公司強化采購管理制度一、總則（一）目的為加強公司采購管理，規(guī)范采購工作流程，確保采購活動的合法性、合規(guī)性、經(jīng)濟(jì)性和有效性，提高公司經(jīng)濟(jì)效益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有采購活動，包括但不限于原材料采購、設(shè)備采購、辦公用品采購、服務(wù)采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定。2.合規(guī)性原則：嚴(yán)格按照公司規(guī)定的流程和審批權(quán)限進(jìn)行采購操作。3.經(jīng)濟(jì)性原則：在滿足公司需求的前提下，努力降低采購成本，提高資金使用效益。4.有效性原則：確保所采購的物資和服務(wù)符合公司要求，能夠有效支持公司業(yè)務(wù)運營。5.公開、公平、公正原則：采購過程應(yīng)公開透明，對所有供應(yīng)商一視同仁，確保公平競爭。二、采購組織與職責(zé)（一）采購部門1.采購部職責(zé)負(fù)責(zé)制定采購計劃和預(yù)算，根據(jù)公司需求及時采購所需物資和服務(wù)。開發(fā)、評估、選擇合格供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，并定期進(jìn)行評估和更新。組織采購談判，簽訂采購合同，確保合同條款符合公司利益。跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題，確保物資按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。負(fù)責(zé)采購數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、分析和報告，為公司決策提供支持。2.采購人員職責(zé)嚴(yán)格遵守公司采購制度和流程，履行采購職責(zé)。負(fù)責(zé)具體采購業(yè)務(wù)的操作，包括詢價、比價、議價、下單等。與供應(yīng)商保持良好溝通，及時反饋采購需求和問題。協(xié)助相關(guān)部門進(jìn)行物資驗收，確保所采購物資符合要求。保守公司采購機(jī)密，不得泄露采購信息和商業(yè)機(jī)密。（二）需求部門1.需求部門職責(zé)根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，及時向采購部門提出采購申請，明確采購物資或服務(wù)的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求等。參與采購過程中的技術(shù)交流、質(zhì)量檢驗等工作，提供專業(yè)意見和建議。負(fù)責(zé)所采購物資或服務(wù)的驗收工作，確保符合公司要求。對采購物資或服務(wù)的使用情況進(jìn)行跟蹤和反饋，為采購部門提供改進(jìn)建議。2.需求部門負(fù)責(zé)人職責(zé)審核本部門的采購申請，確保申請合理、必要。協(xié)調(diào)本部門與采購部門之間的工作，促進(jìn)采購工作順利進(jìn)行。對本部門采購物資或服務(wù)的質(zhì)量和使用效果負(fù)責(zé)。（三）審批部門1.審批部門職責(zé)按照公司規(guī)定的審批權(quán)限，對采購申請、采購合同等進(jìn)行審批。審核采購事項的合規(guī)性、必要性和經(jīng)濟(jì)性，提出審批意見。監(jiān)督采購制度的執(zhí)行情況，對違規(guī)采購行為進(jìn)行糾正和處理。2.審批人員職責(zé)認(rèn)真履行審批職責(zé)，嚴(yán)格按照審批標(biāo)準(zhǔn)和流程進(jìn)行審批。對審批結(jié)果負(fù)責(zé)，確保審批意見準(zhǔn)確、合理。三、采購流程（一）采購申請1.需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫《采購申請表》，詳細(xì)注明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計采購時間、用途等信息。2.《采購申請表》經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購部門。（二）采購審批1.采購部門收到《采購申請表》后，對采購申請進(jìn)行初步審核，檢查申請內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確，采購需求是否合理。2.根據(jù)公司規(guī)定的審批權(quán)限，將采購申請?zhí)峤恢料鄳?yīng)的審批部門進(jìn)行審批。審批部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成審批，并簽署審批意見。3.對于金額較大或重要的采購項目，采購部門應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行會審，充分聽取各方面意見，確保采購決策科學(xué)合理。（三）供應(yīng)商選擇與管理1.采購部門根據(jù)采購需求，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對潛在供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，包括營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、生產(chǎn)經(jīng)營許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、業(yè)績情況等方面的審核。