公司電子票據(jù)管理制度一、總則（一）目的為了加強公司電子票據(jù)管理，規(guī)范電子票據(jù)的開具、接收、存儲、使用和核銷等流程，防范電子票據(jù)風險，保障公司資金安全和財務(wù)信息準確，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在經(jīng)濟活動中涉及的電子票據(jù)管理，包括但不限于增值稅電子發(fā)票、財政電子票據(jù)等。（三）基本原則1.合法性原則：電子票據(jù)的管理應(yīng)符合國家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求。2.準確性原則：確保電子票據(jù)信息的真實、準確、完整。3.安全性原則：采取有效措施保障電子票據(jù)數(shù)據(jù)的安全，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改等風險。4.及時性原則：及時開具、接收、處理電子票據(jù)，避免延誤。二、電子票據(jù)管理職責分工（一）財務(wù)部門1.負責制定和完善公司電子票據(jù)管理制度，并組織實施。2.負責電子票據(jù)開具系統(tǒng)的維護和管理，確保系統(tǒng)正常運行。3.審核電子票據(jù)開具申請，開具電子票據(jù)，并對開具的電子票據(jù)進行核對和歸檔。4.負責電子票據(jù)的接收、查驗、入賬和核銷工作。5.定期對電子票據(jù)管理情況進行檢查和總結(jié)，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出改進措施。（二）業(yè)務(wù)部門1.負責本部門電子票據(jù)開具申請的發(fā)起，確保申請信息真實、準確、完整。2.配合財務(wù)部門做好電子票據(jù)的接收、核對和使用等工作。3.負責妥善保管本部門收到的電子票據(jù)，不得丟失、損毀。（三）信息部門1.負責保障電子票據(jù)管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全和數(shù)據(jù)存儲安全。2.協(xié)助財務(wù)部門做好電子票據(jù)管理系統(tǒng)的技術(shù)維護和升級工作。三、電子票據(jù)開具管理（一）開具申請1.業(yè)務(wù)部門在發(fā)生符合電子票據(jù)開具條件的經(jīng)濟業(yè)務(wù)時，應(yīng)填寫電子票據(jù)開具申請表，詳細注明開票信息（包括購買方名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號等）、項目內(nèi)容、金額等。2.申請表經(jīng)業(yè)務(wù)部門負責人審核簽字后，提交至財務(wù)部門。（二）審核財務(wù)部門收到電子票據(jù)開具申請表后，應(yīng)重點審核以下內(nèi)容：1.業(yè)務(wù)的真實性和合規(guī)性。2.開票信息的準確性。3.金額與業(yè)務(wù)實際發(fā)生額的一致性。審核通過后，財務(wù)人員在系統(tǒng)中進行開票操作。（三）開具1.財務(wù)人員按照審核后的申請表信息，在電子票據(jù)開具系統(tǒng)中準確錄入相關(guān)數(shù)據(jù)，生成電子票據(jù)。2.電子票據(jù)生成后，系統(tǒng)自動發(fā)送至購買方預留的接收郵箱或其他指定接收方式。3.財務(wù)人員應(yīng)及時對開具的電子票據(jù)進行核對，確保票據(jù)信息與申請表一致。（四）重復開具管理如因特殊原因需要重新開具電子票據(jù)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)提交書面說明，經(jīng)財務(wù)部門負責人審批后，方可進行重新開具操作。原電子票據(jù)應(yīng)進行作廢處理，并在系統(tǒng)中做好記錄。四、電子票據(jù)接收管理（一）接收渠道1.公司通過多種渠道接收電子票據(jù)，包括但不限于對方主動發(fā)送至公司指定郵箱、電子票據(jù)服務(wù)平臺推送等。2.業(yè)務(wù)部門收到電子票據(jù)后，應(yīng)及時轉(zhuǎn)發(fā)給財務(wù)部門，并做好交接記錄。（二）查驗1.財務(wù)部門收到電子票據(jù)后，應(yīng)通過電子票據(jù)服務(wù)平臺或其他合法途徑對票據(jù)的真實性進行查驗。2.查驗內(nèi)容包括票據(jù)代碼、號碼、開票日期、金額、購買方信息、銷售方信息等。3.