定提供參考依據(jù)。（三）各部門1.負責本部門員工參加培訓的相關(guān)檔案資料收集、整理和初步歸檔工作，確保資料的真實、完整。2.及時將本部門員工培訓情況反饋給培訓部門和人力資源部門，配合做好培訓檔案的更新和維護。3.按照公司培訓檔案管理制度的要求，妥善保管本部門培訓檔案，不得擅自銷毀或丟失。三、培訓檔案內(nèi)容（一）培訓計劃檔案1.年度培訓計劃公司整體年度培訓規(guī)劃，包括培訓目標、培訓對象、培訓內(nèi)容、培訓方式、培訓時間安排等。制定年度培訓計劃的依據(jù)和相關(guān)分析報告，如公司戰(zhàn)略規(guī)劃、員工能力評估結(jié)果、崗位需求等。2.專項培訓計劃針對特定崗位、項目或業(yè)務需求制定的專項培訓計劃，明確培訓的具體目標、內(nèi)容、師資、時間、地點等詳細信息。專項培訓計劃的審批文件和相關(guān)溝通記錄，確保計劃的合理性和可行性。（二）培訓實施檔案1.培訓通知發(fā)布的各類培訓通知，包括培訓主題、時間、地點、參加人員、培訓要求等內(nèi)容。培訓通知的發(fā)放記錄，如發(fā)送方式（郵件、內(nèi)部通告等）、接收人員名單及確認情況。2.培訓教材培訓使用的教材、講義、課件等資料，包括紙質(zhì)版和電子版。教材的編寫、審核、修訂記錄，注明教材的來源（自編、外購等）和版本信息。3.培訓記錄培訓課程的詳細記錄，包括培訓日期、培訓地點、培訓講師、培訓內(nèi)容摘要、培訓參與人員簽到表等。培訓過程中的互動環(huán)節(jié)記錄，如學員提問、小組討論、案例分析等情況。培訓期間的考勤記錄，明確學員的出勤情況，包括遲到、早退、請假等信息及相應的審批手續(xù)。4.培訓現(xiàn)場照片及視頻培訓現(xiàn)場的照片，反映培訓活動的組織情況、講師授課情況、學員參與情況等。如有條件，留存培訓過程的視頻資料，以便后續(xù)回顧和分析培訓效果。（三）培訓考核檔案1.考核方案針對不同培訓課程制定的考核方案，明確考核方式（考試、作業(yè)、實操、答辯等）、考核內(nèi)容、評分標準、考核時間等?？己朔桨傅膶徟募?，確?？己说墓?、公正、合理。2.考核試卷及答案培訓考核使用的試卷，包括筆試、機試等形式的試卷。試卷的標準答案及評分細則，用于統(tǒng)一評判學員成績。3.學員考核成績學員的考核成績記錄，包括成績明細、排名情況等。成績的審核和確認記錄，確保成績的準確性。4.補考及重修記錄學員補考、重修的相關(guān)安排，包括補考時間、補考內(nèi)容、重修課程安排等。補考及重修后的成績記錄和相關(guān)手續(xù)文件。（四）培訓效果評估檔案1.評估方案培訓結(jié)束后開展的效果評估方案，明確評估指標（如知識掌握程度、技能提升情況、工作績效改善等）、評估方法（問卷調(diào)查、學員反饋、上級評價、實際工作表現(xiàn)評估等）、評估時間安排等。評估方案的審批文件，確保評估工作的科學性和有效性。2.評估資料培訓效果評估收集到的各類資料，如學員填寫的調(diào)查問卷、學員反饋意見表、上級對學員培訓后工作表現(xiàn)的評價等。對評估數(shù)據(jù)的統(tǒng)計分析報告，總結(jié)培訓效果，發(fā)現(xiàn)存在的問題和不足之處。3.培訓改進建議根據(jù)培訓效果評估結(jié)果提出的培訓改進建議，包括對培訓內(nèi)容、培訓方式、培訓師資等方面的改進措施。培訓改進建議的實施情況跟蹤記錄，確保改進工作得到有效落實。（五）員工培訓檔案1.員工培訓履歷表記錄員工參加各類培訓的基本信息，包括培訓名稱、培訓時間、培訓機構(gòu)、培訓證書等。員工培訓履歷表應及時更新，反映員工培訓經(jīng)歷的動態(tài)變化。2.培訓證書及相關(guān)證明材料員工獲得的培訓證書原件及復印件，如結(jié)業(yè)證書、資格證書等。與培訓相關(guān)的其他證明材料，如培訓期間獲得的榮譽證書、優(yōu)秀學員證明等。四、培訓檔案整理與歸檔（一）整理要求1.培訓檔案資料應按照類別和時間順序進行分類整理，確保同一類別的資料集中存放，便于查找和管理。2.每份檔案資料應清晰、完整，如有破損、缺失應及時進行修補和補充。3.對電子檔案資料，應按照統(tǒng)一的命名規(guī)則進行命名，確保文件名能夠準確反映資料的內(nèi)容和性質(zhì)。（二）歸檔流程1.培訓活動結(jié)束后，相關(guān)責任部門應在規(guī)定時間內(nèi)（如一周內(nèi)）將培訓檔案資料整理齊全，并提交至培訓部門或人力資源部門。2.培訓部門或人力資源部門對接收的檔案資料進行審核，檢查資料的完整性、準確性和規(guī)范性。如發(fā)現(xiàn)問題，及時反饋給提交部門進行整改。