公司票據(jù)入檔管理制度總則目的為了加強(qiáng)公司票據(jù)管理，規(guī)范票據(jù)的入檔流程，確保公司財務(wù)資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司各部門涉及的各類票據(jù)的入檔管理，包括但不限于發(fā)票、收據(jù)、支票、匯票、合同協(xié)議等相關(guān)財務(wù)憑證。職責(zé)分工1.財務(wù)部門負(fù)責(zé)制定票據(jù)入檔管理的具體操作流程和規(guī)范。對各類票據(jù)進(jìn)行審核，確保票據(jù)的真實性、合法性和準(zhǔn)確性。定期對已入檔票據(jù)進(jìn)行整理、歸檔和保管，建立完善的票據(jù)檔案庫。配合其他部門查閱和提供票據(jù)檔案資料。2.各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本部門各類票據(jù)的收集、整理和初步審核。按照規(guī)定的時間和要求將票據(jù)移交至財務(wù)部門。協(xié)助財務(wù)部門進(jìn)行票據(jù)的核對和查詢工作。3.檔案管理部門負(fù)責(zé)提供票據(jù)檔案存放的場地和設(shè)施，確保檔案的安全保管。對票據(jù)檔案的借閱、歸還等進(jìn)行登記和管理，按照規(guī)定的權(quán)限辦理相關(guān)手續(xù)。票據(jù)種類及管理要求發(fā)票1.定義：發(fā)票是指在購銷商品、提供或者接受服務(wù)以及從事其他經(jīng)營活動中，開具、收取的收付款憑證。2.取得要求業(yè)務(wù)人員在發(fā)生經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)時，應(yīng)向?qū)Ψ剿魅『戏ㄓ行У陌l(fā)票。發(fā)票應(yīng)具備以下內(nèi)容：發(fā)票名稱、發(fā)票號碼、開票日期、購買方信息、銷售方信息、服務(wù)或商品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額、稅率、稅額、發(fā)票專用章等。對于增值稅專用發(fā)票，應(yīng)確保發(fā)票內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，密碼區(qū)清晰完整，不得壓線、錯格。發(fā)票開具方應(yīng)與實際提供服務(wù)或商品的單位一致，不得取得虛開發(fā)票。3.審核要點財務(wù)部門收到發(fā)票后，應(yīng)審核發(fā)票的真實性?？赏ㄟ^國家稅務(wù)總局發(fā)票查驗平臺等方式進(jìn)行查驗。檢查發(fā)票的開具內(nèi)容是否與實際業(yè)務(wù)相符，包括服務(wù)或商品名稱、數(shù)量、金額等。核對發(fā)票的格式、印章等是否符合規(guī)定。對于不符合要求的發(fā)票，應(yīng)及時退回開票方重新開具。收據(jù)1.定義：收據(jù)是指單位或個人在收付款項時開具的憑證，用于證明款項的收付情況。2.開具要求公司內(nèi)部使用的收據(jù)應(yīng)統(tǒng)一編號，由專人負(fù)責(zé)保管和開具。收據(jù)開具時應(yīng)注明收款日期、交款單位或個人、收款事由、金額等內(nèi)容，并加蓋公司財務(wù)專用章或相關(guān)部門印章。嚴(yán)禁開具空白收據(jù)。3.入檔要求業(yè)務(wù)部門開具的收據(jù)存根聯(lián)應(yīng)定期整理，交財務(wù)部門統(tǒng)一入檔保管。財務(wù)部門收到外部單位或個人開具的收據(jù)，應(yīng)審核其真實性和合法性，并按照發(fā)票入檔要求進(jìn)行整理和歸檔。支票1.定義：支票是出票人簽發(fā)的，委托辦理支票存款業(yè)務(wù)的銀行或者其他金融機(jī)構(gòu)在見票時無條件支付確定的金額給收款人或者持票人的票據(jù)。2.領(lǐng)用要求因業(yè)務(wù)需要領(lǐng)用支票時，應(yīng)填寫《支票領(lǐng)用申請表》，注明領(lǐng)用日期、用途、金額、收款單位等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，交財務(wù)部門審核。財務(wù)部門審核通過后，根據(jù)申請表發(fā)放支票，并在支票登記簿上進(jìn)行登記，注明支票號碼、領(lǐng)用日期、用途、金額、領(lǐng)用人等信息。