公司采購資料管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司采購資料的管理，規(guī)范采購流程，確保采購資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高采購工作效率，降低采購成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有采購活動(dòng)涉及的資料管理，包括但不限于采購申請、采購合同、供應(yīng)商資料、報(bào)價(jià)單、驗(yàn)收報(bào)告等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：采購資料應(yīng)如實(shí)反映采購活動(dòng)的實(shí)際情況，不得虛假記錄或隱瞞重要信息。2.完整性原則：確保采購過程中產(chǎn)生的各類資料齊全，無遺漏，以滿足公司內(nèi)部管理和外部審計(jì)等要求。3.準(zhǔn)確性原則：資料中的數(shù)據(jù)、信息等應(yīng)準(zhǔn)確無誤，避免因錯(cuò)誤信息導(dǎo)致采購決策失誤或其他不良后果。4.保密性原則：對于涉及公司商業(yè)機(jī)密、供應(yīng)商敏感信息等采購資料，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.及時(shí)性原則：采購資料應(yīng)及時(shí)收集、整理、歸檔，以便在需要時(shí)能夠快速查閱和使用。二、采購資料的分類與管理職責(zé)（一）采購資料分類1.采購申請類：包括各部門提交的采購申請單，詳細(xì)記錄采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、需求時(shí)間、申請部門等信息。2.采購合同類：涵蓋與供應(yīng)商簽訂的各類采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購標(biāo)的、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。3.供應(yīng)商資料類：包含供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、資質(zhì)證書、業(yè)績情況、聯(lián)系方式等信息。4.報(bào)價(jià)單類：供應(yīng)商提供的針對采購需求的報(bào)價(jià)文件，注明產(chǎn)品或服務(wù)的價(jià)格、明細(xì)、優(yōu)惠條件等。5.驗(yàn)收報(bào)告類：記錄采購物品或服務(wù)到貨后的驗(yàn)收情況，包括驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收結(jié)果、驗(yàn)收人員等信息。6.其他類：如采購過程中的往來函件、談判記錄、市場調(diào)研資料等與采購活動(dòng)相關(guān)的其他資料。（二）管理職責(zé)1.采購部門負(fù)責(zé)采購申請的審核與執(zhí)行，組織采購談判、簽訂采購合同等工作，并確保采購過程中各類資料的及時(shí)收集和初步整理。對采購合同的履行情況進(jìn)行跟蹤，及時(shí)處理合同執(zhí)行過程中的問題，并負(fù)責(zé)相關(guān)資料的更新和補(bǔ)充。定期整理和歸檔采購資料，建立采購檔案，確保資料的完整性和可追溯性。2.需求部門準(zhǔn)確填寫采購申請單，詳細(xì)說明采購需求，并對提供信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。配合采購部門進(jìn)行采購活動(dòng)，提供必要的技術(shù)支持和協(xié)助，參與采購物品或服務(wù)的驗(yàn)收工作。3.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核采購申請中的預(yù)算情況，確保采購活動(dòng)在預(yù)算范圍內(nèi)進(jìn)行。依據(jù)采購合同和驗(yàn)收報(bào)告等資料，辦理采購款項(xiàng)的支付手續(xù)，并對相關(guān)財(cái)務(wù)資料進(jìn)行妥善保管。4.質(zhì)量管理部門制定采購物品或服務(wù)的質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，并參與驗(yàn)收工作，出具質(zhì)量驗(yàn)收報(bào)告。對采購過程中的質(zhì)量問題進(jìn)行跟蹤和處理，確保所采購的產(chǎn)品或服務(wù)符合質(zhì)量要求。5.檔案管理部門負(fù)責(zé)采購資料的集中歸檔和保管，建立規(guī)范的檔案管理制度，確保采購資料的安全存儲(chǔ)和有序存放。按照規(guī)定的期限和程序，對采購檔案進(jìn)行整理、銷毀等處置工作。三、采購資料的收集與整理（一）采購申請的收集與整理1.各部門根據(jù)工作需要，每月定期提交采購申請單至采購部門。采購申請單應(yīng)按照公司統(tǒng)一格式填寫，確保信息完整、清晰。2.采購部門收到采購申請單后，對其進(jìn)行初步審核，重點(diǎn)審核采購需求的合理性、必要性以及是否在預(yù)算范圍內(nèi)。對于不符合要求的采購申請，及時(shí)與需求部門溝通并反饋修改意見。3.審核通過的采購申請單，采購部門按照采購物品或服務(wù)的類別、緊急程度等進(jìn)行分類整理，建立采購申請臺(tái)賬，記錄采購申請的編號、申請部門、申請日期、采購內(nèi)容、預(yù)算金額等信息，以便跟蹤和查詢。（二）采購合同的收集與整理1.在采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時(shí)將合同原件及相關(guān)附件（如技術(shù)協(xié)議、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等）收集齊全。2.對采購合同進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識別和管理。編號規(guī)則可按照采購年份、合同類別、順序號等進(jìn)行編制，例如：20XXCG00X，其中“20XX”表示采購年份，“CG”表示采購合同類別，“00X”表示合同順序號。