3.選擇至少三家符合要求的供應(yīng)商進(jìn)行詢價，要求供應(yīng)商提供詳細(xì)的報價清單，包括物資或服務(wù)的價格、交貨期、付款方式、售后服務(wù)等內(nèi)容。4.采購人員對供應(yīng)商的報價進(jìn)行比較和分析，綜合考慮價格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等因素，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。5.與選定的供應(yīng)商簽訂《采購合同》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。6.建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、合作情況、評價結(jié)果等內(nèi)容，并定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予優(yōu)先合作機(jī)會；對于不符合要求的供應(yīng)商，及時進(jìn)行淘汰或整改。（四）采購執(zhí)行1.采購人員根據(jù)審批通過的采購申請和簽訂的采購合同，向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，明確采購物資或服務(wù)的詳細(xì)要求和交貨時間。2.跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保物資按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。如遇供應(yīng)商交貨延遲、質(zhì)量問題等情況，應(yīng)及時采取措施解決，并向相關(guān)部門報告。3.對于需要預(yù)付款的采購項目，采購人員應(yīng)按照公司財務(wù)制度辦理預(yù)付款手續(xù)，并跟蹤預(yù)付款的使用情況。（五）驗收與付款1.物資到貨前，采購部門應(yīng)通知需求部門做好驗收準(zhǔn)備工作。需求部門應(yīng)組織相關(guān)人員按照采購合同和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對物資進(jìn)行驗收。2.驗收合格后，需求部門填寫《驗收單》，并簽字確認(rèn)。如發(fā)現(xiàn)物資存在質(zhì)量問題或數(shù)量不符等情況，應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，并在《驗收單》上注明問題情況。3.采購人員根據(jù)《驗收單》和采購合同，辦理付款手續(xù)。付款申請應(yīng)附采購合同、發(fā)票、驗收單等相關(guān)憑證，經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核、財務(wù)部門審核、審批部門審批后，按照公司財務(wù)制度進(jìn)行付款。4.對于采購過程中出現(xiàn)的爭議或糾紛，采購部門應(yīng)積極與供應(yīng)商協(xié)商解決。如協(xié)商不成，可通過法律途徑解決。四、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.采購部門應(yīng)根據(jù)公司年度經(jīng)營計劃和業(yè)務(wù)需求，編制年度采購預(yù)算。采購預(yù)算應(yīng)包括采購項目、采購金額、采購時間等內(nèi)容，并詳細(xì)說明預(yù)算編制的依據(jù)和理由。2.采購預(yù)算編制過程中，應(yīng)充分考慮市場價格波動、供應(yīng)商政策變化等因素，確保預(yù)算的合理性和準(zhǔn)確性。3.采購預(yù)算經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后，提交至財務(wù)部門進(jìn)行匯總和審核。財務(wù)部門應(yīng)結(jié)合公司財務(wù)狀況和資金安排，對采購預(yù)算進(jìn)行綜合平衡，并提出審核意見。4.采購預(yù)算經(jīng)財務(wù)部門審核、公司管理層審批后，正式下達(dá)執(zhí)行。（二）預(yù)算執(zhí)行與控制1.采購部門應(yīng)嚴(yán)格按照采購預(yù)算執(zhí)行采購任務(wù)，不得超預(yù)算采購。如因特殊原因需要調(diào)整采購預(yù)算，應(yīng)按照預(yù)算編制和審批程序進(jìn)行申請和審批。2.財務(wù)部門應(yīng)定期對采購預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控和分析，及時發(fā)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行過程中存在的問題，并向采購部門和相關(guān)部門反饋。3.采購部門應(yīng)根據(jù)財務(wù)部門的反饋意見，及時調(diào)整采購策略和計劃，確保采購預(yù)算的有效執(zhí)行。（三）預(yù)算調(diào)整1.