3.使用要求領(lǐng)用人應(yīng)按照申請表注明的用途使用支票，不得擅自更改。支票的填寫應(yīng)清晰、規(guī)范，不得涂改、挖補(bǔ)。支票使用后，領(lǐng)用人應(yīng)及時將支票存根、發(fā)票等相關(guān)憑證交回財務(wù)部門進(jìn)行核對和入檔。4.作廢處理如支票發(fā)生作廢情況，領(lǐng)用人應(yīng)及時將作廢支票交回財務(wù)部門。財務(wù)部門在支票上加蓋“作廢”戳記，并在支票登記簿上注明作廢日期和原因。作廢支票應(yīng)與相關(guān)憑證一并保管，不得隨意丟棄。匯票1.定義：匯票是出票人簽發(fā)的，委托付款人在見票時或者在指定日期無條件支付確定的金額給收款人或者持票人的票據(jù)。2.管理要求涉及匯票業(yè)務(wù)時，應(yīng)按照銀行相關(guān)規(guī)定辦理。財務(wù)部門應(yīng)妥善保管匯票相關(guān)憑證，包括匯票申請書、匯票、解訖通知等。匯票到期時，財務(wù)部門應(yīng)及時辦理托收或付款手續(xù)，并將相關(guān)憑證整理入檔。合同協(xié)議1.定義：合同協(xié)議是指平等主體的自然人、法人、其他組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。2.入檔要求公司簽訂的各類合同協(xié)議，在生效后應(yīng)及時交財務(wù)部門一份復(fù)印件進(jìn)行入檔。合同協(xié)議應(yīng)按照類別、年度等進(jìn)行分類整理，建立合同檔案目錄，便于查閱和管理。合同檔案應(yīng)包括合同文本、審批文件、補(bǔ)充協(xié)議、變更記錄等相關(guān)資料。票據(jù)入檔流程票據(jù)收集1.各業(yè)務(wù)部門在業(yè)務(wù)發(fā)生過程中，應(yīng)及時收集相關(guān)票據(jù)，并按照票據(jù)種類和業(yè)務(wù)內(nèi)容進(jìn)行初步整理。2.對于發(fā)票，應(yīng)確保發(fā)票聯(lián)次完整，不得丟失。如有丟失情況，應(yīng)按照稅務(wù)機(jī)關(guān)規(guī)定辦理掛失手續(xù)，并取得相關(guān)證明。票據(jù)初審1.業(yè)務(wù)部門對收集的票據(jù)進(jìn)行初步審核，檢查票據(jù)的真實性、完整性和合法性。2.審核內(nèi)容包括：票據(jù)開具方信息是否準(zhǔn)確、業(yè)務(wù)內(nèi)容是否與實際相符、金額計算是否正確、印章是否齊全等。3.對于不符合要求的票據(jù)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與開票方溝通，要求其重新開具或補(bǔ)充相關(guān)資料。票據(jù)移交1.業(yè)務(wù)部門在完成票據(jù)初審后，應(yīng)按照規(guī)定的時間將票據(jù)移交至財務(wù)部門。2.移交時，應(yīng)填寫《票據(jù)移交清單》，注明票據(jù)種類、數(shù)量、金額、業(yè)務(wù)內(nèi)容等信息，并由雙方簽字確認(rèn)。3.財務(wù)部門收到業(yè)務(wù)部門移交的票據(jù)后，應(yīng)進(jìn)行核對，確保移交清單與實際票據(jù)一致。票據(jù)審核1.財務(wù)部門對業(yè)務(wù)部門移交的票據(jù)進(jìn)行詳細(xì)審核，重點審核票據(jù)的真實性、合法性和準(zhǔn)確性。2.對于發(fā)票，通過稅務(wù)機(jī)關(guān)查驗平臺等方式進(jìn)行查驗；對于其他票據(jù)，核對其格式、印章、內(nèi)容等是否符合規(guī)定。3.審核過程中如發(fā)現(xiàn)問題，財務(wù)部門應(yīng)及時與業(yè)務(wù)部門溝通，要求其提供相關(guān)說明或補(bǔ)充資料。如問題嚴(yán)重，應(yīng)拒絕接收該票據(jù)，并向上級領(lǐng)導(dǎo)報告。票據(jù)入檔1.經(jīng)審核無誤的票據(jù)，財務(wù)部門按照檔案管理要求進(jìn)行整理和編號。2.根據(jù)票據(jù)的類別和時間順序，將票據(jù)裝訂成冊，并在封面上注明票據(jù)名稱、年度、月份、冊數(shù)等信息。3.將裝訂好的票據(jù)檔案存入專門的檔案柜中，并建立電子檔案目錄，便于查詢和管理。票據(jù)檔案保管保管期限1.