3.按照合同編號順序，將采購合同及附件進(jìn)行整理歸檔。同時(shí)，在合同臺(tái)賬中詳細(xì)記錄合同編號、簽訂日期、供應(yīng)商名稱、采購標(biāo)的、合同金額、交貨期、付款方式等關(guān)鍵信息，以便快速查閱合同相關(guān)內(nèi)容。（三）供應(yīng)商資料的收集與整理1.采購部門負(fù)責(zé)收集供應(yīng)商的基本資料，包括但不限于營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件、稅務(wù)登記證副本復(fù)印件、組織機(jī)構(gòu)代碼證副本復(fù)印件（已辦理“三證合一”的企業(yè)提供營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件即可）、法定代表人身份證明書、授權(quán)委托書、資質(zhì)證書復(fù)印件（如生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證證書等）、業(yè)績證明材料（如合同復(fù)印件、驗(yàn)收報(bào)告等）、聯(lián)系方式（包括聯(lián)系人姓名、電話、郵箱、地址等）。2.對收集到的供應(yīng)商資料進(jìn)行審核，確保資料的真實(shí)性、有效性和完整性。對于不符合要求的資料，及時(shí)與供應(yīng)商溝通并要求補(bǔ)充或更正。3.將審核通過的供應(yīng)商資料按照供應(yīng)商名稱進(jìn)行分類整理，建立供應(yīng)商檔案。在供應(yīng)商檔案中，詳細(xì)記錄供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)情況、業(yè)績表現(xiàn)、合作歷史等內(nèi)容，并定期對供應(yīng)商檔案進(jìn)行更新和維護(hù)，以反映供應(yīng)商的最新情況。（四）報(bào)價(jià)單的收集與整理1.在采購項(xiàng)目開展前期，采購部門向多家供應(yīng)商發(fā)放采購需求文件，邀請供應(yīng)商進(jìn)行報(bào)價(jià)。供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提交報(bào)價(jià)單，報(bào)價(jià)單應(yīng)包含產(chǎn)品或服務(wù)的詳細(xì)規(guī)格、價(jià)格明細(xì)、交貨期、付款方式、售后服務(wù)承諾等內(nèi)容。2.采購部門對收到的報(bào)價(jià)單進(jìn)行整理和比較，分析各供應(yīng)商的報(bào)價(jià)情況和優(yōu)勢劣勢。對于報(bào)價(jià)明顯異常的供應(yīng)商，及時(shí)與其溝通了解原因。3.將整理后的報(bào)價(jià)單按照采購項(xiàng)目進(jìn)行分類歸檔，同時(shí)建立報(bào)價(jià)單臺(tái)賬，記錄報(bào)價(jià)單編號、供應(yīng)商名稱、報(bào)價(jià)日期、采購項(xiàng)目名稱、報(bào)價(jià)明細(xì)、價(jià)格比較等信息，為采購決策提供參考依據(jù)。（五）驗(yàn)收報(bào)告的收集與整理1.采購物品或服務(wù)到貨后，質(zhì)量管理部門會(huì)同采購部門、需求部門等相關(guān)人員按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員應(yīng)填寫驗(yàn)收報(bào)告，驗(yàn)收報(bào)告應(yīng)包括驗(yàn)收日期、驗(yàn)收項(xiàng)目、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收結(jié)果、驗(yàn)收人員簽字等內(nèi)容。2.驗(yàn)收報(bào)告一式多份，分別由采購部門、需求部門、質(zhì)量管理部門、財(cái)務(wù)部門等留存。采購部門負(fù)責(zé)將驗(yàn)收報(bào)告原件及相關(guān)附件（如檢驗(yàn)報(bào)告、測試報(bào)告等）進(jìn)行整理歸檔，同時(shí)在驗(yàn)收報(bào)告臺(tái)賬中記錄驗(yàn)收報(bào)告編號、采購合同編號、驗(yàn)收日期、驗(yàn)收結(jié)果等信息，以便跟蹤采購物品或服務(wù)的驗(yàn)收情況。（六）其他資料的收集與整理1.在采購過程中產(chǎn)生的往來函件、談判記錄、市場調(diào)研資料等其他資料，采購部門應(yīng)及時(shí)收集并整理。這些資料對于了解采購項(xiàng)目的背景、過程和決策依據(jù)具有重要價(jià)值。2.按照資料的性質(zhì)和類別，對其他資料進(jìn)行分類歸檔。例如，往來函件可按照時(shí)間順序或供應(yīng)商進(jìn)行分類；談判記錄可按照采購項(xiàng)目進(jìn)行分類，并詳細(xì)記錄談判的時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員、談判內(nèi)容和結(jié)果等信息。四、采購資料的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.采購資料應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行存儲(chǔ)。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照檔案類別和編號順序進(jìn)行排列，確保存放整齊、便于查找。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在公司指定的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)，按照采購資料的分類進(jìn)行存儲(chǔ)。電子檔案的命名應(yīng)規(guī)范統(tǒng)一，便于識別和管理，例如：“采購合同[合同編號][供應(yīng)商名稱].doc”。（二）保管期限1.采購申請單、報(bào)價(jià)單等資料的保管期限為[X]年，自采購活動(dòng)結(jié)束之日起計(jì)算。