公司樣品贈送管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司樣品贈送行為，確保樣品贈送的合理性、必要性和可控性，提高公司資源利用效率，維護公司利益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及樣品贈送的部門和人員。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：樣品贈送必須符合國家法律法規(guī)以及公司相關(guān)規(guī)定。2.必要性原則：贈送樣品應(yīng)基于業(yè)務(wù)拓展、客戶關(guān)系維護等必要目的，避免不必要的贈送。3.審批流程原則：嚴格執(zhí)行審批流程，未經(jīng)批準不得擅自贈送樣品。4.記錄與跟蹤原則：對樣品贈送情況進行詳細記錄，并跟蹤其使用效果和后續(xù)反饋。二、樣品的定義與范圍（一）定義本制度所稱樣品，是指公司生產(chǎn)的產(chǎn)品樣本、試用裝、贈品等具有展示、推廣、試用等用途的物品。（二）范圍包括但不限于各類成品、半成品、零部件，以及與產(chǎn)品相關(guān)的宣傳資料、配套工具等。三、贈送對象（一）客戶1.潛在客戶：用于市場開拓、產(chǎn)品推廣，吸引潛在客戶關(guān)注公司產(chǎn)品，促進業(yè)務(wù)合作。2.現(xiàn)有客戶：維護良好的客戶關(guān)系，增強客戶對公司產(chǎn)品的了解和滿意度，促進重復(fù)購買和業(yè)務(wù)拓展。（二）合作伙伴1.供應(yīng)商：用于業(yè)務(wù)溝通、合作洽談，展示公司產(chǎn)品優(yōu)勢，尋求合作機會。2.經(jīng)銷商：協(xié)助經(jīng)銷商更好地了解公司產(chǎn)品特點和銷售政策，支持其市場推廣活動，提高產(chǎn)品銷售業(yè)績。3.其他合作伙伴：根據(jù)業(yè)務(wù)需要，向戰(zhàn)略合作伙伴、行業(yè)協(xié)會等贈送樣品，加強合作關(guān)系，提升公司行業(yè)影響力。（三）內(nèi)部部門1.研發(fā)部門：為進行產(chǎn)品測試、改進、對比分析等工作，可在公司內(nèi)部流轉(zhuǎn)樣品。2.市場部門：用于市場調(diào)研、活動策劃、宣傳推廣等工作。3.銷售部門：作為銷售工具，向客戶展示產(chǎn)品，促進銷售成交。四、贈送流程（一）申請1.贈送部門或個人應(yīng)填寫《樣品贈送申請表》，詳細說明贈送對象、贈送原因、樣品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。2.對于涉及重要客戶、大額樣品贈送或特殊情況的申請，應(yīng)在申請表中附上詳細的情況說明和預(yù)期效果分析。（二）審批1.部門負責人審批：申請表首先提交至部門負責人，部門負責人應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)實際情況，對贈送申請的必要性、合理性進行審核，并簽署意見。2.相關(guān)職能部門審批：涉及財務(wù)預(yù)算的樣品贈送，需經(jīng)財務(wù)部門審批，確保贈送行為符合公司財務(wù)規(guī)定和預(yù)算安排。涉及知識產(chǎn)權(quán)、產(chǎn)品質(zhì)量等方面的樣品贈送，需經(jīng)相關(guān)職能部門（如法務(wù)部、質(zhì)量部等）審批，避免潛在風險。3.分管領(lǐng)導(dǎo)審批：部門負責人和相關(guān)職能部門審批通過后，申請表提交至分管領(lǐng)導(dǎo)，分管領(lǐng)導(dǎo)對贈送申請進行最終審批，決定是否批準贈送。（三）執(zhí)行1.經(jīng)審批通過的贈送申請，由申請部門或個人按照審批意見準備樣品，并辦理樣品出庫手續(xù)。2.樣品出庫時，倉庫管理人員應(yīng)核對樣品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息與申請表一致，并做好出庫記錄。3.申請部門或個人負責將樣品送達贈送對象，并要求接收方在《樣品贈送簽收單》上簽字確認，簽收單應(yīng)注明樣品名稱、規(guī)格、數(shù)量、贈送日期等信息。