如發(fā)現(xiàn)電子票據(jù)存在問題，如信息不符、被篡改等，應(yīng)及時與開票方聯(lián)系核實，并采取相應(yīng)措施。（三）入賬1.經(jīng)查驗無誤的電子票據(jù)，財務(wù)人員應(yīng)按照公司財務(wù)核算要求及時進行入賬處理。2.入賬時，應(yīng)將電子票據(jù)信息與相關(guān)業(yè)務(wù)憑證進行匹配，確保賬務(wù)處理準確。五、電子票據(jù)存儲管理（一）存儲方式1.電子票據(jù)以電子文件形式存儲在公司指定的服務(wù)器或存儲介質(zhì)中。2.存儲路徑應(yīng)清晰明確，便于查找和管理。（二）備份1.定期對電子票據(jù)數(shù)據(jù)進行備份，備份頻率至少為每月一次。2.備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理位置，如外部存儲設(shè)備或異地服務(wù)器，以防止數(shù)據(jù)丟失。（三）存儲期限電子票據(jù)的存儲期限應(yīng)符合國家法律法規(guī)和公司財務(wù)檔案管理規(guī)定，一般為[X]年。存儲期限屆滿后，按照規(guī)定進行銷毀處理。六、電子票據(jù)使用管理（一）報銷使用1.員工在進行費用報銷時，應(yīng)提交合法有效的電子票據(jù)，并按照公司報銷流程進行審批。2.財務(wù)部門在審核報銷時，應(yīng)重點關(guān)注電子票據(jù)的真實性、完整性和合規(guī)性，以及與報銷業(yè)務(wù)的相關(guān)性。3.報銷完成后，電子票據(jù)應(yīng)作為報銷憑證進行歸檔保存。（二）其他使用電子票據(jù)如需用于其他業(yè)務(wù)目的，如財務(wù)審計、稅務(wù)申報等，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)，并確保使用過程的合規(guī)性。七、電子票據(jù)核銷管理（一）核銷申請業(yè)務(wù)部門在電子票據(jù)使用完畢后，應(yīng)填寫電子票據(jù)核銷申請表，注明票據(jù)號碼、開具日期、金額、使用情況等信息。（二）審核財務(wù)部門收到核銷申請表后，對電子票據(jù)的使用情況進行審核，核對票據(jù)信息與入賬記錄是否一致。（三）核銷審核通過后，財務(wù)人員在系統(tǒng)中對電子票據(jù)進行核銷操作，并在紙質(zhì)或電子臺賬中做好記錄。八、電子票據(jù)風險防控（一）網(wǎng)絡(luò)安全風險1.加強電子票據(jù)管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全防護，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等，防止外部非法入侵。2.定期對系統(tǒng)進行安全漏洞掃描和修復，確保系統(tǒng)安全穩(wěn)定運行。3.對涉及電子票據(jù)管理的操作人員進行網(wǎng)絡(luò)安全培訓，提高安全意識，防止因人為疏忽導致數(shù)據(jù)泄露。（二）數(shù)據(jù)丟失風險1.嚴格按照備份制度對電子票據(jù)數(shù)據(jù)進行備份，并定期進行數(shù)據(jù)恢復測試，確保備份數(shù)據(jù)的可用性。2.加強存儲設(shè)備的管理，防止存儲設(shè)備損壞、丟失等情況發(fā)生。（三）虛假票據(jù)風險1.加強對電子票據(jù)查驗環(huán)節(jié)的管理，提高查驗準確性，及時發(fā)現(xiàn)虛假票據(jù)。2.建立與開票方的溝通機制，對可疑票據(jù)及時核實，防范虛假票據(jù)風險。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.財務(wù)部門定期對公司電子票據(jù)管理情況進行自查，檢查內(nèi)容包括制度執(zhí)行情況、流程操作規(guī)范性、數(shù)據(jù)準確性等。2.內(nèi)部審計部門不定期對電子票據(jù)管理進行審計監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。（二）外部檢查積極配合稅務(wù)機關(guān)、財政部門等相關(guān)外部機構(gòu)對公司電子票據(jù)管理情況的檢查，如實提供相關(guān)資料和信息。十、培訓與宣傳（一）培訓1.定期組織公司員工參加電子票據(jù)管理相關(guān)培訓，包括電子票據(jù)政策法規(guī)、系統(tǒng)操作等內(nèi)容。2.針對不同崗位人員，開展有針對性的培訓，確保員工熟悉電子票據(jù)管理流程和要求。（二