2.采購合同、驗(yàn)收報(bào)告等重要資料的保管期限為[X]年，自合同履行完畢或驗(yàn)收合格之日起計(jì)算。3.供應(yīng)商資料的保管期限為自與供應(yīng)商終止合作關(guān)系之日起[X]年。（三）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)定期對采購資料進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保資料的完整性和安全性。如發(fā)現(xiàn)資料缺失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。2.對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)注意防潮、防火、防蟲、防盜等。檔案柜應(yīng)保持清潔、干燥，定期進(jìn)行通風(fēng)換氣。同時(shí)，可配備必要的消防器材和防蟲藥品。3.對于電子檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點(diǎn)。同時(shí)，要安裝防病毒軟件和防火墻，確保電子檔案的安全。五、采購資料的查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱采購資料的，應(yīng)填寫《采購資料查閱申請表》，注明查閱資料的名稱、編號、查閱原因等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.采購部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人等具有較高權(quán)限的人員，可查閱本部門保管的所有采購資料。其他人員只能查閱與其工作相關(guān)的采購資料。3.涉及公司商業(yè)機(jī)密、供應(yīng)商敏感信息等重要采購資料的查閱，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。（二）查閱流程1.申請人填寫《采購資料查閱申請表》后，提交至檔案管理部門。2.檔案管理部門對申請表進(jìn)行審核，審核通過后，按照申請人的要求提供相應(yīng)的采購資料。查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自將資料帶出。3.查閱過程中，查閱人員應(yīng)愛護(hù)資料，不得在資料上涂改、標(biāo)記、污損等。如需復(fù)印或摘錄資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將資料歸還檔案管理部門，并在《采購資料查閱登記表》上簽字確認(rèn)查閱情況。（三）使用規(guī)定1.采購資料僅供公司內(nèi)部使用，未經(jīng)公司書面同意，任何人員不得將采購資料泄露給公司以外的第三方。2.如需將采購資料用于公司內(nèi)部培訓(xùn)、會(huì)議、審計(jì)等活動(dòng)，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行申請和審批，并確保資料的使用符合保密要求。3.在使用采購資料過程中，如發(fā)現(xiàn)資料存在錯(cuò)誤或不完整等情況，應(yīng)及時(shí)與檔案管理部門或采購部門溝通，以便進(jìn)行更正和補(bǔ)充。六、采購資料的變更與銷毀（一）變更管理1.采購資料在保管期限內(nèi)如需變更，應(yīng)填寫《采購資料變更申請表》，詳細(xì)說明變更的原因、內(nèi)容、涉及的資料名稱和編號等信息。2.變更申請表經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)變更申請表對相應(yīng)的采購資料進(jìn)行修改和更新，并在檔案系統(tǒng)中記錄變更情況。3.對于采購合同等重要資料的變更，還需按照合同變更的相關(guān)程序進(jìn)行操作，確保變更后的合同符合法律法規(guī)和公司規(guī)定的要求。（二）銷毀管理1.采購資料超過保管期限后，檔案管理部門應(yīng)定期對需銷毀的資料進(jìn)行清理和鑒定。確定需銷毀的資料后，填寫《采購資料銷毀申請表》，注明資料名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《采購資料銷毀申請表》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀工作。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀日期、銷毀方式（如粉碎、焚燒等）、監(jiān)銷人員等信息。3.對于涉及公司商業(yè)機(jī)密、供應(yīng)商敏感信息等重要采購資料的銷毀，應(yīng)采取更加嚴(yán)格的保密措施，確保信息不被泄露。銷毀工作可委托專業(yè)的檔案銷毀機(jī)構(gòu)進(jìn)行，監(jiān)銷人員應(yīng)全程監(jiān)督銷毀過程。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對采購資料的管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購資料的收集、整理、存儲(chǔ)、查閱、使用、變更和銷毀等環(huán)節(jié)是否符合本制度的規(guī)定。2.采購部門應(yīng)定期對本部門負(fù)責(zé)的采購資料管理工作進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，并將自查情況報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)。3.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對采購資料的日常管理和監(jiān)督，確保資料的安全和完整。如發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為，應(yīng)及時(shí)制止并向上級報(bào)告。（二）考核辦法1.將采購資料管理工作納入公司績效考核體系，對采購部門、需求部門、檔案