公司備用金卡管理制度一、總則1.目的為加強公司備用金卡的管理，規(guī)范備用金卡的使用流程，確保備用金卡的安全與合理使用，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及備用金卡使用的部門和員工。3.定義備用金卡：指公司為滿足特定業(yè)務(wù)需求而專門設(shè)立的、預(yù)存一定金額用于應(yīng)急或特定用途的卡片，包括但不限于信用卡、預(yù)付費卡等。二、備用金卡的申請與審批1.申請條件各部門因業(yè)務(wù)需要，確需使用備用金卡時，應(yīng)填寫《備用金卡申請表》，詳細(xì)說明申請備用金卡的用途、預(yù)計使用金額、使用期限等信息。2.審批流程部門負(fù)責(zé)人對申請進行初審，審核申請的必要性和合理性，簽署意見后提交至財務(wù)部門。財務(wù)部門對申請進行財務(wù)審核，重點審查備用金卡的使用預(yù)算是否在公司規(guī)定的范圍內(nèi)，以及與公司財務(wù)狀況是否相符，審核通過后提交至人事總監(jiān)。人事總監(jiān)進行最終審批，綜合考慮公司整體運營情況、業(yè)務(wù)需求及風(fēng)險因素等，做出批準(zhǔn)或不批準(zhǔn)的決定。3.審批權(quán)限備用金卡申請金額在[X]元以下的，由人事總監(jiān)直接審批。備用金卡申請金額在[X]元至[X]元之間的，需經(jīng)分管副總經(jīng)理審核后，由人事總監(jiān)審批。備用金卡申請金額在[X]元以上的，需經(jīng)總經(jīng)理審批。三、備用金卡的領(lǐng)取與保管1.領(lǐng)取經(jīng)審批通過的備用金卡申請，申請人憑審批通過的《備用金卡申請表》到財務(wù)部門領(lǐng)取備用金卡。財務(wù)部門在發(fā)放備用金卡時，應(yīng)與申請人辦理交接手續(xù)，填寫《備用金卡交接清單》，明確備用金卡的卡號、有效期、初始密碼等信息，并雙方簽字確認(rèn)。2.保管備用金卡由申請人負(fù)責(zé)保管，必須妥善存放，確?？ㄆ陌踩?，防止丟失、被盜或損壞。備用金卡的密碼應(yīng)嚴(yán)格保密，不得告知無關(guān)人員。如有密碼泄露情況，應(yīng)及時通知財務(wù)部門進行掛失和重置密碼。員工離職時，應(yīng)將所保管的備用金卡交回財務(wù)部門，辦理交接手續(xù)。如因個人原因?qū)е聜溆媒鹂▉G失或損壞，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。四、備用金卡的使用1.使用范圍備用金卡僅限用于公司業(yè)務(wù)相關(guān)的支出，包括但不限于差旅費、辦公用品采購、業(yè)務(wù)招待費等。嚴(yán)禁將備用金卡用于個人消費或與公司業(yè)務(wù)無關(guān)的支出。2.使用流程持卡人在使用備用金卡前，應(yīng)填寫《備用金卡使用申請表》，詳細(xì)注明使用日期、用途、金額等信息，并附上相關(guān)的發(fā)票或收據(jù)。對于金額較小的日常支出（如[X]元以下），可由部門負(fù)責(zé)人在《備用金卡使用申請表》上簽字審批；對于金額較大的支出（如[X]元以上），需按照備用金卡申請時的審批流程進行審批。持卡人憑審批通過的《備用金卡使用申請表》及相關(guān)憑證進行消費，消費時應(yīng)注意保留好所有的交易憑證，以便日后進行報銷和核對。3.報銷規(guī)定持卡人應(yīng)在備用金卡消費后及時到財務(wù)部門辦理報銷手續(xù)，報銷期限不得超過[X]個工作日。報銷時，應(yīng)提交《備用金卡使用申請表》、消費憑證（發(fā)票、收據(jù)等）、交易明細(xì)清單等相關(guān)資料。財務(wù)部門對報銷憑證進行審核，審核通過后予以報銷。如發(fā)現(xiàn)報銷憑證存在虛假、偽造等情況，財務(wù)部門有權(quán)拒絕報銷，并追究持卡人的責(zé)任。五、備用金卡的掛失與補辦1.掛失如備用金卡不慎丟失或被盜，持卡人應(yīng)立即撥打發(fā)卡銀行的客服電話進行掛失，并同時通知財務(wù)部門。持卡人應(yīng)在掛失后[X]個工作日內(nèi)填寫《備用金卡掛失申請表》，詳細(xì)說明掛失原因、備用金卡卡號、掛失時間等信息，并提交至財務(wù)部門。2.補辦財務(wù)部門在收到持卡人的《備用金卡掛失申請表》后，核實情況屬實后，向發(fā)卡銀行申請補辦備用金卡。補辦備用金卡所需的費用由持卡人承擔(dān)。新補辦的備用金卡的相關(guān)信息（如卡號、密碼等）由財務(wù)部門重新與持卡人進行交接，并辦理相關(guān)手續(xù)。六、備用金卡的定期盤點與核對1.盤點周期財務(wù)部門應(yīng)定期對備用金卡進行盤點，盤點周期為每[X]個月一次。2.盤點內(nèi)容核對備用金卡的實際持有情況，包括卡號、有效期、密碼等信息是否與記錄一致。檢查備用金卡的使用記錄，包括消費金額、用途、報銷情況等是否與申請和審批記錄相符。核實備用金卡的余額是否與財務(wù)賬面記錄一致。3.盤點報告財務(wù)部門在完成備用金卡盤點后，應(yīng)編制《備用金卡盤點報告》，詳細(xì)說明盤點情況、發(fā)現(xiàn)的問題及處理建議等。如發(fā)現(xiàn)備用金卡存在異常情況，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的措施進行處理。七、備用金卡的監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對備用金卡的管理和使用情況進行審計，檢查備用金卡的申請、審批、領(lǐng)取、保管、使用、報銷、掛失、補辦等環(huán)節(jié)是否符合本制度的規(guī)定，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。2.違規(guī)處理對于違反本制度規(guī)定使用備用金卡的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、罰款、解除勞動合同等。如因違規(guī)使用備用