在采購預(yù)算執(zhí)行過程中，如遇市場價格大幅波動、政策調(diào)整、業(yè)務(wù)需求變化等原因，導(dǎo)致原采購預(yù)算無法滿足實際需要時，采購部門應(yīng)及時提出預(yù)算調(diào)整申請。2.預(yù)算調(diào)整申請應(yīng)詳細(xì)說明調(diào)整的原因、調(diào)整的內(nèi)容、調(diào)整后的預(yù)算金額等，并附相關(guān)證明材料。3.預(yù)算調(diào)整申請經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核、財務(wù)部門審核、公司管理層審批后，方可進(jìn)行預(yù)算調(diào)整。五、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.采購部門應(yīng)定期對采購過程中可能存在的風(fēng)險進(jìn)行識別和評估，包括市場風(fēng)險、供應(yīng)商風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、合同風(fēng)險、法律風(fēng)險等。2.針對識別出的風(fēng)險，采購部門應(yīng)分析其發(fā)生的可能性和影響程度，并制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.市場風(fēng)險應(yīng)對措施關(guān)注市場動態(tài)，及時掌握市場價格波動情況，合理安排采購時間和數(shù)量，降低市場價格風(fēng)險。與供應(yīng)商簽訂價格調(diào)整條款，約定在市場價格波動較大時，可根據(jù)市場行情調(diào)整采購價格。2.供應(yīng)商風(fēng)險應(yīng)對措施加強供應(yīng)商管理，選擇信譽良好、實力較強的供應(yīng)商合作，并建立供應(yīng)商評估和考核機(jī)制，及時淘汰不合格供應(yīng)商。與供應(yīng)商簽訂合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，約定違約責(zé)任，降低供應(yīng)商違約風(fēng)險。建立供應(yīng)商備份機(jī)制，在主要供應(yīng)商出現(xiàn)問題時，能夠及時切換到備用供應(yīng)商，確保物資供應(yīng)不受影響。3.質(zhì)量風(fēng)險應(yīng)對措施嚴(yán)格按照采購合同和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗收，加強對采購物資質(zhì)量的檢驗和監(jiān)督。要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件和售后服務(wù)承諾，對采購物資的質(zhì)量負(fù)責(zé)。定期對采購物資進(jìn)行質(zhì)量抽檢，發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，并采取相應(yīng)的糾正措施。4.合同風(fēng)險應(yīng)對措施加強合同管理，簽訂規(guī)范、詳細(xì)的采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，避免合同漏洞和糾紛。對合同執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤和監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)合同執(zhí)行過程中存在的問題，并采取相應(yīng)的措施解決。定期對合同進(jìn)行審查和評估，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，不斷完善合同管理工作。5.法律風(fēng)險應(yīng)對措施加強法律法規(guī)學(xué)習(xí)，提高采購人員的法律意識，確保采購活動合法合規(guī)。在采購合同中明確約定適用的法律法規(guī)和爭議解決方式，避免法律糾紛。對于重大采購項目，可聘請法律顧問進(jìn)行法律審查，確保采購活動的合法性和有效性。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對采購活動進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查采購制度的執(zhí)行情況、采購流程的合規(guī)性、采購合同的履行情況等。2.審計部門應(yīng)及時發(fā)現(xiàn)采購過程中存在的問題，并提出整改意見和建議。采購部門應(yīng)按照審計部門的要求進(jìn)行整改，確保采購活動規(guī)范、有序進(jìn)行。3.公司設(shè)立舉報郵箱和舉報電話，接受員工對采購違規(guī)行為的舉報。對于舉報屬實的，給予舉報人一定的獎勵，并對違規(guī)人員進(jìn)行嚴(yán)肅處理。（二）考核制度1.建立采購人員考核制度，對采購人員的工作業(yè)績、工作態(tài)度、專業(yè)能力等方面進(jìn)行考核。2.考核指標(biāo)包括采購任務(wù)完成情況、采購成本控制情況、采購質(zhì)量保障情況、供應(yīng)商管理情況、合同執(zhí)行情況等。3.采購人員考核結(jié)果與績效獎金、晉升、獎勵等掛鉤，激勵采購人員積極工作，提高采購工作質(zhì)量和效率。4.定期對采購部門的工作進(jìn)行綜合考核，考核結(jié)果作為評價采購部門工作績效的重要依據(jù)。對于工