工程資料借閱管理制度一、總則（一）目的為加強公司工程資料的管理，確保工程資料的安全與完整，規(guī)范工程資料的借閱行為，提高工程資料的使用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門、項目部以及與公司有業(yè)務往來的外部單位因工作需要借閱工程資料的管理。（三）基本原則1.安全保密原則：工程資料涉及公司的商業(yè)秘密和工程建設的關鍵信息，借閱過程中必須嚴格遵守保密規(guī)定，確保資料不被泄露、篡改或丟失。2.規(guī)范有序原則：借閱工程資料應按照規(guī)定的流程和手續(xù)進行，做到借閱有記錄、歸還可追溯，保證資料的借閱和歸還處于有序狀態(tài)。3.限時使用原則：為保證工程資料的正常流轉和其他人員的使用需求，借閱資料應在規(guī)定時間內歸還，如需延期使用，應辦理相應的延期手續(xù)。二、工程資料的分類與管理職責（一）工程資料分類1.項目前期資料：包括項目立項批復、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、建設用地規(guī)劃許可證、建設工程規(guī)劃許可證等。2.設計資料：初步設計文件、施工圖設計文件、設計變更通知等。3.施工過程資料：施工組織設計、施工方案、技術交底記錄、工程測量記錄、材料設備質量證明文件、隱蔽工程驗收記錄、分項分部工程質量驗收記錄等。4.監(jiān)理資料：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則、監(jiān)理月報、監(jiān)理通知單、工程質量評估報告等。5.竣工驗收資料：單位工程竣工驗收報告、工程竣工備案表、工程質量保修書等。6.其他資料：與工程建設相關的會議紀要、來往函件、影像資料等。（二）管理職責1.檔案管理部門負責制定和完善工程資料借閱管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。負責工程資料的集中統(tǒng)一管理，建立工程資料檔案庫，對各類工程資料進行分類、編號、歸檔和保管。負責辦理工程資料的借閱登記、審核、發(fā)放和回收手續(xù)，定期對借閱資料進行清查和核對。指導和監(jiān)督各部門、項目部對工程資料的日常管理工作，提供業(yè)務咨詢和培訓服務。2.資料產生部門負責本部門產生的工程資料的收集、整理、立卷和移交工作，確保資料的真實、完整、準確和及時。按照檔案管理部門的要求，對本部門保管的工程資料進行妥善保管，建立相應的臺賬，便于查詢和統(tǒng)計。負責向檔案管理部門提出工程資料的借閱申請，并配合檔案管理部門做好資料的借閱和歸還工作。3.借閱部門及人員借閱部門應指定專人負責辦理工程資料的借閱手續(xù)，并對借閱人員進行管理和監(jiān)督。借閱人員必須嚴格遵守本制度的規(guī)定，愛護借閱的工程資料，不得擅自涂改、轉借、復印、泄露或丟失資料。借閱人員應在規(guī)定時間內歸還所借資料，如需延期使用，應提前辦理延期手續(xù)。三、借閱流程（一）內部借閱1.申請：公司內部各部門因工作需要借閱工程資料時，應由借閱人填寫《工程資料借閱申請表》（以下簡稱“申請表”），詳細注明借閱資料的名稱、編號、用途、預計歸還日期等信息，并經部門負責人簽字同意。2.審核：申請表提交至檔案管理部門后，檔案管理人員對申請內容進行審核，重點審核借閱資料的必要性、借閱期限的合理性以及借閱人的資格等。如審核通過，在申請表上簽署意見，并注明可借閱的資料清單。3.借閱登記：審核通過后，檔案管理人員根據(jù)申請表上的內容，在《工程資料借閱登記簿》上進行詳細登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱資料名稱及編號、借閱日期、預計歸還日期等信息，并由借閱人簽字確認。4.資料發(fā)放：檔案管理人員按照登記的資料清單，將所借工程資料發(fā)放給借閱人，并要求借閱人當面核對資料的完整性和準確性。5.歸還：借閱人應在預計歸還日期前將所借工程資料歸還至檔案管理部門。檔案管理人員在收到歸還資料后，應認真檢查資料的完整性和準確性，如發(fā)現(xiàn)資料有損壞、丟失或涂改等情況，應及時查明原因，并按照相關規(guī)定進行處理。確認無誤后，在《工程資料借閱登記簿》上記錄歸還日期，并由借閱人簽字確認。（二）外部借閱1.申請：與公司有業(yè)務往來的外部單位因工作需要借閱工程資料時，應由借閱單位向公司提出書面申請，申請內容應包括借閱單位名稱、聯(lián)系人及聯(lián)系方式、借閱資料的名稱、編號、用途、預計歸還日期等信息，并加蓋借閱單位公章。2.審核：公司收到外部單位的借閱申請后，由檔案管理部門進行初審，初審通過后提交至公司分管領導進行審批。分管領導根據(jù)實際情況進行審批，如同意借閱，在申請表上簽署意見。3.借閱登記：檔案管理部門根據(jù)審批意見，在《工程資料借閱登記簿》上進行詳細登記，記錄借閱單位名稱、聯(lián)系人及聯(lián)系方式、借閱資料名稱及編號、借閱日期、預計歸還日期等信息，并要求借閱單位指定的借閱人簽字確認。4.資料發(fā)放：檔案管理人員按照登記的資料清單，將所借工程資料發(fā)放給借閱單位指定的借閱人，并要求借閱人當面核對資料的完整性和準確性。同時，與借閱單位簽訂《工程資料借閱保密協(xié)議》，明確雙方的權利和義務。5.