3.審核通過的檔案資料按照檔案管理制度的要求進行分類歸檔，紙質(zhì)檔案應裝訂成冊，并編制檔案目錄；電子檔案應存儲在指定的服務器或存儲設(shè)備上，并建立相應的索引目錄。4.檔案管理人員應定期對歸檔的培訓檔案進行檢查和核對，確保檔案的妥善保管和有序存放。五、培訓檔案保管與借閱（一）保管方式1.培訓檔案應采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式，確保檔案的安全性和可追溯性。2.紙質(zhì)檔案應存放在專門的檔案柜中，按照檔案類別和年份進行排列，確保存放整齊、有序。同時，應配備防火、防潮、防蟲等設(shè)施，保護檔案不受損壞。3.電子檔案應進行定期備份，備份數(shù)據(jù)存儲在不同的物理位置，如外部硬盤、光盤等，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時，建立電子檔案的訪問權(quán)限管理機制，確保只有授權(quán)人員能夠訪問和操作電子檔案。（二）保管期限1.培訓檔案的保管期限根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度確定，一般分為短期、中期和長期。短期檔案（13年）：主要包括一般性的培訓通知、培訓記錄等，在確保相關(guān)信息已無使用價值后可進行銷毀。中期檔案（35年）：如培訓考核成績、一般培訓效果評估資料等，保存期限屆滿后，經(jīng)評估確認不再具有參考價值的，可按規(guī)定程序進行銷毀。長期檔案（5年以上）：涉及公司核心業(yè)務、關(guān)鍵崗位培訓以及具有重要歷史價值和參考意義的培訓檔案，如年度培訓計劃、重要培訓項目檔案、員工培訓履歷等，應長期保存。2.對于超過保管期限的培訓檔案，檔案管理人員應定期進行清理和鑒定，提出銷毀意見，報經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導審批后進行銷毀。銷毀過程應進行詳細記錄，包括銷毀時間、銷毀方式、檔案名稱及數(shù)量等，確保檔案銷毀工作的可追溯性。（三）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱培訓檔案時，應填寫《培訓檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、借閱目的、借閱時間等信息，并經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，方可到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門應對借閱申請進行審核，根據(jù)檔案的保管期限、重要程度等因素決定是否批準借閱。如批準借閱，應明確借閱期限，并要求借閱人在規(guī)定時間內(nèi)歸還檔案。3.借閱人應妥善保管借閱的培訓檔案，不得擅自涂改、損壞、轉(zhuǎn)借或丟失檔案。如需復印檔案資料，應提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)同意后按照規(guī)定的方式進行復印。4.借閱期限屆滿，借閱人應及時歸還所借檔案。檔案管理部門應對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應及時追究借閱人的責任，并要求其采取相應的補救措施。六、培訓檔案的信息化管理（一）建立培訓檔案管理系統(tǒng)1.公司應建立專門的培訓檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)培訓檔案的電子化存儲、檢索、查詢和統(tǒng)計分析功能。2.培訓檔案管理系統(tǒng)應與公司人力資源管理系統(tǒng)或其他相關(guān)業(yè)務系統(tǒng)進行集成，確保培訓檔案信息與員工基本信息、績效考核信息等的實時同步和共享。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.檔案管理人員應及時將培訓檔案資料錄入培訓檔案管理系統(tǒng)，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準確性和及時性。2.定期對培訓檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行維護和更新，如員工培訓履歷的動態(tài)調(diào)整、培訓檔案資料的補充完善等，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實際檔案情況一