（四）備案1.申請部門或個人應(yīng)在樣品贈送完成后，及時將《樣品贈送申請表》、《樣品贈送簽收單》等相關(guān)資料提交至公司行政部門備案。2.行政部門負責對樣品贈送情況進行整理、歸檔，建立樣品贈送臺賬，以便日后查詢和統(tǒng)計分析。五、贈送數(shù)量與價值控制（一）數(shù)量控制1.根據(jù)贈送對象的性質(zhì)、合作規(guī)模、業(yè)務(wù)需求等因素，合理確定樣品贈送數(shù)量。2.對于潛在客戶，初次贈送的樣品數(shù)量應(yīng)適量，避免過多或過少，一般以能夠滿足客戶初步了解產(chǎn)品為原則。3.對于現(xiàn)有客戶，可根據(jù)客戶的采購量、合作期限等情況，適當增加樣品贈送數(shù)量，但應(yīng)避免過度贈送導(dǎo)致資源浪費。（二）價值控制1.嚴格控制樣品贈送的價值總額，確保在公司預(yù)算范圍內(nèi)。2.對于價值較高的樣品贈送，應(yīng)進行專項審批，并在申請表中詳細說明贈送的必要性和預(yù)期效益。3.可以通過組合贈送、提供試用裝等方式，在控制價值的前提下，達到更好的贈送效果。六、樣品管理（一）庫存管理1.倉庫應(yīng)建立完善的樣品庫存管理制度，對樣品的出入庫、存儲、盤點等進行規(guī)范管理。2.定期對樣品庫存進行盤點，確保賬實相符，發(fā)現(xiàn)問題及時查明原因并進行處理。3.對于長期積壓、不再使用或已過有效期的樣品，應(yīng)及時清理，并按照公司相關(guān)規(guī)定進行報廢處理。（二）質(zhì)量控制1.贈送的樣品應(yīng)確保質(zhì)量合格，符合公司產(chǎn)品質(zhì)量標準和相關(guān)法律法規(guī)要求。2.質(zhì)量部門應(yīng)對樣品質(zhì)量進行抽檢，發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題及時通知相關(guān)部門進行整改，嚴禁不合格樣品流出公司。（三）知識產(chǎn)權(quán)保護1.加強對樣品所涉及知識產(chǎn)權(quán)的保護，確保公司的專利、商標、著作權(quán)等知識產(chǎn)權(quán)不受侵犯。2.在樣品上標注公司的知識產(chǎn)權(quán)標識，明確樣品的知識產(chǎn)權(quán)歸屬。3.對于涉及公司核心技術(shù)或機密信息的樣品，應(yīng)采取相應(yīng)的保密措施，防止信息泄露。七、跟蹤與反饋（一）跟蹤1.申請部門或個人應(yīng)定期對贈送樣品的使用情況進行跟蹤，了解樣品是否被客戶或合作伙伴有效使用，是否達到預(yù)期效果。2.可以通過電話回訪、問卷調(diào)查、實地拜訪等方式收集反饋信息，及時掌握樣品在市場上的反應(yīng)和客戶需求。（二）反饋1.申請部門或個人應(yīng)將跟蹤過程中收集到的信息及時反饋給相關(guān)部門，如市場部門、銷售部門等，以便對產(chǎn)品進行改進和優(yōu)化。2.根據(jù)反饋信息，對樣品贈送管理制度進行評估和調(diào)整，不斷完善制度內(nèi)容，提高樣品贈送的效果和效益。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計公司內(nèi)部審計部門定期對樣品贈送情況進行審計，檢查贈送行為是否符合本制度規(guī)定，審批流程是否規(guī)范，贈送數(shù)量和價值是否合理等。（二）日常監(jiān)督1.各部門負責人負責對本部門的樣品贈送行為進行日常監(jiān)督，確保本部門人員嚴格按照制度執(zhí)行。2.行政部門負責對公司整體樣品贈送情況進行日常監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時督促相關(guān)部門整改。（三）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定的樣品贈送行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、罰款、績效扣分等。2.因違規(guī)贈送樣品給公司造成經(jīng)濟損失或