歸還：借閱單位應在預計歸還日期前將所借工程資料歸還至公司檔案管理部門。檔案管理人員在收到歸還資料后，應認真檢查資料的完整性和準確性，如發(fā)現(xiàn)資料有損壞、丟失或涂改等情況，應及時與借閱單位聯(lián)系，查明原因，并按照《工程資料借閱保密協(xié)議》的相關規(guī)定進行處理。確認無誤后，在《工程資料借閱登記簿》上記錄歸還日期，并由借閱單位指定的借閱人簽字確認。四、借閱期限（一）內部借閱期限一般情況下，內部借閱工程資料的期限為[X]個工作日。如有特殊情況需要延期使用，借閱人應提前[X]個工作日向檔案管理部門提出延期申請，經部門負責人簽字同意后，可延長[X]個工作日。延期申請應注明延期原因及延長后的歸還日期，并在《工程資料借閱登記簿》上進行相應記錄。（二）外部借閱期限外部借閱工程資料的期限一般不得超過[X]個工作日。如有特殊情況需要延期使用，借閱單位應提前[X]個工作日向公司提出書面延期申請，經公司分管領導批準后，可延長[X]個工作日。延期申請應注明延期原因及延長后的歸還日期，并在《工程資料借閱登記簿》上進行相應記錄。五、借閱要求（一）借閱人職責1.借閱人應妥善保管所借工程資料，不得擅自將資料帶出公司辦公區(qū)域。如需在公司以外的場所使用資料，應提前向檔案管理部門提出申請，并經批準后方可帶出。2.借閱人不得擅自涂改、轉借、復印、泄露或丟失所借工程資料。如因特殊原因需要復印資料，應提前向檔案管理部門提出申請，經同意后，在檔案管理人員的監(jiān)督下進行復印，并確保復印件與原件一致。復印件應注明“僅供[具體用途]使用，復印件有效期限為[X]天”等字樣。3.借閱人在使用工程資料過程中，如發(fā)現(xiàn)資料有損壞或不清晰等情況，應及時向檔案管理部門報告，并協(xié)助檔案管理人員進行處理。4.借閱人應在規(guī)定的借閱期限內歸還所借工程資料，如未能按時歸還，應及時向檔案管理部門說明原因，并辦理延期手續(xù)。未經批準逾期不還的，檔案管理部門將按照相關規(guī)定進行處理。（二）資料保管要求1.檔案管理部門應配備專門的檔案庫房，確保工程資料的存放環(huán)境安全、整潔、通風良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.工程資料應按照分類和編號順序進行存放，便于查找和管理。同時，應建立電子檔案目錄，對工程資料的基本信息進行詳細記錄，實現(xiàn)紙質檔案與電子檔案的同步管理。3.檔案管理人員應定期對工程資料進行清查和核對，確保資料的完整性和準確性。如發(fā)現(xiàn)資料有損壞、丟失或其他異常情況，應及時查明原因，并采取相應的措施進行處理。4.對于重要的工程資料，檔案管理部門應采取備份措施，如制作副本、掃描存檔等，以防止資料因意外情況而丟失。備份資料應與原件分開存放，并定期進行檢查和維護。六、違規(guī)處理（一）內部違規(guī)處理1.如發(fā)現(xiàn)內部借閱人員有擅自涂改、轉借、復印、泄露或丟失所借工程資料等違規(guī)行為，檔案管理部門應立即責令其停止違規(guī)行為，并追回所借資料。2.視情節(jié)輕重，對違規(guī)人員進行批評教育、警告、罰款等處理。如因違規(guī)行為給公司造成經濟損失或其他不良影響的，公司將依法追究其相應的責任。3.對于多次違規(guī)或違規(guī)情節(jié)嚴重的人員，公司將在全公司范圍內進行通報批評，并限制其今后的資料借閱權限。（二）外部違規(guī)處理1.如發(fā)現(xiàn)外部借閱單位有擅自涂改、轉借、復印、泄露或丟失所借工程資料等違規(guī)行為，公司應立即與借閱單位聯(lián)系，責令其停止違規(guī)行為，并追回所借資料。2.按照《工程資料借閱保密協(xié)議》的約定，要求借閱單位承擔相應的違約責任，如支付違約金、賠償經濟損失等。3.如因外部借閱單位的違規(guī)行為給公司造成重大經濟損失或其他嚴重后果的，公司將通過法律途徑追究其法律責任，并視情況決定是否終止與該單位的業(yè)務合作關系。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.公司設立工程資料借閱管理監(jiān)督小組，由檔案管理部門負責人擔任組長，成員包括各部門資料員及相關工作人員。監(jiān)督小組負責對工程資料借閱管理制度的執(zhí)行情況進行定期檢查和不定期抽查。2.檔案管理部門應定期向公司領導匯報工程資料借閱管理工作情況，及時反映存在的問題和改進建議，確保工程資料借閱管理工作的規(guī)范有序進行。（二）檢查內容1.檢查借閱流程是否規(guī)范，包括申請表的填寫、審核、登記、發(fā)放和歸還等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.檢查借閱期限是否遵守，是否存在逾期未還或未辦理延期手續(xù)的情況。3.檢查借閱人是否遵守借閱要求，是否存在擅自涂改、轉借、復印、泄露或丟失資料等違規(guī)行為。4.檢查檔案管理部門對工程資料的保管情況，包括存放環(huán)境、分類編號、清查核對等方面是否符合要求。（三）檢查結果處理1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應及時下達整改通知書，要求責任部門或個人限期整改。整改完成后，責任部門或個人應將整改情況書面報告監(jiān)督小組。2.對違反工程資料借閱管理制度的行為，監(jiān)督小組應按照本制度的