各類票據(jù)檔案的保管期限按照國家相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定執(zhí)行。發(fā)票、收據(jù)等財務(wù)憑證一般保管期限為10年。支票、匯票等票據(jù)相關(guān)憑證保管期限為自票據(jù)結(jié)清之日起5年。合同協(xié)議檔案保管期限根據(jù)合同性質(zhì)和重要程度確定，一般為合同履行完畢后5年至10年不等。2.對于涉及重要經(jīng)濟(jì)事項、法律糾紛等特殊情況的票據(jù)檔案，應(yīng)適當(dāng)延長保管期限，直至相關(guān)事項處理完畢。保管要求1.檔案管理部門應(yīng)提供安全、干燥、防火、防潮、防蟲的檔案保管場地，確保票據(jù)檔案的完好無損。2.票據(jù)檔案應(yīng)分類存放，標(biāo)識清晰，便于查找和取用。3.定期對票據(jù)檔案進(jìn)行檢查和清點，如發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)措施。4.電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。票據(jù)檔案查閱與借閱查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱票據(jù)檔案時，應(yīng)填寫《票據(jù)檔案查閱申請表》，注明查閱日期、查閱人、查閱內(nèi)容等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批。2.財務(wù)部門根據(jù)審批后的申請表，安排專人陪同查閱，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時間和地點查閱票據(jù)檔案，不得擅自將檔案帶出查閱地點，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換等。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)將檔案歸還財務(wù)部門，并在《票據(jù)檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱票據(jù)檔案時，應(yīng)填寫《票據(jù)檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.檔案管理部門根據(jù)審批后的申請表，辦理借閱手續(xù)，收取借閱押金，并在《票據(jù)檔案借閱登記簿》上登記借閱人、借閱日期、借閱內(nèi)容、預(yù)計歸還日期等信息。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的票據(jù)檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。如因工作需要復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)財務(wù)部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.借閱期限屆滿，借閱人應(yīng)及時歸還檔案。如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。如檔案逾期未還，檔案管理部門應(yīng)及時催還，并按照規(guī)定收取逾期費用。5.借閱人歸還檔案時，檔案管理部門應(yīng)檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)要求借閱人照價賠償，并追究相關(guān)責(zé)任。票據(jù)銷毀銷毀條件1.票據(jù)檔案保管期限屆滿，且公司不再需要留存相關(guān)資料時，可進(jìn)行銷毀。2.對于因特殊原因需要提前銷毀的票據(jù)檔案，應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。銷毀流程1.財務(wù)部門會同檔案管理部門對擬銷毀的票據(jù)檔案進(jìn)行清理和核對，編制《票據(jù)檔案銷毀清單》，注明檔案名稱、年度、月份、冊數(shù)、保管期限等信息。2.《票據(jù)檔案銷毀清單》經(jīng)財務(wù)負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后，報上級主管部門備案。3.按照公司規(guī)定的銷毀方式和程序，